Wat is een mentorovereenkomst?

Een mentorovereenkomst is een kort document waarin mentor en mentee hun doelen, het ritme van de gesprekken, de communicatieafspraken, wat vertrouwelijk blijft en hoe beide kanten de relatie kunnen beëindigen vastleggen. Het is een werkdocument voor het duo, geen juridisch contract.

Is een mentorovereenkomst juridisch bindend?

Nee, en dat moet ze ook niet willen zijn. Ze maakt verwachtingen helder tussen twee mensen die vrijwillig hun tijd geven. Gaat het om vergoedingen, arbeidsrechtelijke zaken of gevoelige persoonsgegevens, dan hoort dat in aparte documenten die juridische zaken of HR beoordeelt.

Wat staat er in een mentorovereenkomst?

Minimaal: de namen van beide personen, één tot drie doelen met een succescriterium, ritme en vorm van de gesprekken, reactietijden, wat vertrouwelijk is en waar de vertrouwelijkheid ophoudt, en hoe je de mentoring zonder schuld pauzeert of stopt. Evaluatiedata en handtekeningen sluiten haar af.

Wanneer vul je de mentorovereenkomst in?

Samen, in het eerste gesprek of direct daarna, als de doelen besproken zijn. Wie tekent voordat ze elkaar kennen, eindigt meestal met algemene doelen. Bekijk de overeenkomst halverwege opnieuw en pas haar aan als doelen of beschikbaarheid veranderd zijn.

Moet de AVG in de mentorovereenkomst staan?

Eén zin is genoeg. Hoe het programma persoonsgegevens verwerkt, staat in de privacyverklaring van het programma. In de overeenkomst van het duo volstaat dat gegevens volgens die verklaring en de AVG worden verwerkt.

Mentorovereenkomst sjabloon: gratis invulbaar voorbeeld

Een mentorovereenkomst is een document van één of twee pagina’s waarin mentor en mentee opschrijven wat ze willen bereiken, hoe vaak ze afspreken, hoe ze communiceren, wat vertrouwelijk blijft en hoe beide kanten de mentoring kunnen beëindigen. Gebruik het gratis sjabloon hieronder in het eerste of tweede gesprek van elk mentortraject dat langer duurt dan een paar weken.

Het is geen juridisch contract. Het is een gedeeld referentiepunt dat beide kanten giswerk bespaart en een concreet vertrekpunt geeft voor de evaluatie halverwege.

Hoe gebruik je dit sjabloon?

Kopieer of print het sjabloon. Schrap wat niet van toepassing is; voeg geen juridische taal toe.
De mentee schetst de doelen vóór het eerste gesprek: één tot drie, elk met een succescriterium. Hoe je die formuleert, lees je in doelen stellen met je mentor.
Vul de rest samen in tijdens het eerste gesprek. In je eerste mentorgesprek voeren zie je waar de overeenkomst in dat gesprek past.
Beiden tekenen en bewaren een kopie. Een gedeeld document of een foto van het papier is genoeg.
Zet de evaluatiedata meteen in beide agenda’s. Een overeenkomst waar niemand meer naar kijkt, betekent na twee maanden niets meer.

Run je een programma, leg dan eerst een korte overeenkomst voor het hele programma vast (gedragsregels, gegevens, aanspreekpunt) en laat duo’s dit sjabloon gebruiken voor hun eigen afspraken. Waar dat in de opstart past, staat in een mentorprogramma starten.

Het sjabloon

Mentorovereenkomst

1. Partijen

	Mentor	Mentee
Naam	________	________
Functie / organisatie	________	________
E-mail	________	________
Voorkeurskanaal voor contact	________	________
Tijdzone	________	________

2. Programma en data

Naam van het programma (indien van toepassing): ________
Programmacoördinator en contact: ________
Startdatum: ________
Geplande einddatum: ________
Totale duur: ________ maanden

3. Doelen en succescriteria

#	Doel (wat de mentee wil veranderen)	Hoe weten we dat het gelukt is?	Streefdatum
1	________	________	________
2	________	________	________
3	________	________	________

Onderwerpen buiten deze mentoring: ________

4. Ritme en vorm van de gesprekken

We spreken elke ________ weken af, voor ________ minuten.
Vorm: fysiek / video / telefoon / gemengd (omcirkel). Locatie of link: ________
Wie plant het volgende gesprek: mentor / mentee (omcirkel). De volgende datum staat vast voordat elk gesprek eindigt.
De mentee stuurt minstens ________ dagen vooraf een agenda of één kernvraag.
Moet een gesprek verzet worden, dan melden we dat minstens ________ uur vooraf en stellen we in hetzelfde bericht een nieuw moment voor.
Twee gemiste gesprekken op rij leiden tot een kort gesprek over of we doorgaan.

5. Contact tussen de gesprekken

Kanaal voor korte vragen: ________
Verwachte reactietijd: binnen ________ werkdagen.
Tijden waarop we elkaar niet benaderen: ________
Dringende zaken: ________

6. Vertrouwelijkheid en de grenzen ervan

Wat we bespreken, blijft tussen ons, tenzij we allebei instemmen met delen.
De mentor deelt geen persoonlijke of loopbaaninformatie van de mentee met diens leidinggevende, team of organisatie zonder toestemming van de mentee.
De vertrouwelijkheid vervalt bij een risico op schade voor iemand, een wettelijke meldplicht of een schending van de gedragscode van de organisatie. In die gevallen nemen we contact op met: ________
Notities: ieder houdt eigen notities bij. Gedeelde notities beperken zich tot: ________
Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de privacyverklaring van het programma en de AVG.

