Informe de un programa de mentoría: resultados y KPI
El informe de un programa de mentoría es un documento breve que cuenta al patrocinador qué ha logrado el programa, cómo ha funcionado y qué debe pasar después. Uno bueno cabe en una página: mensaje principal, participación, actividad, calidad, indicadores de resultado, algunas historias con permiso y próximos pasos, cada cifra junto a una meta fijada antes de la cohorte.
Medir es la mitad del trabajo. La otra mitad es presentar los resultados para que quien decide el presupuesto los lea en cinco minutos. De eso trata esta guía. Si aún no has decidido qué medir y cuándo, empieza por la guía de evaluación de un programa de mentoría.
¿Quién lee el informe y qué quiere cada lector?
Las mismas cifras sirven a lectores distintos, pero cada uno hace una pregunta diferente. Escribe el mensaje principal para quien decidirá el próximo presupuesto.
| Lector | Su pregunta real | Qué mostrar primero | Formato |
|---|---|---|---|
| Dirección, patrocinador | ¿Vale la pena seguir o crecer? | Mensaje principal, ejecución frente a metas, decisión que necesitas | Una página, de tres a cinco cifras |
| RR. HH., formación | ¿Funciona bien el programa y dónde se pierde gente? | Tasa de emparejamiento, parejas activas, abandono, sesiones | Tabla o panel mensual |
| Financiador, patronato | ¿Se entregó lo financiado, y a quién? | Alcance, ejecución e indicadores del convenio | Informe frente a metas, más historias |
| Mentores y mentorados | ¿Sirvió nuestro tiempo, qué cambia? | Lo que dijeron los participantes, lo que cambiarás | Correo breve o anuncio |
| Responsables de los participantes | ¿Qué significa para mi equipo? | Tiempo dedicado, objetivos trabajados, cómo apoyar | Un párrafo |
Dos reglas: no envíes el panel operativo a la dirección, y cuenta siempre a los participantes qué se hizo con su feedback. Si no, responderán menos en la próxima cohorte.
¿Qué va en un informe de una página?
Usa las mismas siete secciones en cada cohorte, para que los lectores sepan dónde mirar y puedas comparar.
- Mensaje principal. Una o dos frases: qué se entregó y el hallazgo más importante. Escríbelo al final.
- Participación. Quién solicitó, quién era elegible, quién fue emparejado, quién quedó fuera y por qué.
- Actividad. Reuniones, sesiones completadas, parejas aún activas al cierre.
- Calidad. Satisfacción y avance de la encuesta de evaluación, con la tasa de respuesta junto a cada cifra.
- Indicadores de resultado. Solo los que el programa busca mover, cuando haya datos, y si es posible junto a un grupo de comparación.
- Historias. Dos o tres ejemplos breves, con permiso.
- Próximos pasos. Qué cambiarás, qué necesitas (presupuesto, mentores, tiempo, apoyo de la dirección) y para cuándo.
Plantilla para copiar
[Nombre del programa], informe de la cohorte ________ (del ________ al ________)
Mensaje principal: En esta cohorte participaron ________ mentorados y ________ mentores. ________ de ________ parejas seguían reuniéndose al final. Hallazgo principal: ________.
Participación: ________ solicitudes frente a un objetivo de ________. ________ elegibles, ________ emparejados (tasa ________). Sin pareja: ________, porque ________.
Actividad: ________ reuniones, una media de ________ por pareja activa frente a ________ previstas. Sesiones completadas: ________. Abandono: ________ parejas, sobre todo en la semana ________.
Calidad: satisfacción ________ (escala ________, ________ respuestas de ________). Avance medio en objetivos: ________, desde ________ al inicio.
Indicadores de resultado: ________ (medidos ________ meses después del cierre, comparados con ________).
Lo que dijeron: «________» (rol, con permiso).
Qué cambiaremos: 1. ________ 2. ________ 3. ________
Qué necesitamos: ________ antes del ________.
Método, cuestionario y tablas completas van en el anexo.
¿Qué KPI de mentoría deben ir en el informe?
Fija las definiciones por escrito. Una tasa calculada de una forma en primavera y de otra en otoño invalida la tendencia.
