Plantillas de email para programas de mentoría: 12 ejemplos
Las plantillas de email para programas de mentoría son mensajes listos para usar que la persona coordinadora envía en cada etapa del programa: anunciarlo, invitar a mentores y mentorados, presentar a cada pareja, animar la primera reunión, recoger feedback y cerrar la cohorte. Aquí tienes 12 plantillas con asunto, campos para completar y momento de envío. Copia, rellena los corchetes y envía.
Cada email tiene un solo objetivo y pide una sola acción. Por eso se lee.
¿Cómo se usan estas plantillas?
- Ponlas en el calendario. Antes del lanzamiento, anota la fecha de envío de cada email en el plan del programa. Los tiempos indicados suponen un programa de seis meses; ajústalos a tu duración.
- Sustituye cada [campo]. Busca
[en el texto antes de enviar. Un “[Nombre]” olvidado resta más confianza de la que el email aporta. - Envía como una persona real. Con el nombre de quien coordina y una bandeja que alguien lea. En las respuestas es donde te enteras pronto de los problemas.
- Mantén una sola petición. Si quieres pedir otra cosa, déjala para el siguiente email.
- Segmenta los recordatorios. Los emails 6 y 8 van solo a quien aún no ha actuado, nunca a todo el programa.
Para la visión de conjunto, qué enviar y cuándo y qué vigilar entre un email y otro, consulta cómo gestionar un programa de mentoría.
La plantilla
1. Anuncio del programa
Cuándo: 3 o 4 semanas antes de abrir las solicitudes. A quién: todas las personas que pueden participar.
Asunto: [Nombre del programa]: mentoría para [público] a partir de [mes]
Hola, [Nombre]:
Lanzamos [Nombre del programa], un programa de mentoría de [duración] para [público]. Cada mentorado tendrá un mentor de [grupo de mentores] y se reunirá con él aproximadamente [frecuencia] para avanzar en los objetivos que elija, como [objetivo 1] o [objetivo 2].
Compromiso: unas [horas] horas al mes, del [fecha de inicio] al [fecha de fin].
Las solicitudes se abren el [fecha] y se cierran el [fecha]. Mentores y mentorados se inscriben por separado; recibirás el enlace el día de la apertura. ¿Tienes dudas antes? Responde a este email.
[Tu nombre] [Cargo], [Nombre del programa]
2. Invitación a mentores
Cuándo: 2 o 3 semanas antes del emparejamiento. A quién: las personas que quieres como mentoras, una a una.
Asunto: ¿Te gustaría ser mentor en [Nombre del programa]?
Hola, [Nombre]:
Estoy formando el grupo de mentores de [Nombre del programa] y pensé en ti por [motivo concreto: tu experiencia en X, cómo ayudaste a Y].
Los mentorados son [quiénes son] y buscan ayuda con [temas habituales]. Como mentor te reunirías con una persona [frecuencia] durante unos [minutos] minutos, del [fecha de inicio] al [fecha de fin]. Son más o menos [horas] horas al mes. Te damos una breve sesión informativa, una agenda sugerida para cada reunión y una persona coordinadora a quien llamar si algo se atasca.
Si te animas, inscríbete aquí antes del [fecha límite]: [enlace]. Te llevará unos [minutos] minutos. Si no es buen momento, un no rápido está perfecto, y si me recomiendas a alguien, mejor todavía.
Gracias, [Tu nombre]
3. Invitación a mentorados
Cuándo: al abrir las solicitudes. A quién: el grupo de posibles mentorados.
Asunto: Solicita tu mentor: [Nombre del programa] abierto hasta el [fecha]
Hola, [Nombre]:
Ya están abiertas las solicitudes para [Nombre del programa]. Si te seleccionamos, tendrás un mentor con [experiencia relevante] y os reuniréis [frecuencia] durante [duración].
Es para ti si: [criterio 1], [criterio 2] y puedes dedicarle unas [horas] horas al mes.
La solicitud lleva unos [minutos] minutos y pregunta por tus objetivos y preferencias, que usamos para el emparejamiento: [enlace]. Fecha límite: [fecha].
[Tu nombre]
4. Solicitud recibida
Cuándo: justo después de la solicitud. A quién: la persona solicitante.
