Modèles d’e-mails pour programme de mentorat : 12 exemples
Les modèles d’e-mails pour programme de mentorat sont des messages prêts à l’emploi que le coordinateur envoie à chaque étape : annoncer le programme, inviter mentors et mentorés, présenter les binômes, relancer pour la première rencontre, recueillir les retours et clôturer la promotion. Voici 12 modèles avec objet, champs à compléter et moment d’envoi. Copiez, remplacez les crochets, envoyez.
Chaque e-mail a un seul objectif et demande une seule action. C’est pour cela qu’il est lu.
Comment utiliser ces modèles ?
- Placez-les dans votre calendrier. Avant le lancement, inscrivez la date d’envoi de chaque e-mail dans le plan du programme. Les indications de timing supposent un programme de six mois ; adaptez-les à votre durée.
- Remplacez chaque [champ]. Cherchez
[dans le texte avant l’envoi. Un « [Prénom] » oublié coûte plus de confiance que l’e-mail n’en rapporte. - Envoyez au nom d’une vraie personne. Le nom du coordinateur et une boîte que quelqu’un lit. C’est dans les réponses que vous apprenez tôt les problèmes.
- Gardez une seule demande. Si vous voulez autre chose, ce sera pour l’e-mail suivant.
- Ciblez les relances. Les e-mails 6 et 8 vont uniquement aux personnes qui n’ont pas encore agi, jamais à tout le programme.
Pour la vue d’ensemble, quoi envoyer et quand, et que surveiller entre deux e-mails, voyez comment gérer un programme de mentorat.
Le modèle
1. Annonce du programme
Quand : 3 à 4 semaines avant l’ouverture des candidatures. À qui : toutes les personnes éligibles.
Objet : [Nom du programme] : un programme de mentorat pour [public] dès [mois]
Bonjour [Prénom],
Nous lançons [Nom du programme], un programme de mentorat de [durée] destiné à [public]. Chaque mentoré est accompagné par un mentor issu de [vivier de mentors] et le rencontre environ [fréquence] pour avancer sur des objectifs qu’il choisit, par exemple [objectif 1] ou [objectif 2].
Engagement : environ [heures] heures par mois, du [date de début] au [date de fin].
Les candidatures ouvrent le [date] et ferment le [date]. Mentors et mentorés candidatent séparément ; vous recevrez le lien le jour de l’ouverture. Une question d’ici là ? Répondez simplement à cet e-mail.
[Votre nom] [Fonction], [Nom du programme]
2. Invitation à devenir mentor
Quand : 2 à 3 semaines avant le jumelage. À qui : les mentors pressentis, un par un.
Objet : Accepteriez-vous d’être mentor dans [Nom du programme] ?
Bonjour [Prénom],
Je constitue le groupe de mentors de [Nom du programme] et j’ai pensé à vous en raison de [raison précise : votre expérience de X, la façon dont vous avez aidé Y].
Les mentorés sont [qui ils sont] et cherchent de l’aide sur [sujets typiques]. En tant que mentor, vous rencontreriez une personne [fréquence] pendant environ [minutes] minutes, du [date de début] au [date de fin], soit à peu près [heures] heures par mois. Nous vous fournissons un court briefing, un ordre du jour suggéré pour chaque rencontre et un coordinateur à contacter en cas de blocage.
Si vous êtes partant, inscrivez-vous ici avant le [date limite] : [lien]. Cela prend environ [minutes] minutes. Si le moment ne s’y prête pas, un non rapide est tout à fait bienvenu, et le nom d’une personne que vous recommanderiez encore plus.
Merci, [Votre nom]
3. Invitation aux mentorés
Quand : à l’ouverture des candidatures. À qui : le public des mentorés.
Objet : Candidatez pour un mentor : [Nom du programme] ouvert jusqu’au [date]
Bonjour [Prénom],
Les candidatures à [Nom du programme] sont ouvertes. Si vous êtes retenu, vous serez accompagné par un mentor ayant [expérience pertinente] et le rencontrerez [fréquence] pendant [durée].
Ce programme est fait pour vous si : [critère 1], [critère 2], et vous pouvez y consacrer environ [heures] heures par mois.
La candidature prend environ [minutes] minutes et porte sur vos objectifs et préférences, qui servent au jumelage : [lien]. Date limite : [date].
[Votre nom]
4. Accusé de réception de candidature
Quand : juste après la candidature. À qui : le candidat.
