Modelos de e-mail para programa de mentoria: 12 exemplos
Modelos de e-mail para programa de mentoria são mensagens prontas que a coordenação envia em cada etapa do programa: anunciar, convidar mentores e mentorados, apresentar as duplas, incentivar a primeira reunião, coletar feedback e encerrar a turma. Abaixo estão 12 modelos com assunto, campos para preencher e momento de envio. Copie, preencha os colchetes e envie.
Cada e-mail tem um único objetivo e pede uma única ação. É por isso que ele é lido.
Como usar estes modelos?
- Coloque no calendário. Antes do lançamento, anote a data de envio de cada e-mail no plano do programa. Os prazos indicados supõem um programa de seis meses; ajuste à sua duração.
- Substitua cada [campo]. Procure
[no texto antes de enviar. Um “[Nome]” esquecido custa mais confiança do que o e-mail conquista. - Envie como uma pessoa de verdade. Com o nome da coordenação e uma caixa que alguém leia. É nas respostas que você descobre os problemas cedo.
- Mantenha um único pedido. Se quiser pedir outra coisa, deixe para o próximo e-mail.
- Segmente os lembretes. Os e-mails 6 e 8 vão só para quem ainda não agiu, nunca para o programa inteiro.
Para a visão geral, o que enviar e quando e o que acompanhar entre um e-mail e outro, veja como gerenciar um programa de mentoria.
O modelo
1. Anúncio do programa
Quando: 3 a 4 semanas antes de abrir as inscrições. Para quem: todas as pessoas elegíveis.
Assunto: [Nome do programa]: mentoria para [público] a partir de [mês]
Olá, [Nome]!
Estamos lançando o [Nome do programa], um programa de mentoria de [duração] para [público]. Cada mentorado forma dupla com um mentor de [grupo de mentores] e se reúne com ele cerca de [frequência] para avançar em metas que ele mesmo escolhe, como [meta 1] ou [meta 2].
Dedicação: cerca de [horas] horas por mês, de [data de início] a [data de término].
As inscrições abrem em [data] e fecham em [data]. Mentores e mentorados se inscrevem separadamente; você recebe o link no dia da abertura. Dúvidas até lá? É só responder este e-mail.
[Seu nome] [Cargo], [Nome do programa]
2. Convite para mentores
Quando: 2 a 3 semanas antes da formação das duplas. Para quem: as pessoas que você quer como mentoras, uma a uma.
Assunto: Você toparia ser mentor no [Nome do programa]?
Olá, [Nome]!
Estou montando o grupo de mentores do [Nome do programa] e pensei em você por causa de [motivo concreto: sua experiência com X, a forma como você ajudou Y].
Os mentorados são [quem são] e buscam apoio em [temas comuns]. Como mentor, você se reuniria com uma pessoa [frequência], por cerca de [minutos] minutos, de [data de início] a [data de término]. Isso dá umas [horas] horas por mês. A gente oferece um briefing rápido, uma pauta sugerida para cada reunião e uma pessoa da coordenação para acionar se algo travar.
Se topar, inscreva-se aqui até [prazo]: [link]. Leva uns [minutos] minutos. Se o momento não for bom, um não rápido está ótimo, e a indicação de alguém seria mais que bem-vinda.
Obrigado, [Seu nome]
3. Convite para mentorados
Quando: na abertura das inscrições. Para quem: o público de mentorados.
Assunto: Inscreva-se para ter um mentor: [Nome do programa] aberto até [data]
Olá, [Nome]!
As inscrições para o [Nome do programa] estão abertas. Se for selecionado, você terá um mentor com [experiência relevante] e vocês vão se reunir [frequência] durante [duração].
É para você se: [critério 1], [critério 2] e você consegue dedicar cerca de [horas] horas por mês.
A inscrição leva uns [minutos] minutos e pergunta suas metas e preferências, que usamos para formar as duplas: [link]. Prazo: [data].
