Welche E-Mails braucht ein Mentoring-Programm?

Mindestens: eine Ankündigung, Einladungen an Mentoren und Mentees, eine Eingangsbestätigung der Bewerbung, eine Matching-Vorstellung, eine Erinnerung ans erste Treffen, einen Check-in zur Halbzeit, eine Bitte um Feedback und einen Abschlussdank. Programme mit Jahrgängen brauchen zusätzlich eine Einladung zur nächsten Runde. Die 12 Vorlagen auf dieser Seite decken den ganzen Zyklus ab.

Wie schreibt man eine Anfrage an potenzielle Mentoren?

Sprechen Sie die Person namentlich an und sagen Sie, warum Sie an sie gedacht haben. Nennen Sie den Aufwand in Stunden pro Monat, beschreiben Sie die Mentees und ihren Bedarf, und machen Sie die Antwort leicht: ein Link, eine Frist. Wer den Aufwand verschweigt, bekommt Zusagen, die später nicht erscheinen.

Was gehört in die E-Mail, die Mentor und Mentee einander vorstellt?

Beide Personen mit Namen und Rolle, ein Satz dazu, warum sie zusammenpassen, der erste konkrete Schritt (wer bucht das erste Treffen bis wann) und ein Link zur Agenda des Erstgesprächs. Schicken Sie eine E-Mail an beide, damit niemand etwas weiterleiten muss.

Wie oft sollte man Teilnehmende anschreiben?

Orientieren Sie sich an den Meilensteinen statt an einem festen Rhythmus: Start, Matching, erstes Treffen, Halbzeit, Abschluss. Dazwischen erinnern Sie nur, wer es braucht, etwa Tandems, die sich noch nicht getroffen haben. Wöchentliche Rundmails an alle bringen den Leuten bei, Sie zu ignorieren.

Sollten die E-Mails von einer Person oder einer No-Reply-Adresse kommen?

Von einer namentlich genannten Koordinatorin oder einem Koordinator, deren Postfach gelesen wird. Teilnehmende antworten mit Fragen, Terminänderungen und frühen Warnzeichen, dass ein Tandem nicht funktioniert. Diese Antworten sind das wertvollste Signal für die Programmleitung.

E-Mail-Vorlagen für Mentoring-Programme: 12 Muster

E-Mail-Vorlagen für Mentoring-Programme sind vorformulierte Nachrichten, die die Programmkoordination in jeder Phase verschickt: Programm ankündigen, Mentoren und Mentees einladen, Tandems vorstellen, ans erste Treffen erinnern, Feedback einholen und den Jahrgang abschließen. Unten finden Sie 12 Vorlagen mit Betreffzeile, Platzhaltern und Versandzeitpunkt. Kopieren, Klammern ersetzen, senden.

Jede E-Mail erfüllt genau einen Zweck und bittet um genau eine Handlung. Deshalb wird sie gelesen.

Wie nutzen Sie die Vorlagen?

Legen Sie sie in den Kalender. Tragen Sie vor dem Start jedes Versanddatum in den Programmplan ein. Die Zeitangaben gehen von einem sechsmonatigen Programm aus; passen Sie sie an Ihre Laufzeit an.
Ersetzen Sie jeden [Platzhalter]. Suchen Sie vor dem Versand nach [. Ein vergessenes „[Vorname]“ kostet mehr Vertrauen, als die E-Mail gewinnt.
Senden Sie als echte Person. Mit dem Namen der Koordination und einem Postfach, das jemand liest. In den Antworten hören Sie früh von Problemen.
Bleiben Sie bei einer Bitte. Wenn Sie etwas Zweites wollen, gehört es in die nächste E-Mail.
Erinnern Sie gezielt. Die E-Mails 6 und 8 gehen nur an diejenigen, die noch nicht gehandelt haben, nie an alle.

Den Gesamtrahmen, also was wann rausgeht und worauf Sie zwischen den E-Mails achten, beschreibt der Leitfaden Mentoring-Programm verwalten.

Die Vorlage

1. Programmankündigung

Wann: 3 bis 4 Wochen vor Bewerbungsstart. An: alle, die teilnehmen können.

