Come si sceglie un software di mentoring?

Scrivete prima tipo di programma, dimensioni e tre requisiti irrinunciabili. Valutate una rosa di due o tre piattaforme con una checklist ponderata, chiedete a ogni fornitore di mostrare dal vivo il lavoro quotidiano dell'amministratore e provate l'opzione migliore con mentor e mentee reali prima di firmare un contratto lungo.

Quali requisiti deve avere una piattaforma di mentoring?

Quasi tutti i programmi hanno bisogno di abbinamento, pianificazione degli incontri, una struttura per sessioni e obiettivi, promemoria, report e ruoli di amministrazione. A seconda dell'organizzazione servono anche SSO, white label, più programmi in un unico account, le lingue dell'interfaccia necessarie e risposte scritte su protezione dei dati e hosting.

Cosa inserire in una RFP per una piattaforma di mentoring?

Descrivete il programma (tipo, numero di partecipanti, cohort, lingue), separate requisiti irrinunciabili e desiderabili e chiedete per ogni punto come funziona, non solo sì o no. Richiedete il prezzo totale per gli utenti previsti, i tempi di attivazione, le condizioni di supporto e la documentazione GDPR.

Quanto deve durare un pilota?

Abbastanza da vedere un ciclo completo: invito, abbinamento, almeno due incontri per coppia e un report. Per la maggior parte dei programmi significa da quattro a otto settimane con un piccolo gruppo. Fissate i criteri di successo prima di iniziare.

Conviene sviluppare una piattaforma di mentoring interna?

Di solito solo se il mentoring fa parte di un prodotto che già sviluppate o se i requisiti sono davvero insoliti. Abbinamento, calendario, promemoria, permessi e report richiedono molto sviluppo e manutenzione. Confrontate il costo totale di sviluppo e gestione con alcuni anni di abbonamento.

Come scegliere un software di mentoring: la checklist

Per scegliere un software di mentoring partite dal vostro programma, non dagli elenchi di funzioni: definite tipo, dimensioni e tre requisiti irrinunciabili, valutate due o tre piattaforme con una checklist ponderata, guardate dal vivo il lavoro dell’amministratore e provate l’opzione migliore con mentee reali prima di firmare.

Questa guida è neutrale rispetto ai fornitori. Contiene requisiti, una checklist, un metodo di punteggio, domande per RFP e demo e uno schema di costo totale. Se non siete ancora sicuri di aver bisogno di una piattaforma, leggete prima cos’è un software di mentoring.

Cosa decidere prima di parlare con i fornitori?

Senza questo passaggio ogni demo sembra convincente. Mettetevi d’accordo su cinque punti con chi gestirà il programma:

Tipo di programma. Aziendale, università o alumni, acceleratore, non profit o community.
Dimensioni. Quanti mentor e mentee attivi il primo e il terzo anno? Uno o più programmi? Cohort o iscrizioni continue?
Chi lo gestisce. Una persona a tempo pieno o qualcuno con due ore a settimana? Meno tempo di gestione significa più bisogno di automazione.
Vincoli rigidi. SSO, localizzazione dei dati, GDPR, accessibilità, lingue dell’interfaccia, regole di acquisto.
Tre irrinunciabili. Non dieci. Tre requisiti la cui assenza esclude un fornitore.

Di cosa ha bisogno ogni tipo di programma?

Tipo di programma	Quasi sempre essenziale	Spesso importante	Attenzione a
Mentoring aziendale (HR, formazione)	SSO, ruoli di amministrazione, abbinamento per competenze e obiettivi, report per il management	Più programmi in un account, importazione dati HR	Progetti di attivazione lunghi, prezzi che crescono molto con l’organico
Università e alumni	Moduli di candidatura pubblici, abbinamento per corso di studi o interesse professionale, cohort per anno accademico	Certificati, accesso per alumni senza SSO, uso da mobile	Strumenti che presuppongono un’email aziendale per tutti
Acceleratore e incubatore	Prenotazione del tempo dei mentor da parte dei founder, mentoring di gruppo per i team	Office hour, tag di competenza, report per i finanziatori	Piattaforme pensate solo per coppie 1:1 di lunga durata
Non profit e community	Poco lavoro di gestione, scelta autonoma o abbinamento semplice, costo prevedibile	Inserimento di mentor volontari, più lingue, report per i finanziatori	Contratti pensati per grandi aziende

Cosa inserire nella checklist del software di mentoring?

Chiedete di vedere ogni punto, non di sentirlo descrivere.

#	Area	Cosa verificare	Campanello d’allarme
1	Abbinamento	Regole e pesi visibili e modificabili, revisione dell’admin, opzione di scelta autonoma	Nessuno sa spiegare perché due persone sono state abbinate
2	Pianificazione	Disponibilità dei mentor, prenotazione, sincronizzazione calendario, link video	Ogni incontro si organizza via email
3	Sessioni e obiettivi	Temi o agende, monitoraggio obiettivi, domande prima e dopo	Solo un campo note libero
4	Comunicazione	Promemoria, annunci, email nella lingua di ciascuno	Impossibile sollecitare solo le coppie inattive
5	Report	Partecipazione, incontri, feedback, esportazione CSV, Excel o PDF	Report solo a schermo
6	Amministrazione e ruoli	Più admin, coordinatori con permessi limitati, ruoli rinominabili	Un unico accesso admin condiviso
7	Più programmi	Programmi o cohort con impostazioni proprie	Un nuovo contratto per ogni programma
8	White label	Logo, colori, dominio proprio, nome del mittente	Brand solo nel piano più alto, senza prezzo
9	SSO	SAML o il vostro identity provider, più un accesso per gli esterni	SSO “nella roadmap”
10	Protezione dati e hosting	Accordo sul trattamento dei dati, dove sono conservati, cancellazione su richiesta, GDPR	Nessuna risposta scritta sull’hosting
11	Lingue dell’interfaccia	Le lingue che servono davvero ai partecipanti, in interfaccia ed email	È tradotto solo il sito commerciale
12	Trasparenza dei prezzi	Prezzo scritto per il vostro volume, definizione di utente, prezzi delle opzioni	Prezzo solo dopo diversi incontri
13	Supporto	Chi risponde, in che lingua, in quanto tempo, a che costo	Solo un modulo ticket generico
14	Tempi di attivazione	Giorni o settimane dalla firma ai primi abbinamenti	Mesi di progetto per un programma pilota