7. Grenzen

De mentor biedt perspectief en advies; de beslissingen liggen bij de mentee.
De mentor is niet de leidinggevende, therapeut, advocaat of recruiter van de mentee. Vragen buiten de mentoring worden doorverwezen.
Tijdens de mentoring zijn er tussen ons geen financiële transacties, geen cadeaus boven het symbolische en geen wervingsbeslissingen.
Ieder kan een onderwerp weigeren zonder uitleg.
Andere afgesproken grenzen: ________

8. Rollen en verantwoordelijkheden

De mentor	De mentee
Komt voorbereid en op tijd	Bepaalt de agenda en brengt de vragen in
Luistert eerst, deelt daarna ervaring	Doet wat is afgesproken, of zegt waarom niet
Geeft eerlijke, concrete feedback	Vraagt om de feedback die hij of zij nodig heeft
Opent deuren waar dat past	Volgt introducties op
Meldt vroeg als de beschikbaarheid verandert	Meldt vroeg als doelen of beschikbaarheid veranderen

Aanvullende afspraken: ________

9. Pauzeren of stoppen (exit zonder schuld)

Ieder kan de mentoring na een korte melding tot ________ weken pauzeren. Bij een pauze spreken we een herstartdatum af.
Ieder kan de mentoring op elk moment, om welke reden ook, zonder schuld beëindigen. We zeggen het direct in plaats van stil te vallen.
Werkt het duo vóór week ________ niet, dan melden we dat bij de programmacoördinator, die een nieuwe match kan regelen zonder dat iemand zich hoeft te verantwoorden.
Aan het eind houden we een kort afsluitend gesprek: wat is er veranderd, wat blijft de mentee doen, houden we contact?

10. Evaluatiemomenten

Moment	Datum	Wat we bekijken
Na gesprek 2	________	Is het ritme haalbaar? Zijn het de juiste doelen?
Halverwege	________	Voortgang per doel. Elk doel behouden, aanpassen of schrappen.
Laatste gesprek	________	Resultaten afgezet tegen de succescriteria. Volgende stappen.

Wijzigingen afgesproken bij een evaluatie: ________

11. Handtekeningen

Deze overeenkomst is een wederzijdse afspraak en geen juridisch bindend contract.

Handtekening mentor: ________ Datum: ________
Handtekening mentee: ________ Datum: ________
Programmacoördinator (optioneel): ________ Datum: ________

Korte versie op één pagina

Voor korte programma’s, flash mentoring of informele duo’s is dit genoeg:

Mentor: ________ Mentee: ________ Start: ________ Einde: ________
Ons belangrijkste doel: ________
We weten dat het gelukt is als: ________
We spreken elke ________ weken af, ________ minuten, via ________. ________ plant de volgende datum.
Tussen de gesprekken gebruiken we ________ en reageren we binnen ________ dagen.
Wat we bespreken blijft tussen ons, behalve bij risico op schade voor iemand of een wettelijke plicht.
Ieder kan op elk moment stoppen, zonder schuld, door het direct te zeggen.
We evalueren deze overeenkomst op: ________
Handtekeningen: ________ (mentor) ________ (mentee) Datum: ________

Hoe pas je het sjabloon aan?

Houd het kort. Twee pagina’s is het maximum. Elke extra clausule is er een die niemand leest. Verandert een onderdeel niets aan hoe het duo zich gedraagt, schrap het dan.

Stem het af op het type programma.

Mentoring binnen organisaties: voeg toe dat de mentor niet in de rapportagelijn van de mentee zit en dat niets uit de mentoring meetelt in beoordelingsgesprekken. Platforms voor mentoring van medewerkers dwingen die regel vaak al af bij het matchen.
Programma’s voor studenten en jongeren: leg vast dat gesprekken in openbare ruimtes of op het platform plaatsvinden en noem het aanspreekpunt voor veiligheidskwesties. Bij minderjarigen gaat het veiligheidsbeleid van je instelling voor dit sjabloon.
Startups en accelerators: voeg een clausule toe over belangenverstrengeling en of de mentor in concurrenten mag investeren of ze mag adviseren.
Reverse en peer mentoring: herschrijf onderdeel 8 zodat beide kolommen gelijkwaardig zijn, want beide kanten leren elkaar iets.

Maak er geen juridisch document van. Vertrouwelijkheid is hier een belofte tussen twee mensen. Intellectueel eigendom, vergoedingen of een formele geheimhoudingsovereenkomst horen, als ze al nodig zijn, in aparte documenten.

Houd versies bij op programmaniveau. Wijzig je de programma-overeenkomst midden in een cohort, laat dan iedereen weten wat er veranderde en wanneer. De overeenkomst van een duo mag bij elke evaluatie zonder omhaal veranderen.

Stapsgewijze gidsen voor elke fase van een mentorprogramma vind je in de gidsenbibliotheek.