Comment choisir un logiciel de mentorat : la checklist
Pour choisir un logiciel de mentorat, partez de votre programme, pas des listes de fonctionnalités : définissez le type de programme, sa taille et trois exigences indispensables, notez deux ou trois plateformes avec une grille pondérée, regardez l’administration en direct et testez la meilleure option avec de vrais mentorés avant de signer.
Ce guide est neutre vis-à-vis des éditeurs. Il propose les exigences, une checklist, une méthode de notation, les questions à poser en appel d’offres ou en démo et un modèle de coût total. Si vous hésitez encore sur le besoin d’une plateforme, lisez d’abord ce qu’est un logiciel de mentorat.
Que décider avant de rencontrer un éditeur ?
Sans ce travail, toutes les démos paraissent convaincantes. Mettez-vous d’accord sur cinq points avec l’équipe qui pilotera le programme :
- Le type de programme. Entreprise, université ou alumni, accélérateur, association ou communauté.
- La taille. Combien de mentors et de mentorés actifs la première et la troisième année ? Un programme ou plusieurs ? Des cohortes ou des inscriptions en continu ?
- Qui l’anime. Un poste à temps plein ou quelqu’un qui y consacre deux heures par semaine ? Moins il y a de temps d’administration, plus l’automatisation compte.
- Les contraintes fermes. SSO, lieu d’hébergement, RGPD, accessibilité, langues d’interface nécessaires, règles d’achat.
- Trois exigences indispensables. Pas dix. Trois points dont l’absence élimine un éditeur.
De quoi chaque type de programme a-t-il besoin ?
| Type de programme | Généralement indispensable | Souvent important | Points de vigilance |
|---|---|---|---|
| Mentorat en entreprise (RH, formation) | SSO, rôles d’administration, matching par compétences et objectifs, rapports pour la direction | Plusieurs programmes sur un compte, import de données RH | Projets de déploiement longs, prix qui grimpe avec l’effectif |
| Université et alumni | Formulaires de candidature publics, matching par filière ou projet professionnel, cohortes par année | Certificats, accès pour des alumni hors SSO, usage mobile | Outils qui supposent une adresse e-mail professionnelle pour tous |
| Accélérateur et incubateur | Réservation de créneaux de mentors par les fondateurs, mentorat de groupe pour les équipes | Logique d’heures de permanence, étiquettes d’expertise, rapports pour les financeurs | Plateformes pensées uniquement pour des binômes 1:1 longs |
| Association et communauté | Peu d’administration, libre choix ou matching simple, coût prévisible | Accueil des mentors bénévoles, plusieurs langues, rapports pour les financeurs | Contrats taillés pour les grands groupes |
Que mettre dans la checklist d’un logiciel de mentorat ?
Pour chaque point, demandez une démonstration, pas une description.
| # | Domaine | À vérifier | Signal d’alerte |
|---|---|---|---|
| 1 | Matching | Règles et pondérations visibles et modifiables, validation par l’admin, option de libre choix | Personne ne sait expliquer pourquoi deux personnes ont été associées |
| 2 | Planification | Disponibilités, réservation, synchronisation d’agenda, liens visio | Chaque rencontre se cale par e-mail |
| 3 | Séances et objectifs | Thèmes ou ordres du jour, suivi des objectifs, questions avant et après | Un simple champ de notes libre |
| 4 | Communication | Relances, annonces, e-mails dans la langue de chacun | Impossible de relancer seulement les binômes inactifs |
| 5 | Rapports | Participation, rencontres, retours, export CSV, Excel ou PDF | Rapports visibles seulement à l’écran |
| 6 | Administration et rôles | Plusieurs admins, coordinateurs aux droits limités, rôles renommables | Un seul identifiant admin partagé |
| 7 | Multi-programmes | Plusieurs programmes ou cohortes avec leurs propres réglages | Un nouveau contrat par programme |
| 8 | Marque blanche | Logo, couleurs, domaine propre, nom d’expéditeur | Marque disponible seulement dans l’offre haute, sans prix |
| 9 | SSO | SAML ou votre fournisseur d’identité, plus un accès pour les externes | SSO “prévu dans la feuille de route” |
| 10 | Protection des données et hébergement | Contrat de sous-traitance, lieu de stockage, suppression sur demande, RGPD | Pas de réponse écrite sur l’hébergement |
| 11 | Langues de l’interface | Les langues dont les participants ont vraiment besoin, interface et e-mails | Seul le site vitrine est traduit |
| 12 | Transparence des prix | Prix écrit pour votre volume, définition de l’utilisateur, prix des options | Prix communiqué après plusieurs rendez-vous |
| 13 | Support | Qui répond, dans quelle langue, en combien de temps, à quel coût | Un formulaire de ticket générique |
| 14 | Délai de mise en place | Jours ou semaines entre la signature et les premiers binômes | Projet de plusieurs mois pour un programme pilote |
Pour aller plus loin sur le premier point, voir notre page logiciel de matching mentors.
