Mentorluk Sözleşmesi Örneği (Ücretsiz, Doldurulabilir Şablon)
Mentorluk sözleşmesi, mentor ile mentinin hedeflerini, ne sıklıkla görüşeceklerini, nasıl iletişim kuracaklarını, neyin gizli kalacağını ve ilişkinin nasıl sonlanacağını yazdığı bir iki sayfalık belgedir. Aşağıdaki ücretsiz örneği, birkaç haftadan uzun sürecek her mentorluk ilişkisinin ilk ya da ikinci görüşmesinde kullanın.
Bu hukuki bir sözleşme değildir. İki tarafı tahmin yürütmekten kurtaran ortak bir referanstır ve dönem ortasında üzerinden geçebileceğiniz somut bir zemin sağlar.
Bu şablon nasıl kullanılır?
- Şablonu kopyalayın ya da yazdırın. Size uymayan bölümleri silin; hukuki dil eklemeyin.
- Hedefleri menti taslak olarak yazar, ilk görüşmeden önce. Bir ila üç hedef, her birinin başarı ölçütüyle. Nasıl yazılacağı mentorunuzla hedef belirleme rehberinde.
- Gerisini ilk görüşmede birlikte doldurun. Sözleşmenin o görüşmenin neresine oturduğunu ilk mentorluk görüşmesi rehberi anlatıyor.
- İki taraf da imzalar ve birer kopya saklar. Ortak bir doküman ya da kâğıdın fotoğrafı yeter.
- Gözden geçirme tarihlerini hemen takvime koyun. Kimsenin dönüp bakmadığı bir sözleşme ikinci ayda anlamını yitirir.
Program yürütüyorsanız önce program genelinde kısa bir sözleşme belirleyin (davranış kuralları, veri, başvuru noktası), ikililer kendi çalışma koşulları için bu şablonu kullansın. Bunun lansmanda nereye oturduğunu mentorluk programı nasıl başlatılır rehberinde bulabilirsiniz.
Şablon
Mentorluk sözleşmesi
1. Taraflar
| Mentor | Menti | |
|---|---|---|
| Ad soyad | ________ | ________ |
| Görev / kurum | ________ | ________ |
| E-posta | ________ | ________ |
| Tercih edilen iletişim kanalı | ________ | ________ |
| Saat dilimi | ________ | ________ |
2. Program ve tarihler
- Program adı (varsa): ________
- Program koordinatörü ve iletişim bilgisi: ________
- Başlangıç tarihi: ________
- Planlanan bitiş tarihi: ________
- Toplam süre: ________ ay
3. Hedefler ve başarı ölçütleri
| # | Hedef (mentinin değiştirmek istediği şey) | İşe yaradığını nasıl anlayacağız? | Hedef tarih |
|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ________ | ________ |
| 2 | ________ | ________ | ________ |
| 3 | ________ | ________ | ________ |
Bu mentorluğun kapsamı dışında kalan konular: ________
4. Görüşme sıklığı ve biçimi
- ________ haftada bir, ________ dakika görüşeceğiz.
- Biçim: yüz yüze / görüntülü / telefon / karma (birini işaretleyin). Yer ya da bağlantı: ________
- Bir sonraki görüşmeyi planlayan: mentor / menti (birini işaretleyin). Her görüşme bitmeden sonraki tarih belirlenir.
- Menti her görüşmeden en az ________ gün önce gündem ya da tek bir ana soru gönderir.
- Görüşme ertelenecekse en az ________ saat önceden haber verilir ve aynı mesajda yeni bir saat önerilir.
- Üst üste iki kaçırılan görüşme, devam edip etmeyeceğimizi konuşmak için bir ara değerlendirme gerektirir.
5. Görüşmeler arası iletişim
- Kısa sorular için kanal: ________
- Beklenen yanıt süresi: ________ iş günü içinde.
- Birbirimize ulaşmayacağımız saatler: ________
- Acil durumlar: ________
6. Gizlilik ve sınırları
- Konuştuklarımız, ikimiz de onay vermedikçe aramızda kalır.
- Mentor, mentinin kişisel ya da kariyerle ilgili bilgilerini mentinin yöneticisiyle, ekibiyle ya da kurumuyla onun izni olmadan paylaşmaz.
- Birine zarar verme riski, yasal bildirim yükümlülüğü ya da kurumun davranış kurallarının ihlali söz konusuysa gizlilik sona erer. Bu durumda başvurulacak kişi: ________
- Notlar: herkes kendi notunu tutar. Ortak notlar şunlarla sınırlıdır: ________
- Kişisel veriler, programın aydınlatma metni ve 6698 sayılı KVKK çerçevesinde işlenir.
7. Sınırlar
- Mentor bakış açısı ve tavsiye sunar; kararlar mentiye aittir.
- Mentor, mentinin yöneticisi, terapisti, avukatı ya da işe alım sorumlusu değildir. Mentorluk kapsamı dışındaki talepler doğru kişiye yönlendirilir.
- Mentorluk süresince aramızda para alışverişi, sembolik olanın ötesinde hediye ya da işe alım kararı olmaz.
- İkimiz de gerekçe göstermeden bir konuyu konuşmamayı seçebiliriz.
