Mentorluk Platformu: Excel mi, Geliştirmek mi, Satın Almak mı?

Mentorluk platformunu geliştirmek mi, satın almak mı sorusunun üç cevabı var: programı Excel, formlar ve takvimle kendiniz yönetmek, kurum içinde bir araç geliştirmek ya da mentorluk yazılımı satın almak. Tablolar küçük pilotlara, geliştirmek zaten yazılım üreten kurumlara, satın almak ise yönetici ekibini büyütmeden büyümek isteyen çoğu programa uyar.

Bu rehber tedarikçiden bağımsızdır. Üç seçeneği karşılaştırıyor, işe yarayan bir “kendin yap” düzenini adım adım gösteriyor, tablolardan çıkma zamanının işaretlerini sıralıyor ve bir karar listesiyle bitiyor. Konuya yeniyseniz önce mentorluk yazılımı nedir yazısına bakın.

Üç seçenek nedir?

Her mentorluk programında aynı işler yapılır: başvuruları toplamak, eşleştirmek, görüşmeleri sağlamak, çiftleri canlı tutmak ve sonucu raporlamak. Soru, bu işleri kimin yapacağı.

1. Kendin yap. Elinizdeki araçlar: katılımcı listesi için Google Sheets veya Microsoft Excel, başvuru ve geri bildirim için Google Forms veya Microsoft Forms, görüşmeler için ortak takvim ve e-posta.
2. Kurum içinde geliştirmek. Yazılım ekibiniz bir mentorluk aracı yazar ya da intranete, eğitim sistemine veya İK sistemine mentorluk özellikleri ekler.
3. Satın almak. Başvuru, eşleştirme, planlama, hatırlatma ve raporlamayı hazır sunan bir mentorluk yazılımına abone olursunuz.

Üç seçenek nasıl karşılaştırılır?

Gözden kaçan iki nokta var. Kendin yap ücretsiz değildir: maliyeti koordinatörün zamanıdır ve her katılımcıyla artar. Geliştirmek de tek seferlik bir harcama değildir: proje ekibi başka işe geçtikten sonra aracı birinin ayakta tutması gerekir.

Mentorluk programı Excel ve formlarla nasıl yönetilir?

İlk pilot için kendin yap düzeni mantıklıdır; bir şeye bağlanmadan önce programınızın neye ihtiyaç duyduğunu öğretir. Küçük bir dönem için işe yarayan düzen şöyle:

1. Önce eşleştirme ölçütlerini yazın. Üç ila beş ölçüt seçin: hedef, uzmanlık alanı, kıdem, şehir veya saat dilimi, dil. Mentorlara ve mentilere aynı soruları sorun.
2. İki form açın. Biri mentorlar, biri mentiler için. Serbest metin yerine mümkün olduğunca açılır liste ve onay kutusu kullanın.
3. Her şeyi tek tabloda toplayın. İki formu tek bir Google Sheets veya Excel dosyasına bağlayın. Eşleşme durumu, eşleşme tarihi, ilk görüşme ve son takip için sütun ekleyin.
4. Elle eşleştirin. Ölçütlere göre sıralayıp filtreleyin, çiftleri önerin ve ikinci bir kişiye kontrol ettirin. Her çiftin neden eşleştiğini not sütununa yazın.
5. Tanışma e-postası gönderin. Her çifte isimleri, eşleşme gerekçesini, ilk görüşmeden beklentiyi ve önerilen takvimi yazın.
6. Görüşmeleri çiftlere bırakın. Mentorlar takvimlerinden birkaç zaman aralığı paylaşır, çiftler kendi video bağlantılarını ekler.
7. Düzenli takip edin. Üç dört haftada bir kısa bir form gönderin: görüştünüz mü, faydalı oldu mu, yardım gerekiyor mu?
8. Kapanış anketi yapın. Dönem sonunda geri bildirim toplayın ve basit bir özet çıkarın: eşleşen çift, görüşen çift, memnuniyet, değişmesi gerekenler.

Tablonun paylaşımını ilk günden kısıtlayın. İçinde kişisel veri var; “bağlantıya sahip herkes” ayarıyla paylaşılan bir dosya kolayca yanlış kişiye gider. Türkiye’de KVKK, AB’de GDPR, hangi aracı kullanırsanız kullanın bu veriler için geçerlidir.

Dikkatle yapıldığında bu düzen çalışır. Pek çok program tam olarak böyle başlar ve buradan çıkan dersler sonraki yazılım kararını çok daha sağlam yapar.

Tablolardan çıkma zamanı geldiğini nasıl anlarsınız?

