Mentorluk başvuru formunda hangi sorular olmalı?

İletişim bilgileri, geçmiş, hedefler (menti için) ya da uzmanlık alanları (mentor için), müsaitlik ve görüşme biçimi, kısa bir motivasyon sorusu, eşleştirme tercihleri ve onay bölümü. Her soru ya kimin katılacağına karar verdirmeli ya da eşleştirmeye veri sağlamalı. Ne işe yaradığını söyleyemediğiniz soruyu çıkarın.

Mentorluk başvuru formu ne kadar uzun olmalı?

On dakikadan kısa sürede doldurulan 12 ila 20 soru hedefleyin. Bir iki kısa açık uçlu soru bırakın, gerisini seçmeli yapın; seçmeli sorular hem hızlı cevaplanır hem eşleştirmede kolay karşılaştırılır. Uzun kompozisyonlar tamamlanma oranını düşürür ve kimin seçileceğini nadiren değiştirir.

Mentor ve menti aynı başvuru formunu mu doldurmalı?

Hayır. Birbirinin aynası olan iki form kullanın. Menti hedefini, mentor buna karşılık gelen uzmanlığını yazar; ikisi de müsaitlik, görüşme biçimi ve dil sorularını aynı seçeneklerle cevaplar. Eşleştirme ancak iki taraf aynı listeden seçtiğinde çalışır.

Başvuru formunda yaş, cinsiyet ya da sağlık bilgisi sorulabilir mi?

Yalnızca program gerçekten ihtiyaç duyuyorsa; örneğin kadınlara yönelik bir liderlik programı ya da reşit olmayanlarla çalışan bir program. Bu soruları mümkünse isteğe bağlı yapın, neden sorduğunuzu açıklayın ve cevapları kimin görebileceğini sınırlayın. KVKK’da sağlık, din ve etnik köken özel nitelikli kişisel veridir; formu yayınlamadan önce hukuk ya da KVKK sorumlunuza danışın.

Başvuru cevapları eşleştirmede nasıl kullanılır?

Eşleştirme sorularını kurala çevirin: mentorun uzmanlığı ile mentinin hedefi, ortak dil zorunlu, saat uyumu, farklı departman. Seçmeli cevaplar kolayca karşılaştırılır; serbest metni bir insanın ya da metni okuyabilen bir aracın değerlendirmesi gerekir. Kriterlerin nasıl ağırlıklandırılacağını eşleştirme rehberi anlatıyor.

Mentorluk Başvuru Formu Soruları: Ücretsiz Şablon

Mentorluk başvuru formu, mentor ve mentilerin bir programa katılmak için cevapladığı sorulardır: kim oldukları, ne istedikleri ya da ne sunabilecekleri, ne zaman müsait oldukları ve neyi kabul ettikleri. Aşağıda kullanıma hazır, ücretsiz bir şablon var: menti ve mentor için iki ayrı form, her sorunun cevap türü, hangisinin zorunlu olacağı ve şirket içi, üniversite ve girişim programları için kısa varyantlar.

İyi bir form iki işi birden görür: kimin katılacağını gösterir ve sonra eşleştirmede kullanacağınız cevapları toplar. Aşağıdaki her soru bu işlerden en az birine hizmet eder.

Bu başvuru formu şablonu nasıl kullanılır?

Formun amacını belirleyin. Herkese açık kayıt mı, seçmeli bir dönem mi, yoksa mentor havuzu mu? Seçmeli programlar motivasyon bölümüne ihtiyaç duyar; açık programlarda kısaltılabilir.
İki formu kopyalayın ve form aracınıza ya da platformunuza aktarın. Bölüm sırasını koruyun: iletişim başta, onay sonda.
Eklemeden önce silin. Form başına 12 ila 20 soru hedefleyin. Bir karara ya da eşleştirme kuralına bağlayamadığınız soru çıkar.
Seçenekleri eşitleyin. Müsaitlik, görüşme biçimi, dil ve konu listeleri iki formda birebir aynı olmalı; yoksa cevapları karşılaştıramazsınız.
Önce eşleştirme kriterlerini seçin, sonra formun bunları sorduğunu kontrol edin. Hangi kriterlerin işe yaradığı mentor menti eşleştirme rehberinde. Daha ayrıntılı eşleştirme soruları için mentor menti eşleştirme anketi şablonunu kullanın.
Her taraftan bir kişiyle deneyin ve süre tutun. On dakikayı geçiyorsa kısaltın.