- Üzerinde anlaştığımız diğer sınırlar: ________
8. Roller ve sorumluluklar
| Mentor | Menti |
|---|---|
| Hazırlıklı ve zamanında gelir | Gündemi belirler, soruları getirir |
| Önce dinler, sonra deneyimini paylaşır | Görüşmeler arasında sözleştiğini yapar ya da neden yapamadığını söyler |
| Dürüst ve somut geri bildirim verir | İhtiyaç duyduğu geri bildirimi ister |
| Uygun olduğunda kapı açar | Yapılan tanıştırmaların takibini yapar |
| Müsaitliği değişirse erkenden söyler | Hedefi ya da müsaitliği değişirse erkenden söyler |
Ek taahhütler: ________
9. Ara verme ya da sonlandırma (suçsuz ayrılık)
- İkimizden biri, karşı tarafa haber vererek en fazla ________ hafta ara verebilir. Ara verirken yeniden başlama tarihini kararlaştırırız.
- İkimizden biri, istediği zaman, gerekçe göstermeden ve kimseyi suçlamadan ilişkiyi bitirebilir. Bunu sessizce kaybolarak değil, açıkça söyleyerek yaparız.
- Eşleşme ________. haftaya kadar yürümüyorsa program koordinatörüne söyleriz; koordinatör kimseden açıklama istemeden yeni bir eşleşme ayarlayabilir.
- Bitişte kısa bir kapanış görüşmesi yaparız: ne değişti, menti neyi sürdürecek, iletişimde kalacak mıyız.
10. Gözden geçirme noktaları
| Kontrol noktası | Tarih | Neye bakacağız |
|---|---|---|
| 2. görüşmeden sonra | ________ | Sıklık gerçekçi mi? Hedefler doğru mu? |
| Dönem ortası | ________ | Her hedefte ilerleme. Her hedefi koru, değiştir ya da bırak. |
| Son görüşme | ________ | Başarı ölçütlerine göre sonuçlar. Sonraki adımlar. |
Gözden geçirmede kararlaştırılan değişiklikler: ________
11. İmzalar
Bu belge karşılıklı bir mutabakattır; hukuken bağlayıcı bir sözleşme değildir.
- Mentor imzası: ________ Tarih: ________
- Menti imzası: ________ Tarih: ________
- Program koordinatörü (isteğe bağlı): ________ Tarih: ________
Tek sayfalık kısa sürüm
Kısa programlar, tek seferlik görüşmeler ya da gayriresmî ikililer için bu kadarı yeter:
- Mentor: ________ Menti: ________ Başlangıç: ________ Bitiş: ________
- Ana hedefimiz: ________
- İşe yaradığını şundan anlayacağız: ________
- ________ haftada bir, ________ dakika, ________ üzerinden görüşürüz. Sonraki tarihi ________ ayarlar.
- Görüşmeler arasında ________ kullanırız ve ________ gün içinde yanıt veririz.
- Konuştuklarımız aramızda kalır; birinin zarar görme riski ya da yasal zorunluluk varsa bu geçerli değildir.
- İkimiz de istediği zaman, kimseyi suçlamadan, açıkça söyleyerek bu ilişkiyi bitirebilir.
- Bu sözleşmeyi şu tarihte gözden geçiririz: ________
- İmza: ________ (mentor) ________ (menti) Tarih: ________
Şablonu nasıl uyarlamalısınız?
Kısa tutun. İki sayfa üst sınırdır. Her fazladan madde, kimsenin okumadığı bir madde daha demektir. Bir bölüm ikilinin davranışını değiştirmiyorsa silin.
Program türüne göre ayarlayın.
- Şirket içi programlar: mentorun mentinin raporlama hattında olmadığını ve mentorluktan hiçbir şeyin performans değerlendirmesine taşınmayacağını ekleyin. Şirket içi mentorluk platformları raporlama hattı kuralını çoğu zaman daha eşleştirme aşamasında uygular.
- Öğrenci ve gençlik programları: görüşmelerin kamuya açık alanlarda ya da platform üzerinde yapılacağını yazın ve koruma (güvenlik) konularında başvurulacak personeli belirtin. Reşit olmayanlar söz konusuysa kurumunuzun çocuk koruma politikası bu şablonun önüne geçer.
- Girişim ve hızlandırıcı programları: çıkar çatışması ve mentorun rakip girişimlere yatırım ya da danışmanlık yapıp yapamayacağına dair bir madde ekleyin.
- Tersine ve akran mentorluğu: 8. bölümü iki sütun eşit okunacak şekilde yeniden yazın; iki taraf da öğretir.
Hukuki belgeye çevirmeyin. Buradaki gizlilik iki kişi arasında verilmiş bir sözdür. Fikri mülkiyet, ücret ya da resmî gizlilik sözleşmesi gerekiyorsa ayrı belgelerde düzenlenir.
Program düzeyinde sürüm tutun. Dönem ortasında program genelindeki sözleşmeyi değiştirirseniz herkese neyin ne zaman değiştiğini bildirin. İkili düzeyindeki sözleşme ise her gözden geçirmede törensiz güncellenebilir.
Lansmandan kapanışa her aşama için adım adım rehberler rehberler sayfasında.