Asunto: Hemos recibido tu solicitud para [Nombre del programa]
Hola, [Nombre]:
Gracias por inscribirte como [mentor / mentorado] en [Nombre del programa]. Esto es lo que viene:
- [fecha]: cierre de solicitudes
- [fecha]: te confirmamos si tienes plaza
- [fecha]: recibes la presentación de tu pareja de mentoría
Si cambia algo de tu solicitud, como tu disponibilidad o tus objetivos, responde a este email y lo actualizamos.
[Tu nombre]
5. Presentación del emparejamiento (a los dos)
Cuándo: el día en que se confirman los emparejamientos. A quién: mentor y mentorado en un solo email.
Asunto: Os presento: [Nombre del mentor] y [Nombre del mentorado]
Hola, [Nombre del mentor] y [Nombre del mentorado]:
Formáis pareja en [Nombre del programa]. Os presento:
- [Nombre del mentor] es [cargo] en [organización] y tiene [una frase de experiencia relevante].
- [Nombre del mentorado] es [cargo] y quiere trabajar en [objetivo o tema].
Os emparejamos porque [un motivo concreto, por ejemplo el mismo sector o un objetivo que encaja con la experiencia del mentor].
Primer paso: [Nombre del mentorado], propón una primera reunión en los próximos [número] días. [Nombre del mentor], aquí tienes la agenda de la primera reunión: [enlace]. En ella, acordad vuestros objetivos y cada cuánto os veréis.
Si alguno ve un motivo por el que la pareja no va a funcionar, escríbeme en privado antes del [fecha] y os reasigno sin preguntas.
[Tu nombre]
6. Recordatorio de la primera reunión
Cuándo: 10 a 14 días después de la presentación. A quién: solo las parejas que aún no se han reunido.
Asunto: ¿Ya tienes fecha para tu primera reunión con [nombre]?
Hola, [Nombre]:
Una comprobación rápida: todavía no veo una primera reunión con [nombre]. La primera conversación marca el tono, así que quiero asegurarme de que nada la bloquea.
Si es un tema de agenda, prueba [enlace de reserva o sugerencia]. Si es otra cosa, respóndeme con una línea y te ayudo.
[Tu nombre]
7. Seguimiento a mitad de programa
Cuándo: a mitad del programa. A quién: todos los participantes, mentores y mentorados por separado.
Asunto: Mitad de [Nombre del programa]: 3 preguntas rápidas
Hola, [Nombre]:
Ya vamos por la mitad de [Nombre del programa]. ¿Puedes responder a tres preguntas antes del [fecha]? Basta con contestar a este email.
- ¿Cuántas veces os habéis reunido hasta ahora?
- En una escala del 1 al 5, ¿qué utilidad han tenido las reuniones?
- ¿Hay algo que debamos saber o en lo que podamos ayudar?
Tus respuestas solo las ve el equipo del programa. Si una pareja necesita apoyo, te contactaremos directamente.
[Tu nombre]
8. Recordatorio a parejas inactivas
Cuándo: cuando una pareja lleva [número] semanas sin reunirse. A quién: a los dos, o primero a uno si sospechas dónde está el bloqueo.
Asunto: Retomar el contacto con [nombre]
Hola, [Nombre]:
Han pasado unas semanas desde tu última reunión con [nombre]. Es normal: meses con mucho trabajo, vacaciones, planes que cambian.
Para retomarlo bastan 20 minutos. Una agenda sencilla: ¿qué ha cambiado desde la última vez y en qué os vais a centrar antes del [fecha de fin]?
Si la mentoría ya ha cumplido su ciclo o la pareja no funciona, también está bien. Escríbeme: nadie tiene la culpa, y la cerramos bien o buscamos otra opción.
[Tu nombre]
9. Petición de feedback (encuesta)
Cuándo: en las dos últimas semanas del programa. A quién: todos los participantes.
Asunto: [número] minutos para mejorar la próxima edición de [Nombre del programa]
Hola, [Nombre]:
[Nombre del programa] termina el [fecha]. Antes, cuéntanos qué tal ha ido: [enlace a la encuesta]. Son unos [número] minutos y la encuesta cierra el [fecha].
