Modèle de programme de mentorat : proposition à remplir
Un modèle de programme de mentorat est un document de cadrage à remplir qui décrit le programme de l’objectif jusqu’à la validation : pour qui il est conçu, comment mentors et mentorés sont mis en relation et accompagnés, qui fait quoi, combien il coûte, comment on mesure sa réussite et quand chaque étape a lieu. Utilisez le modèle gratuit ci-dessous comme proposition à faire valider, puis comme référence pendant le programme.
Il convient à tout programme structuré : entreprise, jeunes diplômés, leadership, incubateur, alumni, étudiants ou communauté. Si vous n’avez besoin que de l’argumentaire de financement, le guide du business case d’un programme de mentorat traite cette version d’une page.
Comment utiliser ce modèle ?
- Copiez ou imprimez le modèle. Gardez la numérotation pour que les relecteurs puissent s’y référer.
- Remplissez d’abord les sections 1 à 4. Objectif, public et format déterminent presque tout le reste. En cas de doute sur le format, consultez les exemples de programmes de mentorat.
- Rédigez la suite avec ceux qui feront le travail. Responsable du programme, quelques futurs mentors et détenteur du budget relisent chacun leurs sections.
- Définissez les indicateurs avant le calendrier. Sans critère de jugement, impossible de savoir quand faire le point.
- Ajoutez une synthèse d’une page en tête : objectif, taille, coût, indicateurs, décision attendue.
- Faites vivre le document. Mettez-le à jour après la validation, pour que la promotion suivante parte de ce qui s’est réellement passé.
Chaque section comporte en italique une courte note « ce qui marche bien ». Supprimez-les dans votre version remplie.
Le modèle
Proposition de programme de mentorat
1. Nom du programme et responsable
Ce qui marche bien : un responsable nommé, doté d’un pouvoir de décision, et un sponsor de la direction.
| Élément | Détails |
|---|---|
| Nom du programme | ________ |
| Responsable (nom, fonction) | ________ |
| Sponsor de la direction | ________ |
| Chef de projet / coordinateur | ________ |
| Version et date du document | ________ |
2. Objectif et lien avec la stratégie
Ce qui marche bien : un problème ou une opportunité formulé de façon mesurable et rattaché à une priorité déjà suivie par la direction.
- Problème ou opportunité traité : ________
- Objectif stratégique ou OKR soutenu : ________
- Objectif du programme 1 : ________
- Objectif du programme 2 (facultatif) : ________
- Ce qui aura changé pour les participants à la fin : ________
- Hors périmètre : ________
3. Public visé et critères d’éligibilité
Ce qui marche bien : un groupe bien défini, une première promotion réaliste et des critères que vous pouvez expliquer à une personne non retenue.
| Mentorés | Mentors | |
|---|---|---|
| Qui est éligible | ________ | ________ |
| Qui ne l’est pas | ________ | ________ |
| Nombre dans la première promotion | ________ | ________ |
| Sélection (ouverte, désignation, candidature) | ________ | ________ |
| Temps attendu | ________ h par mois | ________ h par mois |
4. Format du programme
Ce qui marche bien : un format principal choisi pour une raison, avec une durée et un rythme fixes.
- Format : [ ] individuel [ ] en groupe [ ] entre pairs [ ] inversé [ ] autre : ________
- Raison de ce choix : ________
- Durée : ________ mois, du ________ au ________
- Rythme : toutes les ________ semaines, ________ minutes
- Modalité : [ ] présentiel [ ] visio [ ] mixte
- Nombre minimum de rencontres par binôme ou groupe : ________
5. Recrutement et candidature
Ce qui marche bien : on recrute les mentors avant les mentorés, et le formulaire ne demande que ce dont le matching et le reporting ont besoin.
- Recrutement des mentors : ________
- Recrutement des mentorés : ________
- Questions du formulaire (lien ou liste) : ________
- Admission : [ ] automatique [ ] examen manuel par ________
- Période de candidature : du ________ au ________
- Suite donnée aux candidatures non retenues : ________
6. Matching
Ce qui marche bien : des règles écrites et explicables, une validation humaine et une procédure de réaffectation.
- Méthode : [ ] affectation par l’admin [ ] algorithme + validation [ ] choix par le mentoré [ ] mixte
- Critères obligatoires (filtres) : ________
- Critères souhaités (pondérés) : ________
- Règles intangibles (ex. pas de mentor dans la ligne hiérarchique) : ________
- Qui valide les binômes : ________
- Réaffectation : procédure et délai : ________
7. Formation et intégration
Ce qui marche bien : des sessions courtes, propres à chaque rôle, avant la première rencontre, et un guide écrit.
| Mentors | Mentorés | |
|---|---|---|
| Format et durée | ________ | ________ |
| Thèmes | ________ | ________ |
| Animé par | ________ | ________ |
| Date | ________ | ________ |
| Supports écrits | ________ | ________ |
- Charte utilisée par les binômes : ________
8. Structure des sessions et ressources
Ce qui marche bien : un thème suggéré par étape, des questions avant et après les rencontres et de la liberté pour les binômes.
