Plateforme de mentorat : Excel, développer ou acheter ?
Développer ou acheter une plateforme de mentorat revient à choisir entre trois voies : piloter le programme soi-même avec Excel, des formulaires et des agendas ; développer un outil en interne ; ou acheter un logiciel de mentorat. Les tableurs conviennent aux petits pilotes, le développement aux organisations qui produisent déjà du logiciel, et l’achat à la plupart des programmes qui veulent grandir sans alourdir l’équipe.
Ce guide est neutre vis-à-vis des éditeurs. Il compare les trois voies, décrit une organisation « fait maison » qui fonctionne, liste les signes qu’elle ne suffit plus et se termine par une checklist. Si le sujet est nouveau pour vous, lisez d’abord ce qu’est un logiciel de mentorat.
Quelles sont les trois options ?
Tout programme de mentorat accomplit les mêmes tâches : recueillir les candidatures, former les binômes, faciliter les rencontres, maintenir l’élan et rendre compte. La question est de savoir qui s’en charge.
- Faire soi-même. Les outils existants : Microsoft Excel ou Google Sheets pour la liste des participants, Microsoft Forms ou Google Forms pour les candidatures et les retours, agendas partagés et e-mail pour les rendez-vous.
- Développer en interne. Vos développeurs créent un outil de mentorat ou ajoutent des fonctions de mentorat à l’intranet, au LMS ou au SIRH.
- Acheter. Vous vous abonnez à un logiciel de mentorat qui couvre déjà candidatures, matching, planification, relances et rapports.
Comment les trois options se comparent-elles ?
| Critère | Fait maison (tableur, formulaire, agenda) | Développement interne | Achat d’un logiciel de mentorat |
|---|---|---|---|
| Effort de mise en place | Faible : quelques jours pour les formulaires et le tableur | Élevé : conception, développement, tests, revue de sécurité | Faible à moyen : configurer le programme, importer les participants |
| Matching à grande échelle | À la main ; tenable pour quelques dizaines de personnes | Ce que vous développez ; un bon matching demande un vrai effort | Généralement intégré, souvent par règles ou libre choix |
| Planification | Les participants s’organisent par e-mail ou invitation | Intégrations agenda et visio à développer et maintenir | Généralement intégrée : disponibilités, réservation, synchronisation d’agenda |
| Relances et suivi | E-mails manuels de la coordination | Tâches planifiées, envoi d’e-mails et modèles à développer | Généralement automatisées et ciblées |
| Rapports | Reconstruits à la main à chaque demande | Chaque nouvelle question devient une fonctionnalité | Rapports standard et exports |
| Protection des données | Dépend des partages et de la rigueur ; un tableur se partage trop facilement | Entièrement sous votre responsabilité | Partagée : l’éditeur sécurise la plateforme, vous gérez accès et contrats |
| Qui maintient | La personne qui coordonne | Votre équipe technique, sans fin | L’éditeur |
| Type de coût | Surtout du temps de travail | Budget de développement plus temps de développement continu | Abonnement plus un peu de temps d’administration |
Deux points passent souvent inaperçus. Le fait maison n’est pas gratuit : il coûte du temps de coordination, qui augmente avec chaque participant. Et développer n’est pas une dépense unique : quelqu’un doit faire vivre l’outil après le projet.
À quoi ressemble un programme de mentorat géré avec Excel ?
Pour un premier pilote, c’est un choix raisonnable : il vous apprend ce dont votre programme a besoin avant tout engagement.
- Définir les critères de matching. Trois à cinq : objectifs, domaine, séniorité, lieu ou fuseau horaire, langue. Mêmes questions pour mentors et mentorés.
- Créer deux formulaires. Un pour les mentors, un pour les mentorés. Listes déroulantes plutôt que texte libre autant que possible.
- Tout centraliser dans un tableur. Reliez les deux formulaires à un même fichier Excel ou Sheets. Ajoutez des colonnes pour le statut, la date de matching, le premier rendez-vous et le dernier suivi.
- Former les binômes à la main. Filtrez selon vos critères, proposez des binômes, faites-les relire par une deuxième personne. Notez la raison de chaque binôme.
- Envoyer les e-mails de présentation. Noms, raison du matching, attentes pour la première rencontre, rythme proposé.
- Laisser les binômes fixer les rendez-vous. Les mentors partagent quelques créneaux ; les binômes ajoutent leur lien visio.
- Faire un suivi régulier. Un court formulaire toutes les trois ou quatre semaines : vous êtes-vous vus, était-ce utile, avez-vous besoin d’aide ?
- Clôturer par une enquête. Une synthèse simple : binômes formés, binômes qui se sont vus, satisfaction, points à changer.
Restreignez le partage du tableur dès le premier jour. Il contient des données personnelles et le RGPD s’applique quel que soit l’outil. Bien mené, ce dispositif fonctionne, et beaucoup de programmes démarrent exactement ainsi.
Comment savoir que les tableurs ne suffisent plus ?
