Agenda dell'incontro di mentoring: modello gratuito
L’agenda di un incontro di mentoring è un piano breve e scandito nel tempo per una singola sessione: check-in, avanzamento delle azioni precedenti, un tema principale, pratica o feedback, prossime azioni con un responsabile e data dell’incontro successivo. Il modello gratuito qui sotto sta in 45-60 minuti e ha versioni per primo incontro, revisione a metà percorso e chiusura.
Va bene per qualunque percorso di mentoring che preveda più di un incontro. La struttura resta la stessa, quindi mentor e mentee spendono energia sui contenuti invece che a decidere di cosa parlare.
Come si usa questo modello di agenda?
- Copia l’agenda base in un documento condiviso o stampala. Una copia per incontro.
- Il mentee scrive il tema principale e lo invia due o tre giorni prima. La sua parte è spiegata in come prepararsi a un incontro di mentoring.
- Il mentor aggiunge i punti da riprendere dal verbale precedente: azioni aperte, ciò che aveva promesso di portare.
- Segui i blocchi in ordine. Tieni d’occhio l’orologio senza rigidità. Se il tema principale richiede più tempo, toglilo alla pratica, mai alle prossime azioni.
- Compilate insieme il verbale negli ultimi cinque minuti. Ognuno ne tiene una copia.
- Fissate il prossimo incontro prima di salutarvi. Le azioni aperte del verbale diventano il primo punto dell’agenda successiva.
Per il primissimo incontro usa la variante dedicata qui sotto e leggi come condurre il primo incontro di mentoring per sapere cosa chiedere e cosa evitare.
Il modello
1. Agenda base dell’incontro di mentoring (45-60 minuti)
- Mentor: ________ Mentee: ________
- Incontro n.: ________ Data: ________ Ora: ________
- Formato e luogo o link: ________
- Tema principale (proposto dal mentee, inviato il ________): ________
| Tempo (60 min) | Tempo (45 min) | Blocco | Cosa succede | Note |
|---|---|---|---|---|
| 0–5 | 0–5 | Check-in | Come va? C’è qualcosa di urgente che cambia il piano di oggi? | ________ |
| 5–15 | 5–12 | Azioni precedenti | Ogni azione: fatta, in parte, non fatta, e perché. | ________ |
| 15–35 | 12–27 | Tema principale | Il mentee descrive la situazione; il mentor fa domande prima di dare consigli. | ________ |
| 35–48 | 27–37 | Pratica o feedback | Provare la conversazione, rivedere la bozza, mettere alla prova il piano o dare un feedback diretto. | ________ |
| 48–56 | 37–42 | Prossime azioni | Due o tre azioni, ognuna con un responsabile e una data. | ________ |
| 56–60 | 42–45 | Prossimo incontro | Fissare la data e dare un titolo provvisorio al prossimo tema. | ________ |
Domande a cui il mentee vuole una risposta oggi:
Prossimo incontro: data ________ ora ________ prenotato da ________
2. Agenda del primo incontro (60 minuti)
| Tempo | Blocco | Cosa succede |
|---|---|---|
| 0–5 | Benvenuto | Presentazioni, lo scopo dell’incontro in una frase. |
| 5–15 | Percorsi | Ognuno racconta il proprio percorso in poche frasi, compreso un insuccesso. |
| 15–35 | Situazione del mentee | Cosa sta succedendo, perché il mentoring adesso, cosa ha già provato. |
| 35–45 | Obiettivi | Uno o due obiettivi con le parole del mentee, ognuno con un segnale di successo. |
| 45–55 | Regole di base | Frequenza, chi prenota, disdette, messaggi tra un incontro e l’altro, riservatezza. |
| 55–60 | Prossimo incontro | Fissare il secondo incontro; un’azione a testa fino ad allora. |
- Obiettivo 1: ________ Capiremo che funziona quando: ________
- Obiettivo 2: ________ Capiremo che funziona quando: ________
- Ci vediamo ogni ________ settimane per ________ minuti. Gli incontri li prenota ________.
Se volete mettere per iscritto queste regole, tra le guide correlate in fondo alla pagina c’è un accordo di mentoring di una pagina.