Betreff: [Programmname]: Mentoring für [Zielgruppe] startet im [Monat]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

wir starten [Programmname], ein [Dauer] langes Mentoring-Programm für [Zielgruppe]. Alle Mentees bekommen eine Mentorin oder einen Mentor aus [Mentorenpool] und treffen sich etwa [Häufigkeit], um an selbst gewählten Zielen zu arbeiten, zum Beispiel [Beispielziel 1] oder [Beispielziel 2].

Aufwand: etwa [Stunden] Stunden im Monat, von [Startdatum] bis [Enddatum].

Die Bewerbung ist vom Datum bis zum Datum möglich. Mentoren und Mentees bewerben sich getrennt; den Link erhalten Sie am Starttag. Fragen vorab? Antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Viele Grüße [Ihr Name] [Funktion], [Programmname]

2. Anfrage an potenzielle Mentoren

Wann: 2 bis 3 Wochen vor dem Matching. An: gewünschte Mentoren, einzeln.

Betreff: Hätten Sie Lust, in [Programmname] zu mentorieren?

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

ich stelle gerade die Mentorengruppe für [Programmname] zusammen und habe an Sie gedacht, weil [konkreter Grund: Ihre Erfahrung mit X, wie Sie Y unterstützt haben].

Die Mentees sind [wer sie sind] und suchen Unterstützung bei [typische Themen]. Als Mentor treffen Sie eine Person [Häufigkeit] für etwa [Minuten] Minuten, von [Startdatum] bis [Enddatum]. Das sind rund [Stunden] Stunden im Monat. Sie erhalten ein kurzes Briefing, eine Agenda-Vorlage für jedes Treffen und eine feste Ansprechperson, falls etwas hakt.

Wenn Sie dabei sind, melden Sie sich bitte bis zum [Frist] hier an: [Link]. Das dauert etwa [Minuten] Minuten. Passt es zeitlich nicht, ist eine kurze Absage völlig in Ordnung, und über einen Namen, den Sie empfehlen würden, freue ich mich sehr.

Herzlichen Dank [Ihr Name]

3. Einladung an Mentees

Wann: zum Bewerbungsstart. An: die Mentee-Zielgruppe.

Betreff: Jetzt bewerben: [Programmname] bis Datum geöffnet

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

die Bewerbung für [Programmname] ist geöffnet. Wenn Sie aufgenommen werden, erhalten Sie einen Mentor oder eine Mentorin mit [relevante Erfahrung] und treffen sich [Häufigkeit] über [Dauer].

Passt zu Ihnen, wenn Sie [Kriterium 1], [Kriterium 2] und etwa [Stunden] Stunden im Monat einplanen können.

Die Bewerbung dauert etwa [Minuten] Minuten und fragt nach Ihren Zielen und Wünschen, die wir fürs Matching nutzen: [Link]. Frist: Datum.

Viele Grüße [Ihr Name]

4. Eingangsbestätigung der Bewerbung

Wann: direkt nach der Bewerbung. An: die bewerbende Person.

Betreff: Ihre Bewerbung für [Programmname] ist eingegangen

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

danke für Ihre Bewerbung als [Mentor / Mentee] für [Programmname]. So geht es weiter:

Datum: Sie erfahren, ob Sie einen Platz haben

Datum: Sie erhalten die Vorstellung Ihres Tandems

Ändert sich etwas an Ihren Angaben, etwa Verfügbarkeit oder Ziele, antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Viele Grüße [Ihr Name]

5. Matching-Vorstellung (an beide)

Wann: am Tag der Matching-Bestätigung. An: Mentor und Mentee in einer E-Mail.

Betreff: Ihr Mentoring-Tandem: [Name Mentor] und [Name Mentee]

Guten Tag [Name Mentor], guten Tag [Name Mentee],

Sie beide bilden in [Programmname] ein Tandem. Kurz zur Vorstellung:

[Name Mentor] ist [Rolle] bei [Organisation] und bringt [ein Satz relevanter Erfahrung] mit.

[Name Mentee] ist [Rolle] und möchte an [Ziel oder Thema] arbeiten.

Wir haben Sie zusammengebracht, weil [ein konkreter Grund, z. B. gleiches Fachgebiet, das Ziel passt zur Erfahrung].

