Mentoring-Plattform: Excel, selbst bauen oder kaufen?
Mentoring-Plattform selbst bauen oder kaufen ist eigentlich eine Wahl zwischen drei Wegen: das Programm selbst mit Excel, Formularen und Kalendern steuern, ein internes Tool entwickeln oder Mentoring-Software kaufen. Tabellen passen zu kleinen Piloten, Eigenentwicklung zu Organisationen, die ohnehin Software bauen, und Kaufen zu den meisten Programmen, die wachsen sollen, ohne dass das Admin-Team mitwächst.
Dieser Leitfaden ist anbieterneutral. Er vergleicht die drei Wege, zeigt ein funktionierendes Do-it-yourself-Setup, nennt die Signale, dass Tabellen nicht mehr reichen, und endet mit einer Checkliste. Wenn Sie neu im Thema sind, lesen Sie zuerst, was Mentoring-Software ist.
Welche drei Wege gibt es?
Jedes Mentoring-Programm erledigt dieselben Aufgaben: Bewerbungen sammeln, Tandems bilden, Treffen ermöglichen, dranbleiben und berichten. Offen ist nur, wer das tut.
- Selbst machen. Vorhandene Werkzeuge: Microsoft Excel oder Google Sheets für die Teilnehmerliste, Microsoft Forms oder Google Forms für Bewerbungen und Feedback, geteilte Kalender und E-Mail für Treffen.
- Selbst bauen. Ihre Entwicklung baut ein Mentoring-Tool oder erweitert Intranet, LMS oder HR-System um Mentoring-Funktionen.
- Kaufen. Sie abonnieren eine Mentoring-Software, die Bewerbung, Matching, Terminplanung, Erinnerungen und Berichte bereits abdeckt.
Wie schneiden die drei Wege im Vergleich ab?
| Kriterium | Selbst machen (Tabelle, Formular, Kalender) | Selbst bauen | Mentoring-Software kaufen |
|---|---|---|---|
| Einrichtungsaufwand | Gering: einige Tage für Formulare und Tabelle | Hoch: Konzept, Entwicklung, Tests, Sicherheitsprüfung | Gering bis mittel: Programm konfigurieren, Teilnehmende importieren |
| Matching bei vielen Teilnehmenden | Von Hand; bis einige Dutzend machbar | Was Sie bauen; gute Matching-Logik ist echter Aufwand | Meist eingebaut, oft mit Regeln oder Selbstwahl |
| Terminplanung | Absprache per E-Mail oder Kalendereinladung | Kalender- und Videointegrationen bauen und pflegen Sie selbst | Meist eingebaut: Verfügbarkeiten, Buchung, Kalender-Sync |
| Erinnerungen und Nachfassen | Manuelle Mails der Koordination | Geplante Jobs, Mailversand und Vorlagen nötig | Meist automatisch und zielgerichtet |
| Berichte | Jedes Mal neu in der Tabelle | Jede neue Frage ist ein neues Feature | Standardberichte und Exporte |
| Datenschutz | Hängt an Freigaben und Disziplin; Tabellen werden leicht zu weit geteilt | Vollständig Ihre Verantwortung | Geteilt: Anbieter sichert die Plattform, Sie steuern Zugriffe und Verträge |
| Wer wartet | Die Programmkoordination | Ihr Entwicklungsteam, unbefristet | Der Anbieter |
| Kostenart | Vor allem Arbeitszeit | Entwicklungsbudget plus laufende Entwicklerzeit | Abonnement plus etwas Admin-Zeit |
Zwei Punkte werden oft übersehen. Selbst machen ist nicht kostenlos: Es kostet Koordinationszeit, und die wächst mit jeder Person. Und Selbst bauen ist keine Einmalausgabe: Nach dem Projekt muss jemand das Tool am Laufen halten.
Wie sieht ein Mentoring-Programm mit Excel und Formularen aus?