3. Agenda della revisione a metà percorso (60 minuti)
| Tempo | Blocco | Cosa succede |
|---|---|---|
| 0–5 | Check-in | Breve aggiornamento dall’ultimo incontro. |
| 5–25 | Revisione degli obiettivi | Per ogni obiettivo: da dove siamo partiti, dove siamo, cosa lo dimostra. |
| 25–40 | Tenere, cambiare, lasciare | Decisione per ogni obiettivo. Uno nuovo solo se se ne lascia un altro. |
| 40–50 | Come sta andando il mentoring | Frequenza, formato, preparazione; cosa fare di più o di meno. Feedback in entrambe le direzioni. |
| 50–60 | Piano per la seconda metà | Azioni, responsabili, date e data dell’incontro di chiusura. |
- Obiettivo 1: tenere / cambiare / lasciare. Nuova versione: ________
- Obiettivo 2: tenere / cambiare / lasciare. Nuova versione: ________
- Una cosa che il mentor farà diversamente: ________
- Una cosa che il mentee farà diversamente: ________
4. Agenda dell’incontro di chiusura (60 minuti)
| Tempo | Blocco | Cosa succede |
|---|---|---|
| 0–5 | Check-in | Dire apertamente che è l’incontro di chiusura. |
| 5–25 | Risultati | Ogni obiettivo rispetto al suo segnale di successo. Cosa è cambiato e cosa no. |
| 25–40 | Cosa porta avanti il mentee | Abitudini, contatti e strumenti che continuano senza il mentor. |
| 40–50 | Feedback reciproco | Cosa ha aiutato di più, cosa poteva andare meglio. |
| 50–60 | Cosa viene dopo | Restare in contatto o no, come e con che frequenza. Ringraziamenti. |
- La cosa più utile di questo mentoring: ________
- Il prossimo obiettivo del mentee, in autonomia: ________
- Come restiamo in contatto: ________
5. Check-in rapido di 30 minuti
| Tempo | Blocco | Cosa succede |
|---|---|---|
| 0–3 | Check-in | Una frase a testa. |
| 3–10 | Azioni | Stato di ogni azione aperta. |
| 10–25 | Una domanda | Il punto su cui il mentee ha più bisogno di aiuto oggi. |
| 25–30 | Passo successivo | Un’azione, un responsabile, una data. Confermare il prossimo incontro completo. |
6. Verbale dell’incontro e registro delle azioni (una pagina)
- Mentor: ________ Mentee: ________ Incontro n.: ________ Data: ________
- Tema principale: ________
Di cosa abbiamo parlato (al massimo tre righe)
Decisioni
Azioni
| # | Azione | Responsabile | Scadenza | Stato al prossimo incontro |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ________ | ________ | fatta / in parte / non fatta |
| 2 | ________ | ________ | ________ | fatta / in parte / non fatta |
| 3 | ________ | ________ | ________ | fatta / in parte / non fatta |
Da riprendere la prossima volta: ________
Prossimo incontro: data ________ ora ________ luogo o link ________ tema principale ________
Come adattare l’agenda?
Proteggi gli ultimi dieci minuti. Prossime azioni e prossima data sono i primi blocchi a saltare quando la conversazione si allunga, e sono proprio quelli che fanno andare avanti il mentoring. Se devi accorciare, accorcia il tema principale.
Un solo tema principale per incontro. Due temi in un’ora vuol dire nessun tempo per la pratica. Annota il secondo in “da riprendere” e apri con quello l’incontro successivo.
Adatta il blocco di pratica alla persona. Per una questione di carriera può essere la prova del colloquio con il proprio responsabile; per una founder, la revisione del pitch; per uno studente, la lettura di una lettera di candidatura. Se non c’è niente da provare, usa il tempo per un feedback diretto.
Alleggerisci il formato nelle coppie informali. Nel mentoring tra pari o nel reverse mentoring si possono saltare i tempi e tenere tre righe: azioni, tema, prossima data. Se fai fatica a entrare nel tema principale, gli spunti di conversazione per il mentoring offrono domande per fase.
In un programma, dai a tutti lo stesso scheletro. Quando tutte le coppie di un programma di mentoring aziendale o di una coorte usano la stessa agenda, i coordinatori vedono l’avanzamento senza leggere ogni verbale e i mentor alle prime armi hanno una struttura su cui contare. I contenuti li decidono le coppie.
Appunti brevi e fattuali. Decisioni e azioni, non una trascrizione. Ciò che il mentee racconta in confidenza non va in un documento condiviso; è anche la scelta più prudente rispetto al GDPR.
Altri modelli e guide passo passo per ogni fase di un percorso di mentoring nella biblioteca delle guide.