Erster Schritt: [Name Mentee], schlagen Sie bitte innerhalb der nächsten [Anzahl] Tage ein erstes Treffen vor. [Name Mentor], die Agenda für das Erstgespräch finden Sie hier: [Link]. Klären Sie dort Ihre Ziele und wie oft Sie sich treffen.

Sieht eine oder einer von Ihnen einen Grund, warum es nicht passt, schreiben Sie mir bis zum Datum vertraulich. Ich ordne neu zu, ohne nachzufragen.

Viele Grüße [Ihr Name]

6. Erinnerung ans erste Treffen

Wann: 10 bis 14 Tage nach der Vorstellung. An: nur Tandems, die sich noch nicht getroffen haben.

Betreff: Steht Ihr erstes Treffen mit [Name] schon?

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

kurze Nachfrage: Ich sehe noch kein erstes Treffen mit [Name]. Das erste Gespräch prägt den Ton, deshalb möchte ich sicher sein, dass nichts im Weg steht.

Liegt es an der Terminfindung, hilft vielleicht [Buchungslink oder Vorschlag]. Ist es etwas anderes, schreiben Sie mir eine Zeile, dann helfe ich.

Viele Grüße [Ihr Name]

7. Check-in zur Halbzeit

Wann: zur Programmmitte. An: alle Teilnehmenden, Mentoren und Mentees getrennt.

Betreff: Halbzeit bei [Programmname]: 3 kurze Fragen

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

[Programmname] ist zur Hälfte vorbei. Könnten Sie bis zum Datum drei Fragen beantworten? Eine Antwort auf diese E-Mail genügt.

Wie oft haben Sie sich bisher getroffen?

Wie nützlich waren die Treffen auf einer Skala von 1 bis 5?

Gibt es etwas, das wir wissen sollten oder bei dem wir helfen können?

Ihre Antworten sieht nur das Programmteam. Braucht ein Tandem Unterstützung, melden wir uns direkt.

Viele Grüße [Ihr Name]

8. Erinnerung bei inaktiven Tandems

Wann: wenn ein Tandem sich [Anzahl] Wochen nicht getroffen hat. An: beide, oder zuerst eine Seite, wenn Sie dort die Ursache vermuten.

Betreff: Den Faden mit [Name] wieder aufnehmen

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

Ihr letztes Treffen mit [Name] liegt ein paar Wochen zurück. Das kommt vor: volle Monate, Urlaub, neue Pläne.

Für den Neustart reichen 20 Minuten. Eine einfache Agenda: Was hat sich seit dem letzten Gespräch verändert, und worauf konzentrieren Sie sich bis [Enddatum]?

Hat sich das Mentoring erledigt oder passt das Tandem nicht, ist das auch in Ordnung. Schreiben Sie mir; niemand wird verantwortlich gemacht, und wir schließen es sauber ab oder finden eine andere Lösung.

Viele Grüße [Ihr Name]

9. Bitte um Feedback

Wann: in den letzten zwei Programmwochen. An: alle Teilnehmenden.

Betreff: [Anzahl] Minuten für das nächste [Programmname]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

[Programmname] endet am Datum. Bitte sagen Sie uns vorher, wie es für Sie war: [Umfragelink]. Das dauert etwa [Anzahl] Minuten; die Umfrage schließt am Datum.

Wir lesen jede Antwort und entscheiden danach, was wir in der nächsten Runde ändern. Ihre Angaben sind [anonym / nur für das Programmteam sichtbar].

Viele Grüße [Ihr Name]

10. Programmabschluss und Dank

Wann: am Tag nach Programmende. An: alle Teilnehmenden.

Betreff: Danke, dass Sie bei [Programmname] dabei waren

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

[Programmname] ist offiziell beendet. Danke für Ihre Zeit und Ihr Engagement.

Zum Schluss noch drei Hinweise:

Ihr [Zertifikat / Teilnahmenachweis] liegt hier: [Link].

Sie können gern mit Ihrem [Mentor / Mentee] in Kontakt bleiben. Ab jetzt liegt das bei Ihnen beiden.

Falls Sie die Feedback-Umfrage noch nicht ausgefüllt haben: Sie ist bis zum Datum offen: [Link].

