Como escolher software de mentoria: checklist de compra
Para escolher software de mentoria, comece pelo seu programa, não pela lista de funcionalidades: defina tipo, tamanho e três requisitos indispensáveis, pontue duas ou três plataformas com um checklist ponderado, veja ao vivo o trabalho do administrador e teste a melhor opção com mentorados reais antes de assinar.
Este guia é neutro em relação a fornecedores. Traz requisitos, um checklist, um método de pontuação, perguntas para RFP e demo e um modelo de custo total. Se você ainda não sabe se precisa de uma plataforma, leia antes o que é software de mentoria.
O que decidir antes de falar com fornecedores?
Sem esta etapa, toda demo parece boa. Alinhe cinco pontos com quem vai tocar o programa:
- Tipo de programa. Empresa, universidade ou ex-alunos, aceleradora, ONG ou comunidade.
- Tamanho. Quantos mentores e mentorados ativos no primeiro e no terceiro ano? Um programa ou vários? Turmas ou inscrição contínua?
- Quem administra. Uma pessoa em tempo integral ou alguém com duas horas por semana? Com pouco tempo de gestão, a automação pesa muito mais.
- Restrições firmes. SSO, local de armazenamento dos dados, LGPD, acessibilidade, idiomas de interface, regras de compras.
- Três indispensáveis. Não dez. Três requisitos cuja falta elimina um fornecedor.
Do que cada tipo de programa precisa?
| Tipo de programa | Quase sempre indispensável | Muitas vezes importante | Cuidado com |
|---|---|---|---|
| Mentoria corporativa (RH, T&D) | SSO, papéis de administração, matching por competências e metas, relatórios para a liderança | Vários programas em uma conta, importação de dados de RH | Implantações longas, preço que sobe muito com o quadro de funcionários |
| Universidade e ex-alunos | Formulários públicos de inscrição, matching por curso ou interesse profissional, turmas por ano letivo | Certificados, acesso para ex-alunos sem SSO, uso no celular | Ferramentas que supõem e-mail corporativo para todos |
| Aceleradora e incubadora | Agendamento de horários dos mentores pelos fundadores, mentoria em grupo para equipes | Horários de atendimento, tags de especialidade, relatórios para financiadores | Plataformas feitas só para duplas 1:1 de longo prazo |
| ONG e comunidade | Pouca carga de gestão, escolha livre ou matching simples, custo previsível | Entrada de mentores voluntários, vários idiomas, relatórios para financiadores | Contratos pensados para grandes empresas |
O que deve entrar no checklist de software de mentoria?
Peça para ver cada item funcionando, não só a descrição.
| # | Área | O que verificar | Sinal de alerta |
|---|---|---|---|
| 1 | Matching | Regras e pesos visíveis e editáveis, revisão do admin, opção de escolha livre | Ninguém consegue explicar por que duas pessoas formaram dupla |
| 2 | Agendamento | Disponibilidade dos mentores, reservas, sincronização de agenda, links de vídeo | Cada encontro é marcado por e-mail |
| 3 | Sessões e metas | Temas ou pautas, acompanhamento de metas, perguntas antes e depois | Só um campo de notas livre |
| 4 | Comunicação | Lembretes, avisos, e-mails no idioma de cada pessoa | Não dá para lembrar só as duplas inativas |
| 5 | Relatórios | Participação, encontros, feedback, exportação em CSV, Excel ou PDF | Relatórios só na tela |
| 6 | Administração e papéis | Vários admins, coordenadores com permissões limitadas, papéis renomeáveis | Um único login de admin compartilhado |
| 7 | Vários programas | Programas ou turmas com configurações próprias | Um contrato novo por programa |
| 8 | White label | Logo, cores, domínio próprio, nome do remetente | Marca só no plano mais caro, sem preço |
| 9 | SSO | SAML ou seu provedor de identidade, e acesso para externos | SSO “no roadmap” |
| 10 | Proteção de dados e hospedagem | Acordo de tratamento de dados, local de armazenamento, exclusão a pedido, LGPD ou GDPR | Nenhuma resposta escrita sobre hospedagem |
| 11 | Idiomas da interface | Os idiomas que os participantes realmente precisam, na interface e nos e-mails | Só o site comercial é traduzido |
| 12 | Transparência de preço | Preço por escrito para seu volume, o que conta como usuário, preço dos adicionais | Preço só depois de várias reuniões |
| 13 | Suporte | Quem responde, em que idioma, em quanto tempo, a que custo | Só um formulário genérico de chamado |
| 14 | Prazo de implantação | Dias ou semanas da assinatura às primeiras duplas | Projeto de meses para um programa piloto |
Para se aprofundar no primeiro item, veja o software de matching de mentores.
