Mentoring-Software auswählen: Checkliste für Einkäufer

Wer Mentoring-Software auswählt, sollte beim eigenen Programm anfangen, nicht bei Funktionslisten: Programmtyp, Größe und drei Muss-Kriterien festlegen, zwei oder drei Plattformen mit einer gewichteten Checkliste bewerten, den Admin-Alltag live ansehen und die stärkste Option mit echten Mentees und Mentoren testen, bevor ein Vertrag unterschrieben wird.

Dieser Leitfaden ist anbieterneutral. Er liefert Anforderungen, eine Checkliste, eine Bewertungsmethode, Fragen für Ausschreibung und Demo sowie eine Vorlage für die Gesamtkosten. Wenn Sie noch prüfen, ob Sie überhaupt eine Plattform brauchen, lesen Sie zuerst, was Mentoring-Software ist und leistet.

Was sollten Sie klären, bevor Sie Anbieter ansehen?

Wer diesen Schritt überspringt, findet jede Demo überzeugend. Einigen Sie sich mit dem Team, das das Programm betreibt, auf fünf Punkte:

1. Programmtyp. Unternehmen, Hochschule oder Alumni, Accelerator, gemeinnützige Organisation oder Community.
2. Größe. Wie viele aktive Mentoren und Mentees im ersten und im dritten Jahr? Ein Programm oder mehrere? Feste Kohorten oder laufende Anmeldung?
3. Wer betreut es. Eine Vollzeitstelle oder jemand mit zwei Stunden pro Woche? Wenig Admin-Zeit macht Automatisierung und Erinnerungen wichtiger.
4. Harte Vorgaben. SSO, Speicherort der Daten, DSGVO, Barrierefreiheit, benötigte Sprachen der Oberfläche, Einkaufsrichtlinien.
5. Drei Muss-Kriterien. Nicht zehn. Drei Anforderungen, deren Fehlen einen Anbieter ausschließt.

Was brauchen unterschiedliche Programmtypen?

Was gehört auf die Checkliste für Mentoring-Software?

Lassen Sie sich jeden Punkt zeigen, nicht beschreiben.

Mehr zum ersten Punkt finden Sie auf der Seite zu Mentoren-Matching-Software.

Wie bewerten Sie Anbieter fair?

1. Gewicht pro Bereich vergeben: 3 für Muss, 2 für wichtig, 1 für wünschenswert, 0 für nicht relevant.
2. Jeden Anbieter pro Bereich mit 0 bis 5 bewerten, nur nach dem, was Sie gesehen haben: 0 = fehlt, 1 = versprochen, 3 = mit Umwegen vorhanden, 5 = vorhanden und live gezeigt.
3. Multiplizieren und addieren. Gewicht mal Punktzahl über alle Bereiche ergibt die Gesamtsumme.
4. K.-o.-Regel anwenden. Wer bei einem Muss-Kriterium 0 oder 1 erreicht, scheidet aus, unabhängig von der Summe.
5. Getrennt bewerten. Zwei oder drei Personen bewerten zuerst unabhängig, dann wird diskutiert.

Beispiel: Matching hat Gewicht 3, Anbieter A erhält 5, das ergibt 15 Punkte. Erhält Anbieter B bei SSO (Gewicht 3) nur 1, weil es nur versprochen ist, scheidet B aus, auch mit höherer Summe.

Welche Fragen gehören in Ausschreibung und Demo?

Schicken Sie die Fragen vorab schriftlich und sehen Sie die Antworten in der Demo live. Bitten Sie um die Admin-Ansicht.

• Wie matchen Sie 50 Mentees mit 20 Mentoren anhand unserer Profilfelder? Sehen wir, warum jedes Tandem vorgeschlagen wurde?
• Wie findet ein Admin Tandems, die sich seit einem Monat nicht getroffen haben, und erinnert sie?
• Welche Erinnerungen laufen automatisch, und lassen sie sich einzeln abschalten?
• Wie starten wir nächstes Jahr ein zweites Programm oder eine neue Kohorte?
• Wo werden unsere Daten gehostet, erhalten wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und wie exportieren oder löschen wir Daten beim Wechsel?
• Wie funktioniert SSO, und wie kommen Personen ohne Konto in unserem Identity Provider hinein?
• Was kostet es insgesamt für unsere erwartete Zahl aktiver Nutzer, inklusive SSO, White Label, Einrichtung und Support? Wer zählt als Nutzer?
• Wie lange dauert es von der Unterschrift bis zu den ersten Matches, und in welchen Sprachen gibt es Support?

Wie führen Sie einen Pilot durch?

1. Kleine, echte Gruppe wählen: 10 bis 30 Teilnehmende, die sich wirklich treffen.
2. Erfolgskriterien vorab festlegen, etwa: alle Tandems innerhalb einer Woche gematcht, die meisten Tandems treffen sich zweimal, der Admin-Aufwand pro Woche bleibt überschaubar, die kurze Umfrage fällt positiv aus.
3. Einen vollständigen Zyklus durchlaufen: Einladung, Matching, Termin, Treffen, Feedback, Bericht.
4. Admin-Aufwand protokollieren: jeden manuellen Schritt, jeden Umweg.
5. Mit der Bewertungstabelle entscheiden, aktualisiert um die Erkenntnisse aus dem Pilot.

Selbst bauen oder kaufen?

Ein einfaches Matching-Formular und eine Tabelle wirken anfangs günstig. Die Kosten kommen später: Terminplanung, Kalenderintegrationen, Erinnerungen, Berechtigungen, Berichte, Sicherheitsprüfungen, laufende Wartung. Die Abwägung im Detail steht im Leitfaden Mentoring-Plattform selbst bauen oder kaufen.

Wie schätzen Sie die Gesamtkosten?

Füllen Sie diese Tabelle für jeden Anbieter über die Vertragslaufzeit aus, meist drei Jahre:

Die interne Admin-Zeit wird am häufigsten vergessen. Wie Anbieter ihre Preise heute veröffentlichen, zeigt der Vergleich der besten Mentoring-Software; bei knappem Budget hilft die Übersicht zu kostenloser Mentoring-Software. Weitere Hilfe finden Sie in unseren Mentoring-Leitfäden.

Wie passt Mentornity zu dieser Checkliste?

Wenn Sie ein Programm verantworten und eine Option mit Ihrer Bewertungstabelle testen möchten: Mentornity ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos, mit allen Funktionen; die Preise werden pro Land veröffentlicht, ohne Einrichtungsgebühr, SAML-SSO und White Label werden separat berechnet. Es bietet regelbasiertes Matching mit sichtbaren Gewichten, Buchung von Verfügbarkeiten mit automatischen Videolinks und Kalendersynchronisation, strukturierte Sitzungen, Erinnerungen und Berichte als CSV, Excel oder PDF. Die Oberfläche gibt es auf Englisch, Türkisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch und Niederländisch, derzeit nicht auf Deutsch. Legen Sie ein kostenloses Programm an und bewerten Sie es wie jeden anderen Anbieter.