Agenda voor een mentorgesprek: gratis sjabloon
Een agenda voor een mentorgesprek is een korte planning met tijden voor één mentoringsessie: check-in, voortgang op de acties van vorige keer, één hoofdonderwerp, oefenen of feedback, volgende acties met een eigenaar en de datum van het volgende gesprek. Het gratis sjabloon hieronder past in 45 tot 60 minuten en heeft versies voor het eerste gesprek, de tussenevaluatie en het afsluitende gesprek.
Je kunt het gebruiken bij elke mentoring die vaker dan één keer samenkomt. De structuur blijft gelijk, dus mentor en mentee steken hun energie in de inhoud in plaats van in de vraag waarover het vandaag moet gaan.
Hoe gebruik je dit agenda-sjabloon?
- Kopieer de standaardagenda naar een gedeeld document of print hem. Eén exemplaar per gesprek.
- De mentee vult het hoofdonderwerp in en stuurt het twee tot drie dagen vooraf. Hoe de mentee dat aanpakt, lees je in je voorbereiden op een mentorgesprek.
- De mentor vult de opvolgpunten aan uit het vorige verslag: open acties en wat hij of zij beloofd had mee te nemen.
- Loop de blokken op volgorde door. Houd de klok losjes in de gaten. Heeft het hoofdonderwerp meer tijd nodig, haal die dan bij het oefenen weg, nooit bij de volgende acties.
- Vul in de laatste vijf minuten samen het verslag in. Allebei een kopie.
- Boek het volgende gesprek voordat je afsluit. De open acties uit het verslag worden het eerste punt van de volgende agenda.
Gebruik voor het allereerste gesprek de aparte variant hieronder en lees je eerste mentorgesprek voeren voor wat je vraagt en wat je beter vermijdt.
Het sjabloon
1. Standaardagenda voor een mentorgesprek (45 tot 60 minuten)
- Mentor: ________ Mentee: ________
- Gesprek nr.: ________ Datum: ________ Tijd: ________
- Vorm en locatie of link: ________
- Hoofdonderwerp (van de mentee, gestuurd op ________): ________
| Tijd (60 min) | Tijd (45 min) | Blok | Wat gebeurt er | Notities |
|---|---|---|---|---|
| 0–5 | 0–5 | Check-in | Hoe gaat het? Is er iets dringends dat het plan van vandaag verandert? | ________ |
| 5–15 | 5–12 | Acties van vorige keer | Elke actie: gedaan, deels, niet gedaan, en waarom. | ________ |
| 15–35 | 12–27 | Hoofdonderwerp | De mentee schetst de situatie; de mentor stelt vragen voordat hij of zij advies geeft. | ________ |
| 35–48 | 27–37 | Oefenen of feedback | Het gesprek naspelen, het concept doornemen, het plan toetsen of directe feedback geven. | ________ |
| 48–56 | 37–42 | Volgende acties | Twee of drie acties, elk met één eigenaar en een datum. | ________ |
| 56–60 | 42–45 | Volgend gesprek | Datum boeken en een werktitel voor het volgende onderwerp kiezen. | ________ |
Vragen waar de mentee vandaag een antwoord op wil:
Volgend gesprek: datum ________ tijd ________ geboekt door ________
2. Agenda voor het eerste gesprek (60 minuten)
| Tijd | Blok | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| 0–5 | Welkom | Kennismaking, het doel van het gesprek in één zin. |
| 5–15 | Achtergronden | Allebei je loopbaan in een paar zinnen, inclusief één tegenslag. |
| 15–35 | Situatie van de mentee | Wat er nu speelt, waarom juist nu mentoring, wat al geprobeerd is. |
| 35–45 | Doelen | Eén of twee doelen in de woorden van de mentee, elk met een teken van succes. |
| 45–55 | Spelregels | Ritme, wie boekt, afzeggen, berichten tussendoor, vertrouwelijkheid. |
| 55–60 | Volgend gesprek | Het tweede gesprek boeken; ieder één actie tot dan. |
- Doel 1: ________ We weten dat het werkt als: ________
- Doel 2: ________ We weten dat het werkt als: ________
- We spreken elkaar elke ________ weken, ________ minuten. ________ boekt de gesprekken.
Wil je de spelregels op papier zetten, dan staat er bij de gerelateerde gidsen onderaan deze pagina een mentorovereenkomst van één pagina.
