Aanmeldformulier mentoring: vragen en gratis sjabloon
Een aanmeldformulier voor mentoring is de set vragen die mentees en mentoren beantwoorden om aan een programma mee te doen: wie ze zijn, wat ze zoeken of kunnen bieden, wanneer ze beschikbaar zijn en waarmee ze instemmen. Hieronder vind je een gratis sjabloon dat je direct kunt gebruiken: twee formulieren, het antwoordtype per vraag, de verplichte velden en varianten voor bedrijven, hogescholen en universiteiten, en startups.
Een goed formulier doet twee dingen: het laat zien wie mee moet doen en het verzamelt de antwoorden waarop je later matcht.
Hoe gebruik je dit sjabloon?
- Bepaal waar het formulier voor is. Open aanmelding, een geselecteerde groep of een mentorpool? Bij selectie heb je het motivatiedeel nodig; bij open programma’s kan het korter.
- Kopieer beide formulieren naar je formuliertool of platform. Houd de volgorde aan: contact eerst, toestemming als laatste.
- Eerst schrappen, dan toevoegen. 12 tot 20 vragen per formulier. Een vraag die niet tot een besluit of matchingregel leidt, gaat eruit.
- Spiegel de opties. Beschikbaarheid, vorm, taal en de lijst met onderwerpen moeten in beide formulieren gelijk zijn.
- Kies eerst je matchingcriteria. Welke ertoe doen, lees je in mentoren en mentees matchen. Voor diepere matchingvragen gebruik je de matchingvragenlijst voor mentor en mentee.
- Test met twee echte mensen, één per kant, en neem de tijd op. Meer dan tien minuten betekent inkorten.
Ben je het programma zelf nog aan het ontwerpen, begin dan bij mentorprogramma starten.
Het sjabloon
Antwoordtypes: Korte tekst, Lange tekst (met woordlimiet), Getal, Enkele keuze, Meerkeuze (met maximum), Vinkje.
Formulier 1: aanmelding als mentee
Deel 1. Contactgegevens
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 1 | Voor- en achternaam | Korte tekst | Ja |
| 2 | E-mailadres | Korte tekst (e-mail) | Ja |
| 3 | Organisatie, afdeling of onderwijsinstelling | Korte tekst of enkele keuze | Ja |
| 4 | Huidige rol of functie | Korte tekst | Ja |
| 5 | Plaats of tijdzone | Enkele keuze | Ja |
| 6 | Talen waarin je begeleid kunt worden | Meerkeuze | Ja |
Deel 2. Achtergrond
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 7 | Loopbaanfase: student / starter (0–3 jaar) / midden in de loopbaan / senior / carrièreswitcher | Enkele keuze | Ja |
| 8 | Jaren werkervaring | Getal | Nee |
| 9 | Vakgebied of functie: ________ (jouw lijst) | Enkele keuze | Ja |
| 10 | Korte introductie, max. 80 woorden | Lange tekst | Nee |
Deel 3. Doelen
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 11 | Hoofddoel: loopbaangroei / leiderschap / vakinhoudelijke vaardigheid / carrièreswitch / ondernemen / anders: ________ | Enkele keuze | Ja |
| 12 | Wat moet er aan het eind van het programma anders zijn? 2–3 zinnen. | Lange tekst | Ja |
| 13 | Onderwerpen waarbij je hulp wilt (max. 3): ________ (zelfde lijst als mentorvraag 12) | Meerkeuze | Ja |
Deel 4. Beschikbaarheid en vorm
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 14 | Hoe vaak kun je afspreken? Elke week / om de week / eens per maand | Enkele keuze | Ja |
| 15 | Voorkeursvorm: video / fysiek / maakt niet uit | Enkele keuze | Ja |
| 16 | Wanneer ben je meestal vrij? Doordeweeks ochtend / middag / avond / weekend | Meerkeuze | Ja |
| 17 | Kun je het hele programma (van ________ tot ________) meedoen? | Vinkje | Ja |
Deel 5. Motivatie
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 18 | Waarom wil je juist nu een mentor? Max. 100 woorden. | Lange tekst | Ja |
