Speed mentoring: zo organiseer je een event

Speed mentoring is een vorm van mentoring waarbij mentees in korte, getimede rondes van meestal 8 tot 15 minuten langs meerdere mentoren rouleren. In één sessie krijgt elke mentee gericht advies van verschillende ervaren mensen, en beide kanten ontdekken met wie ze verder willen. Het werkt als losstaand event of als start van een langer programma.

Deze gids laat zien hoe het werkt, hoe je het stap voor stap plant, een draaiboek voor 90 minuten, een script voor de gespreksleider, bruikbare vragen en hoe je korte gesprekken omzet in echte mentorrelaties.

Hoe werkt een speed-mentoringevent?

• Mentoren blijven zitten. Elke mentor heeft een genummerde tafel (online een vaste breakout-room) met een naambordje: naam en onderwerpen waarbij hij of zij kan helpen.
• Mentees schuiven door. Aan het begin van elke ronde gaan ze naar de volgende tafel, een tot drie per mentor.
• De gespreksleider bewaakt de tijd. Een signaal voor “nog twee minuten” en een voor “wisselen”.
• Iedereen maakt aantekeningen. Mentees noteren adviezen en mentoren die ze terug willen spreken; mentoren noteren welke mentees ze graag verder begeleiden.
• Opvolging maakt het af. Wederzijdse interesse wordt gekoppeld en sommige duo’s gaan door met doorlopende mentoring.

Het format is populair op congressen, in vrouwennetwerken, personeelsnetwerken, carrièredagen van hogescholen en universiteiten, bij accelerators en alumniverenigingen.

Wat is het verschil met flash mentoring en groepsmentoring?

Wil je één diepgaand gesprek, lees dan de gids over flash mentoring; wil je dat dezelfde mensen elkaar regelmatig zien, die over groepsmentoring. Veel programma’s combineren ze: speed mentoring als start, daarna losse gesprekken of groepen.

Hoe plan je speed mentoring stap voor stap?

1. Kies één doel. Starters loopbaanpaden laten zien, vrouwen in de organisatie in contact brengen met de top, founders toegang geven tot specialisten of duo’s werven voor een programma. Het doel bepaalt wie je uitnodigt en hoe de opvolging eruitziet.
2. Bepaal de verhouding. Eén mentor per een tot drie mentees per tafel. Meer dan drie maakt van de tafel een klein panel.
3. Kies rondes en timing. Tien minuten gesprek en twee minuten wisselen is een betrouwbare standaard; vijf rondes passen goed in 90 minuten. Zolang er minstens zoveel tafels als rondes zijn en mentees steeds één tafel doorschuiven, spreekt niemand dezelfde mentor twee keer.
4. Vrije of geplande rotatie. Vrij: iedereen schuift één tafel door. Gepland: elke mentee krijgt een kaart met de tafel per ronde, op basis van de interesses bij aanmelding. Meer werk, maar relevantere gesprekken. De logica is dezelfde als bij matching: mentoren en mentees matchen.
5. Richt de zaal of de virtuele rooms in. Op locatie: genummerde tafels met genoeg ruimte en een duidelijke looproute. Online: één breakout-room per mentor met naam en onderwerp, plus een hoofdroom voor mededelingen.
6. Naambordjes en profielen. Naam, functie en drie onderwerpen per mentor. Stuur mentees een paar dagen vooraf korte profielen, zodat ze met vragen komen. Mentees dragen een badge met één regel over hun vraag.
7. Bereid beide kanten voor. Mentoren: weinig over zichzelf vertellen en elke ronde afsluiten met een concrete tip. Mentees: twee of drie vragen voorbereiden, zich in minder dan een minuut voorstellen en namen noteren voor de opvolging.
8. Plan de opvolging vóór het event. Bepaal hoe contactgegevens worden gedeeld en wat je daarna aanbiedt. Daar zit de meeste waarde, en het is de stap die het vaakst wordt overgeslagen.

Hoe ziet een draaiboek van 90 minuten eruit?

Vijf rondes van tien minuten, twee minuten wisselen.

