Modello di programma di mentoring: proposta da compilare
Un modello di programma di mentoring è un documento di progettazione da compilare che descrive il programma dallo scopo all’approvazione: a chi è rivolto, come mentor e mentee vengono abbinati e seguiti, chi fa cosa, quanto costa, come si misura il successo e quando avviene ogni fase. Usa il modello gratuito qui sotto come proposta da far approvare e poi come riferimento durante il programma.
Va bene per qualsiasi programma strutturato: aziendale, neolaureati, leadership, acceleratori, alumni, studenti o community. Se ti serve solo l’argomentazione breve per ottenere il budget, la guida al business case di un programma di mentoring copre quella versione di una pagina.
Come si usa questo modello?
- Copia o stampa il modello. Mantieni la numerazione, così chi revisiona può citare le sezioni.
- Compila prima le sezioni da 1 a 4. Scopo, partecipanti e modello determinano quasi tutto il resto. Se hai dubbi sul modello, guarda gli esempi di programmi di mentoring.
- Scrivi il resto con chi farà il lavoro. Chi gestisce il programma, alcuni futuri mentor e chi ha il budget rivedono le sezioni che li riguardano.
- Definisci gli indicatori prima del cronoprogramma. Se non sai come giudicherai il programma, non sai nemmeno quando rivederlo.
- Aggiungi in testa una sintesi di una pagina: obiettivo, dimensioni, costo, indicatori, decisione richiesta.
- Tieni vivo il documento. Aggiornalo dopo l’approvazione, così la coorte successiva parte da ciò che è successo davvero.
Sotto ogni sezione c’è una breve nota in corsivo su come appare una buona risposta. Cancellale nella versione compilata.
Il modello
Proposta di programma di mentoring
1. Nome del programma e responsabile
Una buona risposta: un responsabile con potere decisionale e uno sponsor del vertice aziendale.
| Voce | Dettagli |
|---|---|
| Nome del programma | ________ |
| Responsabile (nome, ruolo) | ________ |
| Sponsor | ________ |
| Program manager / coordinatore | ________ |
| Versione e data del documento | ________ |
2. Scopo e collegamento con gli obiettivi aziendali
Una buona risposta: un problema o un’opportunità espresso in modo misurabile e legato a una priorità che il vertice già monitora.
- Problema o opportunità affrontato: ________
- Obiettivo, strategia o OKR supportato: ________
- Obiettivo del programma 1: ________
- Obiettivo del programma 2 (facoltativo): ________
- Cosa sarà cambiato per i partecipanti alla fine: ________
- Cosa resta fuori dal perimetro: ________
3. Partecipanti e requisiti
Una buona risposta: un gruppo ben definito, una prima coorte realistica e criteri che puoi spiegare a chi non viene selezionato.
| Mentee | Mentor | |
|---|---|---|
| Chi può partecipare | ________ | ________ |
| Chi non può partecipare | ________ | ________ |
| Numero nella prima coorte | ________ | ________ |
| Selezione (aperta, segnalazione, candidatura) | ________ | ________ |
| Impegno previsto | ________ ore al mese | ________ ore al mese |
4. Modello del programma
Una buona risposta: un modello principale scelto per un motivo, con durata e cadenza fisse.
- Modello: [ ] individuale [ ] di gruppo [ ] tra pari [ ] reverse [ ] altro: ________
- Motivo della scelta: ________
- Durata: ________ mesi, dal ________ al ________
- Cadenza: ogni ________ settimane, ________ minuti
- Formato: [ ] in presenza [ ] video [ ] misto
- Numero minimo di incontri per coppia o gruppo: ________
5. Reclutamento e candidatura
Una buona risposta: i mentor si reclutano prima dei mentee e il modulo chiede solo ciò che serve per abbinamento e report.
- Come si reclutano i mentor: ________
- Come si reclutano i mentee: ________
- Domande del modulo di candidatura (link o elenco): ________
- Ammissione: [ ] automatica [ ] revisione manuale di ________
- Periodo di candidatura: dal ________ al ________
- Cosa succede alle candidature non accolte: ________
6. Abbinamento
Una buona risposta: regole scritte e spiegabili, una revisione umana e una procedura per riabbinare.
- Metodo: [ ] assegnazione dell’amministratore [ ] algoritmo con revisione [ ] scelta del mentee [ ] misto
- Criteri obbligatori (filtri): ________
- Criteri preferibili (ponderati): ________
- Regole inderogabili (es. il mentor non è il responsabile diretto): ________
- Chi approva gli abbinamenti: ________
- Riabbinamento: procedura e scadenza: ________
7. Formazione e onboarding
Una buona risposta: sessioni brevi e specifiche per ruolo prima del primo incontro, più una guida scritta.
| Mentor | Mentee | |
|---|---|---|
| Formato e durata | ________ | ________ |
| Argomenti | ________ | ________ |
| Tenuta da | ________ | ________ |
| Data | ________ | ________ |
| Materiali scritti | ________ | ________ |
- Accordo di mentoring usato dalle coppie: ________
8. Struttura delle sessioni e risorse
Una buona risposta: un tema suggerito per ogni fase, domande prima e dopo gli incontri e libertà di uscire dal copione.
