Mentorluk Programına Katılım: İkilileri Canlı Tutmak

Mentorluk programına katılım, açılış heyecanı geçtikten sonra mentor ve mentilerin ne kadar düzenli görüşmeye ve hedefleri üzerinde çalışmaya devam ettiğidir. Pratikte üç şeye dayanır: her ikili neden görüştüğünü bilir, görüşmek kolaydır ve görüşme durduğunda biri bunu erken fark eder.

Program yöneticileri bu tabloyu iyi bilir. Açılış iyi geçer, ilk görüşmeler yapılır, altıncı haftada ise ikililerin önemli bir kısmı kimseye haber vermeden sessizleşmiştir. Bu rehber bunun neden olduğunu ve aşama aşama, hafta hafta ne yapılacağını anlatıyor.

Mentorluk ilişkisi neden biter?

İkililer nadiren kavga ederek ayrılır; sönerek biterler. Sessiz ikililerle konuştuğunuzda hep aynı beş neden çıkar:

1. Belirsiz hedef. İlk sohbet keyifli geçmiştir ama mentinin bu ilişkiden ne istediği hiç konuşulmamıştır. Hedef yoksa ikinci görüşmeyi ayarlamak için bir neden de yoktur.
2. Yapı yok. İlk görüşme kolaydır, herkes kendini tanıtır. Üçüncüsü zordur, çünkü neyin konuşulacağını kimse bilmez. İkililerin konusu, iyi niyetinden çok önce tükenir.
3. Takvim sürtünmesi. Her görüşme için saat bulmak bir e-posta trafiği demektir. Yoğun mentor erteler, menti rahatsız ettiğini düşünür; iki haftalık ara iki aya döner.
4. Yanlış eşleşme. Farklı hedefler, farklı saat dilimleri, mentinin sorusuna uymayan bir deneyim. İkisi de hisseder, ikisi de söylemez.
5. Görünürlük yok. Program sonu anketine kadar kimse hangi ikililerin görüşmeyi bıraktığını göremez. O noktada yardım etmek için geç kalınmıştır.

İlk üçü açılıştan önce çözebileceğiniz tasarım sorunlarıdır. Son ikisi ise bir rutinle çözülen takip sorunlarıdır.

Programın her aşamasında katılımı ne korur?

Açılışta ilk adımı küçültün. Yalnız eşleştirmenin ihtiyaç duyduğu bilgiyi isteyin, hızlı eşleştirin ve beklentiyi açıkça yazın: kaç görüşme, ne kadar süre, hangi dönem boyunca. Belirsiz taahhüt, belirsiz katılım üretir.

İlk 30 gün katılımın kazanıldığı ya da kaybedildiği dönemdir. İlk görüşme “bu ay bir ara” değil, eşleşmeden kısa süre sonra olsun. O görüşmenin bir konusu olsun: tanışma, beklentiler ve mentinin hedefi. Hazır bir mentorluk görüşmesi gündemi ve sohbet başlatıcıları iki taraf için de boş sayfa sorununu ortadan kaldırır. İkinci görüşmeye kadar mentinin hedefi yazılı olmalı; üçüncü görüşmenin nedeni o hedeftir.

Program ortasında ivme sessizce düşer. Üç kez görüşen ikililer çoğu zaman bariz konular bittiği için durur. Her görüşmeye bir tema önerin (kariyer yönü, güncel bir zorluk, yetkinlikler, çevre) ve basit bir akış verin: durum, tek bir konu, bir sonraki adım. Ayrıntısı mentorluk seansı nasıl yapılandırılır rehberinde. Mentora ve mentiye ayrı ayrı iki üç soruluk bir ara değerlendirme gönderin ki sorunlar düzeltilebilecekken ortaya çıksın.

Kapanışta program kendiliğinden bitmesin. Neyin değiştiğini ve sırada ne olduğunu konuşan bir son görüşme planlayın, kapanış anketi gönderin ve herkesin önünde teşekkür edin. Net bir kapanış, aynı mentorları bir sonraki döneme kazanmayı da kolaylaştırır.

Haftalık katılım rutini nasıl olmalı?

Katılım bir kampanya değil, her hafta aynı gün yapılan kısa bir rutindir. Genellikle 30–45 dakika yeter.

1. Sessiz ikililere bakın. Hangi eşleşmede henüz görüşme yok? Hangisinde haftalardır görüşme yok? Kim hiç giriş yapmadı?
2. Kolay hatırlatmaları gönderin. Her sessiz ikiliye kısa, dostça ve doğrudan görüşme ayarlamaya götüren bir mesaj. Hazır metinler için mentorluk programı e-posta şablonları işinizi hızlandırır.
3. Geçen haftanın hatırlatmalarını takip edin. Yanıt vermeyene ikinci bir otomatik e-posta değil, kişisel bir mesaj ya da telefon.
4. Formlara ve geri bildirimlere bakın. Bir görüşmeden sonra eksik kalan geri bildirim, çoğu zaman bir şeylerin ters gittiğinin ilk işaretidir.
5. İşe yarayan bir şeyi not edin. Hedefine ulaşan bir ikili, güzel bir hikâye. Raporlarken ve yeni dönemde mentor bulurken bunlara ihtiyacınız olacak.