| 19 | Wat ga je tussen de gesprekken door doen om dit te laten werken? Max. 60 woorden. | Lange tekst | Nee |
Deel 6. Matchingvoorkeuren
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 20 | Mentor uit: mijn eigen afdeling / een andere afdeling / maakt niet uit | Enkele keuze | Nee |
| 21 | Is er iemand met wie je niet gematcht moet worden, zoals je directe leidinggevende? Alleen zichtbaar voor programmabeheerders. | Korte tekst | Nee |
| 22 | Is er nog iets waardoor een match voor jou beter werkt? | Lange tekst | Nee |
Deel 7. Toestemming en privacy
| Nr. | Verklaring | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 23 | Ik heb de programma-overeenkomst gelezen en houd me eraan. | Vinkje | Ja |
| 24 | Ik ga ermee akkoord dat mijn antwoorden worden gebruikt om mijn aanmelding te beoordelen en mij te matchen. | Vinkje | Ja |
| 25 | Ik ga ermee akkoord dat mijn naam, rol, introductie en doelen worden gedeeld met mijn mentor. | Vinkje | Ja |
| 26 | Ik ontvang graag feedbackvragenlijsten en nieuws over het programma. | Vinkje | Nee |
Formulier 2: aanmelding als mentor
Deel 1. Contactgegevens: gelijk aan menteevragen 1–6.
Deel 2. Achtergrond en expertise
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 7 | Jaren werkervaring | Getal | Ja |
| 8 | Vakgebied of functie: ________ (zelfde lijst als menteevraag 9) | Enkele keuze | Ja |
| 9 | Niveau: specialist / leidinggevende / senior management / oprichter of eigenaar | Enkele keuze | Ja |
| 10 | Ben je eerder mentor geweest? Nee / informeel / in een gestructureerd programma | Enkele keuze | Ja |
| 11 | Korte introductie die mentees zien, max. 80 woorden | Lange tekst | Ja |
Deel 3. Wat je kunt bieden
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 12 | Onderwerpen waarbij je kunt helpen (max. 3): ________ (zelfde lijst als menteevraag 13) | Meerkeuze | Ja |
| 13 | Beschrijf een ervaring die je met een mentee zou kunnen delen. Max. 80 woorden. | Lange tekst | Nee |
| 14 | Onderwerpen waarover je liever niet begeleidt | Korte tekst | Nee |
Deel 4. Capaciteit en vorm
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 15 | Hoeveel mentees kun je begeleiden? 1 / 2 / 3 | Enkele keuze | Ja |
| 16 | Hoe vaak kun je afspreken? (zelfde opties als menteevraag 14) | Enkele keuze | Ja |
| 17 | Voorkeursvorm (zelfde opties als menteevraag 15) | Enkele keuze | Ja |
| 18 | Wanneer ben je meestal vrij? (zelfde opties als menteevraag 16) | Meerkeuze | Ja |
| 19 | Kun je het hele programma meedoen? | Vinkje | Ja |
Deel 5. Motivatie
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 20 | Waarom wil je mentor zijn in dit programma? Max. 80 woorden. | Lange tekst | Ja |
Deel 6. Matchingvoorkeuren
| Nr. | Vraag | Antwoordtype | Verplicht |
|---|---|---|---|
| 21 | Loopbaanfases van mentees met wie je graag werkt | Meerkeuze | Nee |
| 22 | Is er iemand met wie je niet gematcht moet worden, zoals iemand in je eigen rapportagelijn? Alleen zichtbaar voor programmabeheerders. | Korte tekst | Nee |
Deel 7. Toestemming en privacy: gelijk aan menteeverklaringen 23–26, met “mijn mentee” in verklaring 25.
Varianten per type programma
Mentoring op de werkvloer
- Voeg toe: “Bedrijfsonderdeel” en “Locatie of kantoor” (enkele keuze, verplicht), “Geef je leiding aan mensen?” (enkele keuze).
- Maak de vraag “niet matchen met” verplicht en sluit directe rapportagelijnen uit met een regel.
- Voeg toe aan de toestemming: “Niets uit deze mentoring wordt gebruikt in beoordelingsgesprekken.”
- Schrap: organisatienaam, externe links.
