Matchingvragenlijst mentor en mentee: gratis sjabloon
Een matchingvragenlijst voor mentor en mentee bestaat uit twee korte vragenlijsten, één voor mentoren en één voor mentees, waarvan de vragen elkaar spiegelen zodat je de antwoorden naast elkaar kunt leggen. Gebruik het gratis sjabloon hieronder voor elk cohort van je mentoringprogramma om te verzamelen wat je nodig hebt om koppels te maken op doel, expertise, beschikbaarheid en klik.
Die spiegeling is de kern. Kiezen mentoren hun expertise uit een lijst en beschrijven mentees hun doelen in eigen woorden, dan valt er op schaal niets te vergelijken. Dit sjabloon geeft beide kanten dezelfde onderwerpen en dezelfde opties, per rol geformuleerd.
Hoe gebruik je deze matchingvragenlijst?
- Pas eerst de gedeelde lijsten aan. Afdelingen, de lijst met doelen en expertise en de talen staan aan beide kanten. Vervang de voorbeelden door de termen van je organisatie en kopieer dezelfde lijst naar beide versies. Eén afwijkend woord breekt de vergelijking.
- Kies je harde criteria voordat je iets verstuurt. De scoretabel onderaan het sjabloon laat zien hoe. Een vraag die geen criterium voedt en de beoordelaar niet helpt, kan eruit.
- Maak twee formulieren: de mentorkolom in het mentorformulier, de menteekolom in het menteeformulier. Houd de nummers aan, dan kun je de antwoorden later koppelen.
- Verstuur beide in dezelfde week, met dezelfde deadline. Zonder beide kanten geen matching.
- Scoren, bekijken, dan bevestigen. Rangschik de koppels met de tabel, bekijk de beste voorstellen zelf en vraag beide mensen om akkoord. Methodes en veelgemaakte fouten staan in de gids mentoren en mentees matchen.
Wordt de vragenlijst ook je aanmeldformulier, combineer hem dan met het sjabloon vragen voor het aanmeldformulier voor mentoring, dat geschiktheid, motivatie en toestemming afdekt.
Het sjabloon
Antwoordtypes
| Code | Type | Waarvoor |
|---|---|---|
| EK | Enkele keuze | Eén antwoord uit een vaste lijst. Ideaal voor harde criteria. |
| MK | Meerkeuze | Meerdere antwoorden uit een vaste lijst. Stel een maximum in. |
| S5 | Schaal 1–5 | Mate of voorkeur tussen twee uitspraken. |
| VT | Vrije tekst | Context voor een menselijke lezer. Waar mogelijk optioneel. |
Deel 1: basisprofiel
| # | Mentorversie | Menteeversie | Type | Opties |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Naam en e-mail | Naam en e-mail | VT | ________ |
| 1.2 | Huidige rol of functie | Huidige rol of functie | VT | ________ |
| 1.3 | Afdeling of vakgebied | Afdeling of vakgebied | EK | ________ / ________ / ________ / Anders |
| 1.4 | Jaren werkervaring | Jaren werkervaring | EK | 0–2 / 3–5 / 6–10 / 11–15 / 16+ |
| 1.5 | Loopbaanfase | Loopbaanfase | EK | Student of starter / Begin loopbaan / Midden loopbaan / Manager / Senior leidinggevende / Oprichter |
| 1.6 | Land of stad van waaruit je werkt | Land of stad van waaruit je werkt | VT | ________ |
| 1.7 | Je tijdzone | Je tijdzone | EK | ________ |
| 1.8 | Talen waarin je kunt mentoren | Talen waarin je gementord kunt worden | MK | Nederlands / Engels / ________ |
Deel 2: doelen en expertise
Gebruik aan beide kanten precies dezelfde lijst. Voorbeeld om aan te passen:
- Leiderschap en mensen aansturen
- Loopbaanplanning en promotie
- Overstap naar een nieuwe rol of functie
- Vakinhoudelijke of technische kennis: ________
- Communicatie en presenteren
- Onderhandelen en invloed
- Een bedrijf starten of laten groeien
- Netwerk en zichtbaarheid
- Terugkeer na een onderbreking
- Internationale loopbaan
- Balans tussen werk en privé
- Anders: ________
| # | Mentorversie | Menteeversie | Type | Opties |
|---|---|---|---|---|
| 2.1 | Op welke onderwerpen kun je mentoren? | Bij welke onderwerpen wil je hulp? | MK | Gedeelde lijst. Mentoren max. 5, mentees max. 3 |
