Mentorluk Programı E-posta Şablonları: 12 Hazır Örnek
Mentorluk programı e-posta şablonları, program koordinatörünün programın her aşamasında gönderdiği hazır mesajlardır: programı duyurmak, mentor ve mentileri davet etmek, eşleşmeleri tanıştırmak, ikilileri görüşmeye teşvik etmek, geri bildirim toplamak ve dönemi kapatmak. Aşağıda konu satırı, doldurulacak alanlar ve gönderim zamanıyla 12 şablon var. Kopyalayın, köşeli parantezleri doldurun, gönderin.
Her e-posta tek bir iş yapar ve tek bir eylem ister. Okunmalarının asıl nedeni bu.
Bu şablonlar nasıl kullanılır?
- Takviminize yerleştirin. Lansmandan önce her e-postanın gönderim tarihini program planına yazın. Zamanlama notları 6 aylık bir programı varsayar; kendi sürenize göre sıkıştırın ya da uzatın.
- Her [alanı] doldurun. Göndermeden önce metinde
[arayın. Unutulmuş bir “[Ad]” e-postanın kazandırdığından fazla güven kaybettirir. - Gerçek bir kişiden gönderin. Koordinatörün adını ve birinin okuduğu bir gelen kutusunu kullanın. Sorunları erken duyduğunuz yer bu e-postalara gelen yanıtlardır.
- Tek eylem çağrısını koruyun. İkinci bir şey istemek isterseniz onu sonraki e-postaya bırakın.
- Hatırlatmaları hedefleyin. 6 ve 8 numaralı e-postalar yalnızca henüz harekete geçmemiş kişilere gider, asla tüm programa değil.
Neyin ne zaman gönderileceğine ve e-postalar arasında nelere bakılacağına dair genel çerçeve için mentorluk programı nasıl yönetilir rehberine bakın.
Şablon
1. Program duyurusu
Ne zaman: başvurular açılmadan 3–4 hafta önce. Kime: katılmaya uygun herkese.
Konu: [Program adı]: [hedef kitle] için mentorluk programı [ay] ayında başlıyor
Merhaba [Ad],
[Hedef kitle] için [süre] sürecek bir mentorluk programı olan [Program adı]’nı başlatıyoruz. Her menti, [mentor havuzu] arasından bir mentorla eşleşir ve onunla yaklaşık [sıklık] görüşerek kendi seçtiği hedefler üzerinde çalışır; örneğin [örnek hedef 1] ya da [örnek hedef 2].
Gereken zaman: [başlangıç tarihi] ile [bitiş tarihi] arasında ayda yaklaşık [saat] saat.
Başvurular [tarih] tarihinde açılıyor ve [tarih] tarihinde kapanıyor. Mentorlar ve mentiler ayrı başvuru yapar; bağlantıyı açılış günü alacaksınız. Öncesinde sorunuz varsa bu e-postayı yanıtlamanız yeterli.
[Adınız] [Unvanınız], [Program adı]
2. Mentor davet e-postası
Ne zaman: eşleştirmeden 2–3 hafta önce. Kime: mentor olmasını istediğiniz kişilere, tek tek.
Konu: [Program adı]’nda mentor olmak ister misiniz?
Merhaba [Ad],
[Program adı] için mentor ekibini oluşturuyorum ve [somut neden: X konusundaki deneyiminiz, Y’ye nasıl destek olduğunuz] nedeniyle aklıma ilk siz geldiniz.
Mentiler, [konu] alanında desteğe ihtiyaç duyan [kim olduklarını yazın]. Mentor olarak bir mentiyle [başlangıç tarihi]–[bitiş tarihi] arasında [sıklık], yaklaşık [dakika] dakika görüşeceksiniz. Bu ayda kabaca [saat] saat demek. Size kısa bir bilgilendirme, her görüşme için önerilen bir gündem ve bir şey takıldığında arayabileceğiniz bir koordinatör sağlıyoruz.
Varsanız lütfen [son tarih] tarihine kadar buradan kaydolun: [bağlantı]. Yaklaşık [dakika] dakika sürüyor. Zamanlama uymuyorsa kısa bir “hayır” tamamen yeterli; önerebileceğiniz birinin adını da memnuniyetle alırım.
Teşekkürler, [Adınız]
3. Menti davet e-postası
Ne zaman: başvurular açıldığında. Kime: uygun menti grubuna.
Konu: Mentor başvurusu: [Program adı] başvuruları [tarih] tarihine kadar açık
Merhaba [Ad],
[Program adı] başvuruları açıldı. Kabul edilirseniz [ilgili deneyim] sahibi bir mentorla eşleşecek ve [süre] boyunca [sıklık] görüşeceksiniz.
Size uygunsa: [ölçüt 1], [ölçüt 2] ve ayda yaklaşık [saat] saat ayırabiliyorsanız.
Başvuru yaklaşık [dakika] dakika sürüyor; eşleştirmede kullandığımız hedeflerinizi ve tercihlerinizi soruyor: [bağlantı]. Son tarih: [tarih].