[Seu nome]
4. Inscrição recebida
Quando: logo após a inscrição. Para quem: quem se inscreveu.
Assunto: Recebemos sua inscrição no [Nome do programa]
Olá, [Nome]!
Obrigado por se inscrever como [mentor / mentorado] no [Nome do programa]. Os próximos passos:
- [data]: encerramento das inscrições
- [data]: confirmamos se você tem vaga
- [data]: você recebe a apresentação da sua dupla
Se algo mudar na sua inscrição, como disponibilidade ou metas, responda este e-mail que a gente atualiza.
[Seu nome]
5. Apresentação da dupla (para os dois)
Quando: no dia em que as duplas são confirmadas. Para quem: mentor e mentorado, no mesmo e-mail.
Assunto: Conheçam sua dupla de mentoria: [Nome do mentor] e [Nome do mentorado]
Olá, [Nome do mentor] e [Nome do mentorado]!
Vocês formam uma dupla no [Nome do programa]. Deixa eu apresentar:
- [Nome do mentor] é [cargo] na [organização] e tem [uma frase de experiência relevante].
- [Nome do mentorado] é [cargo] e quer trabalhar em [meta ou tema].
Formamos a dupla porque [um motivo concreto, por exemplo a mesma área ou uma meta que combina com a experiência do mentor].
Primeiro passo: [Nome do mentorado], proponha uma primeira reunião nos próximos [número] dias. [Nome do mentor], a pauta da primeira reunião está aqui: [link]. Nela, combinem as metas e com que frequência vão se encontrar.
Se algum de vocês enxergar um motivo para a dupla não funcionar, me escreva em particular até [data] e eu refaço a combinação, sem perguntas.
[Seu nome]
6. Lembrete da primeira reunião
Quando: 10 a 14 dias depois da apresentação. Para quem: só as duplas que ainda não se reuniram.
Assunto: Sua primeira reunião com [nome] já está marcada?
Olá, [Nome]!
Só conferindo: ainda não vejo uma primeira reunião com [nome]. A primeira conversa dá o tom de tudo, então quero ter certeza de que nada está atrapalhando.
Se for questão de agenda, tente [link de agendamento ou sugestão]. Se for outra coisa, me responda com uma linha que eu ajudo.
[Seu nome]
7. Acompanhamento no meio do programa
Quando: na metade do programa. Para quem: todos os participantes, mentores e mentorados separadamente.
Assunto: Metade do [Nome do programa]: 3 perguntas rápidas
Olá, [Nome]!
Chegamos à metade do [Nome do programa]. Você pode responder três perguntas até [data]? É só responder este e-mail.
- Quantas vezes vocês se reuniram até agora?
- Numa escala de 1 a 5, quão úteis foram as reuniões?
- Tem algo que a gente deveria saber ou em que pode ajudar?
Só a equipe do programa vê suas respostas. Se uma dupla precisar de apoio, a gente entra em contato direto.
[Seu nome]
8. Lembrete para duplas inativas
Quando: quando uma dupla está há [número] semanas sem se reunir. Para quem: os dois, ou primeiro um deles se você suspeitar onde está o bloqueio.
Assunto: Retomando a conversa com [nome]
Olá, [Nome]!
Já faz algumas semanas desde sua última reunião com [nome]. Acontece: meses corridos, férias, planos que mudam.
Para retomar, 20 minutos bastam. Uma pauta simples: o que mudou desde a última conversa e qual é o foco até [data de término]?
Se a mentoria já cumpriu seu papel ou a dupla não está funcionando, tudo bem também. Me escreva: ninguém vai ser culpado, e a gente encerra direitinho ou encontra outra opção.
[Seu nome]
9. Pedido de feedback (pesquisa)
Quando: nas duas últimas semanas do programa. Para quem: todos os participantes.
Assunto: [número] minutos para melhorar a próxima edição do [Nome do programa]
Olá, [Nome]!
O [Nome do programa] termina em [data]. Antes disso, conte como foi para você: [link da pesquisa]. Leva uns [número] minutos e a pesquisa fecha em [data].
