Sjabloon mentoringprogramma: voorstel om in te vullen
Een sjabloon voor een mentoringprogramma is een invulbaar plandocument dat het programma beschrijft van doel tot goedkeuring: voor wie het is, hoe mentoren en mentees gematcht en begeleid worden, wie wat doet, wat het kost, hoe je succes meet en wanneer elke fase plaatsvindt. Gebruik het gratis sjabloon hieronder als voorstel ter goedkeuring en daarna als naslag tijdens het programma.
Het past bij elk gestructureerd programma: medewerkers, traineeships, leiderschap, accelerators, alumni, studenten of communities. Heb je alleen het korte financieringsverhaal nodig, dan behandelt de gids over de businesscase voor een mentorprogramma die versie van één pagina.
Hoe gebruik je dit sjabloon?
- Kopieer of print het sjabloon. Houd de nummering aan, zodat reviewers naar secties kunnen verwijzen.
- Vul eerst sectie 1 tot en met 4 in. Doel, doelgroep en model bepalen bijna al het andere. Twijfel je over het model, bekijk dan de voorbeelden van mentorprogramma’s.
- Schrijf de rest met de mensen die het werk doen. De programmamanager, een paar toekomstige mentoren en de budgethouder lezen elk hun eigen secties.
- Leg de succesmaatstaven vast vóór de planning. Als je niet weet waarop je het programma beoordeelt, weet je ook niet wanneer.
- Zet een samenvatting van één pagina bovenaan: doel, omvang, kosten, maatstaven en het gevraagde besluit.
- Houd het document levend. Werk het bij na goedkeuring, zodat het volgende cohort begint bij wat er echt gebeurde.
Onder elke sectie staat cursief een korte notitie over hoe een goed antwoord eruitziet. Haal die weg in je ingevulde versie.
Het sjabloon
Voorstel mentoringprogramma
1. Programmanaam en eigenaar
Goed is: één benoemde eigenaar met beslisbevoegdheid en een sponsor uit de directie.
| Onderdeel | Gegevens |
|---|---|
| Programmanaam | ________ |
| Eigenaar (naam, functie) | ________ |
| Sponsor uit de directie | ________ |
| Programmamanager / coördinator | ________ |
| Versie en datum van dit document | ________ |
2. Doel en koppeling aan organisatiedoelen
Goed is: één meetbaar geformuleerd probleem of kans, gekoppeld aan een prioriteit die de directie al volgt.
- Probleem of kans die het programma aanpakt: ________
- Ondersteund organisatiedoel, strategie of OKR: ________
- Programmadoel 1: ________
- Programmadoel 2 (optioneel): ________
- Wat er aan het eind voor deelnemers veranderd is: ________
- Wat buiten de scope valt: ________
3. Doelgroep en toelatingscriteria
Goed is: een duidelijk afgebakende groep, een realistisch eerste cohort en criteria die je kunt uitleggen aan wie niet geselecteerd is.
| Mentees | Mentoren | |
|---|---|---|
| Wie kan meedoen | ________ | ________ |
| Wie niet | ________ | ________ |
| Aantal in het eerste cohort | ________ | ________ |
| Selectie (open, voordracht, aanmelding) | ________ | ________ |
| Verwachte tijdsinvestering | ________ uur per maand | ________ uur per maand |
4. Programmamodel
Goed is: één hoofdmodel, met reden gekozen, met vaste looptijd en frequentie.
- Model: [ ] 1-op-1 [ ] groep [ ] peer [ ] reverse [ ] anders: ________
- Reden voor deze keuze: ________
- Looptijd: ________ maanden, van ________ tot ________
- Frequentie: elke ________ weken, ________ minuten
- Vorm: [ ] fysiek [ ] video [ ] gemengd
- Minimumaantal gesprekken per duo of groep: ________
5. Werving en aanmelding
Goed is: je werft mentoren vóór mentees, en het aanmeldformulier vraagt alleen wat matching en rapportage nodig hebben.
- Werving van mentoren: ________
- Werving van mentees: ________
- Vragen in het aanmeldformulier (link of lijst): ________
- Toelating: [ ] automatisch [ ] handmatige beoordeling door ________
- Aanmeldperiode: van ________ tot ________
- Wat er gebeurt met niet-toegelaten aanmeldingen: ________
6. Matching
Goed is: geschreven regels die iedereen kan uitleggen, een menselijke controle en een vaste route voor herkoppeling.
- Methode: [ ] toewijzing door beheerder [ ] algoritme met controle [ ] mentee kiest zelf [ ] gemengd
- Criteria die moeten kloppen (verplichte filters): ________
- Criteria die bij voorkeur kloppen (gewogen): ________
- Regels zonder uitzondering (bv. mentor is niet de eigen leidinggevende): ________
- Wie keurt de matches goed: ________
- Herkoppeling: werkwijze en termijn: ________
7. Training en onboarding
Goed is: korte, rolspecifieke sessies vóór het eerste gesprek, plus een geschreven handleiding.
| Mentoren | Mentees | |
|---|---|---|
| Vorm en duur | ________ | ________ |
| Onderwerpen | ________ | ________ |
| Gegeven door | ________ | ________ |
| Datum | ________ | ________ |
| Schriftelijk materiaal | ________ | ________ |
- Mentoringovereenkomst voor de duo’s: ________
8. Sessiestructuur en hulpmiddelen
Goed is: een voorgesteld onderwerp per fase, vragen voor en na de gesprekken en ruimte om van het script af te wijken.