Für einen ersten Pilot ist das ein vernünftiger Weg, weil Sie lernen, was Ihr Programm braucht, bevor Sie sich festlegen.
- Matching-Kriterien festlegen. Drei bis fünf: Ziele, Fachgebiet, Erfahrung, Standort oder Zeitzone, Sprache. Mentoren und Mentees bekommen dieselben Fragen.
- Zwei Formulare anlegen. Eines für Mentoren, eines für Mentees. Auswahllisten statt Freitext, wo immer möglich.
- Alles in einer Tabelle sammeln. Beide Formulare in eine Excel- oder Sheets-Datei leiten. Spalten für Status, Matching-Datum, erstes Treffen und letztes Nachfassen ergänzen.
- Von Hand matchen. Nach Kriterien filtern, Tandems vorschlagen, von einer zweiten Person prüfen lassen. Den Grund für jedes Tandem notieren.
- Vorstellungsmails senden. Namen, Matching-Grund, Erwartungen an das erste Treffen und ein vorgeschlagener Rhythmus.
- Termine den Tandems überlassen. Mentoren teilen einige Zeitfenster, die Tandems ergänzen eigene Videolinks.
- Regelmäßig nachfragen. Alle drei bis vier Wochen ein kurzes Formular: Haben Sie sich getroffen, war es hilfreich, brauchen Sie Unterstützung?
- Mit einer Umfrage abschließen. Eine einfache Zusammenfassung: gebildete Tandems, Tandems mit Treffen, Zufriedenheit, Änderungsbedarf.
Schränken Sie die Freigabe der Tabelle vom ersten Tag an ein. Sie enthält personenbezogene Daten, und die DSGVO gilt unabhängig vom Werkzeug. Sorgfältig umgesetzt funktioniert dieses Setup, und viele Programme beginnen genau so.
Woran merken Sie, dass Tabellen nicht mehr reichen?
- Das Matching dauert Tage statt Stunden, und Sie sind nicht mehr sicher, ob die Tandems passen.
- Tandems schlafen ein, ohne dass es jemand merkt, bis zur Abschlussumfrage.
- Erinnerungen hängen an einer Person und bleiben aus, wenn sie im Urlaub ist.
- Mehrere Durchgänge liegen in Kopien derselben Tabelle, und niemand weiß, welche aktuell ist.
- Jeder Bericht ist Handarbeit, sobald Geschäftsleitung oder Förderer eine Frage stellen.
- Zugriffe sind kaum steuerbar: Zu viele Personen dürfen eine Datei voller personenbezogener Daten bearbeiten.
- Teilnehmende wollen mehr: Profile sehen, Termine buchen, Materialien finden.
Treffen drei oder mehr Punkte zu, ist es Zeit, zwischen Bauen und Kaufen zu wählen. Die tägliche Arbeit, die jedes Tool erleichtern sollte, beschreibt unser Leitfaden zum Verwalten eines Mentoring-Programms.
Welche versteckten Kosten hat eine Eigenentwicklung?
Die erste Version ist oft schnell fertig. Die Kosten kommen danach, und sie laufen weiter.
- Wartung. Kalender- und Videoschnittstellen, Browser und Regeln für E-Mail-Zustellung ändern sich. Jede Änderung braucht Entwicklerzeit, und ein Mentoring-Tool steht selten oben im Backlog.
- Wachsende Anforderungen. Nach dem Start folgt meist: ein zweites Programm, Gruppen-Mentoring, ein neuer Bericht, Zertifikate. Jedes davon ist ein neues Projekt.
- Sicherheit und Datenschutz. Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Backups, Verarbeitungsverzeichnis und Löschanfragen liegen bei Ihnen. Die DSGVO-Pflichten bleiben, auch wenn das Tool intern ist.
- Barrierefreiheit. Auch Menschen mit Behinderung müssen das Tool nutzen können. Einen Standard wie WCAG zu erfüllen kostet Design- und Testaufwand, bei jeder Änderung erneut.