Voor 60 minuten schrap je de pauze en doe je drie of vier rondes; voor twee uur voeg je rondes toe in plaats van ze te verlengen.

Wat zegt de gespreksleider? Een script met tijden

• 0:10, welkom (ongeveer 8 min): “Welkom. Vanavond spreekt elke mentee vijf mentoren, tien minuten per persoon. Mentoren blijven aan hun tafel zitten; bij de bel schuiven mentees één tafel naar rechts. Na acht minuten hoor je één toon: nog twee minuten. Vraag in de laatste minuut om één concreet advies. Noteer met wie je verder wilt praten; we halen dat aan het eind op.”
• Start van een ronde: “Ronde twee. Mentees, stel je in minder dan een minuut voor en stel je eerste vraag. De tijd loopt.”
• Na 8 minuten: één toon, geen mededeling.
• Na 10 minuten: “De tijd is om. Maak je zin af, bedank je mentor en schuif één tafel door.”
• 0:54, pauze: “Vijf minuten. Noteer nu met wie je verder wilt.”
• 1:24, afsluiting: “Vul je opvolgkaart in: maximaal drie mensen. Mentoren, markeer de mentees die je graag verder begeleidt. Je hoort binnen twee werkdagen van ons.”

Welke vragen werken in tien minuten?

Voor mentees:

• “Wat zou jij in mijn positie de komende zes maanden doen?”
• “Welke vaardigheid maakte voor jou het grootste verschil, en hoe heb je die opgebouwd?”
• “Welke fout zie je vaak bij mensen in mijn fase?”
• “Als je vandaag in dit vak begon, waar zou je dan beginnen?”
• “Met wie zou ik hier nog meer over moeten praten?”

Voor mentoren, om snel tot de kern te komen:

• “Voor welke beslissing sta je nu?”
• “Wat heb je al geprobeerd?”
• “Wanneer is dit gesprek voor jou nuttig geweest?”

Hoe maak je van speed-mentoringcontacten doorlopende mentoring?

1. Haal opvolgkaarten op bij beide kanten. Maximaal drie mentoren per mentee; de mentees die elke mentor zou begeleiden.
2. Begin bij wederzijdse interesse. Hebben ze elkaar allebei gekozen, stel ze dan aan elkaar voor. Koos alleen de mentee, vraag het de mentor voordat je iets deelt.
3. Deel contactgegevens alleen met toestemming. Vraag die bij aanmelding; onder de AVG heb je een grondslag nodig om naam en e-mail te delen, en toestemming is hier de eenvoudigste.
4. Stel duo’s binnen twee werkdagen voor. Een korte e-mail met beide namen en een voorstel voor een eerste gesprek werkt beter dan een lijst met contacten.
5. Bied een duidelijke volgende stap. Eén vervolggesprek, een groep of een plek in het programma, met een agenda voor het eerste gesprek.
6. Vraag snel om feedback. Twee vragen: was het nuttig, en doe je volgende keer weer mee?

Online of op locatie: wat verandert er?

Online bereik je mensen op verschillende plekken tegen lagere kosten; op locatie ontstaan warmere contacten en spontanere vervolggesprekken. Zet online een co-host in die alleen mensen tussen rooms verplaatst, en publiceer het rotatieschema in een gedeeld document.

Hoe helpt software na het event?

Speed mentoring is meestal de opening van een mentorprogramma, niet het hele programma. Daarna volgt bekend werk: verzamelen wie verder wil, duo’s of groepen vormen, eerste gesprekken plannen en duo’s opmerken die nooit beginnen.

Mentornity is voor dat deel gebouwd: aanmeldformulieren, regelgebaseerde matching met een vergelijking van elk duo naast elkaar, groepsmentoring naast 1-op-1, tijdsloten die mentoren openzetten en mentees boeken, en herinneringen voor duo’s die achterlopen. Op de pagina mentorsoftware voor communities zie je hoe het werkt voor netwerken en verenigingen, en je kunt het gratis proberen tot 10 gebruikers.

Meer gidsen over programmaformats vind je in de sectie gidsen.