Relatório do programa de mentoria: resultados e KPIs

O relatório de um programa de mentoria é um documento curto que mostra ao patrocinador o que o programa entregou, quão bem funcionou e o que deve acontecer em seguida. Um bom relatório cabe em uma página: mensagem principal, participação, atividade, qualidade, indicadores de resultado, algumas histórias autorizadas e próximos passos, cada número ao lado de uma meta definida antes da turma.

Medir é metade do trabalho. A outra metade é apresentar os resultados de um jeito que quem decide o orçamento leia em cinco minutos. É disso que este guia trata. Se você ainda não definiu o que medir e quando, comece pelo guia de avaliação do programa de mentoria.

Quem lê o relatório e o que cada leitor quer?

Os mesmos números servem a leitores diferentes, mas cada um faz uma pergunta diferente. Escreva a mensagem principal para quem vai decidir o próximo orçamento.

Duas regras: não mande o painel operacional para a liderança, e sempre conte aos participantes o que foi feito com o feedback deles. Senão, menos gente responde na próxima turma.

O que entra em um relatório de uma página?

Use as mesmas sete seções em toda turma, para que os leitores saibam onde olhar e você possa comparar.

1. Mensagem principal. Uma ou duas frases: o que foi entregue e a constatação mais importante. Escreva por último.
2. Participação. Quem se inscreveu, quem era elegível, quem formou dupla, quem ficou de fora e por quê.
3. Atividade. Reuniões, sessões realizadas, duplas ainda ativas no fim.
4. Qualidade. Satisfação e avanço da pesquisa de avaliação, com a taxa de resposta ao lado de cada número.
5. Indicadores de resultado. Só os que o programa quer influenciar, quando houver dados, de preferência com um grupo de comparação.
6. Histórias. Dois ou três exemplos curtos, com autorização.
7. Próximos passos. O que você vai mudar, do que precisa (orçamento, mentores, tempo, apoio da liderança) e até quando.

Modelo para copiar

[Nome do programa], relatório da turma ________ (de ________ a ________)

Mensagem principal: Nesta turma participaram ________ mentorados e ________ mentores. ________ de ________ duplas ainda se reuniam no fim. Principal constatação: ________.

Participação: ________ inscrições frente a uma meta de ________. ________ elegíveis, ________ pareados (taxa de match ________). Sem dupla: ________, porque ________.

Atividade: ________ reuniões, média de ________ por dupla ativa frente a ________ previstas. Sessões realizadas: ________. Evasão: ________ duplas, principalmente na semana ________.

Qualidade: satisfação ________ (escala ________, ________ respostas de ________). Avanço médio nas metas: ________, a partir de ________ no início.

Indicadores de resultado: ________ (medidos ________ meses após o fim, comparados com ________).

O que disseram: ”________” (função, com autorização).

O que vamos mudar: 1. ________ 2. ________ 3. ________

Do que precisamos: ________ até ________.

Método, questionário e tabelas completas vão para o anexo.

Quais KPIs de mentoria entram no relatório?

Fixe as definições por escrito. Uma taxa calculada de um jeito no primeiro semestre e de outro no segundo destrói a tendência.

Falta de propósito o benchmark de mercado: médias publicadas definem cada indicador de um jeito. Compare com a sua meta, com a turma anterior e, para resultados, com um grupo de comparação.

Se a liderança quiser os números em dinheiro, o guia de ROI do programa de mentoria ajuda no lado dos custos, com a mesma cautela sobre causa e efeito.

Como usar histórias e depoimentos com ética?

Histórias tornam o relatório memorável. Trate cada depoimento como dado pessoal.

• Peça antes de citar. Autorização explícita para as palavras exatas e para a atribuição. Uma resposta dada para melhorar o programa não é autorização para aparecer numa apresentação ao conselho.
• Função em vez de nome, a menos que a pessoa queira ser identificada.
• Cuidado com grupos pequenos. Se há um só mentorado de um time ou unidade, a função já o identifica.
• Representativa, não só a melhor. Se houve uma reclamação recorrente, mencione e diga o que será feito.
• Não mude o sentido. Não junte falas de duas pessoas.
• O privado continua privado. O conteúdo das conversas de mentoria não é material de relatório.

Pela LGPD no Brasil, e pelo GDPR na Europa, informar na inscrição como o feedback pode ser usado e reportar resultados apenas de forma agregada faz parte de fazer isso direito.

Com que frequência reportar?

Quais são os erros mais comuns?

• Métricas de vaidade. Cadastros, visualizações ou “horas de mentoria oferecidas” parecem grandes e dizem pouco. Comece pelas duplas que de fato se reuniram.
• Afirmações de causa. Escreva “os mentorados tiveram retenção maior em 12 meses do que um grupo parecido”, e não “a mentoria aumentou a retenção”.
• Médias que escondem a dispersão. Quatro reuniões em média pode ser todos quatro vezes, ou metade nenhuma.
• Números sem taxa de resposta. Uma satisfação vinda de poucas respostas não vale o mesmo que a mesma nota dada por quase todos.
• Contar só quem terminou. Tirar a evasão do denominador infla todas as taxas.
• Nenhum pedido. Relatório sem próximos passos é lido e arquivado.
• Mudar as definições. Fixe-as no anexo.

Se o relatório vai alimentar uma decisão de orçamento, o guia de business case do programa de mentoria mostra como transformar resultados em proposta.

Como o Mentornity ajuda a reportar resultados?

Quase todo o esforço está em juntar os números. No Mentornity, participação, matches, reuniões, sessões realizadas e feedback são contados enquanto o programa acontece. Cada reunião agendada pela plataforma fica registrada com data, participantes e sessão, e os formulários de feedback fazem parte do programa. Os relatórios são exportados em gráficos, CSV, Excel ou PDF, junto com uma pontuação de Saúde do programa atualizada toda semana. Veja como funciona na mentoria corporativa e nos programas de mentoria para mulheres, ou teste grátis com até 10 usuários.

Confira todos os guias de mentoria para planejar e conduzir seu programa.