Pauta de reunião de mentoria: modelo grátis
A pauta de uma reunião de mentoria é um roteiro curto e cronometrado para uma sessão: abertura, andamento das ações anteriores, um tema principal, prática ou feedback, próximas ações com responsável e a data da próxima reunião. O modelo grátis abaixo cabe em 45 a 60 minutos e tem versões para a primeira reunião, a revisão do meio do ciclo e o encerramento.
Serve para qualquer mentoria que se encontre mais de uma vez. A estrutura não muda, então mentor e mentorado gastam energia no conteúdo, e não em decidir sobre o que falar.
Como usar este modelo de pauta?
- Copie a pauta padrão para um documento compartilhado ou imprima. Uma cópia por reunião.
- O mentorado preenche o tema principal e envia dois ou três dias antes. A parte dele está explicada em como se preparar para uma reunião de mentoria.
- O mentor acrescenta os acompanhamentos da ata anterior: ações em aberto e o que prometeu trazer.
- Siga os blocos na ordem. Fique de olho no relógio sem rigidez. Se o tema principal precisar de mais tempo, tire da prática, nunca das próximas ações.
- Preencham a ata juntos nos últimos cinco minutos. Cada um guarda uma cópia.
- Marquem a próxima reunião antes de encerrar. As ações em aberto da ata viram o primeiro item da próxima pauta.
Para a primeira reunião, use a variante específica abaixo e leia como conduzir sua primeira reunião de mentoria para saber o que perguntar e o que evitar.
O modelo
1. Pauta padrão de reunião de mentoria (45 a 60 minutos)
- Mentor: ________ Mentorado: ________
- Reunião nº: ________ Data: ________ Horário: ________
- Formato e local ou link: ________
- Tema principal (do mentorado, enviado em ________): ________
| Tempo (60 min) | Tempo (45 min) | Bloco | O que acontece | Notas |
|---|---|---|---|---|
| 0–5 | 0–5 | Abertura | Como vão as coisas? Algo urgente que muda o plano de hoje? | ________ |
| 5–15 | 5–12 | Ações anteriores | Cada ação: feita, em parte, não feita, e por quê. | ________ |
| 15–35 | 12–27 | Tema principal | O mentorado descreve a situação; o mentor pergunta antes de aconselhar. | ________ |
| 35–48 | 27–37 | Prática ou feedback | Ensaiar a conversa, revisar o rascunho, testar o plano ou dar feedback direto. | ________ |
| 48–56 | 37–42 | Próximas ações | Duas ou três ações, cada uma com um responsável e um prazo. | ________ |
| 56–60 | 42–45 | Próxima reunião | Marcar a data e dar um título provisório ao próximo tema. | ________ |
Perguntas que o mentorado quer responder hoje:
Próxima reunião: data ________ horário ________ agendada por ________
2. Pauta da primeira reunião (60 minutos)
| Tempo | Bloco | O que acontece |
|---|---|---|
| 0–5 | Boas-vindas | Apresentações e o objetivo da reunião em uma frase. |
| 5–15 | Trajetórias | Cada um conta sua trajetória em poucas frases, incluindo um tropeço. |
| 15–35 | Situação do mentorado | O que está acontecendo, por que mentoria agora, o que já tentou. |
| 35–45 | Metas | Uma ou duas metas nas palavras do mentorado, cada uma com um sinal de sucesso. |
| 45–55 | Combinados | Frequência, quem agenda, cancelamentos, mensagens entre reuniões, confidencialidade. |
| 55–60 | Próxima reunião | Marcar a segunda reunião; uma ação para cada um até lá. |
- Meta 1: ________ Saberemos que funcionou quando: ________
- Meta 2: ________ Saberemos que funcionou quando: ________
- Nos encontramos a cada ________ semanas por ________ minutos. Quem agenda é ________.
Se quiserem registrar esses combinados por escrito, há um acordo de mentoria de uma página entre os guias relacionados no fim da página.
