Cómo elegir software de mentoría: checklist de compra
Para elegir software de mentoría, empieza por tu programa y no por las listas de funciones: define el tipo de programa, su tamaño y tres requisitos imprescindibles, puntúa dos o tres plataformas con un checklist ponderado, mira en vivo el trabajo del administrador y prueba la mejor opción con mentorados reales antes de firmar.
Esta guía es neutral respecto a los proveedores. Incluye requisitos, un checklist, un método de puntuación, preguntas para un RFP o una demo y una plantilla de coste total. Si aún no sabes si necesitas una plataforma, lee primero qué es el software de mentoría.
¿Qué debes decidir antes de hablar con proveedores?
Si te saltas este paso, todas las demos parecen buenas. Acuerda cinco puntos con quienes gestionarán el programa:
- Tipo de programa. Empresa, universidad o alumni, aceleradora, ONG o comunidad.
- Tamaño. ¿Cuántos mentores y mentorados activos el primer año y el tercero? ¿Uno o varios programas? ¿Cohortes o inscripción continua?
- Quién lo gestiona. ¿Una persona a tiempo completo o alguien con dos horas por semana? Con poco tiempo de gestión, la automatización pesa mucho más.
- Restricciones firmes. SSO, ubicación de los datos, RGPD u otra ley local, accesibilidad, idiomas de interfaz, normas de compras.
- Tres imprescindibles. No diez. Tres requisitos cuya falta descarta a un proveedor.
¿Qué necesita cada tipo de programa?
| Tipo de programa | Casi siempre imprescindible | A menudo importante | Cuidado con |
|---|---|---|---|
| Mentoría en la empresa (RR. HH., formación) | SSO, roles de administración, emparejamiento por habilidades y objetivos, informes para dirección | Varios programas en una cuenta, importación de datos de RR. HH. | Implantaciones largas, precios que suben mucho con la plantilla |
| Universidad y alumni | Formularios de solicitud públicos, emparejamiento por carrera o interés profesional, cohortes por curso | Certificados, acceso para alumni sin SSO, uso en móvil | Herramientas que suponen que todos tienen correo corporativo |
| Aceleradora e incubadora | Reserva de tiempo de mentores por los fundadores, mentoría grupal para equipos | Horas de oficina, etiquetas de especialidad, informes para financiadores | Plataformas pensadas solo para parejas 1:1 de larga duración |
| ONG y comunidad | Poca carga de gestión, autoselección o emparejamiento sencillo, coste previsible | Incorporación de mentores voluntarios, varios idiomas, informes para financiadores | Contratos pensados para grandes empresas |
¿Qué debe incluir el checklist de software de mentoría?
Pide que te lo muestren, no que te lo describan.
| # | Área | Qué comprobar | Señal de alarma |
|---|---|---|---|
| 1 | Emparejamiento | Reglas y pesos visibles y editables, revisión del admin, opción de autoselección | Nadie sabe explicar por qué se emparejó a dos personas |
| 2 | Agenda | Disponibilidad de mentores, reservas, sincronización de calendario, enlaces de vídeo | Cada reunión se coordina por correo |
| 3 | Sesiones y objetivos | Temas o agendas, seguimiento de objetivos, preguntas antes y después | Solo un campo de notas libre |
| 4 | Comunicación | Recordatorios, anuncios, correos en el idioma de cada persona | No se puede recordar solo a las parejas inactivas |
| 5 | Informes | Participación, reuniones, feedback, exportación a CSV, Excel o PDF | Informes solo en pantalla |
| 6 | Administración y roles | Varios admins, coordinadores con permisos limitados, roles renombrables | Un único acceso de admin compartido |
| 7 | Varios programas | Programas o cohortes con su propia configuración | Un contrato nuevo por programa |
| 8 | Marca blanca | Logo, colores, dominio propio, remitente | Marca solo en el plan alto, sin precio |
| 9 | SSO | SAML o tu proveedor de identidad, y acceso para externos | SSO “en la hoja de ruta” |
| 10 | Protección de datos y alojamiento | Contrato de encargo de tratamiento, ubicación de datos, borrado a petición, RGPD | Sin respuesta escrita sobre alojamiento |
| 11 | Idiomas de la interfaz | Los idiomas que los participantes necesitan, en interfaz y correos | Solo está traducida la web comercial |
| 12 | Transparencia de precios | Precio escrito para tu volumen, qué cuenta como usuario, precio de complementos | Precio solo tras varias reuniones |
| 13 | Soporte | Quién responde, en qué idioma, en cuánto tiempo, con qué coste | Solo un formulario genérico |
| 14 | Plazo de implantación | Días o semanas desde la firma hasta las primeras parejas | Proyecto de meses para un programa piloto |
Para profundizar en el primer punto, consulta el software de emparejamiento de mentores.