• Eşleştirme saatler değil günler sürüyor ve çiftlerin en iyileri olduğundan emin değilsiniz.
• Çiftler sessizleşiyor, kimse fark etmiyor; durum ancak dönem sonu anketinde ortaya çıkıyor.
• Hatırlatmalar tek bir kişiye bağlı ve o kişi izindeyken duruyor.
• Birden fazla dönem ya da program aynı tablonun farklı kopyalarında yaşıyor; hangisinin güncel olduğunu kimse bilmiyor.
• Her rapor baştan kurulum demek. Yönetim ya da fon veren bir soru sorduğunda biri bir gününü veriyi düzenlemeye harcıyor.
• Erişim kontrolden çıkmış. Kişisel veri dolu bir dosyada çok fazla kişinin düzenleme yetkisi var.
• Katılımcılar daha fazlasını istiyor: mentorunun profilini görmek, randevu almak, kaynaklara ulaşmak.

Bunlardan üçü tanıdık geliyorsa geliştirmek ile satın almak arasında seçim yapma zamanıdır. Hangi aracı seçerseniz seçin hafiflemesi gereken günlük işleri mentorluk programı nasıl yönetilir rehberinde bulabilirsiniz.

Kurum içinde geliştirmenin gizli maliyetleri nelerdir?

İlk sürüm çoğu zaman hızlı çıkar. Maliyet sonra gelir ve büyük kısmı tek seferlik değil, süreklidir.

• Bakım. Takvim ve video entegrasyonları, tarayıcılar, e-posta teslim kuralları değişir. Her değişiklik bir yazılımcı ister; mentorluk aracı ise iş listesinin başında nadiren kalır.
• Özellik büyümesi. Yayından sonraki ilk istek genellikle “şunu da yapabilir miyiz” olur: ikinci program, grup mentorluğu, yeni rapor, sertifika. Her biri yeni bir projedir.
• Güvenlik ve veri koruma. Erişim kontrolü, şifreleme, yedekleme, denetim, veri işleme kayıtları ve silme talepleri sizin sorumluluğunuza geçer. Araç kurum içi diye KVKK yükümlülükleri ortadan kalkmaz.
• Erişilebilirlik. Engelli katılımcılar da aracı kullanabilmelidir. WCAG gibi bir standardı karşılamak tasarım ve test emeği ister ve her değişiklikte yeniden kontrol gerekir.
• Yerelleştirme. Katılımcılar birden fazla dilde çalışıyorsa arayüz, e-postalar ve yardım metinleri çevrilmelidir; her yeni özellik çevrilecek yeni metin demektir.
• Bilgi riski. Aracı yazan kişi ayrıldığında kimsenin dokunmak istemediği bir sisteme dönüşebilir.

Geliştirmek bazı durumlarda yine de doğrudur: mentorluk sattığınız bir ürünün özelliğiyse, kullanıcılarınızın hiç çıkmadığı bir platformun içinde yaşaması gerekiyorsa ya da gereksinimleriniz hiçbir ürünün karşılamayacağı kadar sıra dışıysa. Bunların dışında, başlamadan önce sürekli maliyeti bir abonelikle karşılaştırın.

Mentorluk yazılımı satın almak neyi değiştirir?

Satın aldığınızda bakım, platform güvenliği ve özellik geliştirme tedarikçiye geçer; karşılığında ürünün çalışma biçimini kabul eder ve abonelik ödersiniz. Başlıca riskler programınıza uymayan ya da sizden çok daha büyük kurumlara göre fiyatlanmış bir araç seçmektir.

Bu riskleri azaltmak için önce gereksinimlerinizi yazın ve gerçek bir pilotla deneyin. Mentorluk yazılımı nasıl seçilir rehberinde kontrol listesi, puanlama yöntemi ve tedarikçilere sorulacak sorular var. Tedarikçilerin fiyat ve özelliklerini açık bilgilerle görmek için en iyi mentorluk yazılımları karşılaştırmasına, bütçe kısıtlıysa ya da hâlâ pilot aşamasındaysanız ücretsiz mentorluk yazılımı listesine bakın.

Hangisini seçmelisiniz? Karar listesi

Sık görülen yol: ilk dönemi kendin yap düzeniyle pilot olarak yürütmek, ikinci dönemde yazılıma geçmek. Bu yolu seçerseniz eşleştirme sorularınızı ve geri bildirim formlarınızı saklayın; seçeceğiniz aracın başlangıç ayarı olurlar. Daha fazla planlama desteği mentorluk rehberlerimizde.

Mentornity bu kararın neresinde?

Programı yürüten sizseniz ve tablolardan çıkmayı düşünüyorsanız: Mentornity 10 kullanıcıya kadar tüm özellikler açık şekilde ücretsizdir, bu da pilot aşamasına uyar. Katılımcıları Excel’den toplu aktarabilir ya da başvuru formu yayımlayabilir, ağırlıkları görünen kural tabanlı algoritmayla eşleştirebilir (mentor eşleştirme yazılımı), mentilerin otomatik video bağlantılı ve takvim senkronlu randevu almasını sağlayabilir, hedefli hatırlatmalar gönderebilir ve raporları CSV, Excel veya PDF olarak alabilirsiniz. Arayüz Türkçe, İngilizce, İspanyolca, İtalyanca, Portekizce ve Felemenkçe çalışır. Fiyatlar ülke bazında yayımlanır. Ücretsiz bir program açın ve bir sonraki pilotunuzu orada yürütün.