3. Pauta da revisão do meio do ciclo (60 minutos)
| Tempo | Bloco | O que acontece |
|---|---|---|
| 0–5 | Abertura | Atualização rápida desde a última reunião. |
| 5–25 | Revisão das metas | Para cada meta: de onde partimos, onde estamos, o que mostra isso. |
| 25–40 | Manter, mudar, abandonar | Decisão por meta. Uma nova só entra se outra sair. |
| 40–50 | Como está a mentoria | Frequência, formato, preparação; o que fazer mais ou menos. Feedback nos dois sentidos. |
| 50–60 | Plano para a segunda metade | Ações, responsáveis, prazos e a data da reunião de encerramento. |
- Meta 1: manter / mudar / abandonar. Nova versão: ________
- Meta 2: manter / mudar / abandonar. Nova versão: ________
- Algo que o mentor vai fazer diferente: ________
- Algo que o mentorado vai fazer diferente: ________
4. Pauta da reunião de encerramento (60 minutos)
| Tempo | Bloco | O que acontece |
|---|---|---|
| 0–5 | Abertura | Dizer abertamente que esta é a reunião de encerramento. |
| 5–25 | Resultados | Cada meta frente ao seu sinal de sucesso. O que mudou e o que não mudou. |
| 25–40 | O que o mentorado mantém | Hábitos, contatos e ferramentas que seguem sem o mentor. |
| 40–50 | Feedback mútuo | O que mais ajudou, o que poderia ter sido melhor. |
| 50–60 | O que vem depois | Manter contato ou não, como e com que frequência. Agradecimentos. |
- O mais útil desta mentoria: ________
- A próxima meta do mentorado, por conta própria: ________
- Como vamos manter contato: ________
5. Check-in rápido de 30 minutos
| Tempo | Bloco | O que acontece |
|---|---|---|
| 0–3 | Abertura | Uma frase cada um. |
| 3–10 | Ações | Situação de cada ação em aberto. |
| 10–25 | Uma pergunta | O ponto em que o mentorado mais precisa de ajuda hoje. |
| 25–30 | Próximo passo | Uma ação, um responsável, um prazo. Confirmar a próxima reunião completa. |
6. Ata da reunião e registro de ações (uma página)
- Mentor: ________ Mentorado: ________ Reunião nº: ________ Data: ________
- Tema principal: ________
Sobre o que conversamos (no máximo três linhas)
Decisões
Ações
| # | Ação | Responsável | Prazo | Situação na próxima reunião |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ________ | ________ | feita / em parte / não feita |
| 2 | ________ | ________ | ________ | feita / em parte / não feita |
| 3 | ________ | ________ | ________ | feita / em parte / não feita |
Retomar na próxima vez: ________
Próxima reunião: data ________ horário ________ local ou link ________ tema principal ________
Como adaptar a pauta?
Proteja os últimos dez minutos. Próximas ações e próxima data são os primeiros blocos a cair quando a conversa se estende, e são justamente eles que mantêm a mentoria andando. Se precisar cortar, corte o tema principal.
Um único tema principal por reunião. Dois temas em uma hora significa nenhum tempo de prática. Anote o segundo em “retomar” e abra a próxima reunião com ele.
Ajuste o bloco de prática à pessoa. Numa questão de carreira, pode ser ensaiar a conversa com a liderança; com uma fundadora, revisar o pitch; com um estudante, ler uma carta de candidatura. Se não houver nada para praticar, use o tempo para feedback direto.
Deixe o formato leve em duplas informais. Na mentoria entre pares ou na mentoria reversa dá para dispensar os tempos e manter três linhas: ações, tema, próxima data. Se estiver difícil entrar no tema principal, os temas de conversa para mentoria trazem perguntas por etapa.
Num programa, dê a todos o mesmo esqueleto. Quando todas as duplas de um programa de mentoria corporativa ou de uma turma usam a mesma pauta, os coordenadores acompanham o andamento sem ler cada ata e os mentores de primeira viagem têm uma estrutura para se apoiar. O conteúdo fica com as duplas.
Anotações curtas e objetivas. Decisões e ações, não uma transcrição. O que o mentorado conta em confiança não vai para um documento compartilhado; também é o caminho mais seguro em relação à LGPD.
Mais modelos e guias passo a passo para cada etapa de uma relação de mentoria estão na biblioteca de guias.