Matching-Fragebogen fürs Mentoring: Kostenlose Vorlage
Ein Matching-Fragebogen fürs Mentoring besteht aus zwei kurzen Fragebögen, einem für Mentoren und einem für Mentees, deren Fragen sich spiegeln, sodass sich die Antworten direkt vergleichen lassen. Nutzen Sie die kostenlose Vorlage vor jeder Kohorte, um die Angaben zu sammeln, die Sie für Paare nach Ziel, Expertise, Verfügbarkeit und Passung brauchen.
Auf die Spiegelung kommt es an. Wählen Mentoren ihre Expertise aus einer Liste und beschreiben Mentees ihre Ziele in eigenen Worten, lässt sich nichts mehr vergleichen. Diese Vorlage gibt beiden Seiten dieselben Themen und dieselben Antwortoptionen, jeweils passend zur Rolle formuliert.
Wie nutzen Sie den Matching-Fragebogen?
- Bearbeiten Sie zuerst die gemeinsamen Listen. Bereiche, die Ziel- und Expertiseliste und die Sprachen stehen auf beiden Seiten. Ersetzen Sie die Beispiele durch die Begriffe Ihrer Organisation und kopieren Sie dieselbe Liste in beide Versionen. Weicht ein Wort ab, bricht der Vergleich.
- Legen Sie Pflichtkriterien fest, bevor Sie etwas verschicken. Die Bewertungstabelle am Ende der Vorlage zeigt, wie. Eine Frage, die weder ein Kriterium speist noch der prüfenden Person hilft, fliegt raus.
- Bauen Sie zwei Formulare: die Mentor-Spalte ins Mentorenformular, die Mentee-Spalte ins Mentee-Formular. Behalten Sie die Nummern, damit Sie die Antworten später zuordnen können.
- Verschicken Sie beide Formulare in derselben Woche mit derselben Frist. Ohne beide Seiten kein Matching.
- Bewerten, prüfen, dann bestätigen. Ranken Sie die Paare mit der Tabelle, sehen Sie sich die besten Vorschläge selbst an und holen Sie die Zustimmung beider Seiten ein. Methoden und typische Fehler erklärt der Leitfaden Mentoren und Mentees matchen.
Soll der Fragebogen zugleich Ihr Anmeldeformular sein, kombinieren Sie ihn mit der Vorlage Fragen für das Mentoring-Bewerbungsformular, die Eignung, Motivation und Einwilligung abdeckt.
Die Vorlage
Antworttypen
| Kürzel | Antworttyp | Wofür |
|---|---|---|
| EA | Einfachauswahl | Eine Antwort aus einer festen Liste. Ideal für Pflichtkriterien. |
| MA | Mehrfachauswahl | Mehrere Antworten aus einer festen Liste. Mit Obergrenze. |
| S5 | Skala 1–5 | Ausprägung oder Präferenz zwischen zwei Aussagen. |
| FT | Freitext | Kontext für menschliche Leser. Möglichst freiwillig. |
Abschnitt 1: Profilbasis
| # | Mentor-Version | Mentee-Version | Typ | Optionen |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Name und E-Mail | Name und E-Mail | FT | ________ |
| 1.2 | Aktuelle Rolle oder Position | Aktuelle Rolle oder Position | FT | ________ |
| 1.3 | Bereich oder Fachgebiet | Bereich oder Fachgebiet | EA | ________ / ________ / ________ / Sonstiges |
| 1.4 | Jahre Berufserfahrung | Jahre Berufserfahrung | EA | 0–2 / 3–5 / 6–10 / 11–15 / 16+ |
| 1.5 | Karrierestufe | Karrierestufe | EA | Studium oder Berufseinstieg / Frühe Karriere / Mittlere Ebene / Führungskraft / Oberes Management / Gründer:in |
| 1.6 | Land oder Stadt, von dem aus Sie arbeiten | Land oder Stadt, von dem aus Sie arbeiten | FT | ________ |
| 1.7 | Ihre Zeitzone | Ihre Zeitzone | EA | ________ |
| 1.8 | Sprachen, in denen Sie mentoren können | Sprachen, in denen Sie gementort werden können | MA | Deutsch / Englisch / ________ |
Abschnitt 2: Ziele und Expertise
Auf beiden Seiten dieselbe Liste. Beispiel, bitte anpassen:
- Führung und Mitarbeiterführung
- Karriereplanung und Beförderung
- Wechsel in eine neue Rolle oder Funktion
- Fach- oder Technikwissen: ________
- Kommunikation und Präsentieren
- Verhandeln und Einfluss nehmen
- Gründen oder ein Geschäft ausbauen
- Netzwerk und Sichtbarkeit
- Wiedereinstieg nach einer Pause
- Internationale Karriere
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Sonstiges: ________
| # | Mentor-Version | Mentee-Version | Typ | Optionen |
|---|---|---|---|---|
| 2.1 | Zu welchen Themen können Sie mentoren? | Bei welchen Themen wünschen Sie Unterstützung? | MA | Gemeinsame Liste. Mentoren bis 5, Mentees bis 3 |