| 2.2 | In welk ene onderwerp ben je het sterkst? | Welk ene onderwerp is nu het belangrijkst voor je? | EK | Gedeelde lijst |
| 2.3 | Hoeveel praktijkervaring heb je daarin? | Hoeveel ervaring heb je daar nu in? | S5 | 1 = weinig, 5 = veel |
| 2.4 | Beschrijf in twee of drie zinnen de ervaring achter je onderwerpen. | Beschrijf het doel dat je aan het eind van het programma wilt halen en hoe je weet dat het gelukt is. | VT | ________ |
Deel 3: vorm en frequentie
| # | Mentorversie | Menteeversie | Type | Opties |
|---|---|---|---|---|
| 3.1 | Hoe spreek je het liefst af? | Hoe spreek je het liefst af? | EK | Video / Op locatie / Telefoon / Gemengd / Geen voorkeur |
| 3.2 | Hoe vaak kun je afspreken? | Hoe vaak wil je afspreken? | EK | Wekelijks / Om de week / Maandelijks |
| 3.3 | Hoe lang moet een gesprek duren? | Hoe lang moet een gesprek duren? | EK | 30 / 45 / 60 minuten |
| 3.4 | Hoeveel mentees kun je tegelijk begeleiden? | Doe je ook mee aan een kleine mentoringgroep? | EK | Mentor: 1 / 2 / 3 / 4+. Mentee: Ja / Nee / Misschien |
| 3.5 | Kun je je voor de volle ________ maanden van het programma vastleggen? | Kun je je voor de volle ________ maanden van het programma vastleggen? | EK | Ja / Weet ik niet |
Deel 4: beschikbaarheid
| # | Mentorversie | Menteeversie | Type | Opties |
|---|---|---|---|---|
| 4.1 | Wanneer ben je meestal beschikbaar? | Wanneer ben je meestal beschikbaar? | MK | Doordeweeks ochtend / Doordeweeks lunch / Doordeweeks middag / Doordeweeks avond / Weekend |
| 4.2 | Data waarop je al weet dat je weg bent | Data waarop je al weet dat je weg bent | VT | ________ |
Deel 5: mentorstijl
Elke regel is een schaal tussen twee uitspraken: 1 betekent dat de linker het best past, 5 de rechter.
| # | Mentorversie: “Als mentor ben ik geneigd om…” | Menteeversie: “Ik wil een mentor die…” | Type | 1 ↔ 5 |
|---|---|---|---|---|
| 5.1 | direct advies te geven ↔ vragen te stellen zodat jij het antwoord vindt | direct advies geeft ↔ vragen stelt zodat ik het antwoord vind | S5 | 1–5 |
| 5.2 | een vaste agenda te volgen ↔ het gesprek open te houden | een vaste agenda volgt ↔ het gesprek open houdt | S5 | 1–5 |
| 5.3 | te steunen en aan te moedigen ↔ uit te dagen en te pushen | steunt en aanmoedigt ↔ uitdaagt en pusht | S5 | 1–5 |
| 5.4 | alleen tijdens gesprekken contact te hebben ↔ korte berichten tussendoor prima te vinden | alleen tijdens gesprekken contact heeft ↔ korte berichten tussendoor prima vindt | S5 | 1–5 |
Deel 6: voorkeuren en beperkingen
| # | Mentorversie | Menteeversie | Type | Opties |
|---|---|---|---|---|
| 6.1 | Moet je mentee van je eigen afdeling komen? | Moet je mentor van je eigen afdeling komen? | EK | Zelfde afdeling / Andere afdeling / Geen voorkeur |
| 6.2 | Noem mensen met wie je niet gematcht moet worden, zoals je directe medewerkers of je eigen leidinggevende. | Noem mensen met wie je niet gematcht moet worden, zoals je leidinggevende of iemand in je rapportagelijn. | VT | ________ |
| 6.3 | Is er iets waardoor een match lastig zou zijn voor je? (optioneel) | Is er iets waardoor een match lastig zou zijn voor je? (optioneel) | VT | ________ |
| 6.4 | Heeft iemand je al gevraagd om mentor te zijn? | Heb je een bepaalde mentor in gedachten? | VT | Naam, of leeg |
Deel 7: open vragen
| # | Mentorversie | Menteeversie | Type |
|---|---|---|---|
| 7.1 | Waarom wil je mentor zijn in dit programma? | Waarom wil je nu een mentor? | VT |
| 7.2 | Wat verwacht je van een mentee? | Wat breng je mee naar elk gesprek? | VT |
| 7.3 | Moet het programmateam vóór de matching nog iets weten? | Moet het programmateam vóór de matching nog iets weten? | VT |
| 7.4 | Ik ga ermee akkoord dat mijn antwoorden gedeeld worden met mijn match en het programmateam. | Ik ga ermee akkoord dat mijn antwoorden gedeeld worden met mijn match en het programmateam. | EK: Ja |
Hoe scoor je koppels?
