Modelli email per programmi di mentoring: 12 esempi pronti
I modelli email per programmi di mentoring sono messaggi pronti che il coordinatore invia in ogni fase del programma: annunciarlo, invitare mentor e mentee, presentare le coppie, spingere al primo incontro, raccogliere feedback e chiudere l’edizione. Qui trovi 12 modelli con oggetto, campi da compilare e momento d’invio. Copia, completa le parentesi, invia.
Ogni email ha un solo scopo e chiede una sola azione. È per questo che viene letta.
Come si usano questi modelli?
- Mettili in calendario. Prima del lancio, segna la data d’invio di ogni email nel piano del programma. I tempi indicati presuppongono un programma di sei mesi; adattali alla tua durata.
- Sostituisci ogni [campo]. Prima di inviare, cerca
[nel testo. Un “[Nome]” dimenticato fa perdere più fiducia di quanta l’email ne guadagni. - Invia come persona reale. Con il nome del coordinatore e una casella che qualcuno legge. È nelle risposte che scopri presto i problemi.
- Una sola richiesta. Se vuoi chiedere altro, rimandalo all’email successiva.
- Promemoria mirati. Le email 6 e 8 vanno solo a chi non ha ancora agito, mai a tutto il programma.
Per il quadro complessivo, cosa inviare e quando e cosa tenere d’occhio tra un’email e l’altra, leggi come gestire un programma di mentoring.
Il modello
1. Annuncio del programma
Quando: 3-4 settimane prima dell’apertura delle candidature. A chi: a tutte le persone che possono partecipare.
Oggetto: [Nome programma]: mentoring per [destinatari] da [mese]
Ciao [Nome],
stiamo lanciando [Nome programma], un programma di mentoring di [durata] per [destinatari]. Ogni mentee viene abbinato a un mentor scelto tra [bacino di mentor] e lo incontra circa [frequenza] per lavorare su obiettivi che sceglie lui, per esempio [obiettivo 1] o [obiettivo 2].
Impegno: circa [ore] ore al mese, dal [data di inizio] al [data di fine].
Le candidature aprono il [data] e chiudono il [data]. Mentor e mentee si candidano separatamente; riceverai il link il giorno dell’apertura. Domande nel frattempo? Rispondi a questa email.
[Il tuo nome] [Ruolo], [Nome programma]
2. Invito a fare il mentor
Quando: 2-3 settimane prima dell’abbinamento. A chi: alle persone che vorresti come mentor, una per una.
Oggetto: Ti andrebbe di fare il mentor in [Nome programma]?
Ciao [Nome],
sto formando il gruppo di mentor di [Nome programma] e ho pensato a te per [motivo concreto: la tua esperienza in X, il modo in cui hai aiutato Y].
I mentee sono [chi sono] e cercano supporto su [temi tipici]. Come mentor incontreresti una persona [frequenza] per circa [minuti] minuti, dal [data di inizio] al [data di fine]: più o meno [ore] ore al mese. Ti diamo un breve briefing, un’agenda suggerita per ogni incontro e un coordinatore da contattare se qualcosa si blocca.
Se ci sei, iscriviti qui entro il [scadenza]: [link]. Servono circa [minuti] minuti. Se il momento non è quello giusto, un no veloce va benissimo, e il nome di qualcuno che consiglieresti è ancora meglio.
Grazie, [Il tuo nome]
3. Invito ai mentee
Quando: all’apertura delle candidature. A chi: al gruppo dei possibili mentee.
Oggetto: Candidati per avere un mentor: [Nome programma] aperto fino al [data]
Ciao [Nome],
sono aperte le candidature per [Nome programma]. Se verrai selezionato, avrai un mentor con [esperienza rilevante] e vi incontrerete [frequenza] per [durata].
Fa per te se: [criterio 1], [criterio 2] e puoi dedicarci circa [ore] ore al mese.
La candidatura richiede circa [minuti] minuti e chiede i tuoi obiettivi e le tue preferenze, che usiamo per l’abbinamento: [link]. Scadenza: [data].
[Il tuo nome]
4. Candidatura ricevuta
Quando: subito dopo la candidatura. A chi: a chi si è candidato.
