Hızlı Mentorluk (Speed Mentoring) Etkinliği Nasıl Yapılır?

Hızlı mentorluk (speed mentoring), mentilerin kısa ve süreli turlarla, genellikle 8-15 dakikalık görüşmelerle birkaç mentoru sırayla dolaştığı bir mentorluk etkinliğidir. Menti tek oturumda birkaç deneyimli kişiden odaklı tavsiye alır; iki taraf da kiminle devam etmek istediğini görür. Tek başına bir etkinlik ya da uzun bir programın açılışı olabilir.

Bu rehber etkinliğin nasıl işlediğini, adım adım planlamayı, 90 dakikalık örnek akışı, moderatör metnini, soru önerilerini ve kısa sohbetlerin gerçek mentorluk ilişkisine nasıl dönüştürüleceğini anlatıyor.

Hızlı mentorluk etkinliği nasıl işler?

• Mentorlar yerinde kalır. Her mentor numaralı bir masada (online’da sabit bir odada) oturur; masada adı ve yardımcı olabileceği konular yazar.
• Mentiler hareket eder. Her tur başında mentiler bir sonraki masaya geçer. Masa başına bir ila üç menti oturur.
• Moderatör süreyi tutar. “İki dakika kaldı” ve “yer değiştirin” için net sinyaller vardır.
• Herkes not alır. Mentiler tavsiyeleri ve tekrar görüşmek istedikleri mentorları, mentorlar da devam etmek istedikleri mentileri not eder.
• Takip döngüyü kapatır. Etkinlikten sonra karşılıklı ilgi eşleştirilir ve bazı ikililer düzenli mentorluğa geçer.

Konferanslarda, kadın liderlik programlarında, üniversite kariyer günlerinde, kuluçka merkezlerinde ve mezun derneklerinde sık kullanılır: tavsiye isteyen çok kişinin ve bir-iki saat ayırabilecek sınırlı sayıda deneyimli insanın olduğu her yerde.

Hızlı mentorluk, flaş mentorluk ve grup mentorluğundan nasıl ayrılır?

Tek bir derin görüşme istiyorsanız flaş mentorluk rehberine, aynı mentor ve mentilerin düzenli buluşmasını istiyorsanız grup mentorluğu rehberine bakın. Birçok program üçünü birleştirir: hızlı mentorlukla açılış, sonra isteyenler için flaş görüşmeler ya da gruplar.

Hızlı mentorluk etkinliği adım adım nasıl planlanır?

1. Tek bir hedef koyun. Yeni mezunlara kariyer yollarını göstermek, şirketteki kadınları üst yöneticilerle tanıştırmak, girişimcilere uzman tavsiyesi sağlamak ya da uzun bir program için ikili toplamak. Kimi davet edeceğinizi ve takibin şeklini hedef belirler.
2. Oranı belirleyin. Masa başına bir mentora bir ila üç menti. Birebir en derin sohbeti verir ama en çok mentoru ister. Üçten fazla menti masayı küçük bir panele çevirir.
3. Tur sayısını ve süresini seçin. 10 dakikalık tur ve 2 dakikalık geçiş güvenilir bir varsayılandır; 90 dakikaya beş tur rahat sığar. Masa sayısı tur sayısından az olmazsa, her tur bir masa kayan mentiler aynı mentorla iki kez karşılaşmaz.
4. Rotasyonu önceden planlayın ya da serbest bırakın. Serbest rotasyonda mentiler sıradaki masaya geçer. Planlı rotasyonda her mentiye, kayıtta belirttiği ilgi alanlarına göre hangi turda hangi masaya gideceğini yazan bir kart verilir. Daha çok emek ister ama her sohbeti daha ilgili kılar. Mantık program eşleştirmesiyle aynıdır: mentor-menti eşleştirme rehberi.
5. Salonu ya da sanal odaları hazırlayın. Yüz yüze: birbirini duyacak kadar aralıklı numaralı masalar ve rahat bir geçiş yolu. Online: her mentora adı ve konusuyla adlandırılmış bir breakout odası, brifingler için bir ana oda.
6. Masa kartlarını ve profilleri hazırlayın. Her masaya mentorun adı, rolü ve yardımcı olabileceği üç konu. Mentor profillerini birkaç gün önce mentilere gönderin ki sorularıyla gelsinler. Mentilerin yaka kartında ad ve tek satırlık “şu konuda tavsiye arıyorum” yazsın.
7. Mentorlara ve mentilere kısa brif verin. Mentorlar: kendi hikâyelerini kısa tutsun, her turu somut bir öneriyle bitirsin. Mentiler: iki-üç soru hazırlasın, kendini bir dakikadan kısa tanıtsın, devam etmek istediği mentorların adını yazsın.
8. Takibi etkinlikten önce planlayın. İletişim bilgisinin nasıl paylaşılacağını ve sonraki teklifin ne olacağını (tek bir görüşme, grup ya da uzun program) şimdiden kararlaştırın. Değerin çoğu buradadır ve en sık atlanan adım budur.

