Mentoring-Programm Vorlage: Konzept zum Ausfüllen (kostenlos)
Eine Vorlage für ein Mentoring-Programm ist ein Planungsdokument zum Ausfüllen, das ein Programm vom Zweck bis zur Freigabe beschreibt: für wen es gedacht ist, wie Mentoren und Mentees gematcht und begleitet werden, wer wofür verantwortlich ist, was es kostet, wie Erfolg gemessen wird und wann was passiert. Nutzen Sie die kostenlose Vorlage unten als Konzept zur Freigabe und danach als Referenz im laufenden Programm.
Sie passt zu jedem strukturierten Programm: Mitarbeitende, Nachwuchskräfte, Führung, Accelerator, Alumni, Studierende oder Community. Brauchen Sie nur das kurze Finanzierungsargument, hilft der Leitfaden zum Business Case für Mentoring-Programme.
Wie verwenden Sie diese Vorlage?
- Kopieren oder drucken Sie die Vorlage. Behalten Sie die Nummerierung, damit sich Prüfende darauf beziehen können.
- Füllen Sie zuerst die Abschnitte 1 bis 4 aus. Zweck, Zielgruppe und Modell bestimmen fast alles Weitere. Wenn Sie beim Modell unsicher sind, sehen Sie sich die Beispiele für Mentoring-Programme an.
- Schreiben Sie den Rest mit den Beteiligten. Programmleitung, einige künftige Mentoren und die budgetverantwortliche Person prüfen jeweils ihre Abschnitte.
- Legen Sie die Erfolgskriterien vor dem Zeitplan fest. Wer nicht weiß, woran er das Programm misst, weiß auch nicht, wann er es überprüfen soll.
- Setzen Sie eine einseitige Zusammenfassung an den Anfang: Ziel, Umfang, Kosten, Kennzahlen, gewünschte Entscheidung.
- Halten Sie das Dokument aktuell. Nach der Freigabe aktualisieren, damit die nächste Kohorte auf dem aufbaut, was tatsächlich passiert ist.
Unter jedem Abschnitt steht kursiv ein kurzer Hinweis, wie eine gute Antwort aussieht. Löschen Sie diese Hinweise in Ihrer ausgefüllten Fassung.
Die Vorlage
Konzept Mentoring-Programm
1. Programmname und Verantwortung
Gut ist: eine benannte verantwortliche Person mit Entscheidungsbefugnis und ein Sponsor aus der Geschäftsleitung.
| Punkt | Angaben |
|---|---|
| Programmname | ________ |
| Programmverantwortliche Person (Name, Funktion) | ________ |
| Sponsor aus der Geschäftsleitung | ________ |
| Programmleitung / Koordination | ________ |
| Version und Datum dieses Dokuments | ________ |
2. Zweck und Bezug zu Unternehmenszielen
Gut ist: ein messbar formuliertes Problem oder eine Chance, verknüpft mit einer Priorität, die die Leitung ohnehin verfolgt.
- Problem oder Chance, die das Programm adressiert: ________
- Unterstütztes Unternehmensziel, Strategie oder OKR: ________
- Programmziel 1: ________
- Programmziel 2 (optional): ________
- Was sich für Teilnehmende am Ende geändert haben soll: ________
- Was nicht zum Programm gehört: ________
3. Zielgruppe und Teilnahmevoraussetzungen
Gut ist: eine klar definierte Gruppe, eine realistische erste Kohorte und Auswahlkriterien, die Sie auch Abgelehnten erklären können.
| Mentees | Mentoren | |
|---|---|---|
| Wer teilnehmen kann | ________ | ________ |
| Wer nicht teilnehmen kann | ________ | ________ |
| Anzahl in der ersten Kohorte | ________ | ________ |
| Auswahl (offen, nominiert, Bewerbung) | ________ | ________ |
| Erwarteter Zeitaufwand | ________ Std. pro Monat | ________ Std. pro Monat |
4. Programmmodell
Gut ist: ein begründetes Hauptmodell mit fester Dauer und festem Rhythmus.