[Adınız]
4. Başvuru alındı
Ne zaman: başvurudan hemen sonra. Kime: başvurana.
Konu: [Program adı] başvurunuz bize ulaştı
Merhaba [Ad],
[Program adı]’na [mentor / menti] olarak başvurduğunuz için teşekkürler. Bundan sonrası şöyle ilerleyecek:
- [tarih]: başvurular kapanır
- [tarih]: programa kabul edilip edilmediğinizi bildiririz
- [tarih]: eşleşme tanıştırma e-postanız gelir
Müsaitliğiniz ya da hedefleriniz gibi başvurunuzdaki bir bilgi değişirse bu e-postayı yanıtlayın, güncelleyelim.
[Adınız]
5. Eşleşme tanıştırma (iki tarafa birden)
Ne zaman: eşleşmelerin onaylandığı gün. Kime: mentor ve menti, tek e-postada.
Konu: [Mentor adı] ve [Menti adı]: mentorluk eşleşmeniz
Merhaba [Mentor adı] ve [Menti adı],
[Program adı] kapsamında eşleştiniz. Sizi tanıştırayım:
- [Mentor adı], [kurum]’da [rol] ve [ilgili deneyimi tek cümleyle].
- [Menti adı], [rol] ve [hedef ya da konu] üzerinde çalışmak istiyor.
Sizi eşleştirmemizin nedeni: [somut bir neden, örneğin ortak alan, hedefin mentorun deneyimine uyması].
İlk adım: [Menti adı], lütfen önümüzdeki [sayı] gün içinde bir ilk görüşme önerin. [Mentor adı], ilk görüşme gündemini burada bulabilirsiniz: [bağlantı]. O görüşmede hedeflerinizi ve ne sıklıkla görüşeceğinizi netleştirin.
Eşleşmenin yürümeyeceğine dair bir neden görürseniz [tarih] tarihine kadar bana özelden yazın; soru sormadan yeniden eşleştiririm.
[Adınız]
6. İlk görüşme hatırlatması
Ne zaman: tanıştırmadan 10–14 gün sonra. Kime: yalnızca henüz görüşmemiş ikililere.
Konu: [Ad] ile ilk görüşmeniz planlandı mı?
Merhaba [Ad],
Kısa bir kontrol: [Ad] ile henüz bir ilk görüşme görünmüyor. Havayı ilk konuşma belirliyor; önünde bir engel olmadığından emin olmak istedim.
Takvim sorunuysa [planlama bağlantısı ya da öneri] işe yarayabilir. Başka bir şey engel oluyorsa tek satırla yazın, yardımcı olayım.
[Adınız]
7. Dönem ortası yoklaması
Ne zaman: programın yarısında. Kime: tüm katılımcılara, mentorlara ve mentilere ayrı ayrı.
Konu: [Program adı]’nın yarısındayız: 3 kısa soru
Merhaba [Ad],
[Program adı]’nın yarısını geride bıraktık. [tarih] tarihine kadar üç soruyu yanıtlayabilir misiniz? Bu e-postayı yanıtlamanız yeterli.
- Şimdiye kadar kaç kez görüştünüz?
- Görüşmeler 1–5 arası bir ölçekte ne kadar faydalı oldu?
- Bilmemiz gereken ya da yardımcı olabileceğimiz bir şey var mı?
Yanıtlarınızı yalnızca program ekibi görür. Desteğe ihtiyacı olan bir ikili olursa doğrudan size ulaşırız.
[Adınız]
8. Durgun ikili hatırlatması
Ne zaman: bir ikili [sayı] haftadır görüşmediğinde. Kime: iki tarafa, ya da sorun bir taraftaysa önce ona.
Konu: [Ad] ile kaldığınız yerden devam
Merhaba [Ad],
[Ad] ile son görüşmenizin üzerinden birkaç hafta geçti. Olur böyle şeyler: yoğun aylar, tatiller, değişen planlar.
Yeniden başlamak için 20 dakikalık kısa bir görüşme yeter. Basit bir gündem: son görüşmeden bu yana ne değişti ve [bitiş tarihi] öncesinde odaklanılacak tek konu ne?
Mentorluk doğal sonuna geldiyse ya da eşleşme yürümüyorsa bu da sorun değil. Bana yazın; kimse suçlanmaz, ilişkiyi düzgünce kapatır ya da başka bir seçenek buluruz.
[Adınız]
9. Geri bildirim anketi daveti
Ne zaman: programın son iki haftasında. Kime: tüm katılımcılara.
Konu: Bir sonraki [Program adı] için [sayı] dakikanızı rica ediyoruz
Merhaba [Ad],
[Program adı] [tarih] tarihinde sona eriyor. Bitmeden önce nasıl geçtiğini bize anlatır mısınız: [anket bağlantısı]. Yaklaşık [sayı] dakika sürüyor ve [tarih] tarihinde kapanıyor.
Her yanıtı okuyoruz ve bir sonraki dönemde neyi değiştireceğimize bunlara bakarak karar veriyoruz. Yanıtlarınız [anonimdir / yalnızca program ekibi tarafından görülür].