Mist een koppel een hard criterium, dan valt het af. Zachte criteria tellen op in de score. Een eenvoudige score: gewicht van de gehaalde criteria gedeeld door het totale gewicht, maal 100.
| Criterium | Vergeleken vragen | Soort | Regel | Voorbeeldgewicht |
|---|---|---|---|---|
| Gedeelde taal | 1.8 ↔ 1.8 | Hard | Minstens één taal gemeen | — |
| Buiten de rapportagelijn | 6.2 ↔ 1.1 | Hard | Geen van beiden staat in het 6.2-antwoord van de ander | — |
| Werkbare tijdzone | 1.7 ↔ 1.7 | Hard (op afstand) | Minstens ________ gedeelde werkuren | — |
| Doel past bij expertise | 2.1 / 2.2 (mentee) ↔ 2.1 (mentor) | Zacht | Het topthema van de mentee staat in de lijst van de mentor | 3 |
| Ervaringsverschil | 1.4 ↔ 1.4 | Zacht | Mentor in een hogere ervaringsklasse | 2 |
| Afdelingsvoorkeur | 6.1 ↔ 1.3 | Zacht | Zelfde of andere afdeling, zoals gewenst | 1 |
| Gedeelde beschikbaarheid | 4.1 ↔ 4.1 | Zacht | Minstens één gedeeld tijdvak | 1 |
| Frequentie | 3.2 ↔ 3.2 | Zacht | Zelfde frequentie | 1 |
| Stijl | 5.1–5.4 ↔ 5.1–5.4 | Zacht | Hooguit 1 punt verschil per regel | 0,5 per regel |
Voorbeeld: een koppel dat doel, ervaring en beschikbaarheid haalt maar afdeling en frequentie niet, scoort zonder stijl (3 + 2 + 1) ÷ (3 + 2 + 1 + 1 + 1) × 100 = 75. Gebruik de score om te rangschikken; lees de open antwoorden van de beste koppels voordat je bevestigt.
Hoe pas je de vragenlijst aan?
Eerst schrappen, dan toevoegen. 12 tot 20 vragen per kant is genoeg voor de meeste programma’s. Elke extra vraag kost ingevulde lijsten, en een lijst die niet is ingevuld, matcht niemand.
Structureer alles waarop je matcht. Staat een criterium in de scoretabel, dan moet de vraag een keuze of schaal zijn. Vrije tekst is voor de beoordelaar, niet voor de formule.
Stem af op het soort programma.
- Programma’s in organisaties: maak 6.2 verplicht, als vraag en als hard criterium, en voeg bedrijfsonderdeel of locatie toe als de organisatie verspreid is. Bekijk hoe mentorsoftware voor medewerkers dit op schaal regelt.
- Studenten en alumni: studiejaar of afstudeerjaar in plaats van werkervaring, opleiding en doelsector in plaats van afdeling.
- Startups: vervang de doelenlijst door startupvragen (financiering, sales, product, werving) en vraag mentoren naar belangenverstrengeling.
- Peer mentoring: één formulier voor iedereen, matching op aanvullende onderwerpen in deel 2.
Ga zorgvuldig om met gevoelige gegevens. Vraag alleen wat je gebruikt. Voorkeuren rond gender, gezondheid of beperking zijn optioneel, toegelicht en afgestemd met je functionaris gegevensbescherming; de AVG rekent een aantal daarvan tot bijzondere persoonsgegevens.
Evalueer na elk cohort. Kijk naar de koppels die om een nieuwe match vroegen en zoek het antwoord dat dat had kunnen voorspellen. Pas de gewichten aan, niet alleen de vragen. Wil je van spreadsheet naar software, kijk dan wat mentor matching software met dezelfde antwoorden doet.
Meer sjablonen en stapsgewijze gidsen vind je in de gidsenbibliotheek.