Oggetto: Abbiamo ricevuto la tua candidatura a [Nome programma]
Ciao [Nome],
grazie per esserti candidato come [mentor / mentee] a [Nome programma]. Ecco i prossimi passi:
- [data]: chiusura delle candidature
- [data]: ti confermiamo se hai un posto
- [data]: ricevi la presentazione della tua coppia
Se qualcosa cambia, per esempio la tua disponibilità o i tuoi obiettivi, rispondi a questa email e aggiorniamo i dati.
[Il tuo nome]
5. Presentazione della coppia (a entrambi)
Quando: il giorno in cui gli abbinamenti sono confermati. A chi: mentor e mentee nella stessa email.
Oggetto: Vi presento: [Nome mentor] e [Nome mentee]
Ciao [Nome mentor] e [Nome mentee],
siete stati abbinati in [Nome programma]. Vi presento:
- [Nome mentor] è [ruolo] in [organizzazione] e ha [una frase di esperienza rilevante].
- [Nome mentee] è [ruolo] e vuole lavorare su [obiettivo o tema].
Vi abbiamo abbinati perché [un motivo concreto, per esempio lo stesso settore o un obiettivo in linea con l’esperienza del mentor].
Primo passo: [Nome mentee], proponi un primo incontro entro i prossimi [numero] giorni. [Nome mentor], l’agenda del primo incontro è qui: [link]. In quell’incontro concordate gli obiettivi e ogni quanto vi vedrete.
Se uno di voi vede un motivo per cui l’abbinamento non funzionerà, scrivetemi in privato entro il [data] e vi riabbino senza fare domande.
[Il tuo nome]
6. Promemoria per il primo incontro
Quando: 10-14 giorni dopo la presentazione. A chi: solo alle coppie che non si sono ancora incontrate.
Oggetto: Hai già fissato il primo incontro con [nome]?
Ciao [Nome],
un controllo veloce: non vedo ancora un primo incontro con [nome]. La prima conversazione dà il tono a tutto il resto, quindi voglio essere sicuro che niente la stia bloccando.
Se è un problema di agenda, prova [link di prenotazione o suggerimento]. Se è altro, rispondimi con una riga e ti do una mano.
[Il tuo nome]
7. Check-in a metà percorso
Quando: a metà programma. A chi: a tutti i partecipanti, mentor e mentee separatamente.
Oggetto: Metà percorso di [Nome programma]: 3 domande veloci
Ciao [Nome],
siamo a metà di [Nome programma]. Puoi rispondere a tre domande entro il [data]? Basta rispondere a questa email.
- Quante volte vi siete incontrati finora?
- Su una scala da 1 a 5, quanto sono stati utili gli incontri?
- C’è qualcosa che dovremmo sapere o in cui possiamo aiutarti?
Le tue risposte le vede solo il team del programma. Se una coppia ha bisogno di supporto, ti contatteremo direttamente.
[Il tuo nome]
8. Promemoria per coppie inattive
Quando: quando una coppia non si incontra da [numero] settimane. A chi: a entrambi, oppure prima a uno se pensi che il blocco sia lì.
Oggetto: Riprendere il filo con [nome]
Ciao [Nome],
sono passate alcune settimane dal tuo ultimo incontro con [nome]. Capita: mesi pieni, ferie, piani che cambiano.
Per ripartire bastano 20 minuti. Un’agenda semplice: cosa è cambiato dall’ultima volta e su cosa concentrarsi prima del [data di fine]?
Se il mentoring ha fatto il suo corso o l’abbinamento non funziona, va bene lo stesso. Scrivimi: nessuno verrà messo in discussione, e lo chiudiamo bene o troviamo un’altra soluzione.
[Il tuo nome]
9. Richiesta di feedback (questionario)
Quando: nelle ultime due settimane del programma. A chi: a tutti i partecipanti.
Oggetto: [numero] minuti per migliorare la prossima edizione di [Nome programma]
Ciao [Nome],
[Nome programma] si chiude il [data]. Prima di allora, raccontaci com’è andata: [link al questionario]. Servono circa [numero] minuti e il questionario chiude il [data].
Leggiamo ogni risposta e la usiamo per decidere cosa cambiare nella prossima edizione. Le tue risposte sono [anonime / riservate al team del programma].