[Adınız]
10. Program kapanışı ve teşekkür
Ne zaman: program bittikten bir gün sonra. Kime: tüm katılımcılara.
Konu: [Program adı]’nın parçası olduğunuz için teşekkürler
Merhaba [Ad],
[Program adı] resmen sona erdi. Ayırdığınız zaman ve emek için teşekkür ederiz.
Ayrılmadan önce birkaç not:
- [Sertifikanız / katılım belgeniz] burada: [bağlantı].
- [Mentorunuzla / mentinizle] görüşmeye devam etmekte özgürsünüz. Bundan sonrası ikinizin arasında.
- Geri bildirim anketini henüz yanıtlamadıysanız [tarih] tarihine kadar açık: [bağlantı].
[Programın ne sağladığına dair tek cümle; yalnızca ölçtüğünüz sayılarla.]
[Adınız]
11. Mentora teşekkür
Ne zaman: kapanışta, 10 numaralı e-postadan ayrı. Kime: her mentora, mümkünse kişiselleştirerek.
Konu: Teşekkürler, [Ad]
Merhaba [Ad],
[Program adı]’nda [Menti adı]’na mentorluk yaptığınız için size bizzat teşekkür etmek istedim. [Somut bir ayrıntı: mentinin geri bildiriminde söylediği bir şey, ulaştığı bir hedef, görüşme sayısı.]
Mentorluk, dolu bir iş temposunun üstüne gönüllü olarak ayrılan bir zaman ve programı ayakta tutan şey tam olarak bu. [İsteğe bağlı: katkınızı yöneticinizle paylaştık / adınızı yıllık raporumuzdaki mentor listesine ekledik.]
Bir sonraki dönemde yeniden mentor olmak ya da ara vermek isterseniz haber vermeniz yeterli.
Teşekkürlerimle, [Adınız]
12. Yeni döneme davet
Ne zaman: bir sonraki dönemden 4–6 hafta önce. Kime: önceki katılımcılara ve yeni uygun gruba.
Konu: [Program adı] [sayı]. dönem başvuruları [tarih] tarihinde açılıyor
Merhaba [Ad],
[Program adı]’nın yeni dönemi [tarih] tarihinde başlıyor. Geçen dönemin geri bildirimlerine göre [değişiklik 1] ve [değişiklik 2] konularında değişiklik yaptık.
- Menti miydiniz? Yeniden başvurabilir ya da bu kez mentor olabilirsiniz: [bağlantı].
- Mentor muydunuz? Yerinizi korumak için bu e-postaya “evet” yazmanız yeterli; müsaitliğiniz değiştiyse belirtin.
- Programa yeni mi katılıyorsunuz? Nasıl işlediğini buradan okuyabilirsiniz: [bağlantı].
Başvurular [tarih] tarihinde kapanıyor.
[Adınız]
Şablonları nasıl uyarlamalısınız?
Mentor davetini tek bir kişiye yazın. 2 numaralı e-postayı işe yarar kılan, somut neden cümlesidir. Toplu gönderilen bir davet çok daha az yanıt alır. Mentorları nerede bulacağınızı ve daveti nasıl yapacağınızı program için mentor bulma rehberi anlatıyor.
Doğru forma bağlantı verin. 2 ve 3 numaralı e-postalar, eşleştirmenin ihtiyaç duyduğu bilgileri toplayan bir başvuru formuna gitmeli; alanlar mentorluk başvuru formu soruları şablonunda hazır. 9 numaralı e-posta kısa bir ankete gitmeli; mentorlar ve mentiler için hazır soru seti mentorluk değerlendirme anketi soruları şablonunda.
Tonu programa göre ayarlayın.
- Şirket içi programlar: 1 ve 3 numaralı e-postalara mentorluğun performans değerlendirmesinden ayrı olduğunu yazın; yöneticileri yalnızca katılımcının onayıyla bilgiye ekleyin. Şirket içi mentorluk yazılımı bu davetleri genellikle şirketin kendi akışı içinde yönetir.
- Öğrenci ve gençlik programları: 5 numaralı e-postaya güvenlik konularında başvurulacak personelin adını ekleyin; kurumunuz gerektiriyorsa veliyi de bilgilendirin. Kişisel veriyi KVKK aydınlatma metninize uygun kullanın.
- Gönüllü ve topluluk programları: 2 numaralı e-postada zaman yükünü özellikle net yazın, 11 numaralı e-postayı kişisel tutun. Gönüllüleri hatırlatmalar değil, takdir tutar.
Hatırlatmaları asla herkese göndermeyin. 6 ve 8 numaralı e-postalar yalnızca ihtiyacı olanlara ulaştığı için işe yarar. Tüm programa gittiğinde, yolunda giden ikililere dırdır gibi gelir.
Çevirmekle yetinmeyin, uyarlayın. Katılımcılarınız farklı dillerde çalışıyorsa herkese kendi dilindeki sürümü gönderin; hitap ve resmiyet düzeyini yerel alışkanlığa göre ayarlayın.
Programın her aşaması için diğer şablonlar ve adım adım rehberler rehberler kütüphanesinde.