Mentorluk programı raporunda neler olmalı?

Tek cümlelik bir ana mesaj, katılım (kim başvurdu, kim eşleşti), etkinlik (yapılan görüşmeler ve tamamlanan seanslar), kalite (geri bildirim ve hedef ilerlemesi), sonuç göstergeleri, izinle kullanılan iki üç kısa hikâye ve istediğiniz sonraki adımlar. Raporu tek sayfada tutun, ayrıntıyı eke koyun.

Mentorluk programı KPI'ları nelerdir?

Çoğu rapor küçük bir sete dayanır: hedefe göre başvuru, eşleşme oranı (eşleşen ÷ uygun başvuran), aktif ikili oranı, aktif ikili başına görüşme, seans tamamlama, programdan kopma, memnuniyet ve hedef ilerlemesi. Kurumda kalma gibi sonuç göstergeleri daha geç gelir ve tek başına değil, bir karşılaştırma grubunun yanında gösterilmelidir.

Mentorluk programı ne sıklıkla raporlanmalı?

Program ekibi için ayda bir kısa operasyon kontrolü, sponsor için dönem ortası notu, her dönem sonunda tam rapor ve sonuç verisi oluştuğunda, genellikle üç ila on iki ay sonra, bir takip. Üst yönetimin çoğu zaman yalnızca dönem ortası notuna ve dönem sonu raporuna ihtiyacı vardır.

Fon verene ya da yönetim kuruluna nasıl raporlanır?

Fonun ne için verildiğini ve anlaşılan hedefleri yazarak başlayın. Erişimi (kaç kişiye ulaşıldı), uygulamayı (yapılan görüşme ve seanslar), kaliteyi (geri bildirim) ve taahhüt ettiğiniz göstergeleri her biri hedefinin yanında gösterin. İzinli bir iki hikâye ve bir sonraki dönem için ihtiyacınızı açıkça ekleyin.

Mentorluğun çalışanı kurumda tuttuğunu söyleyebilir miyiz?

Ancak tasarımınız bunu destekliyorsa, ki bu nadirdir. Mentorluğa katılanlar katılmayanlardan zaten farklı olabilir. Kurumda kalma ya da terfiyi ilişki olarak raporlayın, mümkünse benzer kişilerden oluşan bir karşılaştırma grubunun yanında, ve verinin neyi gösterip neyi gösteremediğini açıkça yazın.

Mentorluk Programı Raporu: Sonuçlar ve KPI Nasıl Raporlanır?

Mentorluk programı raporu, sponsora programın ne sunduğunu, ne kadar iyi işlediğini ve sırada ne olması gerektiğini anlatan kısa bir belgedir. İyi bir rapor tek sayfaya sığar: ana mesaj, katılım, etkinlik, kalite, sonuç göstergeleri, izinli birkaç hikâye ve sonraki adımlar; her sayı dönem başında belirlenen hedefin yanında.

Ölçmek işin yarısı. Diğer yarısı, sonuçları bütçeye karar verenlerin beş dakikada okuyacağı biçimde önlerine koymak. Bu rehber o ikinci yarıyı anlatıyor. Neyi ne zaman ölçeceğinize henüz karar vermediyseniz önce mentorluk programı değerlendirme rehberine bakın.

Raporu kim okur, her okuyucu ne ister?

Aynı sayılar farklı okuyuculara hizmet eder ama her biri başka bir soru sorar. Ana mesajı bir sonraki bütçeye karar verecek kişi için yazın.

Okuyucu	Asıl sorusu	Önce ne gösterilmeli	İşe yarayan biçim
Üst yönetim, sponsor	Devam etmeye ya da büyütmeye değer mi?	Ana mesaj, hedefe göre gerçekleşme, istenen karar	Tek sayfa, üç beş sayı
İK ya da eğitim ekibi	Program iyi işliyor mu, nerede kayıp var?	Eşleşme oranı, aktif ikililer, kopma, seans tamamlama	Aylık tablo ya da pano
Fon veren, yönetim kurulu	Fonlanan iş, doğru kişilere yapıldı mı?	Erişim, uygulama ve hibede ya da planda yazan göstergeler	Anlaşılan hedeflere göre rapor ve hikâyeler
Mentorlar ve mentiler	Zamanımız bir işe yaradı mı, ne değişecek?	Katılımcıların söyledikleri, yapılacak değişiklikler	Kısa e-posta ya da duyuru
Katılımcıların yöneticileri	Bu benim ekibim için ne anlama geliyor?	Harcanan zaman, çalışılan hedefler, nasıl destek olunur	Bir paragraf

İki kural: Operasyon panosunu üst yönetime göndermeyin, sormadıkları sorulara cevap verir. Katılımcılara da geri bildirimlerinin ne işe yaradığını mutlaka söyleyin; anket isteyip hiç dönüş yapmayan program bir sonraki dönem daha az cevap alır.

Tek sayfalık raporda neler olmalı?