[Ein Satz zum Ergebnis des Programms, nur mit Zahlen, die Sie gemessen haben.]

Viele Grüße [Ihr Name]

11. Dank an die Mentoren

Wann: zum Abschluss, getrennt von E-Mail 10. An: jeden Mentor, möglichst persönlich.

Betreff: Vielen Dank für Ihr Mentoring

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

ich möchte mich persönlich bei Ihnen bedanken, dass Sie [Name Mentee] in [Programmname] begleitet haben. [Konkretes Detail: ein Satz aus dem Feedback, ein erreichtes Ziel, die Zahl der Treffen.]

Mentoring ist Zeit, die Sie zusätzlich zu einem vollen Arbeitsalltag freiwillig geben, und genau das trägt das Programm. [Optional: Wir haben Ihren Beitrag an Ihre Führungskraft weitergegeben / Sie im Jahresbericht als Mentor genannt.]

Wenn Sie in der nächsten Runde wieder mentorieren oder lieber pausieren möchten, sagen Sie einfach Bescheid.

Mit herzlichem Dank [Ihr Name]

12. Einladung zur nächsten Runde

Wann: 4 bis 6 Wochen vor dem nächsten Jahrgang. An: bisherige Teilnehmende und die neue Zielgruppe.

Betreff: [Programmname]: Runde [Nummer] startet am Datum

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

die nächste Runde von [Programmname] beginnt am Datum. Auf Basis des Feedbacks haben wir [Änderung 1] und [Änderung 2] angepasst.

Sie waren Mentee? Sie können sich erneut bewerben oder selbst Mentor werden: [Link].

Sie waren Mentor? Antworten Sie mit „Ja“, um Ihren Platz zu behalten, und nennen Sie uns geänderte Verfügbarkeiten.

Sie sind neu? So funktioniert das Programm: [Link].

Bewerbungsschluss ist der Datum.

Viele Grüße [Ihr Name]

Wie passen Sie die Vorlagen an?

Schreiben Sie die Mentoren-Anfrage an eine Person. E-Mail 2 wirkt wegen des konkreten Grundes. Eine Rundmail bekommt deutlich weniger Zusagen. Wo Sie Mentoren finden und wie Sie fragen, steht im Leitfaden Mentoren gewinnen.

Verlinken Sie das passende Formular. Die E-Mails 2 und 3 sollten auf ein Bewerbungsformular zeigen, das abfragt, was das Matching braucht; die Felder finden Sie in der Vorlage Fragen fürs Bewerbungsformular. E-Mail 9 sollte auf eine kurze Umfrage zeigen; der Evaluationsfragebogen enthält fertige Fragen für Mentoren und Mentees.

Passen Sie die Tonlage ans Programm an.

Mentoring im Unternehmen: Ergänzen Sie in den E-Mails 1 und 3, dass das Mentoring von der Leistungsbeurteilung getrennt ist, und setzen Sie Führungskräfte nur mit Zustimmung der Teilnehmenden in Kopie. Bei personenbezogenen Daten gelten DSGVO und, wo vorhanden, Betriebsvereinbarungen. Mentoring-Software für Unternehmen bündelt diese Einladungen meist an einem Ort.
Programme für Studierende und Jugendliche: Nennen Sie in E-Mail 5 die Ansprechperson für Schutzfragen und beziehen Sie Erziehungsberechtigte ein, wo Ihre Einrichtung das vorschreibt.
Ehrenamtliche und Community-Programme: Formulieren Sie den Aufwand in E-Mail 2 besonders klar und halten Sie E-Mail 11 persönlich. Ehrenamtliche bleiben wegen Anerkennung, nicht wegen Erinnerungen.

Duzen oder siezen? Halten Sie sich an die Kultur Ihrer Organisation. Wenn intern geduzt wird, stellen Sie alle 12 Vorlagen einheitlich um.

Erinnerungen nie an alle. Die E-Mails 6 und 8 wirken, weil sie nur die Richtigen erreichen. An das ganze Programm geschickt, nerven sie Tandems, bei denen alles läuft.

Weitere Vorlagen und Schritt-für-Schritt-Leitfäden für jede Programmphase finden Sie in der Leitfaden-Bibliothek.