E-mailsjablonen voor je mentorprogramma: 12 voorbeelden
E-mailsjablonen voor een mentorprogramma zijn kant-en-klare berichten die de coördinator in elke fase van het programma verstuurt: het aankondigen, mentoren en mentees uitnodigen, matches aan elkaar voorstellen, koppels aansporen om af te spreken, feedback verzamelen en het cohort afsluiten. Hieronder staan 12 sjablonen met onderwerpregel, invulvelden en verzendmoment. Kopiëren, haakjes invullen, versturen.
Elke mail heeft één doel en vraagt om één actie. Daarom wordt hij gelezen.
Hoe gebruik je deze sjablonen?
- Zet ze in je planning. Noteer vóór de start de verzenddatum van elke mail in het programmaplan. De timing gaat uit van een programma van zes maanden; pas die aan op jouw looptijd.
- Vervang elk [invulveld]. Zoek vóór verzending naar
[in de tekst. Een vergeten “[Voornaam]” kost meer vertrouwen dan de mail oplevert. - Verstuur als echt persoon. Met de naam van de coördinator en een inbox die iemand leest. In de reacties hoor je problemen vroeg.
- Houd het bij één verzoek. Wil je nog iets vragen, bewaar dat dan voor de volgende mail.
- Herinner gericht. Mail 6 en 8 gaan alleen naar wie nog niet in actie is gekomen, nooit naar het hele programma.
Voor het grotere plaatje, wat je wanneer stuurt en waar je tussen de mails op let, lees je mentorprogramma beheren.
Het sjabloon
1. Aankondiging van het programma
Wanneer: 3 à 4 weken voordat de aanmelding opengaat. Aan: iedereen die mag deelnemen.
Onderwerp: [Programmanaam]: mentoring voor [doelgroep] vanaf [maand]
Hoi [Voornaam],
We starten [Programmanaam], een mentoringprogramma van [duur] voor [doelgroep]. Elke mentee krijgt een mentor uit [mentorpool] en spreekt die ongeveer [frequentie] om te werken aan zelfgekozen doelen, zoals [doel 1] of [doel 2].
Tijdsinvestering: ongeveer [uren] uur per maand, van [startdatum] tot [einddatum].
Aanmelden kan van [datum] tot [datum]. Mentoren en mentees melden zich apart aan; je krijgt de link op de dag dat de aanmelding opengaat. Vragen? Beantwoord deze mail gewoon.
[Je naam] [Functie], [Programmanaam]
2. Uitnodiging voor mentoren
Wanneer: 2 à 3 weken voor de matching. Aan: mensen die je als mentor wilt, één voor één.
Onderwerp: Zou jij mentor willen zijn in [Programmanaam]?
Hoi [Voornaam],
Ik stel de mentorgroep samen voor [Programmanaam] en dacht aan jou vanwege [concrete reden: je ervaring met X, hoe je Y hebt geholpen].
De mentees zijn [wie ze zijn] en zoeken hulp bij [typische onderwerpen]. Als mentor spreek je één persoon [frequentie], ongeveer [minuten] minuten, van [startdatum] tot [einddatum]. Dat is zo’n [uren] uur per maand. Je krijgt een korte briefing, een voorgestelde agenda per gesprek en een coördinator die je kunt bellen als iets vastloopt.
Doe je mee? Meld je dan vóór [deadline] hier aan: [link]. Dat duurt ongeveer [minuten] minuten. Komt het nu niet uit, dan is een snel nee helemaal prima, en een naam van iemand die je zou aanraden is meer dan welkom.
Dank je, [Je naam]
3. Uitnodiging voor mentees
Wanneer: zodra de aanmelding opengaat. Aan: de doelgroep van mentees.
Onderwerp: Meld je aan voor een mentor: [Programmanaam] open tot [datum]
Hoi [Voornaam],
De aanmelding voor [Programmanaam] is open. Word je geselecteerd, dan krijg je een mentor met [relevante ervaring] en spreken jullie elkaar [frequentie] gedurende [duur].
Iets voor jou als je: [criterium 1], [criterium 2] en ongeveer [uren] uur per maand vrij kunt maken.
De aanmelding duurt ongeveer [minuten] minuten en vraagt naar je doelen en voorkeuren, die we voor de matching gebruiken: [link]. Deadline: [datum].
[Je naam]
4. Aanmelding ontvangen
Wanneer: direct na de aanmelding. Aan: de aanmelder.