Hogeschool, universiteit of studentenprogramma
- Mentee: “Opleiding” en “Studiejaar” (enkele keuze, verplicht), “Beroepsrichtingen die je overweegt” (meerkeuze).
- Mentor (alumnus of medewerker): “Afstudeerjaar” (getal), “Faculteit of opleiding” (enkele keuze), “Huidige sector” (enkele keuze).
- Vraag geen cijfers of cijferlijsten als de selectie daar niet echt van afhangt.
- Programma’s met minderjarigen: volg het veiligheidsbeleid van de instelling en vraag toestemming van ouders of verzorgers.
Startup- of acceleratorprogramma
- Oprichter: “Naam en website van de startup” (korte tekst), “Fase: idee / pre-seed / seed / serie A of later” (enkele keuze), “Sector” (enkele keuze), “Teamgrootte” (getal), “Grootste uitdaging in de komende drie maanden” (lange tekst, verplicht).
- Mentor: “Sectoren die je goed kent” (meerkeuze), “Expertise: financiering / product / sales / werving / operations / juridisch” (meerkeuze).
- Voeg een vraag over belangenverstrengeling toe: “Investeer je in, adviseer je of werk je voor bedrijven in deze sectoren? Noem ze.” (lange tekst, verplicht).
Vragen die je beter weglaat
Vraag alleen wat je nodig hebt om het programma te draaien en te matchen. De AVG is op dat principe gebouwd (dataminimalisatie), en sommige gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens met strengere regels. Dit is algemene richting, geen juridisch advies: laat je formulier nakijken door je privacyfunctionaris of juridische afdeling.
- Geboortedatum of exacte leeftijd: vraag liever de loopbaanfase (jongerenprogramma’s uitgezonderd)
- Gender, etnische afkomst, religie, gezondheid, beperking of seksuele oriëntatie als verplichte vraag; als het programma het nodig heeft, optioneel en met uitleg
- Burgerlijke staat, kinderen of kinderwens
- Woonadres, BSN, ID- of paspoortnummer
- Salaris of financiële gegevens
- Foto als voorwaarde voor aanmelding
- Beoordelingen of oordelen van de leidinggevende
- Politieke voorkeur of vakbondslidmaatschap
- Open vragen die je niet leest of gebruikt
Voorbeeld van een toestemmingstekst
Door dit formulier te versturen bevestig ik dat mijn gegevens kloppen. Ik ga ermee akkoord dat [Organisatie] mijn antwoorden gebruikt om mijn aanmelding te beoordelen, mij te matchen met een [mentor/mentee] en het programma [Naam programma] uit te voeren van ________ tot ________. Ik begrijp dat mijn naam, rol, introductie en doelen worden gedeeld met mijn [mentor/mentee], en dat antwoorden met de markering “alleen zichtbaar voor programmabeheerders” niet worden gedeeld. Mijn gegevens worden bewaard tot ________ en verwerkt zoals beschreven in [link naar privacyverklaring]. Ik kan op elk moment stoppen met het programma en vragen om correctie of verwijdering van mijn gegevens door te mailen naar ________.
Hoe pas je het sjabloon aan?
Schrijf de matchingregels vóór het formulier. Match je op “expertise van de mentor tegenover doel van de mentee”, dan hebben beide formulieren dezelfde onderwerpenlijst nodig. Vrije tekst geeft context, maar is lastig te vergelijken bij grotere aantallen.
Weinig open vragen, en kort. Eén doelvraag voor mentees en een introductie voor mentoren leveren het meeste op. Woordlimieten houden de antwoorden leesbaar.
Zeg wie wat ziet. Markeer vragen die alleen voor beheerders zijn, zoals “niet matchen met”, en houd ze buiten het zichtbare profiel.
Hergebruik antwoorden. Vraag het één keer en gebruik het antwoord voor beoordeling, matching en profiel. Mensen dingen twee keer laten invullen kost vertrouwen.
Herzie het per ronde. Kijk na elke ronde welke antwoorden je echt hebt gebruikt voor besluiten en matching, en schrap de rest.
Op de pagina mentor matching software zie je hoe antwoorden uitmonden in gescoorde matches; de overige stappen van het programma staan in de gidsen.