| KPI | Definición | Fórmula | Cómo mostrarlo |
|---|---|---|---|
| Solicitudes frente a objetivo | Solicitudes recibidas | Solicitudes ÷ objetivo | Una cifra con la meta al lado |
| Tasa de emparejamiento | Elegibles que consiguieron mentor | Emparejados ÷ solicitantes elegibles | Con el motivo de cualquier hueco |
| Tiempo hasta el emparejamiento | Cuánto esperó la gente | Días desde el cierre de solicitudes hasta el emparejamiento, mediana | Mediana, no media |
| Parejas activas | Parejas que siguen reuniéndose | Parejas con reunión en las últimas ________ semanas ÷ todas las parejas | Evolución en la cohorte |
| Reuniones por pareja activa | Si las relaciones funcionan de verdad | Reuniones ÷ parejas activas | Frente a lo previsto |
| Sesiones completadas | Sesiones previstas que se hicieron | Sesiones completadas ÷ sesiones previstas | Por sesión, para ver dónde se atascan |
| Abandono | Parejas que terminaron antes | Parejas terminadas antes ÷ todas las parejas | Con el momento y los motivos |
| Tasa de respuesta | Cuánto feedback tienes | Respuestas ÷ personas encuestadas | Junto a cada cifra de encuesta |
| Satisfacción | Valoración de la experiencia | Media en una escala fija | Con un comentario representativo |
| Avance en objetivos | Cambio en los objetivos del mentorado | Valor final menos valor inicial, por objetivo | Distribución, no solo media |
| Indicadores de resultado | Retención, movilidad interna, preparación, progreso académico | Tasa en mentorados frente a grupo de comparación | Como asociación, con el periodo |
Lo que falta a propósito son los benchmarks del sector: las medias publicadas definen cada indicador de forma distinta. Compara con tu meta, con la cohorte anterior y, para resultados, con un grupo de comparación.
Si la dirección quiere ver las cifras en dinero, la guía sobre el ROI de un programa de mentoría ayuda con los costes, con la misma cautela sobre causa y efecto.
¿Cómo usar historias y citas de forma ética?
Las historias hacen memorable un informe. Trata cada cita como un dato personal.
- Pide permiso antes de citar. Consentimiento explícito sobre las palabras exactas y la atribución. Una respuesta dada para mejorar el programa no es permiso para salir en un informe al patronato.
- Rol en lugar de nombre, salvo que la persona quiera aparecer.
- Cuidado con los grupos pequeños. Si solo hay un mentorado de un equipo o sede, el rol ya lo identifica.
- Representativa, no solo la mejor. Si hubo una queja recurrente, menciónala junto con lo que harás.
- No cambies el sentido. No mezcles palabras de dos personas.
- Lo privado sigue siendo privado. El contenido de las conversaciones de mentoría no es material de informe.
Con el RGPD en Europa y leyes similares en otros países, informar al inscribirse de cómo se usará el feedback y reportar los resultados solo de forma agregada forma parte de hacerlo bien.
¿Con qué frecuencia reportar?
| Frecuencia | Lectores | Contenido | Extensión |
|---|---|---|---|
| Mensual | Equipo del programa, coordinadores | Tasa de emparejamiento, parejas activas, sesiones atrasadas, formularios abiertos | Tabla o panel |
| Mitad de ciclo | Patrocinador | Ejecución, primeros problemas y medidas | Media página |
| Fin de cohorte | Dirección, financiador, patronato | El informe de una página | Una página y anexo |
| Seguimiento (3 a 12 meses después) | Dirección, financiador | Indicadores que tardan en aparecer | Actualización breve |
| Tras cada informe | Participantes | Lo que escuchaste y lo que cambia | Correo o anuncio |
¿Cuáles son los errores más comunes?
- Métricas de vanidad. Inscripciones, visitas o «horas de mentoría ofrecidas» parecen grandes y dicen poco. Empieza por las parejas que de verdad se reunieron.
- Afirmaciones causales. Escribe «los mentorados tuvieron mayor retención a 12 meses que un grupo comparable» y no «la mentoría aumentó la retención».
- Medias que esconden la dispersión. Cuatro reuniones de media puede ser todos cuatro veces, o la mitad ninguna.
- Cifras sin tasa de respuesta. Una satisfacción de pocas respuestas no vale lo mismo que la misma nota de casi todos.
- Contar solo a quienes terminaron. Sacar el abandono del denominador infla todas las tasas.
- Sin petición. Un informe sin próximos pasos se lee y se archiva.
- Cambiar las definiciones. Fíjalas en el anexo.
Si el informe alimenta una decisión de presupuesto, la guía del caso de negocio de un programa de mentoría muestra cómo convertir resultados en una propuesta.
¿Cómo ayuda Mentornity a reportar?
Casi todo el esfuerzo está en reunir las cifras. En Mentornity, participación, emparejamientos, reuniones, sesiones completadas y feedback se cuentan mientras el programa avanza. Cada reunión reservada en la plataforma queda registrada con su fecha, participantes y sesión, y los formularios de feedback forman parte del programa. Los informes se exportan como gráficas, CSV, Excel o PDF, junto con una puntuación de Salud del programa que se actualiza cada semana. Mira cómo funciona en la mentoría para empleados y en los programas de mentoría para mujeres, o pruébalo gratis con hasta 10 usuarios.
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