Onderwerp: We hebben je aanmelding voor [Programmanaam] ontvangen
Hoi [Voornaam],
Bedankt voor je aanmelding als [mentor / mentee] voor [Programmanaam]. Zo gaat het verder:
- [datum]: aanmelding sluit
- [datum]: je hoort of je een plek hebt
- [datum]: je ontvangt de kennismakingsmail met je match
Verandert er iets in je aanmelding, zoals je beschikbaarheid of je doelen? Beantwoord deze mail, dan passen we het aan.
[Je naam]
5. Kennismaking met de match (aan beiden)
Wanneer: op de dag dat de matches bevestigd zijn. Aan: mentor en mentee in één mail.
Onderwerp: Maak kennis: [Naam mentor] en [Naam mentee]
Hoi [Naam mentor] en [Naam mentee],
Jullie vormen een koppel in [Programmanaam]. Even voorstellen:
- [Naam mentor] is [rol] bij [organisatie] en heeft [één zin relevante ervaring].
- [Naam mentee] is [rol] en wil werken aan [doel of onderwerp].
We hebben jullie gematcht omdat [één concrete reden, bijvoorbeeld hetzelfde vakgebied of een doel dat past bij de ervaring van de mentor].
Eerste stap: [Naam mentee], stel binnen [aantal] dagen een eerste gesprek voor. [Naam mentor], de agenda voor het eerste gesprek vind je hier: [link]. Spreek in dat gesprek jullie doelen af en hoe vaak jullie elkaar zien.
Ziet een van jullie een reden waarom de match niet gaat werken? Laat het me vóór [datum] persoonlijk weten, dan zoek ik zonder vragen een nieuwe match.
[Je naam]
6. Herinnering eerste gesprek
Wanneer: 10 tot 14 dagen na de kennismaking. Aan: alleen koppels die nog niet hebben afgesproken.
Onderwerp: Staat je eerste gesprek met [naam] al gepland?
Hoi [Voornaam],
Even checken: ik zie nog geen eerste gesprek met [naam]. Dat eerste gesprek zet de toon, dus ik wil zeker weten dat er niets in de weg zit.
Is het een agendakwestie, probeer dan [boekingslink of suggestie]. Is het iets anders, stuur me één regel en ik help je verder.
[Je naam]
7. Check-in halverwege
Wanneer: halverwege het programma. Aan: alle deelnemers, mentoren en mentees apart.
Onderwerp: Halverwege [Programmanaam]: 3 korte vragen
Hoi [Voornaam],
We zijn halverwege [Programmanaam]. Wil je vóór [datum] drie vragen beantwoorden? Een reactie op deze mail is genoeg.
- Hoe vaak hebben jullie elkaar tot nu toe gesproken?
- Hoe nuttig waren de gesprekken op een schaal van 1 tot 5?
- Is er iets wat we moeten weten of waarmee we kunnen helpen?
Alleen het programmateam ziet je antwoorden. Heeft een koppel ondersteuning nodig, dan nemen we direct contact op.
[Je naam]
8. Herinnering voor stille koppels
Wanneer: als een koppel [aantal] weken niet heeft afgesproken. Aan: allebei, of eerst één van de twee als je vermoedt waar het stokt.
Onderwerp: De draad weer oppakken met [naam]
Hoi [Voornaam],
Je laatste gesprek met [naam] is een paar weken geleden. Dat gebeurt: drukke maanden, vakanties, veranderde plannen.
Om weer op gang te komen is 20 minuten genoeg. Een simpele agenda: wat is er veranderd sinds de vorige keer, en waar richten jullie je op vóór [einddatum]?
Heeft de mentoring zijn werk gedaan of werkt de match niet, dan is dat ook prima. Laat het me weten; niemand krijgt de schuld, en we sluiten het netjes af of zoeken een andere oplossing.
[Je naam]
9. Verzoek om feedback (enquête)
Wanneer: in de laatste twee weken van het programma. Aan: alle deelnemers.
Onderwerp: [aantal] minuten voor een betere volgende editie van [Programmanaam]
Hoi [Voornaam],
[Programmanaam] eindigt op [datum]. Laat ons daarvoor weten hoe het was: [link naar enquête]. Het kost ongeveer [aantal] minuten en de enquête sluit op [datum].
We lezen elk antwoord en beslissen op basis daarvan wat we in de volgende ronde veranderen. Je antwoorden zijn [anoniem / alleen zichtbaar voor het programmateam].