Como pontuar os fornecedores de forma justa?
- Dê um peso a cada área: 3 indispensável, 2 importante, 1 desejável, 0 se não se aplica.
- Dê nota de 0 a 5 a cada fornecedor por área, só com base no que você viu: 0 = não existe, 1 = prometido, 3 = com gambiarras, 5 = disponível e mostrado ao vivo.
- Multiplique e some para chegar ao total.
- Aplique a regra eliminatória: nota 0 ou 1 em um indispensável elimina o fornecedor, seja qual for o total.
- Pontuem separadamente, duas ou três pessoas, antes de discutir.
Exemplo: se o matching tem peso 3 e o fornecedor A tira 5, essa linha vale 15 pontos. Se o fornecedor B tira 1 em SSO (peso 3) porque é só promessa, B está fora mesmo com total maior.
Que perguntas fazer na RFP e na demo?
Envie as perguntas por escrito e confira as respostas na demo, pela visão do administrador.
- Como vocês fariam o matching de 50 mentorados com 20 mentores usando nossos campos de perfil? Dá para ver por que cada dupla foi sugerida?
- Como um admin encontra duplas que não se encontram há um mês e como as reativa?
- Quais lembretes são automáticos e dá para desligar cada um?
- Como abrimos um segundo programa ou uma nova turma no ano que vem?
- Onde nossos dados ficam hospedados? Vocês fornecem o acordo de tratamento de dados? Como exportamos ou excluímos os dados se sairmos?
- Como funciona o SSO e como entram as pessoas fora do nosso provedor de identidade?
- Qual o preço total para nossos usuários ativos previstos, com SSO, white label, implantação e suporte? O que conta como usuário?
- Quanto tempo da assinatura às primeiras duplas? Em quais idiomas vocês dão suporte?
Como fazer um piloto antes de fechar contrato?
- Escolha um grupo pequeno e real: de 10 a 30 participantes que vão de fato se encontrar.
- Defina o sucesso antes: todas as duplas formadas em uma semana, a maioria se encontra duas vezes, o tempo de gestão semanal fica razoável e uma pesquisa curta sai positiva.
- Rode um ciclo completo: convite, matching, agendamento, encontro, feedback, relatório.
- Registre o esforço de gestão: cada etapa manual, cada gambiarra.
- Decida com a tabela de pontuação atualizada com o que o piloto mostrou.
Desenvolver ou comprar?
Um formulário e uma planilha parecem baratos no início. Os custos chegam depois: agenda, integrações de calendário, lembretes, permissões, relatórios, revisões de segurança e manutenção. Detalhamos isso no guia desenvolver ou comprar uma plataforma de mentoria.
Como estimar o custo total de propriedade?
Preencha esta tabela para cada fornecedor durante o contrato, normalmente três anos:
| Item de custo | Ano 1 | Ano 2 | Ano 3 |
|---|---|---|---|
| Assinatura para os usuários ativos previstos | [valor] | [valor] | [valor] |
| Adicionais (SSO, white label, programas extras) | [valor] | [valor] | [valor] |
| Taxas de implantação | [valor] | [valor] | [valor] |
| Tempo interno de gestão (horas x custo por hora) | [valor] | [valor] | [valor] |
| Treinamento e lançamento | [valor] | [valor] | [valor] |
| Pacote de suporte | [valor] | [valor] | [valor] |
| Integração e trabalho de TI | [valor] | [valor] | [valor] |
| Total | [valor] | [valor] | [valor] |
O tempo interno de gestão é o item mais esquecido. Para ver como os fornecedores publicam preços hoje, confira o comparativo dos melhores softwares de mentoria ou, com orçamento apertado, o de software de mentoria gratuito. Mais ajuda nos nossos guias de mentoria.
Como o Mentornity se encaixa neste checklist?
Se você administra um programa e quer testar uma opção com sua tabela: o Mentornity é gratuito para até 10 usuários com todas as funcionalidades; os preços são publicados por país, sem taxa de implantação, e SSO SAML e white label têm preço à parte. Ele oferece matching por regras com pesos visíveis, agendamento sobre disponibilidade com links de vídeo automáticos e sincronização de agenda, sessões estruturadas, lembretes e relatórios em CSV, Excel ou PDF. A interface funciona em português, inglês, turco, espanhol, italiano e holandês. Crie um programa gratuito e pontue-o como qualquer outro fornecedor.