Objet : Nous avons bien reçu votre candidature à [Nom du programme]
Bonjour [Prénom],
Merci pour votre candidature en tant que [mentor / mentoré] à [Nom du programme]. Voici la suite :
- [date] : clôture des candidatures
- [date] : confirmation de votre participation
- [date] : présentation de votre binôme
Si une information change, par exemple vos disponibilités ou vos objectifs, répondez à cet e-mail et nous la mettrons à jour.
[Votre nom]
5. Présentation du binôme (aux deux)
Quand : le jour où les jumelages sont confirmés. À qui : mentor et mentoré, dans un seul e-mail.
Objet : Votre binôme de mentorat : [Nom du mentor] et [Nom du mentoré]
Bonjour [Nom du mentor] et [Nom du mentoré],
Vous formez un binôme dans [Nom du programme]. Permettez-moi de vous présenter :
- [Nom du mentor] est [rôle] chez [organisation] et a [une phrase d’expérience pertinente].
- [Nom du mentoré] est [rôle] et souhaite travailler sur [objectif ou sujet].
Nous vous avons réunis parce que [une raison précise, par exemple un domaine commun, un objectif qui correspond à l’expérience du mentor].
Première étape : [Nom du mentoré], proposez une première rencontre dans les [nombre] prochains jours. [Nom du mentor], l’ordre du jour de la première rencontre est ici : [lien]. Profitez-en pour fixer vos objectifs et votre rythme.
Si l’un de vous voit une raison pour laquelle le binôme ne fonctionnera pas, écrivez-moi en privé avant le [date] : je propose un autre jumelage sans poser de questions.
[Votre nom]
6. Relance pour la première rencontre
Quand : 10 à 14 jours après la présentation. À qui : uniquement les binômes qui ne se sont pas encore rencontrés.
Objet : Votre première rencontre avec [nom] est-elle prévue ?
Bonjour [Prénom],
Petite vérification : je ne vois pas encore de première rencontre avec [nom]. C’est elle qui donne le ton, alors je veux m’assurer que rien ne bloque.
Si c’est une question d’agenda, essayez [lien de réservation ou suggestion]. Si c’est autre chose, répondez en une ligne et je vous aide.
[Votre nom]
7. Point à mi-parcours
Quand : à la moitié du programme. À qui : tous les participants, mentors et mentorés séparément.
Objet : Mi-parcours de [Nom du programme] : 3 questions rapides
Bonjour [Prénom],
Nous sommes à la moitié de [Nom du programme]. Pourriez-vous répondre à trois questions avant le [date] ? Une réponse à cet e-mail suffit.
- Combien de fois vous êtes-vous rencontrés jusqu’ici ?
- Sur une échelle de 1 à 5, quelle a été l’utilité des rencontres ?
- Y a-t-il quelque chose que nous devrions savoir, ou sur quoi nous pouvons aider ?
Vos réponses sont lues uniquement par l’équipe du programme. Si un binôme a besoin de soutien, nous vous contacterons directement.
[Votre nom]
8. Relance d’un binôme inactif
Quand : quand un binôme ne s’est pas vu depuis [nombre] semaines. À qui : les deux, ou d’abord une personne si le blocage semble venir d’elle.
Objet : Reprendre le fil avec [nom]
Bonjour [Prénom],
Votre dernière rencontre avec [nom] remonte à quelques semaines. Cela arrive : mois chargés, vacances, projets qui changent.
Pour repartir, 20 minutes suffisent. Un ordre du jour simple : qu’est-ce qui a changé depuis la dernière fois, et sur quoi vous concentrer avant le [date de fin] ?
Si le mentorat a fait son temps ou si le binôme ne fonctionne pas, ce n’est pas un problème. Écrivez-moi : personne ne sera mis en cause, et nous clôturerons proprement ou trouverons une autre solution.
[Votre nom]
9. Demande de retour (enquête)
Quand : dans les deux dernières semaines du programme. À qui : tous les participants.
Objet : [nombre] minutes pour améliorer la prochaine édition de [Nom du programme]
Bonjour [Prénom],
[Nom du programme] se termine le [date]. Avant cela, dites-nous comment cela s’est passé : [lien de l’enquête]. Cela prend environ [nombre] minutes ; l’enquête ferme le [date].
Nous lisons chaque réponse et nous nous en servons pour décider quoi changer à la prochaine édition. Vos réponses sont [anonymes / lues uniquement par l’équipe du programme].