| # | Session ou étape | Thème suggéré | Fenêtre (semaines) | Ressource ou formulaire |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Lancement | ________ | ________ | ________ |
| 2 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 3 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 4 | Bilan à mi-parcours | ________ | ________ | ________ |
| 5 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 6 | Clôture | ________ | ________ | ________ |
9. Plan de communication
Ce qui marche bien : chaque message a un public, un canal, un responsable et une date. Prévoyez aussi les semaines creuses.
| Message | Public | Canal | Responsable | Date |
|---|---|---|---|---|
| Annonce du programme | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Relance candidatures | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Annonce des binômes | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Point mensuel | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Enquête à mi-parcours | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Clôture et résultats | ________ | ________ | ________ | ________ |
10. Rôles et responsabilités (RACI)
Ce qui marche bien : un seul A par ligne. R = réalise, A = approuve et rend compte, C = consulté, I = informé.
| Activité | Sponsor | Responsable | Chef de projet | Mentors | Mentorés | RH / IT / Juridique |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Valider objectifs et budget | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Recruter les participants | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Réaliser le matching | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Former | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Tenir les rencontres | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Gérer les difficultés et réaffectations | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Protection des données (RGPD) | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Évaluer et rendre compte | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
11. Budget
Ce qui marche bien : coûts financiers et temps séparés, avec la formule derrière chaque ligne.
| Poste | Coût financier | Temps (heures) | Base de calcul | Remarques |
|---|---|---|---|---|
| Pilotage du programme | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Temps des mentors et mentorés | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Logiciel ou plateforme | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Formation et supports | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Événements (lancement, clôture) | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Communication | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Évaluation | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Provision pour imprévus | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Total | ________ | ________ |
12. Risques et parades
Ce qui marche bien : trois à cinq risques précis, avec un responsable et un signal d’alerte.
| Risque | Probabilité (F/M/É) | Signal d’alerte | Parade | Responsable |
|---|---|---|---|---|
| Pas assez de mentors | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Binômes qui ne se voient plus | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Binômes mal assortis | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Mauvaise gestion des données personnelles | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
13. Indicateurs de réussite et plan d’évaluation
Ce qui marche bien : des indicateurs avancés suivis chaque semaine, des indicateurs de résultat liés à la section 2 et une mesure de départ avant le lancement.
| Indicateur | Type | Valeur de départ | Cible | Source | Quand |
|---|---|---|---|---|---|
| Part des participants actifs | Avancé | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Part des mentorés en binôme | Avancé | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Rencontres par binôme | Avancé | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Satisfaction | Réaction | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ (objectif 1) | Résultat | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ (objectif 2) | Résultat | ________ | ________ | ________ | ________ |
- Décision de poursuite pour la promotion suivante le ________ par ________, sur la base de : ________
14. Calendrier
Ce qui marche bien : une ligne par mois ; recrutement et formation des mentors terminés avant le matching.
| Mois | Activités principales | Jalon | Responsable |
|---|---|---|---|
| Mois 1 | Conception, validation, formulaire | Proposition signée | ________ |
| Mois 2 | Recrutement, candidatures | Candidatures closes | ________ |
| Mois 3 | Matching, formation | Binômes annoncés | ________ |
| Mois 4 | Lancement, premières rencontres | Chaque binôme s’est vu une fois | ________ |
| Mois 5 | ________ | ________ | ________ |
| Mois 6 | Bilan à mi-parcours | Résultats de l’enquête partagés | ________ |
| Mois ___ | ________ | ________ | ________ |
| Dernier mois | Clôture, évaluation | Rapport de résultats remis | ________ |
15. Validation
Ce qui marche bien : tous ceux qui décident du budget, des personnes ou des données ont signé, et la prochaine revue est datée.
| Rôle | Nom | Décision (validé / validé avec réserves / refusé) | Signature | Date |
|---|---|---|---|---|
| Sponsor | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Détenteur du budget | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Responsable RH | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Responsable du programme | ________ | ________ | ________ | ________ |
Conditions de la validation : ________
Prochaine revue de ce document : ________
Comment adapter le modèle ?
Proportionnez-le à la décision. Pour un pilote d’une douzaine de binômes, quelques lignes suffisent aux sections 9, 10 et 12. Pour un programme multisite, joignez en annexe le plan de communication et le registre des risques complets.
Changez le vocabulaire, pas la structure. Les incubateurs parlent de fondateurs, les écoles d’étudiants et d’alumni. Renommez les rôles, gardez les sections.
Traitez la protection des données tôt. Candidatures et matching utilisent des données personnelles. Nommez le responsable en section 10 et vérifiez l’application du RGPD avant l’ouverture des candidatures.
Réutilisez-le. À la fin de la promotion, mettez chaque section à jour avec ce qui s’est réellement passé. Le guide comment lancer un programme de mentorat détaille chaque étape, et les plateformes de mentorat en entreprise peuvent reprendre règles de matching, sessions et formulaires pour l’édition suivante.
D’autres guides et modèles vous attendent dans la bibliothèque de guides.