Leemos todas las respuestas y con ellas decidimos qué cambiar en la siguiente edición. Tus respuestas son [anónimas / confidenciales para el equipo del programa].
[Tu nombre]
10. Cierre del programa y agradecimiento
Cuándo: el día después de terminar el programa. A quién: todos los participantes.
Asunto: Gracias por formar parte de [Nombre del programa]
Hola, [Nombre]:
[Nombre del programa] ha terminado oficialmente. Gracias por el tiempo y la dedicación que le has dado.
Antes de despedirnos:
- Tu [certificado / constancia de participación] está aquí: [enlace].
- Puedes seguir en contacto con tu [mentor / mentorado]. A partir de ahora, depende de vosotros.
- Si aún no has respondido la encuesta, sigue abierta hasta el [fecha]: [enlace].
[Una frase sobre lo que ha logrado el programa, solo con datos que hayas medido.]
[Tu nombre]
11. Agradecimiento a mentores
Cuándo: al cierre, aparte del email 10. A quién: cada mentor, mejor de forma personalizada.
Asunto: Gracias por tu mentoría, [Nombre]
Hola, [Nombre]:
Quería agradecerte personalmente que hayas acompañado a [Nombre del mentorado] en [Nombre del programa]. [Detalle concreto: algo que dijo el mentorado en su feedback, un objetivo alcanzado, el número de reuniones.]
La mentoría es tiempo que regalas por encima de una agenda llena, y es lo que hace que el programa funcione. [Opcional: hemos compartido tu aportación con tu responsable / te mencionamos como mentor en nuestro informe anual.]
Si quieres repetir como mentor en la próxima edición, o prefieres descansar, solo dímelo.
Con mi agradecimiento, [Tu nombre]
12. Invitación a la siguiente cohorte
Cuándo: 4 a 6 semanas antes de la nueva edición. A quién: participantes anteriores y el nuevo público.
Asunto: [Nombre del programa], edición [número]: abrimos el [fecha]
Hola, [Nombre]:
La próxima edición de [Nombre del programa] empieza el [fecha]. Con el feedback de la anterior hemos cambiado [cambio 1] y [cambio 2].
- ¿Fuiste mentorado? Puedes volver a inscribirte o pasar a ser mentor: [enlace].
- ¿Fuiste mentor? Responde “sí” para mantener tu plaza y cuéntanos si tu disponibilidad ha cambiado.
- ¿Eres nuevo? Así funciona el programa: [enlace].
Las solicitudes cierran el [fecha].
[Tu nombre]
¿Cómo adaptar estas plantillas?
Escribe la invitación a mentores para una sola persona. El email 2 funciona por la frase del motivo concreto. Un envío masivo consigue muchas menos respuestas. Dónde encontrar mentores y cómo pedírselo lo explica la guía cómo reclutar mentores.
Enlaza el formulario correcto. Los emails 2 y 3 deben llevar a un formulario de solicitud que recoja lo que necesita el emparejamiento; tienes los campos en la plantilla de preguntas para el formulario de solicitud. El email 9 debe llevar a una encuesta breve; la encuesta de evaluación de mentoría trae preguntas listas para mentores y mentorados.
Ajusta el tono al programa.
- Programas en empresas: añade en los emails 1 y 3 que la mentoría es independiente de la evaluación del desempeño, y pon en copia a los responsables solo con el consentimiento del participante. Un software de mentoría para empleados suele centralizar estas invitaciones.
- Programas para estudiantes y jóvenes: incluye en el email 5 el contacto de referencia para temas de protección, e informa a madres, padres o tutores cuando tu institución lo exija.
- Programas de voluntariado y comunidades: sé muy claro con el compromiso en el email 2 y mantén personal el email 11. Las personas voluntarias se quedan por el reconocimiento, no por los recordatorios.
¿Tú o usted? Sigue la cultura de tu organización y del país. En buena parte de Latinoamérica, un programa formal suele preferir “usted”; si es tu caso, adapta las 12 plantillas de forma coherente.
Nunca envíes los recordatorios a todos. Los emails 6 y 8 funcionan porque solo llegan a quien los necesita. Enviados a todo el programa, molestan a las parejas que van bien.
Más plantillas y guías paso a paso para cada etapa del programa en la biblioteca de guías.