- Le matching prend des jours, et vous n’êtes plus sûr que les binômes soient les meilleurs possibles.
- Des binômes s’éteignent sans que personne ne le remarque, jusqu’à l’enquête de fin.
- Les relances dépendent d’une seule personne et s’arrêtent pendant ses congés.
- Plusieurs promotions vivent dans des copies du même fichier, sans version de référence.
- Chaque rapport est à refaire dès que la direction ou un financeur pose une question.
- Les accès échappent au contrôle : trop de personnes peuvent modifier un fichier rempli de données personnelles.
- Les participants en demandent plus : voir un profil, réserver un créneau, trouver des ressources.
Si au moins trois de ces signes vous parlent, il est temps de choisir entre développer et acheter. Notre guide pour gérer un programme de mentorat décrit le travail quotidien que tout outil devrait alléger.
Quels sont les coûts cachés d’un développement interne ?
La première version sort souvent vite. Les coûts arrivent ensuite, et ils sont surtout récurrents.
- Maintenance. Les intégrations agenda et visio, les navigateurs et les règles de délivrabilité des e-mails évoluent. Chaque changement mobilise un développeur, et un outil de mentorat reste rarement en haut du backlog.
- Demandes qui s’accumulent. Après le lancement viennent un deuxième programme, du mentorat de groupe, un nouveau rapport, des certificats. Chacun est un nouveau projet.
- Sécurité et protection des données. Contrôle d’accès, chiffrement, sauvegardes, registre des traitements et demandes de suppression vous incombent. Les obligations du RGPD restent les mêmes pour un outil interne.
- Accessibilité. Les personnes en situation de handicap doivent pouvoir utiliser l’outil. Respecter un référentiel comme le WCAG demande du travail de conception et de test, à refaire à chaque évolution.
- Localisation. Si les participants travaillent dans plusieurs langues, interface, e-mails et aide doivent être traduits, et chaque fonctionnalité ajoute des textes.
- Risque de connaissance. Quand la personne qui a construit l’outil part, plus personne n’ose y toucher.
Développer reste pertinent si le mentorat est une fonction de votre propre produit, s’il doit vivre au cœur d’une plateforme existante ou si vos besoins sont si atypiques qu’aucun produit ne les couvre. Sinon, comparez le coût récurrent à un abonnement avant de commencer.
Que change l’achat d’un logiciel de mentorat ?
La maintenance, la sécurité de la plateforme et les évolutions passent à l’éditeur ; en échange, vous adoptez sa façon de travailler et payez un abonnement. Les principaux risques : un outil inadapté à votre programme, ou tarifé pour des organisations bien plus grandes.
Écrivez vos besoins et testez avec un vrai pilote. Notre guide comment choisir un logiciel de mentorat propose une checklist, une méthode de notation et les questions à poser. Pour comparer prix et fonctionnalités sur des informations publiques, consultez les meilleurs logiciels de mentorat, ou le comparatif du logiciel de mentorat gratuit si le budget est serré ou si vous êtes en phase pilote.
Quelle option choisir ? La checklist de décision
| Question | Fait maison | Développer | Acheter |
|---|---|---|---|
| Participants la première année ? | Quelques dizaines au plus | Toute taille | De quelques dizaines à plusieurs milliers |
| Combien de programmes ou de promotions ? | Un | Indifférent | Plusieurs, ou prévus |
| Pilote ou programme durable ? | Pilote | Durable, lié à votre produit | Durable |
| Temps de coordination par semaine ? | Beaucoup | Un peu | Peu |
| Capacité de développement sur des années ? | Inutile | Oui | Inutile |
| Le mentorat fait-il partie d’un produit vendu ? | Non | Oui | Non |
| Relances et rapports sans travail manuel ? | Non | À développer | Oui |
| Réponses claires sur le RGPD et les accès ? | Difficile | À votre charge | Demander par écrit à l’éditeur |
| Plusieurs langues chez les participants ? | Gérable à la main | À traduire vous-même | Vérifier les langues de l’éditeur |
Un parcours fréquent : une première promotion en fait maison pour apprendre, puis un logiciel à partir de la deuxième. Conservez alors vos questions de matching et vos formulaires de retour : ils serviront de configuration de départ. D’autres ressources sont dans nos guides du mentorat.
Où se situe Mentornity ?
Si vous animez un programme et voulez quitter les tableurs : Mentornity est gratuit jusqu’à 10 utilisateurs, toutes fonctionnalités incluses, ce qui convient à la phase pilote. Vous pouvez importer les participants depuis Excel ou publier des formulaires de candidature, former les binômes avec un algorithme par règles aux pondérations visibles (logiciel de matching de mentors), laisser les mentorés réserver des créneaux avec liens visio automatiques et synchronisation d’agenda, envoyer des relances ciblées et exporter des rapports CSV, Excel ou PDF. L’interface existe en anglais, turc, espagnol, italien, portugais et néerlandais ; elle n’est pas disponible en français. Les tarifs sont publiés par pays. Créez un programme gratuit si une interface en anglais convient à vos participants.