3. Agenda voor de tussenevaluatie (60 minuten)
| Tijd | Blok | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| 0–5 | Check-in | Korte update sinds het vorige gesprek. |
| 5–25 | Doelen doornemen | Per doel: waar we begonnen, waar we nu staan, waar dat uit blijkt. |
| 25–40 | Houden, aanpassen, schrappen | Besluit per doel. Een nieuw doel alleen als er een vervalt. |
| 40–50 | Hoe loopt de mentoring? | Ritme, vorm, voorbereiding; wat meer, wat minder. Feedback in beide richtingen. |
| 50–60 | Plan voor de tweede helft | Acties, eigenaren, data en de datum van het afsluitende gesprek. |
- Doel 1: houden / aanpassen / schrappen. Nieuwe versie: ________
- Doel 2: houden / aanpassen / schrappen. Nieuwe versie: ________
- Iets wat de mentor anders gaat doen: ________
- Iets wat de mentee anders gaat doen: ________
4. Agenda voor het afsluitende gesprek (60 minuten)
| Tijd | Blok | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| 0–5 | Check-in | Benoem dat dit het laatste gesprek is. |
| 5–25 | Resultaten | Elk doel tegen het teken van succes. Wat is veranderd, wat niet. |
| 25–40 | Wat de mentee vasthoudt | Gewoontes, contacten en hulpmiddelen die zonder mentor doorgaan. |
| 40–50 | Feedback over en weer | Wat het meest hielp, wat beter had gekund. |
| 50–60 | Hoe verder | Wel of geen contact houden, hoe en hoe vaak. Elkaar bedanken. |
- Het nuttigste van deze mentoring: ________
- Het volgende eigen doel van de mentee: ________
- Zo houden we contact: ________
5. Korte check-in van 30 minuten
| Tijd | Blok | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| 0–3 | Check-in | Eén zin per persoon. |
| 3–10 | Acties | Stand van elke open actie. |
| 10–25 | Eén vraag | Het ene punt waar de mentee vandaag de meeste hulp bij nodig heeft. |
| 25–30 | Volgende stap | Eén actie, één eigenaar, één datum. Bevestig het volgende volledige gesprek. |
6. Gespreksverslag en actielijst (één pagina)
- Mentor: ________ Mentee: ________ Gesprek nr.: ________ Datum: ________
- Hoofdonderwerp: ________
Waar we het over hadden (hooguit drie regels)
Besluiten
Acties
| # | Actie | Eigenaar | Uiterlijk | Stand bij volgend gesprek |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ________ | ________ | gedaan / deels / niet gedaan |
| 2 | ________ | ________ | ________ | gedaan / deels / niet gedaan |
| 3 | ________ | ________ | ________ | gedaan / deels / niet gedaan |
Volgende keer op terugkomen: ________
Volgend gesprek: datum ________ tijd ________ locatie of link ________ hoofdonderwerp ________
Hoe pas je de agenda aan?
Bescherm de laatste tien minuten. Volgende acties en de volgende datum sneuvelen het eerst als een gesprek uitloopt, en juist die houden de mentoring in beweging. Moet je inkorten, kort dan het hoofdonderwerp in.
Eén hoofdonderwerp per gesprek. Twee onderwerpen in een uur betekent voor geen van beide oefentijd. Zet het tweede onder “volgende keer” en open daar het volgende gesprek mee.
Stem het oefenblok af op de persoon. Bij een loopbaanvraag kan het een proefgesprek met de leidinggevende zijn, bij een oprichter de pitch, bij een student een sollicitatiebrief. Is er niets om te oefenen, gebruik de tijd dan voor directe feedback.
Houd het licht bij informele duo’s. Bij peer mentoring of reverse mentoring kun je de tijden laten vallen en drie regels bijhouden: acties, onderwerp, volgende datum. Lukt het niet om het hoofdonderwerp in te komen, dan helpen de gespreksstarters voor mentoring met vragen per fase.
Geef in een programma iedereen hetzelfde skelet. Als alle duo’s in een mentorprogramma voor medewerkers of een cohort dezelfde agenda gebruiken, zien coördinatoren de voortgang zonder elk verslag te lezen, en hebben nieuwe mentoren een structuur om op te leunen. De inhoud bepalen de duo’s zelf.
Houd verslagen kort en feitelijk. Besluiten en acties, geen transcript. Wat de mentee in vertrouwen vertelt, hoort niet in een gedeeld document; dat is ook onder de AVG de veiligste keuze.
Meer sjablonen en stapsgewijze gidsen voor elke fase van een mentorrelatie vind je in de gidsenbibliotheek.