| 2.2 | In welchem einen Thema sind Sie am stärksten? | Welches eine Thema ist Ihnen gerade am wichtigsten? | EA | Gemeinsame Liste |
| 2.3 | Wie viel praktische Erfahrung haben Sie darin? | Wie erfahren sind Sie darin heute? | S5 | 1 = wenig, 5 = sehr viel |
| 2.4 | Beschreiben Sie in zwei, drei Sätzen die Erfahrung hinter Ihren Themen. | Beschreiben Sie das Ziel, das Sie bis Programmende erreichen wollen, und woran Sie es merken. | FT | ________ |
Abschnitt 3: Format und Rhythmus
| # | Mentor-Version | Mentee-Version | Typ | Optionen |
|---|---|---|---|---|
| 3.1 | Wie treffen Sie sich am liebsten? | Wie treffen Sie sich am liebsten? | EA | Video / Persönlich / Telefon / Gemischt / Egal |
| 3.2 | Wie oft können Sie sich treffen? | Wie oft möchten Sie sich treffen? | EA | Wöchentlich / Alle 2 Wochen / Monatlich |
| 3.3 | Wie lang sollte ein Gespräch sein? | Wie lang sollte ein Gespräch sein? | EA | 30 / 45 / 60 Minuten |
| 3.4 | Wie viele Mentees können Sie gleichzeitig begleiten? | Würden Sie auch in einer kleinen Mentoring-Gruppe mitmachen? | EA | Mentor: 1 / 2 / 3 / 4+. Mentee: Ja / Nein / Vielleicht |
| 3.5 | Können Sie die vollen ________ Monate des Programms zusagen? | Können Sie die vollen ________ Monate des Programms zusagen? | EA | Ja / Unsicher |
Abschnitt 4: Verfügbarkeit
| # | Mentor-Version | Mentee-Version | Typ | Optionen |
|---|---|---|---|---|
| 4.1 | Wann sind Sie meist verfügbar? | Wann sind Sie meist verfügbar? | MA | Werktags morgens / Werktags mittags / Werktags nachmittags / Werktags abends / Wochenende |
| 4.2 | Bekannte Abwesenheiten während des Programms | Bekannte Abwesenheiten während des Programms | FT | ________ |
Abschnitt 5: Mentoring-Stil
Jede Zeile ist eine Skala zwischen zwei Aussagen. 1 heißt: die linke passt, 5 heißt: die rechte passt.
| # | Mentor-Version: „Als Mentor:in neige ich dazu, …” | Mentee-Version: „Ich wünsche mir eine:n Mentor:in, die/der …” | Typ | 1 ↔ 5 |
|---|---|---|---|---|
| 5.1 | direkt Rat zu geben ↔ Fragen zu stellen, damit Sie selbst die Antwort finden | direkt Rat gibt ↔ Fragen stellt, damit ich selbst die Antwort finde | S5 | 1–5 |
| 5.2 | einer festen Agenda zu folgen ↔ offen ins Gespräch zu gehen | einer festen Agenda folgt ↔ offen ins Gespräch geht | S5 | 1–5 |
| 5.3 | zu unterstützen und zu ermutigen ↔ herauszufordern | unterstützt und ermutigt ↔ herausfordert | S5 | 1–5 |
| 5.4 | nur in Terminen Kontakt zu halten ↔ auch kurze Nachrichten dazwischen zu begrüßen | nur in Terminen Kontakt hält ↔ auch kurze Nachrichten dazwischen begrüßt | S5 | 1–5 |
Abschnitt 6: Präferenzen und Einschränkungen
| # | Mentor-Version | Mentee-Version | Typ | Optionen |
|---|---|---|---|---|
| 6.1 | Soll Ihr Mentee aus Ihrem Bereich kommen? | Soll Ihr Mentor aus Ihrem Bereich kommen? | EA | Gleicher Bereich / Anderer Bereich / Egal |
| 6.2 | Nennen Sie Personen, mit denen Sie nicht gematcht werden sollten, etwa direkte Mitarbeitende oder Ihre eigene Führungskraft. | Nennen Sie Personen, mit denen Sie nicht gematcht werden sollten, etwa Ihre Führungskraft oder jemanden aus Ihrer Berichtslinie. | FT | ________ |
| 6.3 | Gibt es etwas, das ein Matching für Sie schwierig machen würde? (freiwillig) | Gibt es etwas, das ein Matching für Sie schwierig machen würde? (freiwillig) | FT | ________ |
| 6.4 | Hat Sie schon jemand als Mentor:in angefragt? | Haben Sie eine bestimmte Person als Mentor:in im Kopf? | FT | Name oder leer |
Abschnitt 7: Offene Fragen
| # | Mentor-Version | Mentee-Version | Typ |
|---|---|---|---|
| 7.1 | Warum möchten Sie in diesem Programm mentoren? | Warum möchten Sie gerade jetzt eine:n Mentor:in? | FT |
| 7.2 | Was erwarten Sie von einem Mentee? | Was bringen Sie in jedes Gespräch mit? | FT |
| 7.3 | Sollte das Programmteam vor dem Matching noch etwas wissen? | Sollte das Programmteam vor dem Matching noch etwas wissen? | FT |
| 7.4 | Ich bin einverstanden, dass meine Antworten mit meinem Matching-Partner und dem Programmteam geteilt werden. | Ich bin einverstanden, dass meine Antworten mit meinem Matching-Partner und dem Programmteam geteilt werden. | EA: Ja |
Wie bewerten Sie Matches?