[Je naam]
10. Afsluiting en bedankje
Wanneer: de dag na het einde van het programma. Aan: alle deelnemers.
Onderwerp: Bedankt voor je deelname aan [Programmanaam]
Hoi [Voornaam],
[Programmanaam] is officieel afgelopen. Bedankt voor de tijd en aandacht die je erin hebt gestoken.
Nog een paar dingen:
- Je [certificaat / bewijs van deelname] staat hier: [link].
- Je mag gerust contact houden met je [mentor / mentee]. Vanaf nu is dat aan jullie tweeën.
- Heb je de enquête nog niet ingevuld? Die staat open tot [datum]: [link].
[Eén zin over wat het programma heeft opgeleverd, alleen met cijfers die je zelf hebt gemeten.]
[Je naam]
11. Bedankje voor mentoren
Wanneer: bij de afsluiting, los van mail 10. Aan: elke mentor, liefst persoonlijk.
Onderwerp: Bedankt voor je mentorschap, [Voornaam]
Hoi [Voornaam],
Ik wil je persoonlijk bedanken dat je [Naam mentee] hebt begeleid in [Programmanaam]. [Concreet detail: iets uit de feedback van de mentee, een bereikt doel, het aantal gesprekken.]
Mentoring is tijd die je vrijwillig geeft naast een volle baan, en precies dat houdt het programma overeind. [Optioneel: we hebben je bijdrage gedeeld met je leidinggevende / we noemen je als mentor in ons jaarverslag.]
Wil je in de volgende ronde weer mentor zijn, of liever een pauze? Laat het me gewoon weten.
Met dank, [Je naam]
12. Uitnodiging volgende cohort
Wanneer: 4 tot 6 weken voor de nieuwe ronde. Aan: eerdere deelnemers en de nieuwe doelgroep.
Onderwerp: [Programmanaam] ronde [nummer]: aanmelden vanaf [datum]
Hoi [Voornaam],
De volgende ronde van [Programmanaam] start op [datum]. Op basis van de feedback van vorige keer hebben we [wijziging 1] en [wijziging 2] aangepast.
- Was je mentee? Je kunt je opnieuw aanmelden of zelf mentor worden: [link].
- Was je mentor? Antwoord met “ja” om je plek te houden en laat weten of je beschikbaarheid is veranderd.
- Nieuw? Zo werkt het programma: [link].
Aanmelden kan tot [datum].
[Je naam]
Hoe pas je de sjablonen aan?
Schrijf de wervingsmail aan één persoon. Mail 2 werkt dankzij de zin met de concrete reden. Een massamail levert veel minder reacties op. Waar je mentoren vindt en hoe je ze vraagt, staat in de gids mentoren werven.
Link naar het juiste formulier. Mail 2 en 3 horen te verwijzen naar een aanmeldformulier dat ophaalt wat de matching nodig heeft; de velden vind je in het sjabloon vragen voor het aanmeldformulier. Mail 9 hoort te verwijzen naar een korte enquête; de evaluatievragenlijst voor mentoring heeft kant-en-klare vragen voor mentoren en mentees.
Stem de toon af op het programma.
- Programma’s binnen organisaties: vermeld in mail 1 en 3 dat mentoring los staat van de beoordelingscyclus, en zet leidinggevenden alleen in de cc met toestemming van de deelnemer. Persoonsgegevens vallen onder de AVG. Mentorsoftware voor medewerkers bundelt deze uitnodigingen meestal op één plek.
- Programma’s voor studenten en jongeren: zet in mail 5 de contactpersoon voor veiligheidsvragen, en betrek ouders of verzorgers waar je instelling dat vraagt.
- Vrijwilligers- en communityprogramma’s: wees in mail 2 extra duidelijk over de tijdsinvestering en houd mail 11 persoonlijk. Vrijwilligers blijven vanwege waardering, niet vanwege herinneringen.
Je of u? Volg de cultuur van je organisatie. Werk je in een formelere omgeving, zet dan alle 12 sjablonen consequent om naar u.
Stuur herinneringen nooit aan iedereen. Mail 6 en 8 werken omdat ze alleen de juiste mensen bereiken. Naar het hele programma gestuurd, ergeren ze de koppels die goed bezig zijn.
Meer sjablonen en stapsgewijze gidsen voor elke fase van je programma vind je in de gidsenbibliotheek.