Programın kendisini hâlâ tasarlıyorsanız mentorluk programı nasıl başlatılır rehberiyle başlayın; hedef ve format netleşince bu forma dönün.

Şablon

Cevap türleri: Kısa metin, Uzun metin (kelime sınırı koyun), Sayı, Tekli seçim, Çoklu seçim (üst sınır koyun), Onay kutusu.

Form 1: Menti başvurusu

Bölüm 1. İletişim bilgileri

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
1	Ad soyad	Kısa metin	Evet
2	E-posta adresi	Kısa metin (e-posta)	Evet
3	Kurum, departman ya da okul	Kısa metin veya tekli seçim	Evet
4	Mevcut görev ya da unvan	Kısa metin	Evet
5	Şehir ya da saat dilimi	Tekli seçim	Evet
6	Mentorluk alabileceğiniz diller	Çoklu seçim	Evet

Bölüm 2. Geçmiş

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
7	Kariyer aşaması: öğrenci / kariyerin başı (0–3 yıl) / orta kademe / kıdemli / kariyer değiştiren	Tekli seçim	Evet
8	Toplam iş deneyimi (yıl)	Sayı	Hayır
9	Alan ya da fonksiyon: ________ (kendi listeniz)	Tekli seçim	Evet
10	En fazla 80 kelimelik kısa özgeçmiş	Uzun metin	Hayır

Bölüm 3. Hedefler

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
11	Ana hedef alanı: kariyer gelişimi / liderlik / teknik beceri / kariyer değişikliği / girişim kurmak / diğer: ________	Tekli seçim	Evet
12	Program bittiğinde neyin farklı olmasını istiyorsunuz? 2–3 cümle.	Uzun metin	Evet
13	Destek almak istediğiniz konular (en fazla 3): ________ (mentor formundaki 12. soruyla aynı liste)	Çoklu seçim	Evet

Bölüm 4. Müsaitlik ve görüşme biçimi

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
14	Ne sıklıkla görüşebilirsiniz? Haftada bir / iki haftada bir / ayda bir	Tekli seçim	Evet
15	Tercih ettiğiniz biçim: görüntülü / yüz yüze / fark etmez	Tekli seçim	Evet
16	Genelde müsait olduğunuz zamanlar: hafta içi sabah / öğleden sonra / akşam / hafta sonu	Çoklu seçim	Evet
17	Programın tamamına (________ – ________) katılabilir misiniz?	Onay kutusu	Evet

Bölüm 5. Motivasyon

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
18	Neden şimdi bir mentora ihtiyaç duyuyorsunuz? En fazla 100 kelime.	Uzun metin	Evet
19	Görüşmeler arasında bu süreci işletmek için ne yapacaksınız? En fazla 60 kelime.	Uzun metin	Hayır

Bölüm 6. Eşleştirme tercihleri

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
20	Mentorunuz: kendi departmanımdan / farklı bir departmandan / fark etmez	Tekli seçim	Hayır
21	Eşleşmek istemediğiniz biri var mı (örneğin doğrudan yöneticiniz)? Yalnızca program yöneticileri görür.	Kısa metin	Hayır
22	Eşleşmenin sizin için işlemesini sağlayacak başka bir şey var mı?	Uzun metin	Hayır

Bölüm 7. Onay ve aydınlatma

#	İfade	Cevap türü	Zorunlu
23	Program sözleşmesini okudum ve uyacağım.	Onay kutusu	Evet
24	Cevaplarımın başvurumun değerlendirilmesi ve eşleştirme için kullanılmasını kabul ediyorum.	Onay kutusu	Evet
25	Adımın, görevimin, özgeçmişimin ve hedeflerimin eşleştiğim mentorla paylaşılmasını kabul ediyorum.	Onay kutusu	Evet
26	Program anketleri ve duyuruları almak istiyorum.	Onay kutusu	Hayır

Form 2: Mentor başvurusu

Bölüm 1. İletişim bilgileri: menti formundaki 1–6. sorularla aynı.