Ein verfehltes Pflichtkriterium schließt ein Paar aus. Wunschkriterien erhöhen den Score. Ein einfacher Score: Gewicht der erfüllten Kriterien geteilt durch das Gesamtgewicht, mal 100.
| Kriterium | Verglichene Fragen | Art | Regel | Beispielgewicht |
|---|---|---|---|---|
| Gemeinsame Sprache | 1.8 ↔ 1.8 | Pflicht | Mindestens eine gemeinsame Sprache | — |
| Nicht in derselben Berichtslinie | 6.2 ↔ 1.1 | Pflicht | Keiner steht in der 6.2-Antwort des anderen | — |
| Passende Zeitzone | 1.7 ↔ 1.7 | Pflicht (remote) | Mindestens ________ gemeinsame Arbeitsstunden | — |
| Ziel trifft Expertise | 2.1 / 2.2 (Mentee) ↔ 2.1 (Mentor) | Wunsch | Top-Thema des Mentees steht auf der Liste des Mentors | 3 |
| Erfahrungsabstand | 1.4 ↔ 1.4 | Wunsch | Mentor in einer höheren Erfahrungsstufe | 2 |
| Bereichswunsch | 6.1 ↔ 1.3 | Wunsch | Gleich oder verschieden, wie gewünscht | 1 |
| Gemeinsame Zeitfenster | 4.1 ↔ 4.1 | Wunsch | Mindestens ein gemeinsames Fenster | 1 |
| Rhythmus | 3.2 ↔ 3.2 | Wunsch | Gleiche Häufigkeit | 1 |
| Stil-Passung | 5.1–5.4 ↔ 5.1–5.4 | Wunsch | Höchstens 1 Punkt Abstand je Zeile | je 0,5 |
Beispiel: Ein Paar, das Ziel, Erfahrung und Zeitfenster erfüllt, aber Bereich und Rhythmus nicht, kommt ohne Stil auf (3 + 2 + 1) ÷ (3 + 2 + 1 + 1 + 1) × 100 = 75. Der Score hilft beim Sortieren; lesen Sie vor der Bestätigung die Freitextantworten der besten Paare.
Wie passen Sie den Fragebogen an?
Erst kürzen, dann ergänzen. 12 bis 20 Fragen pro Seite reichen für die meisten Programme. Jede zusätzliche Frage senkt die Abschlussquote, und ein nicht ausgefüllter Fragebogen matcht niemanden.
Strukturieren, wonach Sie matchen. Steht ein Kriterium in der Bewertungstabelle, muss die Frage eine Auswahl oder Skala sein. Freitext ist für die prüfende Person, nicht für die Formel.
An den Programmtyp anpassen.
- Unternehmensprogramme: 6.2 zur Pflichtfrage und zum Pflichtkriterium machen, bei verteilten Organisationen Geschäftsbereich oder Standort ergänzen. Wie Mentoring-Software für Unternehmen das im großen Maßstab abbildet, lohnt einen Blick.
- Studierenden- und Alumni-Programme: Studienjahr oder Abschlussjahr statt Berufsjahren, Studienfach und Zielbranche statt Bereich.
- Startup-Programme: Zielliste durch Startup-Themen ersetzen (Finanzierung, Vertrieb, Produkt, Recruiting) und Mentoren nach Interessenkonflikten fragen.
- Peer-Mentoring: ein Formular für alle, Matching nach sich ergänzenden Themen in Abschnitt 2.
Sensible Daten sorgfältig behandeln. Fragen Sie nur ab, was Sie nutzen. Präferenzen zu Geschlecht, Gesundheit oder Behinderung nur freiwillig, mit Begründung und nach Abstimmung mit dem Datenschutz; nach DSGVO gehören mehrere davon zu den besonderen Kategorien.
Nach jeder Kohorte auswerten. Sehen Sie sich die Paare an, die ein Rematch wollten, und prüfen Sie, welche Antwort das vorhergesagt hätte. Passen Sie Gewichte an, nicht nur Fragen. Wenn Sie die Tabelle in Software überführen wollen, sehen Sie sich an, was eine Mentoren-Matching-Software mit denselben Antworten macht.
Weitere Vorlagen und Schritt-für-Schritt-Leitfäden finden Sie in der Leitfaden-Bibliothek.