[Votre nom]
10. Clôture du programme et remerciements
Quand : le lendemain de la fin du programme. À qui : tous les participants.
Objet : Merci d’avoir participé à [Nom du programme]
Bonjour [Prénom],
[Nom du programme] est officiellement terminé. Merci pour le temps et l’attention que vous y avez consacrés.
Avant de partir :
- Votre [certificat / attestation de participation] est ici : [lien].
- Vous pouvez rester en contact avec votre [mentor / mentoré]. La suite vous appartient.
- Si vous n’avez pas encore répondu à l’enquête, elle reste ouverte jusqu’au [date] : [lien].
[Une phrase sur ce que le programme a permis, uniquement avec des chiffres que vous avez mesurés.]
[Votre nom]
11. Remerciement aux mentors
Quand : à la clôture, séparément de l’e-mail 10. À qui : chaque mentor, idéalement de façon personnalisée.
Objet : Merci pour votre mentorat, [Prénom]
Bonjour [Prénom],
Je tenais à vous remercier personnellement d’avoir accompagné [Nom du mentoré] dans [Nom du programme]. [Détail précis : une phrase tirée du retour du mentoré, un objectif atteint, le nombre de rencontres.]
Le mentorat, c’est du temps donné bénévolement en plus d’un emploi du temps chargé, et c’est ce qui fait vivre le programme. [Facultatif : nous avons fait part de votre contribution à votre responsable / nous vous citons parmi les mentors dans notre rapport annuel.]
Si vous souhaitez être mentor à nouveau, ou faire une pause à la prochaine édition, dites-le-moi simplement.
Avec mes remerciements, [Votre nom]
12. Invitation à la promotion suivante
Quand : 4 à 6 semaines avant la nouvelle promotion. À qui : les anciens participants et le nouveau public éligible.
Objet : [Nom du programme], promotion [numéro] : ouverture le [date]
Bonjour [Prénom],
La prochaine promotion de [Nom du programme] démarre le [date]. Suite à vos retours, nous avons modifié [changement 1] et [changement 2].
- Vous étiez mentoré ? Vous pouvez candidater à nouveau, ou devenir mentor à votre tour : [lien].
- Vous étiez mentor ? Répondez « oui » pour garder votre place et signalez-nous si vos disponibilités ont changé.
- Vous découvrez le programme ? Voici comment il fonctionne : [lien].
Clôture des candidatures le [date].
[Votre nom]
Comment adapter ces modèles ?
Écrivez l’invitation des mentors à une seule personne. L’e-mail 2 fonctionne grâce à la phrase sur la raison précise. Un envoi groupé obtient beaucoup moins de réponses. Où trouver des mentors et comment les solliciter : voyez comment recruter des mentors.
Pointez vers le bon formulaire. Les e-mails 2 et 3 doivent renvoyer vers un formulaire de candidature qui collecte ce dont le jumelage a besoin ; les champs sont dans le modèle questions du formulaire de candidature. L’e-mail 9 doit renvoyer vers une enquête courte ; le questionnaire d’évaluation du mentorat propose des questions prêtes pour mentors et mentorés.
Ajustez le ton au programme.
- Mentorat en entreprise : précisez dans les e-mails 1 et 3 que le mentorat est distinct de l’évaluation annuelle, et ne mettez les managers en copie qu’avec l’accord du participant. Les données personnelles relèvent du RGPD. Un logiciel de mentorat en entreprise centralise généralement ces invitations.
- Programmes étudiants et jeunesse : ajoutez dans l’e-mail 5 le contact référent pour les questions de protection, et informez les représentants légaux lorsque votre établissement l’exige.
- Programmes bénévoles et associatifs : soyez très clair sur l’engagement dans l’e-mail 2, et gardez l’e-mail 11 personnel. Les bénévoles restent pour la reconnaissance, pas pour les relances.
Tutoiement ou vouvoiement ? Suivez la culture de votre organisation. Si tout le monde se tutoie, adaptez les 12 modèles de façon cohérente.
Ne relancez jamais tout le monde. Les e-mails 6 et 8 fonctionnent parce qu’ils ne touchent que les personnes concernées. Envoyés à tous, ils agacent les binômes qui avancent bien.
D’autres modèles et des guides pas à pas pour chaque étape d’un programme sont dans la bibliothèque de guides.