| # | Sessie of fase | Voorgesteld onderwerp | Venster (weken) | Hulpmiddel of formulier |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kick-off | ________ | ________ | ________ |
| 2 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 3 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 4 | Tussenevaluatie | ________ | ________ | ________ |
| 5 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 6 | Afsluiting | ________ | ________ | ________ |
9. Communicatieplan
Goed is: elk bericht heeft een doelgroep, kanaal, eigenaar en datum. Plan ook de rustige weken.
| Bericht | Doelgroep | Kanaal | Eigenaar | Moment |
|---|---|---|---|---|
| Aankondiging programma | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Herinnering aanmelding | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Bekendmaking matches | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Maandelijkse check-in | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Tussentijdse enquête | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Afsluiting en resultaten | ________ | ________ | ________ | ________ |
10. Rollen en verantwoordelijkheden (RACI)
Goed is: precies één A per rij. R = voert uit, A = eindverantwoordelijk, C = geraadpleegd, I = geïnformeerd.
| Activiteit | Sponsor | Eigenaar | Programmamanager | Mentoren | Mentees | HR / IT / Juridisch |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Doelen en budget goedkeuren | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Deelnemers werven | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Matching uitvoeren | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Trainen | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Gesprekken voeren | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Knelpunten en herkoppeling | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Gegevensbescherming (AVG) | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Evalueren en rapporteren | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
11. Budget
Goed is: geld en tijd apart, met de formule achter elke regel.
| Post | Kosten (geld) | Tijd (uren) | Basis of formule | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|
| Programmabeheer | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Tijd van mentoren en mentees | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Software of platform | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Training en materiaal | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Evenementen (kick-off, afsluiting) | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Communicatie | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Evaluatie | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Onvoorzien | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Totaal | ________ | ________ |
12. Risico’s en maatregelen
Goed is: drie tot vijf concrete risico’s, elk met een eigenaar en een vroeg signaal.
| Risico | Kans (L/M/H) | Vroeg signaal | Maatregel | Eigenaar |
|---|---|---|---|---|
| Te weinig mentoren | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Duo’s stoppen met afspreken | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Slecht passende matches | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Onjuiste omgang met persoonsgegevens | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
13. Succesmaatstaven en evaluatieplan
Goed is: voorlopende indicatoren die je wekelijks ziet, resultaatmaatstaven gekoppeld aan sectie 2 en een nulmeting vóór de start.
| Maatstaf | Type | Nulmeting | Doel | Bron | Wanneer |
|---|---|---|---|---|---|
| Aandeel actieve deelnemers | Voorlopend | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Aandeel gematchte mentees | Voorlopend | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Gesprekken per duo | Voorlopend | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Tevredenheid | Reactie | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ (doel 1) | Resultaat | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ (doel 2) | Resultaat | ________ | ________ | ________ | ________ |
- Het go/no-go-besluit voor een volgend cohort valt op ________ door ________, op basis van: ________
14. Planning
Goed is: één rij per maand; werving en training van mentoren zijn klaar voordat de matching begint.
| Maand | Hoofdactiviteiten | Mijlpaal | Eigenaar |
|---|---|---|---|
| Maand 1 | Ontwerp, goedkeuring, aanmeldformulier | Voorstel getekend | ________ |
| Maand 2 | Werving, aanmeldingen | Aanmelding gesloten | ________ |
| Maand 3 | Matching, training | Matches bekendgemaakt | ________ |
| Maand 4 | Kick-off, eerste gesprekken | Alle duo’s één keer gesproken | ________ |
| Maand 5 | ________ | ________ | ________ |
| Maand 6 | Tussenevaluatie | Enquêteresultaten gedeeld | ________ |
| Maand ___ | ________ | ________ | ________ |
| Laatste maand | Afsluiting, evaluatie | Resultatenrapport opgeleverd | ________ |
15. Goedkeuring
Goed is: iedereen die over geld, mensen of data beslist heeft getekend, en de volgende review heeft een datum.
| Rol | Naam | Besluit (akkoord / akkoord met wijzigingen / afgewezen) | Handtekening | Datum |
|---|---|---|---|---|
| Sponsor | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Budgethouder | ________ | ________ | ________ | ________ |
| HR-verantwoordelijke | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Programma-eigenaar | ________ | ________ | ________ | ________ |
Voorwaarden bij goedkeuring: ________
Volgende review van dit document: ________
Hoe pas je het sjabloon aan?
Schaal het naar het besluit. Bij een pilot van een tiental duo’s passen sectie 9, 10 en 12 in een paar regels. Bij een programma op meerdere locaties voeg je het volledige communicatieplan en risicoregister als bijlage toe.
Verander de woorden, niet de structuur. Accelerators spreken van founders, hogescholen van studenten en alumni. Hernoem de rollen, maar houd de secties.
Regel privacy vroeg. Aanmelding en matching gebruiken persoonsgegevens. Benoem de verantwoordelijke in sectie 10 en check de AVG-verplichtingen voordat de aanmelding opengaat. Heeft je organisatie een ondernemingsraad, ga dan na of die betrokken moet worden.
Hergebruik het. Werk na het cohort elke sectie bij met wat er echt gebeurde. De gids mentorprogramma starten loopt elke fase uitgebreider door, en platforms voor mentoring van medewerkers kunnen matchingregels, sessies en formulieren meenemen naar de volgende ronde.
Meer gidsen en sjablonen vind je in de gidsenbibliotheek.