Mentorluk görüşmesi gündeminde neler olmalı?

Neredeyse her görüşmeyi beş blok karşılar: kısa bir açılış, geçen sefer kararlaştırılan adımların durumu, mentinin seçtiği tek ana konu, bu konuda pratik ya da geri bildirim, sorumlusu ve tarihi belli sonraki adımlar. Son madde, görüşme bitmeden takvime konan bir sonraki görüşme tarihidir.

Bir mentorluk görüşmesi ne kadar sürmeli?

İkililerin çoğu iki ila dört haftada bir, 45 ila 60 dakika görüşür. Bir saat, tek bir konuya gerçekten girmeye ve biraz pratik yapmaya yeter. Uzun görüşmelerin arasında 30 dakikalık kısa bir görüşme de işe yarar; yeter ki o da adımlar ve bir sonraki tarihle bitsin.

Mentorluk görüşmesinin gündemini kim belirler?

Çoğu programda menti. Menti ana konuyu birkaç gün önceden önerir, mentor takip etmek istediği konuları ekler. Şablon yapıyı sabit tutar; her seferinde değişen tek şey içeriktir.

İlk mentorluk görüşmesinde ne konuşulur?

İlk görüşme tanışmak, mentinin durumunu anlamak, bir ya da iki hedefte anlaşmak ve görüşme sıklığı ile gizlilik gibi temel kuralları konuşmak içindir. İkinci görüşmenin tarihi belirlenerek biter. Aşağıdaki ilk görüşme gündemi bunu süreli bloklara ayırır.

Mentorluk görüşmelerinde not tutulmalı mı?

Evet, ama kısa. Kararları, sorumlusu ve tarihi belli adımları ve yeniden ele alınacak konuları yazın. Bu sayfadaki gibi tek sayfalık bir not formu yeter; açık kalan adımlar doğrudan bir sonraki gündeme taşınır.

Mentorluk Görüşmesi Gündemi: Ücretsiz Şablon

Mentorluk görüşmesi gündemi, tek bir mentorluk görüşmesinin süreli planıdır: açılış, geçen seferki adımların durumu, tek ana konu, pratik ya da geri bildirim, sorumlusu belli sonraki adımlar ve bir sonraki görüşmenin tarihi. Aşağıdaki ücretsiz şablon 45 ila 60 dakikalık bir görüşmeye göre hazırlandı; ilk, ara ve kapanış görüşmeleri için ayrı sürümleri var.

Birden fazla kez görüşen her mentorluk ilişkisinde kullanabilirsiniz. Yapı her seferinde aynı kaldığı için iki taraf da enerjisini neyi konuşacağına karar vermeye değil, içeriğe harcar.

Bu gündem şablonu nasıl kullanılır?

Tekrar kullanılabilir gündemi kopyalayın ya da yazdırın. Her görüşme için bir kopya.
Ana konuyu menti yazar ve görüşmeden iki üç gün önce gönderir. Mentinin bu taraftaki işi mentorluk görüşmesine nasıl hazırlanılır rehberinde anlatılıyor.
Mentor takip konularını ekler: geçen seferden açık kalan adımlar, getirmeye söz verdiği şeyler.
Blokları sırayla yürütün. Saate hafifçe göz atın. Ana konu uzarsa süreyi pratikten alın, sonraki adımlardan asla.
Son beş dakikada not formunu birlikte doldurun. İkiniz de birer kopya saklayın.
Ayrılmadan bir sonraki görüşmeyi takvime koyun. Formdaki açık adımlar bir sonraki gündemin ilk maddesi olur.

İlk görüşme için aşağıdaki ilk görüşme sürümünü kullanın; neyi sorup neden kaçınacağınızı ilk mentorluk görüşmesi nasıl yapılır rehberinde bulabilirsiniz.

Şablon

1. Tekrar kullanılabilir mentorluk görüşmesi gündemi (45–60 dakika)

Mentor: ________ Menti: ________
Görüşme no: ________ Tarih: ________ Saat: ________
Biçim ve yer ya da bağlantı: ________
Ana konu (menti yazar, gönderim tarihi ________): ________

Süre (60 dk)	Süre (45 dk)	Blok	Ne yapılır	Notlar
0–5	0–5	Açılış	Nasılsın? Bugünkü planı değiştiren acil bir şey var mı?	________
5–15	5–12	Geçen seferki adımlar	Her adım tek tek: tamam, kısmen, yapılmadı ve nedeni.	________
15–35	12–27	Ana konu	Menti durumu anlatır; mentor tavsiye vermeden önce soru sorar.	________
35–48	27–37	Pratik ya da geri bildirim	Konuşmayı prova edin, taslağı inceleyin, planı sınayın ya da doğrudan geri bildirim verin.	________
48–56	37–42	Sonraki adımlar ve sorumlu	İki üç adım; her birinin tek sorumlusu ve tarihi.	________
56–60	42–45	Bir sonraki görüşme	Tarihi belirleyin, bir sonraki ana konuya çalışma başlığı koyun.	________

Mentinin bugün yanıt aradığı sorular:

Bir sonraki görüşme: tarih ________ saat ________ randevuyu alan ________

2. İlk görüşme gündemi (60 dakika)

Süre	Blok	Ne yapılır
0–5	Karşılama	Tanışma, görüşmenin amacı tek cümleyle.
5–15	Geçmişler	İki taraf da yolunu birkaç cümleyle anlatır, bir aksilik dahil.
15–35	Mentinin durumu	Şu an ne oluyor, programa neden katıldı, neler denedi.
35–45	Hedefler	Mentinin kendi cümleleriyle bir ya da iki hedef ve her birinin başarı işareti.
45–55	Temel kurallar	Sıklık, randevuyu kim alır, iptaller, aradaki mesajlar, gizlilik.
55–60	Bir sonraki görüşme	İkinci görüşmeyi takvime koyun; o zamana kadar herkes bir adım üstlensin.

