Mentorluk Programı Örneği: Ücretsiz Teklif ve Tasarım Şablonu

Mentorluk programı örneği, bir mentorluk programını amacından onayına kadar anlatan doldurulabilir bir planlama belgesidir: kime yönelik olduğu, mentor ile mentinin nasıl eşleşip desteklendiği, kimin neden sorumlu olduğu, maliyeti, başarının nasıl ölçüleceği ve takvimi. Aşağıdaki ücretsiz şablonu hem onay için teklif olarak hem de program yürürken başvuru belgesi olarak kullanın.

Şirket içi, yeni mezun, liderlik, hızlandırıcı, mezun, öğrenci ya da topluluk programları için uygundur. Yalnızca kısa bir finansman sunumuna ihtiyacınız varsa mentorluk programı bütçesi ve gerekçesi rehberi o tek sayfalık sürümü anlatıyor.

Bu şablon nasıl kullanılır?

1. Şablonu kopyalayın ya da yazdırın. Gözden geçirenler bölüm numaralarıyla atıf yapabilsin diye numaraları koruyun.
2. Önce 1–4. bölümleri doldurun. Amaç, katılımcılar ve model neredeyse her şeyi belirler. Hangi modelin uyduğundan emin değilseniz mentorluk programı örneklerine bakın.
3. Geri kalanını işi yapacak kişilerle yazın. Program yöneticisi, birkaç gelecek mentor ve bütçe sahibi kendilerini ilgilendiren bölümleri okusun.
4. Başarı ölçütlerini takvimden önce yazın. Programı neye göre değerlendireceğinizi bilmiyorsanız ne zaman değerlendireceğinizi de bilemezsiniz.
5. En üste tek sayfalık özet ekleyin: hedef, ölçek, maliyet, ölçütler ve istenen karar.
6. Belgeyi canlı tutun. Onaydan sonra kararlar değiştikçe güncelleyin; bir sonraki dönem gerçekte olandan başlasın.

Her bölümün altında italik bir “iyi örnek neye benzer” notu var. Doldurulmuş sürümü paylaşırken bu notları silin.

Şablon

Mentorluk programı teklifi

1. Program adı ve sahibi

İyi örnek: karar yetkisi olan tek bir program sahibi ve programın arkasında duracak bir üst yönetici sponsor.

2. Amaç ve kurum hedefleriyle bağı

İyi örnek: ölçülebilir biçimde yazılmış tek bir sorun ya da fırsat, yönetimin zaten takip ettiği bir önceliğe bağlı. “Gelişimi desteklemek” gibi genel hedeflerden kaçının.

• Programın ele aldığı sorun ya da fırsat: ________
• Desteklediği kurum hedefi, strateji ya da OKR: ________
• Program hedefi 1: ________
• Program hedefi 2 (isteğe bağlı): ________
• Dönem sonunda katılımcılar için ne değişmiş olacak: ________
• Programın kapsamı dışında kalanlar: ________

3. Hedef katılımcılar ve uygunluk

İyi örnek: net tanımlı bir grup, gerçekçi bir ilk dönem büyüklüğü ve seçilmeyen birine açıklayabileceğiniz seçim kriterleri.

4. Program modeli

İyi örnek: bir gerekçeyle seçilmiş tek ana model, sabit süre ve sıklık. İlk dönemde modelleri karıştırmak sonuçları okumayı zorlaştırır.

• Model (birini işaretleyin): [ ] bire bir [ ] grup [ ] akran [ ] tersine [ ] diğer: ________
• Bu modelin gerekçesi: ________
• Program süresi: ________ ay, ________ ile ________ arası
• Görüşme sıklığı: ________ haftada bir, ________ dakika
• Biçim: [ ] yüz yüze [ ] görüntülü [ ] karma
• İkili ya da grup başına beklenen en az görüşme sayısı: ________

5. Katılımcı bulma ve başvuru

İyi örnek: mentor arayışı menti arayışından önce başlar; başvuru formu yalnızca eşleştirme ve raporlama için gereken bilgiyi sorar.

• Mentorlar nasıl bulunacak: ________
• Mentiler nasıl bulunacak: ________
• Başvuru formu soruları (bağlantı ya da liste): ________
• Kabul: [ ] otomatik [ ] ________ tarafından elle inceleme
• Başvuru dönemi: ________ ile ________ arası
• Kabul edilmeyen başvuranlara ne olacak: ________

6. Eşleştirme yaklaşımı

İyi örnek: herkesin açıklayabileceği yazılı bir kural seti, insan onayı ve tanımlı bir yeniden eşleştirme yolu.