Bölüm 2. Geçmiş ve uzmanlık

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
7	Toplam iş deneyimi (yıl)	Sayı	Evet
8	Alan ya da fonksiyon: ________ (menti formundaki 9. soruyla aynı liste)	Tekli seçim	Evet
9	Kademe: uzman / yönetici / üst düzey yönetici / kurucu ya da işletme sahibi	Tekli seçim	Evet
10	Daha önce mentorluk yaptınız mı? Hayır / gayriresmî olarak / yapılandırılmış bir programda	Tekli seçim	Evet
11	Mentilerin göreceği kısa özgeçmiş, en fazla 80 kelime	Uzun metin	Evet

Bölüm 3. Neler sunabilirsiniz?

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
12	Destek verebileceğiniz konular (en fazla 3): ________ (menti formundaki 13. soruyla aynı liste)	Çoklu seçim	Evet
13	Bir mentiyle paylaşabileceğiniz bir deneyimi anlatın. En fazla 80 kelime.	Uzun metin	Hayır
14	Mentorluk yapmak istemediğiniz konular	Kısa metin	Hayır

Bölüm 4. Kapasite ve görüşme biçimi

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
15	Kaç mentiyle çalışabilirsiniz? 1 / 2 / 3	Tekli seçim	Evet
16	Ne sıklıkla görüşebilirsiniz? (menti 14. soruyla aynı seçenekler)	Tekli seçim	Evet
17	Tercih ettiğiniz biçim (menti 15. soruyla aynı seçenekler)	Tekli seçim	Evet
18	Genelde müsait olduğunuz zamanlar (menti 16. soruyla aynı seçenekler)	Çoklu seçim	Evet
19	Programın tamamına katılabilir misiniz?	Onay kutusu	Evet

Bölüm 5. Motivasyon

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
20	Bu programda neden mentorluk yapmak istiyorsunuz? En fazla 80 kelime.	Uzun metin	Evet

Bölüm 6. Eşleştirme tercihleri

#	Soru	Cevap türü	Zorunlu
21	Çalışmak istediğiniz menti kariyer aşamaları	Çoklu seçim	Hayır
22	Eşleşmek istemediğiniz biri var mı (örneğin raporlama hattınızdaki biri)? Yalnızca program yöneticileri görür.	Kısa metin	Hayır

Bölüm 7. Onay ve aydınlatma: menti formundaki 23–26 ile aynı; 25. ifadede “eşleştiğim menti” yazın.

Program türüne göre varyantlar

Şirket içi program

Ekleyin: “İş birimi” ve “Lokasyon ya da ofis” (tekli seçim, zorunlu), “Ekip yönetiyor musunuz?” (tekli seçim).
“Eşleşmek istemediğiniz biri” sorusunu zorunlu yapın ve doğrudan raporlama ilişkisini dışlayan bir kural koyun.
Onay bölümüne ekleyin: “Bu mentorluk sürecindeki hiçbir bilgi performans değerlendirmesinde kullanılmaz.”
Çıkarın: kurum adı, dış bağlantılar.

Üniversite ya da öğrenci programı

Menti: “Bölüm” ve “Sınıf” (tekli seçim, zorunlu), “Düşündüğünüz kariyer alanları” (çoklu seçim).
Mentor (mezun ya da akademisyen): “Mezuniyet yılı” (sayı), “Fakülte ya da bölüm” (tekli seçim), “Çalıştığınız sektör” (tekli seçim).
Seçim gerçekten buna dayanmıyorsa not ortalaması ve transkript istemeyin.
18 yaş altıyla çalışıyorsanız kurumunuzun çocuk koruma politikasını ve veli onayı kurallarını uygulayın.