Her dönem aynı yedi bölümü kullanın; okuyucu nereye bakacağını öğrenir, siz de dönemleri karşılaştırabilirsiniz.

Ana mesaj. Programın ne sunduğu ve en önemli bulgu, bir iki cümlede. En son yazın.
Katılım. Kim başvurdu, kim uygundu, kim eşleşti, kim dışarıda kaldı ve neden.
Etkinlik. Yapılan görüşmeler, tamamlanan seanslar, dönem sonunda hâlâ aktif olan ikililer.
Kalite. Değerlendirme anketinden memnuniyet ve hedef ilerlemesi; her sayının yanında yanıt oranı.
Sonuç göstergeleri. Yalnızca programın etkilemek için kurulduğu göstergeler, veri varsa ve mümkünse bir karşılaştırma grubuyla.
Hikâyeler. Sayıların pratikte ne anlama geldiğini gösteren, izinli iki üç kısa örnek.
Sonraki adımlar. Neyi değiştireceğiniz, neye ihtiyacınız olduğu (bütçe, mentor, zaman, yönetim desteği) ve ne zamana kadar.

Kopyalayabileceğiniz şablon

[Program adı], ________ dönemi raporu (________ – ________)

Ana mesaj: Bu dönemde ________ menti ve ________ mentor yer aldı. ________ ikiliden ________ tanesi dönem sonunda hâlâ görüşüyordu. Temel bulgu: ________.

Katılım: ________ hedefe karşı ________ başvuru. ________ uygun başvuran, ________ eşleşme (eşleşme oranı ________). Eşleşmeyen: ________, nedeni ________.

Etkinlik: ________ görüşme; aktif ikili başına ortalama ________, plan ________. Seans tamamlama: ________. Kopma: ________ ikili, çoğu ________. haftada.

Kalite: Memnuniyet ________ (________ ölçeği, ________ kişiden ________ yanıt). Mentiler hedef ilerlemesini ortalama ________ olarak puanladı; başlangıçta ________.

Sonuç göstergeleri: ________ (bitişten ________ ay sonra ölçüldü, karşılaştırılan grup: ________).

Katılımcılardan: ”________” (rol, izinle paylaşıldı).

Değiştireceklerimiz: 1. ________ 2. ________ 3. ________

İhtiyacımız: ________, ________ tarihine kadar.

Yöntemi, anket sorularını ve tam tabloları eke koyun.

Hangi mentorluk programı KPI’ları rapora girmeli?

Tanımları sabitleyin ve yazılı tutun. Baharda bir şekilde, sonbaharda başka şekilde hesaplanan eşleşme oranı trend çizgisini anlamsız kılar.

KPI	Tanım	Formül	Nasıl gösterilir
Hedefe göre başvuru	Dönem için gelen başvurular	Başvuru ÷ hedef başvuru	Hedefin yanında tek sayı
Eşleşme oranı	Mentor bulan uygun başvuranların payı	Eşleşen katılımcı ÷ uygun başvuran	Açık varsa nedeniyle
Eşleşme süresi	İnsanların eşleşme için ne kadar beklediği	Başvuru kapanışından eşleşmeye gün, medyan	Ortalama değil, medyan
Aktif ikili oranı	Rapor tarihinde hâlâ görüşen ikililer	Son ________ haftada görüşmesi olan ikili ÷ tüm ikililer	Dönem boyunca trend
Aktif ikili başına görüşme	İlişkilerin gerçekten yürüyüp yürümediği	Yapılan görüşme ÷ aktif ikili	Planlanan sayıya göre
Seans tamamlama	Planlanan seanslardan gerçekleşenler	Tamamlanan seans ÷ planlanan seans	Seans bazında, nerede tıkandığını göstermek için
Kopma	Erken biten ya da ayrılan ikililer	Erken biten ikili ÷ tüm ikililer	Zamanlaması ve başlıca nedenleriyle
Anket yanıt oranı	Geri bildirimin ne kadarına sahip olduğunuz	Yanıt ÷ anket gönderilen kişi	Her anket sayısının yanında
Memnuniyet	Katılımcıların deneyimi nasıl puanladığı	Sabit ölçekte ortalama puan	Temsil edici bir yorumla
Hedef ilerlemesi	Mentinin belirlediği hedeflerdeki değişim	Bitiş puanı eksi başlangıç puanı, hedef bazında	Yalnız ortalama değil, dağılım
Sonuç göstergeleri	Kurumda kalma, iç geçiş, hazırlık, öğrencide ilerleme	Menti grubundaki oran ve karşılaştırma grubundaki oran	İlişki olarak, dönemiyle birlikte

Tabloda olmayan şey: sektör kıyasları. Yayımlanmış ortalamalar her metriği farklı tanımlar; eşleşme oranınızı başkasının sayısıyla kıyaslamak çoğu zaman yanıltır. Kontrolünüzdeki üç şeyle kıyaslayın: belirlediğiniz hedef, önceki dönem ve sonuçlar için bir karşılaştırma grubu.