| # | Sessione o fase | Tema suggerito | Finestra (settimane) | Risorsa o modulo |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Avvio | ________ | ________ | ________ |
| 2 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 3 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 4 | Verifica intermedia | ________ | ________ | ________ |
| 5 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 6 | Chiusura | ________ | ________ | ________ |
9. Piano di comunicazione
Una buona risposta: ogni messaggio ha destinatari, canale, responsabile e data. Pianifica anche le settimane tranquille.
| Messaggio | Destinatari | Canale | Responsabile | Quando |
|---|---|---|---|---|
| Annuncio del programma | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Promemoria candidature | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Annuncio degli abbinamenti | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Aggiornamento mensile | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Sondaggio intermedio | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Chiusura e risultati | ________ | ________ | ________ | ________ |
10. Ruoli e responsabilità (RACI)
Una buona risposta: esattamente una A per riga. R = esegue, A = ne risponde, C = consultato, I = informato.
| Attività | Sponsor | Responsabile | Program manager | Mentor | Mentee | HR / IT / Legale |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Approvare obiettivi e budget | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Reclutare i partecipanti | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Gestire l’abbinamento | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Formare | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Tenere gli incontri | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Problemi e riabbinamenti | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Protezione dei dati (GDPR) | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Valutare e rendicontare | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
11. Budget
Una buona risposta: costi monetari e tempo separati, con la formula dietro ogni riga.
| Voce | Costo monetario | Tempo (ore) | Base di calcolo | Note |
|---|---|---|---|---|
| Gestione del programma | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Tempo di mentor e mentee | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Software o piattaforma | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Formazione e materiali | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Eventi (avvio, chiusura) | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Comunicazione | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Valutazione | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Riserva per imprevisti | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Totale | ________ | ________ |
12. Rischi e contromisure
Una buona risposta: da tre a cinque rischi concreti, ognuno con un responsabile e un segnale d’allarme.
| Rischio | Probabilità (B/M/A) | Segnale d’allarme | Contromisura | Responsabile |
|---|---|---|---|---|
| Mentor insufficienti | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Coppie che smettono di incontrarsi | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Abbinamenti poco riusciti | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Gestione errata dei dati personali | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
13. Indicatori di successo e piano di valutazione
Una buona risposta: indicatori anticipatori da guardare ogni settimana, indicatori di risultato legati alla sezione 2 e una misura di partenza prima dell’avvio.
| Indicatore | Tipo | Valore di partenza | Obiettivo | Fonte | Quando |
|---|---|---|---|---|---|
| Quota di partecipanti attivi | Anticipatore | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Quota di mentee abbinati | Anticipatore | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Incontri per coppia | Anticipatore | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Soddisfazione | Reazione | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ (obiettivo 1) | Risultato | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ (obiettivo 2) | Risultato | ________ | ________ | ________ | ________ |
- La decisione su una nuova coorte si prende il ________ da parte di ________, in base a: ________
14. Cronoprogramma
Una buona risposta: una riga per mese; reclutamento e formazione dei mentor finiscono prima dell’abbinamento.
| Mese | Attività principali | Traguardo | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Mese 1 | Progettazione, approvazione, modulo | Proposta firmata | ________ |
| Mese 2 | Reclutamento, candidature | Candidature chiuse | ________ |
| Mese 3 | Abbinamento, formazione | Abbinamenti annunciati | ________ |
| Mese 4 | Avvio, primi incontri | Ogni coppia si è incontrata | ________ |
| Mese 5 | ________ | ________ | ________ |
| Mese 6 | Verifica intermedia | Risultati del sondaggio condivisi | ________ |
| Mese ___ | ________ | ________ | ________ |
| Ultimo mese | Chiusura, valutazione | Report finale consegnato | ________ |
15. Approvazione
Una buona risposta: hanno firmato tutti quelli che decidono su budget, persone o dati, e la prossima revisione ha una data.
| Ruolo | Nome | Decisione (approvato / con modifiche / respinto) | Firma | Data |
|---|---|---|---|---|
| Sponsor | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Titolare del budget | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Responsabile HR | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Responsabile del programma | ________ | ________ | ________ | ________ |
Condizioni dell’approvazione: ________
Prossima revisione del documento: ________
Come adattare il modello?
Proporzionalo alla decisione. In un pilota di una dozzina di coppie, le sezioni 9, 10 e 12 stanno in poche righe. In un programma su più sedi, allega piano di comunicazione e registro dei rischi completi.
Cambia il vocabolario, non la struttura. Gli acceleratori parlano di founder, le università di studenti e alumni. Rinomina i ruoli ma tieni le sezioni.
Affronta presto la privacy. Candidature e abbinamento usano dati personali. Indica il responsabile nella sezione 10 e verifica gli obblighi del GDPR prima di aprire le candidature.
Riutilizzalo. A fine coorte aggiorna ogni sezione con quello che è successo davvero. La guida come avviare un programma di mentoring approfondisce ogni fase, e le piattaforme per il mentoring aziendale possono riportare regole di abbinamento, sessioni e moduli nell’edizione successiva.
Altre guide e modelli nella biblioteca delle guide.