¿Cómo puntuar a los proveedores con justicia?
- Asigna un peso a cada área: 3 imprescindible, 2 importante, 1 deseable, 0 si no aplica.
- Puntúa a cada proveedor de 0 a 5 por área, solo con lo que viste: 0 = no existe, 1 = prometido, 3 = con soluciones provisionales, 5 = disponible y mostrado en vivo.
- Multiplica y suma para obtener el total.
- Aplica la regla eliminatoria: un 0 o un 1 en un imprescindible descarta al proveedor, sea cual sea su total.
- Puntuad por separado dos o tres personas antes de discutir.
Ejemplo: si el emparejamiento pesa 3 y el proveedor A obtiene 5, esa fila suma 15 puntos. Si el proveedor B saca 1 en SSO (peso 3) porque solo está prometido, B queda fuera aunque su total sea mayor.
¿Qué preguntas hacer en el RFP y en la demo?
Envía las preguntas por escrito y comprueba las respuestas en la demo, desde la vista del administrador.
- ¿Cómo emparejaríais a 50 mentorados con 20 mentores usando nuestros campos de perfil? ¿Podemos ver por qué se propone cada pareja?
- ¿Cómo encuentra un admin las parejas que no se reúnen desde hace un mes y cómo las reactiva?
- ¿Qué recordatorios son automáticos y se pueden desactivar uno a uno?
- ¿Cómo abrimos un segundo programa o una nueva cohorte el año que viene?
- ¿Dónde se alojan nuestros datos? ¿Nos dais el contrato de encargo de tratamiento? ¿Cómo exportamos o borramos los datos si nos vamos?
- ¿Cómo funciona el SSO y cómo entran las personas que no están en nuestro proveedor de identidad?
- ¿Cuál es el precio total para nuestros usuarios activos previstos, con SSO, marca blanca, implantación y soporte? ¿Qué cuenta como usuario?
- ¿Cuánto se tarda desde la firma hasta las primeras parejas? ¿En qué idiomas dais soporte?
¿Cómo hacer un piloto antes de comprometerse?
- Elige un grupo pequeño y real: de 10 a 30 participantes que de verdad vayan a reunirse.
- Define el éxito por adelantado: todas las parejas formadas en una semana, la mayoría se reúne dos veces, la carga de gestión semanal es razonable y una encuesta breve sale positiva.
- Completa un ciclo entero: invitación, emparejamiento, agenda, reunión, feedback, informe.
- Registra el esfuerzo de gestión: cada paso manual y cada apaño.
- Decide con la tabla de puntuación actualizada con lo aprendido.
¿Desarrollar o comprar?
Un formulario y una hoja de cálculo parecen baratos al principio. Los costes llegan después: agenda, integraciones de calendario, recordatorios, permisos, informes, revisiones de seguridad y mantenimiento. Lo analizamos en la guía desarrollar o comprar una plataforma de mentoría.
¿Cómo estimar el coste total de propiedad?
Rellena esta tabla para cada proveedor durante el contrato, normalmente tres años:
| Partida | Año 1 | Año 2 | Año 3 |
|---|---|---|---|
| Suscripción para los usuarios activos previstos | [importe] | [importe] | [importe] |
| Complementos (SSO, marca blanca, programas extra) | [importe] | [importe] | [importe] |
| Cuotas de implantación | [importe] | [importe] | [importe] |
| Tiempo interno de gestión (horas x coste por hora) | [importe] | [importe] | [importe] |
| Formación y lanzamiento | [importe] | [importe] | [importe] |
| Paquete de soporte | [importe] | [importe] | [importe] |
| Integración y trabajo de TI | [importe] | [importe] | [importe] |
| Total | [importe] | [importe] | [importe] |
El tiempo interno de gestión es la partida que más se olvida. Para ver cómo publican hoy sus precios los proveedores, consulta la comparativa de los mejores software de mentoría o, si el presupuesto es ajustado, la de software de mentoría gratis. Tienes más ayuda en nuestras guías de mentoría.
¿Cómo encaja Mentornity en este checklist?
Si gestionas un programa y quieres probar una opción con tu tabla de puntuación: Mentornity es gratis hasta 10 usuarios con todas las funciones activas; los precios se publican por país, sin cuota de alta, y el SSO SAML y la marca blanca se cobran aparte. Ofrece emparejamiento por reglas con pesos visibles, reservas sobre disponibilidad con enlaces de vídeo automáticos y sincronización de calendario, sesiones estructuradas, recordatorios e informes en CSV, Excel o PDF. La interfaz funciona en español, inglés, turco, italiano, portugués y neerlandés. Crea un programa gratis y puntúalo como a cualquier otro proveedor.