Mentoring-Vereinbarung: Kostenlose Vorlage zum Ausfüllen
Eine Mentoring-Vereinbarung ist ein ein- bis zweiseitiges Dokument, in dem Mentor und Mentee festhalten, was sie erreichen wollen, wie oft sie sich treffen, wie sie kommunizieren, was vertraulich bleibt und wie beide Seiten das Mentoring beenden können. Nutzen Sie die kostenlose Vorlage unten im ersten oder zweiten Gespräch jedes Mentorings, das länger als ein paar Wochen läuft.
Sie ist kein Vertrag. Sie ist eine gemeinsame Referenz, die beiden Seiten das Raten erspart und zur Halbzeit eine konkrete Grundlage für das Review liefert.
Wie nutzen Sie die Vorlage?
- Kopieren oder drucken Sie die Vorlage. Streichen Sie, was nicht passt; fügen Sie keine juristischen Formulierungen hinzu.
- Der Mentee entwirft die Ziele vor dem ersten Treffen: ein bis drei, jeweils mit Erfolgskriterium. Wie das geht, zeigt der Leitfaden Ziele mit dem Mentor setzen.
- Den Rest füllen beide gemeinsam aus, im ersten Gespräch. Wo die Vereinbarung darin ihren Platz hat, steht im Leitfaden das erste Mentoring-Gespräch führen.
- Beide unterschreiben und behalten eine Kopie. Ein geteiltes Dokument oder ein Foto des Papiers reicht.
- Tragen Sie die Review-Termine sofort ein, in beide Kalender. Eine Vereinbarung, die niemand mehr ansieht, ist nach zwei Monaten bedeutungslos.
Wenn Sie ein Programm verantworten, legen Sie zuerst eine kurze programmweite Vereinbarung fest (Verhaltensregeln, Daten, Ansprechperson) und lassen die Tandems diese Vorlage für ihre eigenen Absprachen nutzen. Wo das im Aufbau hingehört, erklärt Mentoring-Programm starten.
Die Vorlage
Mentoring-Vereinbarung
1. Beteiligte
| Mentor/in | Mentee | |
|---|---|---|
| Name | ________ | ________ |
| Funktion / Organisation | ________ | ________ |
| ________ | ________ | |
| Bevorzugter Kontaktweg | ________ | ________ |
| Zeitzone | ________ | ________ |
2. Programm und Zeitraum
- Programmname (falls vorhanden): ________
- Programmkoordination und Kontakt: ________
- Beginn: ________
- Geplantes Ende: ________
- Dauer insgesamt: ________ Monate
3. Ziele und Erfolgskriterien
| # | Ziel (was der Mentee verändern will) | Woran wir erkennen, dass es funktioniert hat | Zieldatum |
|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ________ | ________ |
| 2 | ________ | ________ | ________ |
| 3 | ________ | ________ | ________ |
Themen außerhalb dieses Mentorings: ________
4. Rhythmus und Format der Treffen
- Wir treffen uns alle ________ Wochen für ________ Minuten.
- Format: vor Ort / Video / Telefon / gemischt (bitte ankreuzen). Ort oder Link: ________
- Den nächsten Termin plant: Mentor/in / Mentee (bitte ankreuzen). Vor dem Ende jedes Treffens steht der nächste Termin.
- Der Mentee schickt spätestens ________ Tage vorher eine Agenda oder eine Kernfrage.
- Muss ein Termin verschoben werden, sagen wir mindestens ________ Stunden vorher Bescheid und schlagen im selben Atemzug einen neuen vor.
- Zwei ausgefallene Treffen in Folge führen zu einem kurzen Gespräch darüber, ob wir weitermachen.
5. Kommunikation zwischen den Treffen
- Kanal für kurze Fragen: ________
- Erwartete Antwortzeit: innerhalb von ________ Arbeitstagen.
- Zeiten, in denen wir uns nicht kontaktieren: ________
- Dringende Anliegen: ________
6. Vertraulichkeit und ihre Grenzen
- Was wir besprechen, bleibt unter uns, solange wir nicht beide einer Weitergabe zustimmen.
- Der Mentor gibt persönliche oder berufliche Informationen des Mentees nicht ohne dessen Zustimmung an Führungskraft, Team oder Organisation weiter.
- Die Vertraulichkeit endet bei einer Gefahr für andere, bei gesetzlichen Meldepflichten oder bei einem Verstoß gegen den Verhaltenskodex der Organisation. Ansprechperson in diesen Fällen: ________
- Notizen: Jede Seite führt eigene Notizen. Gemeinsame Notizen beschränken sich auf: ________
- Personenbezogene Daten werden nach den Datenschutzhinweisen des Programms und der DSGVO verarbeitet.
7. Grenzen
- Der Mentor bietet Perspektive und Rat; die Entscheidungen trifft der Mentee.
- Der Mentor ist nicht Führungskraft, Therapeut, Anwalt oder Recruiter des Mentees. Anliegen außerhalb des Mentorings werden weitergeleitet.
- Während des Mentorings gibt es zwischen uns keine Geldgeschäfte, keine Geschenke über das Symbolische hinaus und keine Einstellungsentscheidungen.
- Jede Seite kann ein Thema ohne Begründung ablehnen.