[Il tuo nome]
10. Chiusura del programma e ringraziamento
Quando: il giorno dopo la fine del programma. A chi: a tutti i partecipanti.
Oggetto: Grazie per aver partecipato a [Nome programma]
Ciao [Nome],
[Nome programma] si è ufficialmente concluso. Grazie per il tempo e l’attenzione che gli hai dedicato.
Prima di salutarci:
- Il tuo [certificato / attestato di partecipazione] è qui: [link].
- Puoi restare in contatto con il tuo [mentor / mentee]. Da qui in poi dipende da voi due.
- Se non hai ancora risposto al questionario, resta aperto fino al [data]: [link].
[Una frase su cosa ha ottenuto il programma, solo con numeri che hai misurato.]
[Il tuo nome]
11. Ringraziamento ai mentor
Quando: alla chiusura, separatamente dall’email 10. A chi: a ogni mentor, possibilmente personalizzata.
Oggetto: Grazie per il tuo mentoring, [Nome]
Ciao [Nome],
volevo ringraziarti di persona per aver seguito [Nome mentee] in [Nome programma]. [Dettaglio concreto: una frase dal feedback del mentee, un obiettivo raggiunto, il numero di incontri.]
Il mentoring è tempo che regali oltre a un lavoro già pieno, ed è ciò che tiene in piedi il programma. [Facoltativo: abbiamo segnalato il tuo contributo al tuo responsabile / ti citiamo tra i mentor nel nostro report annuale.]
Se vuoi fare di nuovo il mentor nella prossima edizione, o preferisci una pausa, fammelo sapere.
Con gratitudine, [Il tuo nome]
12. Invito alla prossima edizione
Quando: 4-6 settimane prima della nuova edizione. A chi: ai partecipanti precedenti e ai nuovi potenziali partecipanti.
Oggetto: [Nome programma], edizione [numero]: si parte il [data]
Ciao [Nome],
la prossima edizione di [Nome programma] parte il [data]. In base ai feedback della scorsa abbiamo cambiato [modifica 1] e [modifica 2].
- Eri mentee? Puoi candidarti di nuovo o diventare tu stesso mentor: [link].
- Eri mentor? Rispondi “sì” per tenere il tuo posto e dicci se la tua disponibilità è cambiata.
- Sei nuovo? Ecco come funziona il programma: [link].
Le candidature chiudono il [data].
[Il tuo nome]
Come adattare questi modelli?
Scrivi l’invito ai mentor per una persona sola. L’email 2 funziona grazie alla frase sul motivo concreto. Un invio di massa riceve molte meno risposte. Dove trovare mentor e come chiederglielo lo spiega la guida come reclutare mentor.
Collega il modulo giusto. Le email 2 e 3 devono portare a un modulo di candidatura che raccolga ciò che serve all’abbinamento; trovi i campi nel modello domande per il modulo di candidatura. L’email 9 deve portare a un questionario breve; il questionario di valutazione del mentoring ha domande pronte per mentor e mentee.
Adatta il tono al programma.
- Programmi aziendali: aggiungi nelle email 1 e 3 che il mentoring è separato dalla valutazione delle prestazioni, e metti in copia i responsabili solo con il consenso del partecipante. I dati personali seguono il GDPR. Un software di mentoring aziendale di solito gestisce questi inviti in un unico posto.
- Programmi per studenti e giovani: inserisci nell’email 5 il referente per la tutela, e coinvolgi i genitori dove la tua istituzione lo richiede.
- Programmi di volontariato e community: sii molto chiaro sull’impegno nell’email 2 e mantieni personale l’email 11. I volontari restano per il riconoscimento, non per i promemoria.
Tu o Lei? Segui la cultura della tua organizzazione. In contesti più formali, come alcuni programmi universitari o istituzionali, passa al Lei in modo coerente in tutti e 12 i modelli.
Mai promemoria a tutti. Le email 6 e 8 funzionano perché arrivano solo a chi ne ha bisogno. Mandate a tutto il programma, infastidiscono le coppie che stanno andando bene.
Altri modelli e guide passo passo per ogni fase del programma sono nella libreria delle guide.