90 dakikalık örnek akış

Beş tur, tur başına 10 dakika görüşme ve 2 dakika yer değiştirme varsayılmıştır.

60 dakikalık versiyonda arayı kaldırıp üç-dört tur yapın; iki saatlik versiyonda turları uzatmak yerine tur ekleyin.

Moderatör ne söylemeli? Zamanlı metin

• 0:10 açılış (yaklaşık 8 dk): “Hoş geldiniz. Bu akşam her menti beş mentorla, her biriyle 10 dakika görüşecek. Mentorlar masasında kalıyor; zil çalınca mentiler bir masa sağa geçiyor. Sekizinci dakikada tek bir çan duyacaksınız: iki dakikanız kaldı demek. Son dakikada somut bir tavsiye isteyin. Tekrar konuşmak istediğiniz kişilerin adını not edin; sonda toplayacağız.”
• Her tur başında: “İkinci tur. Mentiler, kendinizi bir dakikadan kısa tanıtın ve ilk sorunuzu sorun. Süre başladı.”
• 8. dakikada: tek çan, konuşma yok.
• 10. dakikada: “Süre doldu. Cümlenizi bitirin, mentorunuza teşekkür edin ve bir masa sağa geçin.”
• 0:54 ara: “Beş dakika ara. Taze iken kimlerle devam etmek istediğinizi not edin.”
• 1:24 kapanış: “Takip kartınızı doldurun: tekrar görüşmek istediğiniz en fazla üç kişi. Mentorlar, danışmanlık vermeye devam etmek istediğiniz mentileri işaretleyin. İki iş günü içinde sizinle iletişime geçeceğiz.”

Kalabalık bir salonda bağırmak yerine zil, bir zamanlayıcı uygulaması ya da ekranda görünen geri sayım kullanın.

On dakikalık turda hangi sorular işe yarar?

Mentiler için:

• “Benim yerimde olsaydınız önümüzdeki altı ayda ne yapardınız?”
• “Kariyerinizde en çok fark yaratan beceri neydi, onu nasıl geliştirdiniz?”
• “Benim aşamamdaki insanların sık yaptığı bir hata nedir?”
• “Bu alana bugün başlasaydınız nereden başlardınız?”
• “Bu konuda başka kiminle konuşmalıyım?”

Mentorlar için, sohbeti hızla derinleştirmek üzere:

• “Şu an önünde hangi karar var?”
• “Şimdiye kadar neler denedin?”
• “Bu görüşmeden ne çıkarsa senin için iyi olur?”

Hızlı mentorluk temasları kalıcı mentorluğa nasıl dönüşür?

1. İki taraftan da takip kartı toplayın. Mentiler devam etmek istedikleri en fazla üç mentoru, mentorlar da danışmanlık vermeye istekli oldukları mentileri yazar.
2. Önce karşılıklı ilgiyi eşleştirin. İki taraf birbirini seçtiyse tanıştırın. Yalnızca menti seçtiyse bilgi paylaşmadan önce mentora sorun.
3. İletişim bilgisini yalnızca onayla paylaşın. Kayıt sırasında ad ve e-posta paylaşımı için açık onay alın; Türkiye’de KVKK, AB’de GDPR açısından önemlidir.
4. İki iş günü içinde tanıştırma e-postası gönderin. İlgi hızla söner. İki kişiyi adıyla tanıtan ve ilk görüşmeyi öneren kısa bir e-posta, kişi listesinden çok daha iyi çalışır.
5. Net bir sonraki adım sunun. Tek bir görüşme, bir grup ya da uzun programda bir yer. İlk görüşme için örnek bir gündem verin.
6. Kısa geri bildirim isteyin. İki soru yeter: etkinlik ne kadar faydalıydı, tekrar katılır mısınız?

Online mu, yüz yüze mi?

Online etkinlik farklı şehirlerden insanlara ulaşır ve daha ucuzdur; yüz yüze etkinlik daha sıcak bağlar ve daha kendiliğinden takipler üretir. Online’da tek işi insanları odalar arasında taşımak olan bir yardımcı moderatör atayın ve rotasyon planını herkesin açabileceği ortak bir belgede yayınlayın.

Etkinlikten sonra yazılım nasıl yardımcı olur?

Hızlı mentorluk çoğu zaman bir mentorluk programının tamamı değil açılışıdır. Programı siz yürütüyorsanız etkinlik sonrası iş tanıdıktır: kimin devam etmek istediğini toplamak, ikilileri ya da grupları kurmak, ilk görüşmeleri planlamak ve hiç başlamayan ikilileri fark etmek.

Mentornity bu kısım için tasarlandı: başvuru formları, kural tabanlı eşleştirme ve her ikilinin yan yana karşılaştırması, birebirin yanında grup mentorluğu, mentorların açtığı zaman dilimlerinden mentilerin randevu alması ve geride kalan ikililere hatırlatmalar. Ağlar ve dernekler için nasıl çalıştığını topluluk mentorluğu yazılımı sayfasında görebilir, 10 kullanıcıya kadar ücretsiz deneyebilirsiniz.

Diğer program formatları için rehberler bölümüne göz atın.