• Yöntem: [ ] yönetici atar [ ] algoritma + yönetici onayı [ ] menti kendisi seçer [ ] karma
• Mutlaka uyması gereken kriterler (zorunlu filtreler): ________
• Uyması tercih edilen kriterler (ağırlıklı): ________
• Asla çiğnenmeyecek kurallar (ör. mentor, mentinin bağlı olduğu yönetici olamaz): ________
• Son eşleşmeleri kim onaylar: ________
• Yeniden eşleştirme süreci ve son tarihi: ________

7. Eğitim ve oryantasyon

İyi örnek: ilk görüşmeden önce kısa, role özel oturumlar ve dönüp bakılabilecek yazılı bir kılavuz.

• İkililerin kullanacağı mentorluk sözleşmesi: ________

8. Oturum yapısı ve kaynaklar

İyi örnek: programın her aşaması için önerilen bir konu, görüşme öncesi ve sonrası sorular ve ikililere senaryodan çıkma özgürlüğü.

9. İletişim planı

İyi örnek: her mesajın bir hedef kitlesi, kanalı, sahibi ve tarihi var. Yalnızca açılışı değil, sessiz haftaları da planlayın.

10. Roller ve sorumluluklar

İyi örnek: her satırda tam olarak bir A. R = yapan, A = hesap veren, C = danışılan, I = bilgilendirilen.

11. Bütçe

İyi örnek: nakit ve zaman ayrı gösterilir; her satırın formülü yazılıdır, böylece gözden geçiren bir varsayımı bütçeyi baştan yazmadan değiştirebilir.

12. Riskler ve önlemler

İyi örnek: sorumlusu ve erken uyarı işareti belli, üç ila beş somut risk.

13. Başarı ölçütleri ve değerlendirme planı

İyi örnek: haftalık izlenebilen öncü göstergeler, 2. bölüme bağlı sonuç ölçütleri ve açılıştan önce alınmış bir başlangıç değeri.

• Bir sonraki dönem için devam/dur kararı ________ tarihinde ________ tarafından, şu ölçütlere göre verilir: ________

14. Takvim

İyi örnek: her ay bir satır; mentor bulma ve eğitimi eşleştirme başlamadan biter.

15. Onay

İyi örnek: parayı, insanları ya da veriyi kontrol eden herkes imzalamış ve bir sonraki gözden geçirme tarihi belli.

Onaya bağlı koşullar: ________

Belgenin bir sonraki gözden geçirme tarihi: ________

Şablonu nasıl uyarlamalı?

Belgeyi kararın büyüklüğüne göre ölçekleyin. On iki ikililik bir pilotta 9, 10 ve 12. bölümler birkaç satır olabilir. Yüzlerce katılımcılı, çok lokasyonlu bir programda iletişim planını ve risk listesini ek olarak koyun.

Yapıyı değil, kelimeleri değiştirin. Hızlandırıcılar “girişimci” ve “danışman”, üniversiteler “öğrenci” ve “mezun” der. Rol adlarını değiştirin ama bölümleri koruyun: her programın bir amacı, eşleştirmesi, desteği ve ölçümü olmalı.

11. bölümü kurumunuzun kurallarına göre doldurun. Bazı kurumlar katılımcı zamanını maliyet sayar, bazıları saymaz. Her iki durumda da gösterin, açıkça etiketleyin ve nasıl değerlendirileceğine bütçe sahibi karar versin.

KVKK’yı erken konuşun. Başvuru formu ve eşleştirme kişisel veri kullanır. Sorumluyu 10. bölümde adlandırın ve başvurular açılmadan aydınlatma metnini hazır edin.

Belgeyi yeniden kullanın. Dönem bitince her bölümü gerçekte olanla güncelleyin ve bir sonraki dönemi o sürümden başlatın. Her aşamanın ayrıntısı mentorluk programı nasıl başlatılır rehberinde; şirket içi mentorluk programları için kurulmuş platformlar da eşleştirme kurallarını, oturumları ve formları bir sonraki döneme taşıyabilir.

Diğer planlama rehberleri ve şablonlar rehberler kütüphanesinde.