Ordre du jour d'une rencontre de mentorat : modèle gratuit
L’ordre du jour d’une rencontre de mentorat est un plan court et minuté pour une séance : tour d’ouverture, avancement des actions précédentes, un sujet principal, mise en pratique ou feedback, prochaines actions avec un responsable, et date de la rencontre suivante. Le modèle gratuit ci-dessous tient en 45 à 60 minutes et se décline pour la première rencontre, le mi-parcours et la clôture.
Il convient à tout mentorat qui se réunit plus d’une fois. La structure reste la même, si bien que mentor et mentoré consacrent leur énergie au fond plutôt qu’à décider de quoi parler.
Comment utiliser ce modèle d’ordre du jour ?
- Copiez l’ordre du jour type dans un document partagé, ou imprimez-le. Un exemplaire par rencontre.
- Le mentoré remplit le sujet principal et l’envoie deux ou trois jours avant. Sa part du travail est détaillée dans comment préparer une rencontre de mentorat.
- Le mentor ajoute ses points de suivi à partir du dernier compte rendu : actions ouvertes, ce qu’il avait promis d’apporter.
- Déroulez les blocs dans l’ordre. Gardez un œil léger sur l’horloge. Si le sujet principal déborde, prenez le temps sur la pratique, jamais sur les prochaines actions.
- Remplissez le compte rendu ensemble dans les cinq dernières minutes. Chacun garde une copie.
- Fixez la rencontre suivante avant de vous quitter. Les actions ouvertes deviennent le premier point du prochain ordre du jour.
Pour la toute première rencontre, utilisez la variante dédiée ci-dessous et lisez comment mener votre première rencontre de mentorat pour savoir quoi demander et quoi éviter.
Le modèle
1. Ordre du jour type d’une rencontre de mentorat (45 à 60 minutes)
- Mentor : ________ Mentoré : ________
- Rencontre n° : ________ Date : ________ Heure : ________
- Format et lieu ou lien : ________
- Sujet principal (proposé par le mentoré, envoyé le ________) : ________
| Durée (60 min) | Durée (45 min) | Bloc | Ce qui se passe | Notes |
|---|---|---|---|---|
| 0–5 | 0–5 | Ouverture | Comment ça va ? Quelque chose d’urgent qui change le plan du jour ? | ________ |
| 5–15 | 5–12 | Actions précédentes | Chaque action : faite, en partie, pas faite, et pourquoi. | ________ |
| 15–35 | 12–27 | Sujet principal | Le mentoré décrit la situation ; le mentor pose des questions avant de conseiller. | ________ |
| 35–48 | 27–37 | Pratique ou feedback | Répéter l’échange, relire le brouillon, tester le plan ou donner un retour direct. | ________ |
| 48–56 | 37–42 | Prochaines actions | Deux ou trois actions, chacune avec un responsable et une date. | ________ |
| 56–60 | 42–45 | Rencontre suivante | Fixer la date et un titre provisoire pour le prochain sujet. | ________ |
Questions auxquelles le mentoré veut une réponse aujourd’hui :
Prochaine rencontre : date ________ heure ________ réservée par ________
2. Ordre du jour de la première rencontre (60 minutes)
| Durée | Bloc | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| 0–5 | Accueil | Présentations, but de la rencontre en une phrase. |
| 5–15 | Parcours | Chacun raconte son parcours en quelques phrases, échec compris. |
| 15–35 | Situation du mentoré | Ce qui se passe, pourquoi le mentorat maintenant, ce qui a été tenté. |
| 35–45 | Objectifs | Un ou deux objectifs dans les mots du mentoré, chacun avec un signe de réussite. |
| 45–55 | Règles du jeu | Rythme, qui réserve, annulations, messages entre les rencontres, confidentialité. |
| 55–60 | Rencontre suivante | Fixer la deuxième rencontre ; une action chacun d’ici là. |
- Objectif 1 : ________ Nous saurons que ça marche quand : ________
- Objectif 2 : ________ Nous saurons que ça marche quand : ________
- Nous nous voyons toutes les ________ semaines pendant ________ minutes. ________ réserve les rencontres.
Pour mettre ces règles par écrit, une charte de mentorat d’une page figure parmi les guides associés en bas de page.