- Lokalisierung. Arbeiten Teilnehmende in mehreren Sprachen, müssen Oberfläche, Mails und Hilfetexte übersetzt werden, und jedes neue Feature bringt neue Texte.
- Wissensrisiko. Verlässt die Person, die das Tool gebaut hat, das Unternehmen, rührt es oft niemand mehr an.
Eigenentwicklung bleibt sinnvoll, wenn Mentoring eine Funktion Ihres eigenen Produkts ist, tief in einer bestehenden Plattform leben muss oder Ihre Anforderungen so speziell sind, dass kein Produkt sie abdeckt. Sonst vergleichen Sie die laufenden Kosten mit einem Abonnement, bevor Sie anfangen.
Was ändert sich, wenn Sie Software kaufen?
Wartung, Plattformsicherheit und Weiterentwicklung gehen an den Anbieter; dafür übernehmen Sie dessen Arbeitsweise und zahlen ein Abonnement. Die Hauptrisiken: ein Tool, das nicht zu Ihrem Programm passt, oder eines, das für viel größere Organisationen bepreist ist.
Halten Sie Ihre Anforderungen schriftlich fest und testen Sie mit einem echten Pilot. Unser Leitfaden Mentoring-Software auswählen enthält Checkliste, Bewertungsmethode und Fragen an Anbieter. Öffentliche Fakten zu Preisen und Funktionen finden Sie im Vergleich der besten Mentoring-Software, bei knappem Budget oder in der Pilotphase in der Übersicht kostenlose Mentoring-Software.
Welcher Weg passt? Die Entscheidungs-Checkliste
| Frage | Selbst machen | Selbst bauen | Kaufen |
|---|---|---|---|
| Teilnehmende im ersten Jahr? | Bis einige Dutzend | Jede Größe | Dutzende bis Tausende |
| Wie viele Programme oder Durchgänge? | Einer | Egal | Mehrere, oder geplant |
| Pilot oder langfristig? | Pilot | Langfristig, Teil Ihres Produkts | Langfristig |
| Koordinationszeit pro Woche? | Reichlich | Etwas | Wenig |
| Entwicklerkapazität über Jahre, nicht Monate? | Nicht nötig | Ja | Nicht nötig |
| Ist Mentoring Teil eines verkauften Produkts? | Nein | Ja | Nein |
| Erinnerungen und Berichte ohne Handarbeit? | Nein | Sie bauen sie | Ja |
| Klare Antworten zu DSGVO und Zugriffen nötig? | Schwierig | Ihre Aufgabe | Schriftlich beim Anbieter anfragen |
| Mehrere Sprachen bei Teilnehmenden? | Von Hand machbar | Sie übersetzen | Sprachen des Anbieters prüfen |
Ein häufiger Weg: den ersten Durchgang selbst organisieren, ab dem zweiten auf Software umsteigen. Bewahren Sie dann Matching-Fragen und Feedback-Formulare auf; sie werden die Startkonfiguration des neuen Tools. Mehr Planungshilfe finden Sie in unseren Mentoring-Leitfäden.
Wo steht Mentornity?
Wenn Sie ein Programm verantworten und Tabellen hinter sich lassen wollen: Mentornity ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos, mit allen Funktionen, was zur Pilotphase passt. Sie können Teilnehmende aus Excel importieren oder Bewerbungsformulare veröffentlichen, mit einem regelbasierten Algorithmus mit sichtbaren Gewichten matchen (Mentoren-Matching-Software), Mentees Zeitfenster mit automatischen Videolinks und Kalender-Sync buchen lassen, gezielte Erinnerungen senden und Berichte als CSV, Excel oder PDF exportieren. Die Oberfläche gibt es auf Englisch, Türkisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch und Niederländisch, nicht auf Deutsch. Die Preise sind pro Land veröffentlicht. Legen Sie ein kostenloses Programm an, wenn eine englischsprachige Oberfläche für Ihre Teilnehmenden passt.