- Weitere vereinbarte Grenzen: ________
8. Rollen und Verantwortung
| Mentor/in | Mentee |
|---|---|
| Kommt vorbereitet und pünktlich | Setzt die Agenda und bringt die Fragen mit |
| Hört zuerst zu, teilt dann Erfahrung | Erledigt Vereinbartes oder sagt, warum nicht |
| Gibt ehrliches, konkretes Feedback | Fragt nach dem Feedback, das er braucht |
| Öffnet Türen, wo es passt | Geht Kontakten nach |
| Sagt früh Bescheid, wenn sich Verfügbarkeit ändert | Sagt früh Bescheid, wenn sich Ziele oder Verfügbarkeit ändern |
Weitere Zusagen: ________
9. Pausieren oder beenden (Ausstieg ohne Schuldfrage)
- Jede Seite kann das Mentoring nach kurzer Mitteilung bis zu ________ Wochen pausieren. Beim Pausieren vereinbaren wir ein Datum für den Neustart.
- Jede Seite kann das Mentoring jederzeit, aus jedem Grund und ohne Schuldzuweisung beenden. Wir sagen es direkt, statt einfach zu verstummen.
- Passt das Tandem bis Woche ________ nicht, informieren wir die Programmkoordination. Sie kann ein neues Matching veranlassen, ohne dass jemand sich rechtfertigen muss.
- Zum Abschluss führen wir ein kurzes Abschlussgespräch: Was hat sich verändert, was führt der Mentee weiter, bleiben wir in Kontakt?
10. Review-Termine
| Zeitpunkt | Datum | Was wir prüfen |
|---|---|---|
| Nach Treffen 2 | ________ | Ist der Rhythmus realistisch? Stimmen die Ziele? |
| Halbzeit | ________ | Fortschritt je Ziel. Ziel behalten, ändern oder streichen. |
| Letztes Treffen | ________ | Ergebnisse gemessen an den Erfolgskriterien. Nächste Schritte. |
Beim Review vereinbarte Änderungen: ________
11. Unterschriften
Diese Vereinbarung ist eine gegenseitige Absprache und kein rechtlich bindender Vertrag.
- Unterschrift Mentor/in: ________ Datum: ________
- Unterschrift Mentee: ________ Datum: ________
- Programmkoordination (optional): ________ Datum: ________
Kurzfassung auf einer Seite
Für kurze Programme, Flash-Mentoring oder informelle Tandems reicht das:
- Mentor/in: ________ Mentee: ________ Beginn: ________ Ende: ________
- Unser Hauptziel: ________
- Wir erkennen den Erfolg daran, dass: ________
- Wir treffen uns alle ________ Wochen für ________ Minuten über ________. Den nächsten Termin plant ________.
- Zwischen den Treffen nutzen wir ________ und antworten innerhalb von ________ Tagen.
- Was wir besprechen, bleibt unter uns, außer wenn jemand gefährdet ist oder das Gesetz etwas anderes verlangt.
- Jede Seite kann das Mentoring jederzeit ohne Schuldzuweisung beenden, indem sie es direkt sagt.
- Review dieser Vereinbarung am: ________
- Unterschriften: ________ (Mentor/in) ________ (Mentee) Datum: ________
Wie passen Sie die Vorlage an?
Kurz halten. Zwei Seiten sind die Obergrenze. Jede weitere Klausel ist eine, die niemand liest. Ändert ein Abschnitt nichts am Verhalten des Tandems, streichen Sie ihn.
Auf den Programmtyp zuschneiden.
- Mentoring im Unternehmen: Ergänzen Sie, dass der Mentor nicht in der Berichtslinie des Mentees steht und nichts aus dem Mentoring in Leistungsbeurteilungen einfließt. Plattformen für Mentoring im Unternehmen setzen die Regel zur Berichtslinie oft schon beim Matching durch. Ob der Betriebsrat einzubinden ist, klären Sie mit Ihrer Personalabteilung.
- Programme für Studierende und Jugendliche: Halten Sie fest, dass Treffen an öffentlichen Orten oder auf der Plattform stattfinden, und nennen Sie die Ansprechperson für Schutzfragen. Bei Minderjährigen hat das Schutzkonzept Ihrer Einrichtung Vorrang vor dieser Vorlage.
- Startups und Acceleratoren: Ergänzen Sie eine Klausel zu Interessenkonflikten und dazu, ob der Mentor in Wettbewerber investieren oder sie beraten darf.
- Reverse- und Peer-Mentoring: Schreiben Sie Abschnitt 8 so um, dass beide Spalten gleichrangig sind, denn beide Seiten lehren.
Kein juristisches Dokument daraus machen. Vertraulichkeit ist hier ein Versprechen zwischen zwei Menschen. Geistiges Eigentum, Vergütung oder eine formelle Geheimhaltungsvereinbarung gehören, falls nötig, in eigene Dokumente.
Auf Programmebene versionieren. Ändern Sie die programmweite Vereinbarung während einer Kohorte, teilen Sie allen mit, was sich wann geändert hat. Die Vereinbarung des Tandems kann sich bei jedem Review ohne Formalitäten ändern.
Schritt-für-Schritt-Leitfäden für jede Phase eines Mentoring-Programms finden Sie in der Leitfaden-Übersicht.