Plantilla de programa de mentoría: propuesta para rellenar
Una plantilla de programa de mentoría es un documento de planificación para rellenar que describe el programa desde su propósito hasta su aprobación: a quién se dirige, cómo se emparejan y acompañan mentores y mentorados, quién se encarga de qué, cuánto cuesta, cómo se mide el éxito y cuándo ocurre cada etapa. Usa la plantilla gratuita de abajo como propuesta para conseguir la aprobación y luego como referencia del programa.
Sirve para cualquier programa estructurado: empleados, recién titulados, liderazgo, aceleradoras, alumni, estudiantes o comunidades. Si solo necesitas el argumento breve para pedir financiación, la guía del caso de negocio de un programa de mentoría cubre esa versión de una página.
¿Cómo se usa esta plantilla?
- Copia o imprime la plantilla. Mantén la numeración para que los revisores puedan citar cada sección.
- Rellena primero las secciones 1 a 4. Propósito, participantes y modelo condicionan casi todo lo demás. Si dudas del modelo, revisa estos ejemplos de programas de mentoría.
- Redacta el resto con quienes harán el trabajo. La persona que gestiona el programa, algunos futuros mentores y quien controla el presupuesto revisan sus secciones.
- Define los indicadores antes que el calendario. Si no sabes cómo juzgarás el programa, no sabrás cuándo revisarlo.
- Añade un resumen de una página al principio: objetivo, escala, coste, indicadores y decisión que pides.
- Mantén vivo el documento. Actualízalo después de la aprobación para que la siguiente cohorte parta de lo que realmente pasó.
Cada sección incluye en cursiva una nota breve sobre cómo se ve una buena respuesta. Bórralas en tu versión rellena.
La plantilla
Propuesta de programa de mentoría
1. Nombre del programa y responsable
Una buena respuesta: una persona responsable con capacidad de decisión y un patrocinador de la dirección.
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Nombre del programa | ________ |
| Responsable (nombre, cargo) | ________ |
| Patrocinador de la dirección | ________ |
| Coordinador del programa | ________ |
| Versión y fecha del documento | ________ |
2. Propósito y vínculo con los objetivos de la organización
Una buena respuesta: un problema u oportunidad formulado de forma medible y ligado a una prioridad que la dirección ya sigue.
- Problema u oportunidad que aborda: ________
- Objetivo, estrategia u OKR al que contribuye: ________
- Objetivo del programa 1: ________
- Objetivo del programa 2 (opcional): ________
- Qué habrá cambiado para los participantes al final: ________
- Qué queda fuera del alcance: ________
3. Participantes y requisitos
Una buena respuesta: un grupo bien definido, una primera cohorte realista y criterios que puedas explicar a quien no sea seleccionado.
| Mentorados | Mentores | |
|---|---|---|
| Quién puede participar | ________ | ________ |
| Quién no | ________ | ________ |
| Número en la primera cohorte | ________ | ________ |
| Selección (abierta, nominación, solicitud) | ________ | ________ |
| Dedicación esperada | ________ h al mes | ________ h al mes |
4. Modelo del programa
Una buena respuesta: un modelo principal elegido por una razón, con duración y frecuencia fijas.
- Modelo: [ ] individual [ ] grupal [ ] entre pares [ ] inversa [ ] otro: ________
- Motivo de la elección: ________
- Duración: ________ meses, del ________ al ________
- Frecuencia: cada ________ semanas, ________ minutos
- Formato: [ ] presencial [ ] videollamada [ ] mixto
- Mínimo de reuniones por pareja o grupo: ________
5. Convocatoria y solicitud
Una buena respuesta: se convoca a los mentores antes que a los mentorados y el formulario solo pide lo que necesitan el emparejamiento y los informes.
- Cómo se captarán mentores: ________
- Cómo se captarán mentorados: ________
- Preguntas del formulario (enlace o lista): ________
- Admisión: [ ] automática [ ] revisión manual por ________
- Plazo de solicitud: del ________ al ________
- Qué pasa con las solicitudes no admitidas: ________
6. Emparejamiento
Una buena respuesta: reglas escritas que cualquiera pueda explicar, una revisión humana y un procedimiento para reasignar.
- Método: [ ] asignación por la administración [ ] algoritmo con revisión [ ] el mentorado elige [ ] mixto
- Criterios obligatorios (filtros): ________
- Criterios deseables (ponderados): ________
- Reglas que nunca se rompen (p. ej., el mentor no puede ser el jefe directo): ________
- Quién aprueba las parejas: ________
- Reasignación: proceso y plazo: ________
7. Formación e incorporación
Una buena respuesta: sesiones breves y específicas para cada rol antes de la primera reunión, más una guía escrita.
| Mentores | Mentorados | |
|---|---|---|
| Formato y duración | ________ | ________ |
| Contenidos | ________ | ________ |
| Imparte | ________ | ________ |
| Fecha | ________ | ________ |
| Materiales escritos | ________ | ________ |
- Acuerdo de mentoría que usarán las parejas: ________
8. Estructura de sesiones y recursos
Una buena respuesta: un tema sugerido por etapa, preguntas antes y después de cada reunión y libertad para salirse del guion.