Girişim ya da hızlandırma programı

Kurucu: “Girişim adı ve web sitesi” (kısa metin), “Aşama: fikir / ön tohum / tohum / A serisi ve sonrası” (tekli seçim), “Sektör” (tekli seçim), “Ekip büyüklüğü” (sayı), “Önümüzdeki üç aydaki en büyük zorluk” (uzun metin, zorunlu).
Mentor: “İyi bildiğiniz sektörler” (çoklu seçim), “Uzmanlık: yatırım alma / ürün / satış / işe alım / operasyon / hukuk” (çoklu seçim).
Mentorlara çıkar çatışması sorusu ekleyin: “Bu sektörlerde yatırım yaptığınız, danışmanlık verdiğiniz ya da çalıştığınız şirketler var mı? Listeleyin.” (uzun metin, zorunlu).

Sorulmaması gerekenler

Yalnızca programı yürütmek ve eşleştirme yapmak için gereken bilgiyi isteyin. KVKK ve AB’deki GDPR bu ilkeye dayanır (veri minimizasyonu); bazı veriler de özel nitelikli kişisel veri sayılır ve daha sıkı kurallara tabidir. Bu bölüm genel bir yönlendirmedir, hukuki görüş değildir: formunuzu KVKK sorumlunuza ya da hukuk ekibinize kontrol ettirin.

Doğum tarihi ya da tam yaş: yerine kariyer aşamasını sorun (gençlik programları istisna)
Zorunlu soru olarak cinsiyet, etnik köken, din, sağlık, engellilik ya da cinsel yönelim; program gerçekten ihtiyaç duyuyorsa isteğe bağlı yapın ve nedenini yazın
Medeni durum, çocuk ya da aile planları
Ev adresi, T.C. kimlik ya da pasaport numarası
Maaş ya da mali bilgiler
Başvuru şartı olarak fotoğraf
Performans notları ya da yönetici değerlendirmeleri
Siyasi görüş ya da sendika üyeliği
Okumayacağınız ya da kullanmayacağınız açık uçlu sorular

Onay ve aydınlatma metni örneği

Bu formu göndererek verdiğim bilgilerin doğru olduğunu beyan ederim. Cevaplarımın [Kurum] tarafından başvurumun değerlendirilmesi, bir [mentor/menti] ile eşleştirilmem ve [Program adı] programının ________ – ________ tarihleri arasında yürütülmesi amacıyla kullanılacağını biliyorum. Adımın, görevimin, kısa özgeçmişimin ve hedeflerimin eşleştiğim [mentor/menti] ile paylaşılacağını, “yalnızca program yöneticileri görür” olarak işaretlenen cevapların ise paylaşılmayacağını anlıyorum. Verilerim ________ tarihine kadar saklanacak ve [aydınlatma metni bağlantısı] kapsamında işlenecektir. Programdan istediğim zaman ayrılabilir, KVKK kapsamındaki haklarımı kullanmak için ________ adresine yazabilirim.

Şablonu nasıl uyarlamalısınız?

Formdan önce eşleştirme kurallarını yazın. “Mentorun uzmanlık konusu ile mentinin hedef konusu” üzerinden eşleştirecekseniz iki form da aynı konu listesine ihtiyaç duyar. Serbest metin iyi bir bağlam sağlar ama kalabalık bir programda karşılaştırması zordur.

Açık uçlu soruları az ve kısa tutun. Mentide bir hedef sorusu, mentorda bir özgeçmiş değerin büyük kısmını taşır. Kelime sınırı, cevapları hem yönetici hem eşleşilen kişi için okunur kılar.

Kimin neyi göreceğini yazın. “Eşleşmek istemediğiniz biri” gibi yalnızca yöneticiye yönelik soruları işaretleyin ve karşı tarafın gördüğü profilden uzak tutun.

Cevapları yeniden kullanın. Bir soruyu bir kez sorun; cevabı değerlendirme, eşleştirme ve profil için kullanın. Katılımcıya aynı şeyi ikinci kez sordurmak programa güveni azaltır.

Her dönem gözden geçirin. Dönem sonunda hangi cevapları gerçekten karar ve eşleştirme için kullandığınıza bakın, gerisini çıkarın.

Başvuru cevaplarının puanlı eşleşmelere nasıl dönüştüğünü mentor eşleştirme yazılımı sayfasında, programın başından sonuna diğer adımları rehberler sayfasında bulabilirsiniz.