Yönetim sayıların paraya çevrilmesini isterse maliyet tarafı için mentorluk programı yatırım getirisi rehberini kullanın; neden-sonuç konusundaki temkini koruyun.

Hikâye ve alıntılar etik olarak nasıl kullanılır?

Hikâyeler raporu akılda kalıcı kılar; çoğu rapor da istemeden çizgiyi tam burada aşar. Her alıntıyı kişisel veri gibi ele alın.

Alıntılamadan önce izin isteyin. Tam ifade ve nasıl atfedileceği için açık onay alın. Programı iyileştirmek için verilen anket cevabı, yönetim kurulu sunumunda yer almaya onay değildir.
İsim değil rol kullanın, kişi isminin geçmesini istemedikçe. “Birinci yılındaki bir analist” çoğu zaman yeterli.
Küçük gruplara dikkat edin. Bir ekipten ya da lokasyondan tek menti varsa rol etiketi bile kişiyi tanınır kılar. Grupları birleştirin ya da ayrıntıyı çıkarın.
Yalnız en iyisini değil, temsil edici hikâyeyi seçin. Geri bildirim çoğunlukla olumlu ama tekrar eden bir şikâyet varsa bunu da yazın.
Anlamı değiştirmeyin. İki kişinin sözlerini birleştirmeyin, alıntıyı kişinin söylemediği bir iddiaya dönüştürmeyin.
Özel notlar özel kalır. Mentorluk görüşmesinin içeriği rapor malzemesi değildir.

KVKK ve Avrupa’da GDPR kapsamında, geri bildirimin nasıl kullanılabileceğini kayıt sırasında katılımcılara bildirmek ve sonuç verisini yalnızca toplu raporlamak işin doğru yapılmasının parçasıdır.

Ne sıklıkla raporlamalısınız?

Sıklığı, her okuyucunun vereceği karara göre ayarlayın.

Sıklık	Okuyucu	Kapsam	Uzunluk
Aylık	Program ekibi, koordinatörler	Eşleşme oranı, aktif ikililer, geciken seanslar, açık formlar	Tablo ya da pano
Dönem ortası	Sponsor	Şimdiye kadarki gerçekleşme, erken sorunlar ve yapılanlar	Yarım sayfa
Dönem sonu	Üst yönetim, fon veren, kurul	Yukarıdaki tek sayfalık rapor	Bir sayfa ve ek
Takip (3–12 ay sonra)	Üst yönetim, fon veren	Zamanla ortaya çıkan sonuç göstergeleri	Kısa güncelleme
Her rapordan sonra	Katılımcılar	Ne duyduğunuz, neyin değişeceği	E-posta ya da duyuru

Sık yapılan raporlama hataları nelerdir?

Gösteriş metrikleri. Toplam kayıt, sayfa görüntüleme ya da “sunulan mentorluk saati” büyük görünür, az şey söyler. Gerçekten görüşen eşleşmelerle başlayın.
Neden-sonuç iddiası. “Mentorluk kurumda kalmayı artırdı” nadiren savunulabilir. “Mentilerin 12 aylık kalma oranı, benzer bir karşılaştırma grubundan yüksekti” yazın ve grubu tanımlayın.
Dağılımı gizleyen ortalamalar. Ortalama dört görüşme, herkesin dört kez görüştüğü anlamına da gelebilir, yarısının hiç görüşmediği anlamına da.
Yanıt oranı olmadan sayı. Az sayıda kişiden gelen memnuniyet puanı, neredeyse herkesten gelen aynı puanla aynı bilgi değildir.
Yalnızca bitirenleri saymak. Ayrılanları paydadan çıkarmak her oranı şişirir.
İstek yok. Sonraki adım içermeyen rapor okunur ve dosyalanır.
Dönemler arasında tanım değiştirmek. Tanımları ekte sabitleyin.

Rapor bir sonraki dönemin bütçe kararına girecekse sonuçları teklife çevirmek için mentorluk programı bütçesi ve gerekçesi rehberine bakın.

Mentornity raporlamada nasıl yardımcı olur?

Raporlamadaki emeğin çoğu sayıları toplamaya gider. Mentornity’de katılım, eşleşmeler, görüşmeler, seans tamamlama ve geri bildirim program sürerken sayılır. Platform üzerinden ayarlanan her görüşme tarihi, katılımcıları ve seansıyla kaydedilir; geri bildirim formları programın parçasıdır. Raporlar grafik, CSV, Excel ya da PDF olarak dışa aktarılır; yanında her hafta güncellenen bir Program Sağlığı skoru bulunur. Şirket içi mentorluk programlarında ve fon verene rapor sunan kadın mentorluğu programlarında nasıl işlediğine bakın ya da 10 kullanıcıya kadar ücretsiz deneyin.

Program tasarlamak ve yürütmekle ilgili tüm mentorluk rehberlerine göz atın.