- Modell: [ ] 1:1 [ ] Gruppe [ ] Peer [ ] Reverse [ ] anderes: ________
- Begründung: ________
- Laufzeit: ________ Monate, von ________ bis ________
- Rhythmus: alle ________ Wochen, ________ Minuten
- Format: [ ] vor Ort [ ] Video [ ] gemischt
- Mindestanzahl Treffen pro Tandem oder Gruppe: ________
5. Gewinnung und Bewerbung
Gut ist: Mentoren werden vor Mentees gewonnen, und das Bewerbungsformular fragt nur ab, was Matching und Reporting brauchen.
- Gewinnung der Mentoren: ________
- Gewinnung der Mentees: ________
- Fragen im Bewerbungsformular (Link oder Liste): ________
- Aufnahme: [ ] automatisch [ ] manuelle Prüfung durch ________
- Bewerbungszeitraum: ________ bis ________
- Umgang mit nicht aufgenommenen Bewerbungen: ________
6. Matching
Gut ist: ein schriftliches, erklärbares Regelwerk, eine menschliche Prüfung und ein definierter Weg für ein Re-Matching.
- Methode: [ ] Zuordnung durch Admin [ ] Algorithmus mit Prüfung [ ] Mentees wählen selbst [ ] gemischt
- Kriterien, die passen müssen (Pflichtfilter): ________
- Kriterien, die passen sollten (gewichtet): ________
- Regeln ohne Ausnahme (z. B. keine Mentoren aus der eigenen Berichtslinie): ________
- Wer die Matches freigibt: ________
- Re-Matching: Ablauf und Frist: ________
7. Schulung und Onboarding
Gut ist: kurze, rollenspezifische Schulungen vor dem ersten Treffen und ein schriftlicher Leitfaden zum Nachlesen.
| Mentoren | Mentees | |
|---|---|---|
| Format und Dauer | ________ | ________ |
| Inhalte | ________ | ________ |
| Durchgeführt von | ________ | ________ |
| Datum | ________ | ________ |
| Schriftliche Unterlagen | ________ | ________ |
- Vereinbarung zwischen den Tandems: ________
8. Session-Struktur und Materialien
Gut ist: ein Themenvorschlag pro Phase, Fragen vor und nach den Treffen und Freiraum für eigene Themen.
| # | Session oder Phase | Vorgeschlagenes Thema | Zeitfenster (Wochen) | Material oder Formular |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kick-off | ________ | ________ | ________ |
| 2 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 3 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 4 | Halbzeit-Review | ________ | ________ | ________ |
| 5 | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 6 | Abschluss | ________ | ________ | ________ |
9. Kommunikationsplan
Gut ist: jede Nachricht hat Zielgruppe, Kanal, Verantwortliche und Termin. Planen Sie auch die ruhigen Wochen.
| Nachricht | Zielgruppe | Kanal | Verantwortlich | Zeitpunkt |
|---|---|---|---|---|
| Programmankündigung | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Bewerbungserinnerung | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Bekanntgabe der Matches | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Monatlicher Check-in | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Halbzeit-Umfrage | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Abschluss und Ergebnisse | ________ | ________ | ________ | ________ |
10. Rollen und Verantwortlichkeiten (RACI)
Gut ist: genau ein A pro Zeile. R = durchführend, A = verantwortlich, C = konsultiert, I = informiert.
| Aktivität | Sponsor | Programmverantwortung | Programmleitung | Mentoren | Mentees | HR / IT / Recht |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ziele und Budget freigeben | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Teilnehmende gewinnen | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Matching durchführen | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Schulungen | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Treffen durchführen | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Konflikte und Re-Matching | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Datenschutz (DSGVO) | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Evaluation und Bericht | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
11. Budget
Gut ist: Geld und Zeit getrennt ausgewiesen, mit der Formel hinter jeder Zeile.
| Kategorie | Kosten (Geld) | Zeitaufwand (Std.) | Grundlage oder Formel | Anmerkung |
|---|---|---|---|---|
| Programmmanagement | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Zeit von Mentoren und Mentees | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Software oder Plattform | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Schulung und Material | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Veranstaltungen (Kick-off, Abschluss) | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Kommunikation | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Evaluation | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Reserve | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Summe | ________ | ________ |
12. Risiken und Gegenmaßnahmen
Gut ist: drei bis fünf konkrete Risiken mit Verantwortlichen und Frühwarnzeichen.