| # | Sesión o etapa | Tema sugerido | Ventana (semanas) | Recurso o formulario |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Arranque | ________ | ________ | ________ |
| 2 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 3 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 4 | Revisión intermedia | ________ | ________ | ________ |
| 5 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 6 | Cierre | ________ | ________ | ________ |
9. Plan de comunicación
Una buena respuesta: cada mensaje tiene público, canal, responsable y fecha. Planifica también las semanas tranquilas.
| Mensaje | Público | Canal | Responsable | Cuándo |
|---|---|---|---|---|
| Anuncio del programa | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Recordatorio de solicitud | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Anuncio de parejas | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Seguimiento mensual | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Encuesta intermedia | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Cierre y resultados | ________ | ________ | ________ | ________ |
10. Roles y responsabilidades (RACI)
Una buena respuesta: exactamente una A por fila. R = realiza, A = rinde cuentas, C = consultado, I = informado.
| Actividad | Patrocinador | Responsable | Coordinación | Mentores | Mentorados | RR. HH. / TI / Legal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Aprobar objetivos y presupuesto | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Captar participantes | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Emparejar | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Formar | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Celebrar reuniones | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Incidencias y reasignaciones | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Protección de datos | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Evaluar e informar | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
11. Presupuesto
Una buena respuesta: dinero y tiempo por separado, con la fórmula de cada línea.
| Partida | Coste económico | Tiempo (horas) | Base o fórmula | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Gestión del programa | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Tiempo de mentores y mentorados | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Software o plataforma | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Formación y materiales | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Eventos (arranque, cierre) | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Comunicación | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Evaluación | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Imprevistos | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Total | ________ | ________ |
12. Riesgos y medidas
Una buena respuesta: de tres a cinco riesgos concretos, cada uno con responsable y señal de alerta.
| Riesgo | Probabilidad (B/M/A) | Señal de alerta | Medida | Responsable |
|---|---|---|---|---|
| Faltan mentores | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Parejas que dejan de reunirse | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Emparejamientos poco acertados | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Mal uso de datos personales | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
13. Indicadores de éxito y plan de evaluación
Una buena respuesta: indicadores adelantados que puedas mirar cada semana, indicadores de resultado ligados a la sección 2 y una medición de partida antes del arranque.
| Indicador | Tipo | Punto de partida | Meta | Fuente | Cuándo |
|---|---|---|---|---|---|
| Porcentaje de participantes activos | Adelantado | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Porcentaje de mentorados emparejados | Adelantado | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Reuniones por pareja | Adelantado | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Satisfacción | Reacción | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ (objetivo 1) | Resultado | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ (objetivo 2) | Resultado | ________ | ________ | ________ | ________ |
- La decisión de continuar con otra cohorte se toma el ________ por ________, según: ________
14. Calendario
Una buena respuesta: una fila por mes; la captación y formación de mentores termina antes del emparejamiento.
| Mes | Actividades principales | Hito | Responsable |
|---|---|---|---|
| Mes 1 | Diseño, aprobación, formulario | Propuesta firmada | ________ |
| Mes 2 | Convocatoria, solicitudes | Solicitudes cerradas | ________ |
| Mes 3 | Emparejamiento, formación | Parejas anunciadas | ________ |
| Mes 4 | Arranque, primeras reuniones | Todas las parejas se han reunido | ________ |
| Mes 5 | ________ | ________ | ________ |
| Mes 6 | Revisión intermedia | Resultados de la encuesta compartidos | ________ |
| Mes ___ | ________ | ________ | ________ |
| Último mes | Cierre, evaluación | Informe de resultados entregado | ________ |
15. Aprobación
Una buena respuesta: firman todos los que controlan dinero, personas o datos, y la próxima revisión tiene fecha.
| Rol | Nombre | Decisión (aprobado / con cambios / rechazado) | Firma | Fecha |
|---|---|---|---|---|
| Patrocinador | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Titular del presupuesto | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Responsable de RR. HH. | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Responsable del programa | ________ | ________ | ________ | ________ |
Condiciones de la aprobación: ________
Próxima revisión del documento: ________
¿Cómo adaptar la plantilla?
Ajústala al tamaño de la decisión. En un piloto de doce parejas, las secciones 9, 10 y 12 caben en pocas líneas. En un programa con varias sedes, adjunta como anexos el plan de comunicación y el registro de riesgos completos.
Cambia el vocabulario, no la estructura. Las aceleradoras hablan de fundadores, las universidades de estudiantes y egresados. Renombra los roles, pero conserva las secciones.
Revisa la protección de datos al principio. El formulario y el emparejamiento usan datos personales. Nombra a la persona responsable en la sección 10 y comprueba qué normativa aplica (por ejemplo, el RGPD en España) antes de abrir las solicitudes.
Reutilízala. Al cerrar la cohorte, actualiza cada sección con lo que pasó de verdad. La guía cómo iniciar un programa de mentoría recorre cada etapa en detalle, y las plataformas para mentoría de empleados pueden trasladar reglas de emparejamiento, sesiones y formularios a la siguiente edición.
Más guías y plantillas en la biblioteca de guías.