Comment noter les éditeurs équitablement ?
- Pondérez chaque domaine : 3 pour indispensable, 2 pour important, 1 pour souhaitable, 0 si inutile.
- Notez chaque éditeur de 0 à 5 par domaine, sur ce que vous avez vu : 0 = absent, 1 = promis, 3 = possible avec contournement, 5 = disponible et montré en direct.
- Multipliez et additionnez pour obtenir un total par éditeur.
- Appliquez la règle éliminatoire : un 0 ou un 1 sur un critère indispensable élimine l’éditeur, quel que soit son total.
- Notez séparément à deux ou trois personnes, puis comparez.
Exemple : si le matching pèse 3 et que l’éditeur A obtient 5, la ligne rapporte 15 points. Si l’éditeur B n’obtient que 1 sur le SSO (poids 3) parce qu’il est seulement promis, B est éliminé, même avec un total supérieur.
Quelles questions poser en appel d’offres et en démo ?
Envoyez les questions par écrit, puis vérifiez les réponses en démo, côté administrateur.
- Comment associeriez-vous 50 mentorés à 20 mentors avec nos champs de profil ? Peut-on voir pourquoi chaque binôme est proposé ?
- Comment un admin repère-t-il les binômes sans rencontre depuis un mois, et comment les relance-t-il ?
- Quelles relances sont automatiques, et peut-on les désactiver une par une ?
- Comment lancer un deuxième programme ou une nouvelle cohorte l’an prochain ?
- Où nos données sont-elles hébergées ? Pouvez-vous fournir un contrat de sous-traitance RGPD ? Comment exporter ou supprimer nos données en cas de départ ?
- Comment fonctionne le SSO, et comment rejoignent les personnes extérieures à notre annuaire ?
- Quel est le prix total pour nos utilisateurs actifs prévus, SSO, marque blanche, mise en place et support compris ? Qui compte comme utilisateur ?
- Quel délai entre la signature et les premiers binômes ? Dans quelles langues le support répond-il ?
Comment mener un pilote avant de s’engager ?
- Choisissez un petit groupe réel de 10 à 30 participants qui se rencontreront vraiment.
- Fixez les critères de réussite à l’avance : tous les binômes formés en une semaine, la plupart se rencontrent deux fois, le temps d’administration reste raisonnable, un court questionnaire est positif.
- Parcourez un cycle complet : invitation, matching, planification, rencontre, retours, rapport.
- Mesurez l’effort d’administration, chaque étape manuelle, chaque contournement.
- Décidez avec la grille, mise à jour avec les enseignements du pilote.
Développer ou acheter ?
Un formulaire et un tableur semblent économiques au départ. Les coûts arrivent ensuite : planification, intégrations d’agenda, relances, droits d’accès, rapports, revues de sécurité, maintenance. Le détail se trouve dans le guide développer ou acheter une plateforme de mentorat.
Comment estimer le coût total de possession ?
Remplissez ce tableau pour chaque éditeur sur la durée du contrat, souvent trois ans :
| Poste de coût | Année 1 | Année 2 | Année 3 |
|---|---|---|---|
| Abonnement pour les utilisateurs actifs prévus | [montant] | [montant] | [montant] |
| Options (SSO, marque blanche, programmes supplémentaires) | [montant] | [montant] | [montant] |
| Frais de mise en place | [montant] | [montant] | [montant] |
| Temps d’administration interne (heures x coût horaire) | [montant] | [montant] | [montant] |
| Formation et lancement | [montant] | [montant] | [montant] |
| Support ou accompagnement | [montant] | [montant] | [montant] |
| Intégration et travail informatique | [montant] | [montant] | [montant] |
| Total | [montant] | [montant] | [montant] |
Le temps d’administration interne est la ligne la plus souvent oubliée. Pour voir comment les éditeurs publient leurs prix, consultez notre comparatif des meilleurs logiciels de mentorat, ou celui du logiciel de mentorat gratuit si le budget est serré. D’autres ressources sont dans nos guides du mentorat.
Où se situe Mentornity dans cette checklist ?
Si vous animez un programme et voulez tester une option avec votre grille : Mentornity est gratuit jusqu’à 10 utilisateurs, toutes fonctionnalités incluses ; les tarifs sont publiés par pays, sans frais de mise en place, et le SSO SAML comme la marque blanche sont facturés à part. La plateforme propose un matching par règles aux pondérations visibles, la réservation de disponibilités avec liens visio automatiques et synchronisation d’agenda, des séances structurées, des relances et des rapports CSV, Excel ou PDF. L’interface existe en anglais, turc, espagnol, italien, portugais et néerlandais ; elle n’est pas disponible en français. Créez un programme gratuit et notez-le comme n’importe quel autre éditeur.