| Risiko | Wahrscheinlichkeit (N/M/H) | Frühwarnzeichen | Gegenmaßnahme | Verantwortlich |
|---|---|---|---|---|
| Zu wenige Mentoren | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Tandems treffen sich nicht mehr | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Unpassende Matches | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Fehler im Umgang mit Personendaten | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
13. Erfolgskriterien und Evaluationsplan
Gut ist: Frühindikatoren, die Sie wöchentlich sehen, Ergebniskennzahlen mit Bezug zu Abschnitt 2 und eine Ausgangsmessung vor dem Start.
| Kennzahl | Art | Ausgangswert | Ziel | Datenquelle | Zeitpunkt |
|---|---|---|---|---|---|
| Anteil aktiver Teilnehmender | Frühindikator | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Anteil gematchter Mentees | Frühindikator | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Treffen pro Tandem | Frühindikator | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Zufriedenheit | Reaktion | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ (zu Ziel 1) | Ergebnis | ________ | ________ | ________ | ________ |
| ________ (zu Ziel 2) | Ergebnis | ________ | ________ | ________ | ________ |
- Go/No-Go für die nächste Kohorte am ________ durch ________, auf Basis von: ________
14. Zeitplan
Gut ist: eine Zeile pro Monat; Gewinnung und Schulung der Mentoren sind vor dem Matching abgeschlossen.
| Monat | Hauptaktivitäten | Meilenstein | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| Monat 1 | Konzept, Freigabe, Bewerbungsformular | Konzept unterschrieben | ________ |
| Monat 2 | Gewinnung, Bewerbungen | Bewerbung geschlossen | ________ |
| Monat 3 | Matching, Schulung | Matches bekanntgegeben | ________ |
| Monat 4 | Kick-off, erste Treffen | Alle Tandems einmal getroffen | ________ |
| Monat 5 | ________ | ________ | ________ |
| Monat 6 | Halbzeit-Review | Umfrageergebnisse geteilt | ________ |
| Monat ___ | ________ | ________ | ________ |
| Letzter Monat | Abschluss, Evaluation | Ergebnisbericht übergeben | ________ |
15. Freigabe
Gut ist: alle, die über Geld, Personal oder Daten entscheiden, haben unterschrieben, und der nächste Review-Termin steht fest.
| Rolle | Name | Entscheidung (Freigabe / mit Änderungen / Ablehnung) | Unterschrift | Datum |
|---|---|---|---|---|
| Sponsor | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Budgetverantwortung | ________ | ________ | ________ | ________ |
| HR / Personal | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Programmverantwortung | ________ | ________ | ________ | ________ |
Auflagen zur Freigabe: ________
Nächste Überprüfung dieses Dokuments: ________
Wie passen Sie die Vorlage an?
Skalieren Sie nach der Entscheidung. Bei einem Pilot mit zwölf Tandems reichen für die Abschnitte 9, 10 und 12 wenige Zeilen. Bei einem großen Programm an mehreren Standorten hängen Sie Kommunikationsplan und Risikoregister ausführlich an.
Ändern Sie die Begriffe, nicht die Struktur. Accelerators sprechen von Gründerteams, Hochschulen von Studierenden und Alumni. Benennen Sie die Rollen um, behalten Sie aber die Abschnitte.
Klären Sie Datenschutz und Mitbestimmung früh. Bewerbung und Matching verarbeiten personenbezogene Daten. Benennen Sie in Abschnitt 10 die zuständige Person, prüfen Sie die DSGVO-Anforderungen und, wo es einen Betriebsrat gibt, ob er einzubinden ist.
Nutzen Sie das Dokument wieder. Aktualisieren Sie nach der Kohorte jeden Abschnitt mit dem tatsächlichen Verlauf. Der Leitfaden Mentoring-Programm starten geht jede Phase ausführlicher durch, und Plattformen für Mentoring im Unternehmen können Matching-Regeln, Sessions und Formulare in die nächste Runde übernehmen.
Weitere Leitfäden und Vorlagen finden Sie in der Leitfaden-Bibliothek.