Lemos todas as respostas e usamos cada uma para decidir o que mudar na próxima edição. Suas respostas são [anônimas / vistas só pela equipe do programa].
[Seu nome]
10. Encerramento e agradecimento
Quando: no dia seguinte ao fim do programa. Para quem: todos os participantes.
Assunto: Obrigado por fazer parte do [Nome do programa]
Olá, [Nome]!
O [Nome do programa] terminou oficialmente. Obrigado pelo tempo e pela dedicação.
Antes de você ir:
- Seu [certificado / comprovante de participação] está aqui: [link].
- Fique à vontade para manter contato com seu [mentor / mentorado]. Daqui em diante, é com vocês.
- Se ainda não respondeu a pesquisa, ela fica aberta até [data]: [link].
[Uma frase sobre o que o programa alcançou, só com números que você mediu.]
[Seu nome]
11. Agradecimento aos mentores
Quando: no encerramento, separado do e-mail 10. Para quem: cada mentor, de preferência de forma personalizada.
Assunto: Obrigado pela sua mentoria, [Nome]
Olá, [Nome]!
Queria agradecer pessoalmente por você ter acompanhado [Nome do mentorado] no [Nome do programa]. [Detalhe concreto: algo que o mentorado disse no feedback, uma meta alcançada, o número de reuniões.]
Mentoria é tempo doado em cima de uma agenda cheia, e é isso que faz o programa acontecer. [Opcional: compartilhamos sua contribuição com sua liderança / citamos você entre os mentores no nosso relatório anual.]
Se quiser ser mentor de novo na próxima edição, ou preferir dar uma pausa, é só me avisar.
Com gratidão, [Seu nome]
12. Convite para a próxima turma
Quando: 4 a 6 semanas antes da nova turma. Para quem: participantes anteriores e o novo público.
Assunto: [Nome do programa], turma [número]: inscrições abrem em [data]
Olá, [Nome]!
A próxima turma do [Nome do programa] começa em [data]. Com base no feedback da última, mudamos [mudança 1] e [mudança 2].
- Foi mentorado? Você pode se inscrever de novo ou virar mentor: [link].
- Foi mentor? Responda “sim” para garantir sua vaga e conte se sua disponibilidade mudou.
- É novo por aqui? Veja como o programa funciona: [link].
As inscrições fecham em [data].
[Seu nome]
Como adaptar estes modelos?
Escreva o convite a mentores para uma pessoa só. O e-mail 2 funciona por causa da frase do motivo concreto. Um envio em massa recebe bem menos respostas. Onde encontrar mentores e como fazer o convite está no guia como recrutar mentores.
Aponte para o formulário certo. Os e-mails 2 e 3 devem levar a um formulário de inscrição que colete o que a formação das duplas precisa; os campos estão no modelo de perguntas para o formulário de inscrição. O e-mail 9 deve levar a uma pesquisa curta; a pesquisa de avaliação de mentoria traz perguntas prontas para mentores e mentorados.
Ajuste o tom ao programa.
- Programas corporativos: inclua nos e-mails 1 e 3 que a mentoria é separada da avaliação de desempenho, e copie gestores só com o consentimento do participante. Dados pessoais seguem a LGPD. Um software de mentoria corporativa costuma reunir esses convites em um só lugar.
- Programas para estudantes e jovens: coloque no e-mail 5 o contato de referência para questões de proteção, e envolva os responsáveis quando a instituição exigir.
- Programas voluntários e de comunidade: seja bem claro sobre a dedicação no e-mail 2 e mantenha o e-mail 11 pessoal. Voluntários ficam pelo reconhecimento, não pelos lembretes.
Nunca mande lembretes para todos. Os e-mails 6 e 8 funcionam porque chegam só a quem precisa. Enviados para o programa inteiro, incomodam as duplas que estão indo bem.
Mais modelos e guias passo a passo para cada etapa do programa estão na biblioteca de guias.