Bu rutinin etrafındaki yönetim işinin tamamı için mentorluk programı nasıl yönetilir rehberine bakın.

Hangi erken uyarı işaretleri izlenmeli?

Görüşleri değil, davranışı izleyin. İnsanlar programdan koptuklarını söylemez; sadece bir şeyleri yapmayı bırakırlar.

• Davetten ya da eşleşmeden sonra hiç giriş yapmamak.
• Eşleşmenin üzerinden haftalar geçmesine rağmen ilk görüşmenin olmaması.
• Programın beklediği ritme göre son görüşmeden bu yana uzun bir ara.
• Aynı kişinin tekrar tekrar iptal etmesi ya da ertelemesi.
• Görüşme öncesi sorular ya da sonrası geri bildirim gibi boş kalan formlar.
• Önceden ayrıntılı olan geri bildirimin kısa ve yavan hale gelmesi.
• Tek taraflı hareket: menti görüşme talep eder, mentor hiç onaylamaz ya da tersi.

Bunların hiçbiri ikilinin bittiğinin kanıtı değil; her biri sormak için bir neden.

Müdahaleyi tuhaflaştırmadan nasıl yaparsınız?

Adım adım ve nazikçe ilerleyin:

1. Hatırlatma. Tek tıkla görüşme ayarlamaya götüren dostça bir mesaj. Suçlama yok, “geride kaldınız” yok.
2. Ayrı ayrı görüşme. Mentora ve mentiye tek tek ulaşın, açık uçlu sorun: “Nasıl gidiyor, önünüzde bir engel var mı?” Karşı taraf okumadığında insanlar daha dürüst olur.
3. Engeli kaldırın. Sorun zamansa daha kısa ya da daha seyrek görüşme önerin. Konuysa seans rehberini gönderin. Hayatta bir değişiklik varsa ara vermeyi önerin.
4. Yeniden eşleştirin. Sorun eşleşmenin kendisiyse, kimseyi suçlamadan yeni bir eşleşme önerin. Programın başında erken dönemde suçsuz yeniden eşleştirmenin mümkün olduğunu duyurun ki bunu istemek utanılacak bir şey olmasın.

Ne yaptığınızı ve sonucunu kaydedin. Bu kayıt, bir sonraki dönemde neyi değiştireceğinizin kanıtı olur.

Mentorlar nasıl bağlı tutulur?

Mentorlar neredeyse her programda gönüllüdür ve öngörülebilir nedenlerle ayrılırlar: çok şey istenir, az destek verilir, emeklerinin bir işe yaradığını görmezler.

• Net sınırlar. Zaman taahhüdünü yazın, mentor başına menti sayısını sınırlayın ve mentordan neyin beklenmediğini söyleyin (terapist olmak, menti için iş bulmak, gece mesajlara yanıt vermek).
• Hazır materyal. Konu önerileri, gündemler ve soru listeleri, mentorun bir saat hazırlanmadan görüşmeye gelebilmesini sağlar.
• Takdir. Duyurularda teşekkür edin, yöneticilerine haber verin, program sonunda sertifika ya da açık bir teşekkür verin.
• Etkiyi gösterin. Mentinin izniyle neyin değiştiğini paylaşın. İlerlemeyi görmek, yeniden gönüllü olmanın en güçlü nedenidir.

Hangi katılım metrikleri takip edilmeli?

Eyleme götüren birkaç sayıyı izleyin. Hedeflerinizi başkasının kıyasından değil, kendi ilk döneminizden belirleyin; programlar büyüklük, kitle ve ritim açısından çok farklıdır.

Bu metrikler program sonu değerlendirmesini de besler. Memnuniyet ve sonuç ölçümleriyle nasıl birleştirileceği mentorluk programı değerlendirme rehberinde.

Mentornity katılım konusunda nasıl yardımcı olur?

Programınızı Mentornity’de yürütüyorsanız takip ve hatırlatma işinin çoğu hazırdır. Otomatik hatırlatıcılar hiç giriş yapmamış kişilere, görüşmelerinde geride kalan ikililere ve formu ya da geri bildirimi eksik olanlara gider; zamanlamayı ve metni bir kez belirlersiniz. Platform üzerinden ayarlanan her görüşme kaydedilir; yöneticiler hangi ikililerin görüştüğünü, hangilerinin geride kaldığını ve hangilerinin sessizleştiğini görür. Program Sağlığı, görüşmeyi bırakan ikilileri işaretler ve sırada neyin düzeltileceğini önerir.

Şirket içi mentorluk programlarında nasıl çalıştığına bakın ya da 10 kullanıcıya kadar ücretsiz deneyin. Diğer pratik rehberler rehberler sayfasında.