3. Ordre du jour du bilan à mi-parcours (60 minutes)
| Durée | Bloc | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| 0–5 | Ouverture | Point rapide depuis la dernière rencontre. |
| 5–25 | Revue des objectifs | Pour chaque objectif : point de départ, situation actuelle, ce qui le montre. |
| 25–40 | Garder, modifier, abandonner | Décision par objectif. Un nouvel objectif seulement si un autre est abandonné. |
| 40–50 | Comment se passe le mentorat | Rythme, format, préparation ; quoi faire plus ou moins. Feedback dans les deux sens. |
| 50–60 | Plan de la seconde moitié | Actions, responsables, dates et date de la rencontre de clôture. |
- Objectif 1 : garder / modifier / abandonner. Nouvelle version : ________
- Objectif 2 : garder / modifier / abandonner. Nouvelle version : ________
- Ce que le mentor fera autrement : ________
- Ce que le mentoré fera autrement : ________
4. Ordre du jour de la rencontre de clôture (60 minutes)
| Durée | Bloc | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| 0–5 | Ouverture | Dire clairement que c’est la dernière rencontre. |
| 5–25 | Résultats | Chaque objectif face à son signe de réussite. Ce qui a changé, ce qui n’a pas changé. |
| 25–40 | Ce que le mentoré garde | Habitudes, contacts et outils qui continuent sans le mentor. |
| 40–50 | Feedback croisé | Ce qui a le plus aidé, ce qui aurait pu être mieux. |
| 50–60 | La suite | Rester en contact ou non, comment, à quel rythme. Remerciements. |
- Le plus utile dans ce mentorat : ________
- Le prochain objectif du mentoré, en autonomie : ________
- Notre façon de rester en contact : ________
5. Point rapide de 30 minutes
| Durée | Bloc | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| 0–3 | Ouverture | Une phrase chacun. |
| 3–10 | Actions | État de chaque action ouverte. |
| 10–25 | Une question | Le point sur lequel le mentoré a le plus besoin d’aide aujourd’hui. |
| 25–30 | Étape suivante | Une action, un responsable, une date. Confirmer la prochaine rencontre complète. |
6. Compte rendu et suivi des actions (une page)
- Mentor : ________ Mentoré : ________ Rencontre n° : ________ Date : ________
- Sujet principal : ________
Ce dont nous avons parlé (trois lignes maximum)
Décisions
Actions
| # | Action | Responsable | Échéance | État à la rencontre suivante |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ________ | ________ | faite / en partie / pas faite |
| 2 | ________ | ________ | ________ | faite / en partie / pas faite |
| 3 | ________ | ________ | ________ | faite / en partie / pas faite |
À reprendre la prochaine fois : ________
Prochaine rencontre : date ________ heure ________ lieu ou lien ________ sujet principal ________
Comment adapter cet ordre du jour ?
Protégez les dix dernières minutes. Prochaines actions et date suivante sont les premiers blocs sacrifiés quand l’échange déborde, et ce sont eux qui font avancer le mentorat. S’il faut raccourcir, raccourcissez le sujet principal.
Un seul sujet principal par rencontre. Deux sujets en une heure, et aucun n’a de temps de pratique. Notez le second dans « à reprendre » et ouvrez la rencontre suivante avec.
Adaptez le bloc pratique à la personne. Pour une question de carrière, une répétition de l’entretien avec le manager ; pour une fondatrice, une relecture du pitch ; pour un étudiant, la lecture d’une lettre de candidature. S’il n’y a rien à pratiquer, consacrez ce temps à un feedback direct.
Allégez pour les binômes informels. Le mentorat entre pairs ou le mentorat inversé peut se passer des minutages et garder trois lignes : actions, sujet, date suivante. Si l’entrée en matière coince, les sujets de conversation pour le mentorat proposent des questions par étape.
Dans un programme, donnez à tous le même squelette. Quand tous les binômes d’un programme de mentorat en entreprise ou d’une promotion utilisent le même ordre du jour, les coordinateurs suivent l’avancement sans lire chaque compte rendu, et les nouveaux mentors ont une structure sur laquelle s’appuyer. Le contenu reste aux binômes.
Gardez des notes courtes et factuelles. Décisions et actions, pas de verbatim. Ce que le mentoré confie en confiance n’a pas sa place dans un document partagé ; c’est aussi la voie la plus sûre au regard du RGPD.
Les autres modèles et les guides pas à pas pour chaque étape d’une relation de mentorat sont dans la bibliothèque de guides.