Per approfondire il primo punto, vedete il software di matching per mentor.

Come assegnare un punteggio equo ai fornitori?

Date un peso a ogni area: 3 irrinunciabile, 2 importante, 1 desiderabile, 0 se non serve.
Valutate ogni fornitore da 0 a 5 per area, solo su ciò che avete visto: 0 = assente, 1 = promesso, 3 = con soluzioni di ripiego, 5 = disponibile e mostrato dal vivo.
Moltiplicate e sommate per ottenere il totale.
Applicate la regola di esclusione: uno 0 o un 1 su un irrinunciabile esclude il fornitore, qualunque sia il totale.
Valutate separatamente in due o tre persone, poi confrontate.

Esempio: se l’abbinamento pesa 3 e il fornitore A prende 5, quella riga vale 15 punti. Se il fornitore B prende 1 sull’SSO (peso 3) perché è solo promesso, B è escluso anche con un totale più alto.

Quali domande fare in RFP e demo?

Inviate le domande per iscritto e verificate le risposte in demo, dal lato amministratore.

Come abbinereste 50 mentee a 20 mentor con i nostri campi profilo? Possiamo vedere perché viene proposta ogni coppia?
Come trova un admin le coppie che non si incontrano da un mese e come le sollecita?
Quali promemoria sono automatici e si possono disattivare uno per uno?
Come avviamo un secondo programma o una nuova cohort l’anno prossimo?
Dove sono ospitati i nostri dati? Ci fornite l’accordo sul trattamento dei dati? Come esportiamo o cancelliamo i dati se cambiamo fornitore?
Come funziona l’SSO e come accede chi non è nel nostro identity provider?
Qual è il prezzo totale per gli utenti attivi previsti, con SSO, white label, attivazione e supporto? Chi conta come utente?
Quanto tempo dalla firma ai primi abbinamenti? In quali lingue offrite supporto?

Come condurre un pilota prima di impegnarsi?

Scegliete un gruppo piccolo e reale: da 10 a 30 partecipanti che si incontreranno davvero.
Fissate i criteri di successo in anticipo: tutte le coppie abbinate entro una settimana, la maggior parte si incontra due volte, il tempo di gestione settimanale resta sostenibile, un breve sondaggio è positivo.
Completate un ciclo intero: invito, abbinamento, pianificazione, incontro, feedback, report.
Registrate lo sforzo di gestione: ogni passaggio manuale, ogni ripiego.
Decidete con la tabella dei punteggi aggiornata con ciò che il pilota ha mostrato.

Sviluppare o acquistare?

Un modulo e un foglio di calcolo sembrano economici all’inizio. I costi arrivano dopo: calendario, integrazioni, promemoria, permessi, report, verifiche di sicurezza, manutenzione. Ne parliamo nella guida sviluppare o acquistare una piattaforma di mentoring.

Come stimare il costo totale di possesso?

Compilate questa tabella per ogni fornitore sulla durata del contratto, di solito tre anni:

Voce di costo	Anno 1	Anno 2	Anno 3
Abbonamento per gli utenti attivi previsti	[importo]	[importo]	[importo]
Opzioni (SSO, white label, programmi aggiuntivi)	[importo]	[importo]	[importo]
Costi di attivazione	[importo]	[importo]	[importo]
Tempo interno di gestione (ore x costo orario)	[importo]	[importo]	[importo]
Formazione e lancio	[importo]	[importo]	[importo]
Pacchetto di supporto	[importo]	[importo]	[importo]
Integrazione e lavoro IT	[importo]	[importo]	[importo]
Totale	[importo]	[importo]	[importo]

Il tempo interno di gestione è la voce più dimenticata. Per vedere come i fornitori pubblicano oggi i prezzi, consultate il confronto dei migliori software di mentoring o, con un budget ridotto, quello sul software di mentoring gratuito. Altre risorse nelle nostre guide al mentoring.

Come si colloca Mentornity in questa checklist?

Se gestite un programma e volete provare un’opzione con la vostra tabella: Mentornity è gratuito fino a 10 utenti con tutte le funzioni attive; i prezzi sono pubblicati per paese, senza costi di attivazione, mentre SSO SAML e white label hanno un prezzo a parte. Offre abbinamento basato su regole con pesi visibili, prenotazione sulle disponibilità con link video automatici e sincronizzazione del calendario, sessioni strutturate, promemoria e report in CSV, Excel o PDF. L’interfaccia è disponibile in italiano, inglese, turco, spagnolo, portoghese e olandese. Create un programma gratuito e valutatelo come qualsiasi altro fornitore.