Hedef 1: ________ İşe yaradığını şuradan anlarız: ________
Hedef 2: ________ İşe yaradığını şuradan anlarız: ________
________ haftada bir, ________ dakika görüşürüz. Randevuları ________ alır.

Kuralları yazıya dökmek isterseniz, sayfanın sonundaki ilgili rehberlerde tek sayfalık bir mentorluk sözleşmesi örneği var.

3. Ara değerlendirme gündemi (60 dakika)

Süre	Blok	Ne yapılır
0–5	Açılış	Son görüşmeden bu yana kısa güncelleme.
5–25	Hedeflerin gözden geçirilmesi	Her hedef için: nereden başladık, neredeyiz, bunu ne gösteriyor.
25–40	Sürdür, değiştir, bırak	Her hedef için karar. Yeni hedef ancak biri bırakılırsa eklenir.
40–50	İlişki nasıl işliyor	Sıklık, biçim, hazırlık; neyi daha çok, neyi daha az yapmalı. İki taraf da geri bildirim verir.
50–60	İkinci yarının planı	Adımlar, sorumlular, tarihler ve kapanış görüşmesinin tarihi.

Hedef 1: sürdür / değiştir / bırak. Yeni hali: ________
Hedef 2: sürdür / değiştir / bırak. Yeni hali: ________
Mentorun farklı yapacağı bir şey: ________
Mentinin farklı yapacağı bir şey: ________

4. Kapanış görüşmesi gündemi (60 dakika)

Süre	Blok	Ne yapılır
0–5	Açılış	Bunun kapanış görüşmesi olduğunu açıkça söyleyin.
5–25	Sonuçlar	Her hedef, başarı işaretine göre. Ne değişti, ne değişmedi.
25–40	Mentinin sürdüreceği şeyler	Mentor olmadan da devam edecek alışkanlıklar, bağlantılar, araçlar.
40–50	Karşılıklı geri bildirim	En çok ne işe yaradı, ne daha iyi olabilirdi.
50–60	Bundan sonrası	İletişimde kalacak mısınız, nasıl ve ne sıklıkla. Teşekkür.

Bu mentorluktan en faydalı şey: ________
Mentinin kendi başına bir sonraki hedefi: ________
İletişimde kalma biçimimiz: ________

5. 30 dakikalık kısa görüşme

Süre	Blok	Ne yapılır
0–3	Açılış	Herkes tek cümle.
3–10	Adımlar	Açık her adımın durumu.
10–25	Tek soru	Mentinin bugün en çok yardıma ihtiyaç duyduğu tek konu.
25–30	Sonraki adım	Tek adım, tek sorumlu, tek tarih. Bir sonraki uzun görüşmeyi teyit edin.

6. Görüşme notu ve adım takip formu (tek sayfa)

Mentor: ________ Menti: ________ Görüşme no: ________ Tarih: ________
Ana konu: ________

Ne konuştuk (en fazla üç satır)

Kararlar

Adımlar

#	Adım	Sorumlu	Son tarih	Sonraki görüşmede durum
1	________	________	________	tamam / kısmen / yapılmadı
2	________	________	________	tamam / kısmen / yapılmadı
3	________	________	________	tamam / kısmen / yapılmadı

Bir dahaki sefere dönülecek konu: ________

Bir sonraki görüşme: tarih ________ saat ________ yer ya da bağlantı ________ ana konu ________

Gündemi kendinize nasıl uyarlarsınız?

Son on dakikayı koruyun. Sohbet uzayınca ilk kesilen bloklar sonraki adımlar ve bir sonraki tarihtir; oysa ilişkiyi yürüten tam da onlardır. Bir şeyi kısaltmanız gerekiyorsa ana konuyu kısaltın.

Her görüşmeye tek ana konu. Bir saate iki konu sığdırırsanız hiçbirine pratik süresi kalmaz. İkincisini “bir dahaki sefere” satırına yazın ve sonraki görüşmeyi onunla açın.

Pratik bloğunu kişiye göre değiştirin. Kariyer sorusunda yöneticiyle yapılacak konuşmanın provası olabilir; girişimci için yatırımcı sunumunun gözden geçirilmesi, öğrenci için bir başvuru metninin okunması. Pratik edilecek bir şey yoksa süreyi doğrudan geri bildirime ayırın.

Gayriresmî ikililerde biçimi hafif tutun. Akran mentorluğunda ya da tersine mentorlukta süreleri atlayıp yalnızca üç satır tutabilirsiniz: adımlar, konu, sonraki tarih. Ana konuya nasıl gireceğinizi bulamıyorsanız mentorluk sohbet başlatıcıları şablonunda aşamaya göre sorular var.

Program yürütüyorsanız herkese aynı iskeleti verin. Şirket içi mentorluk programında ya da bir dönemde bütün ikililer aynı gündemi kullandığında koordinatörler herkesin notunu okumadan ilerlemeyi karşılaştırabilir, ilk kez mentorluk yapanlar da tutunacak bir yapı bulur. İskeletin içini ikililer doldursun.

Notları kısa ve olgusal tutun. Kararları ve adımları yazın, tutanak çıkarmayın. Mentinin güvenerek anlattığı kişisel konular ortak bir forma girmez; KVKK açısından da gereğinden fazla kişisel veri tutmamak en güvenli yoldur.

Mentorluk ilişkisinin her aşaması için diğer şablonlar ve adım adım rehberler rehberler kütüphanesinde.