Speed mentoring: come organizzare un evento

Lo speed mentoring è un formato di mentoring in cui i mentee ruotano tra più mentor in round brevi e cronometrati, di solito da 8 a 15 minuti. In una sola sessione ogni mentee riceve consigli mirati da diverse persone esperte, ed entrambe le parti scoprono con chi vogliono proseguire. Funziona come evento a sé o come avvio di un programma più lungo.

Questa guida spiega come funziona, come organizzarlo passo per passo, una scaletta di 90 minuti, un copione per chi conduce, domande utili e come trasformare conversazioni brevi in vere relazioni di mentoring.

Come funziona un evento di speed mentoring?

• I mentor restano seduti. Ognuno ha un tavolo numerato (o una stanza fissa online) con un segnaposto: nome e temi su cui può aiutare.
• I mentee ruotano. All’inizio di ogni round passano al tavolo successivo, da uno a tre per mentor.
• Chi conduce tiene il tempo. Un segnale per “mancano due minuti” e uno per “cambio”.
• Tutti prendono appunti. I mentee annotano consigli e mentor da ricontattare; i mentor, i mentee che seguirebbero volentieri.
• Il follow-up chiude il cerchio. Gli interessi reciproci vengono incrociati e alcune coppie passano a un mentoring continuativo.

È diffuso a convegni, reti di donne, ERG aziendali, career day universitari, acceleratori e associazioni alumni.

In cosa differisce dal flash mentoring e dal mentoring di gruppo?

Se cerchi una sola conversazione approfondita, leggi la guida al flash mentoring; se vuoi che le stesse persone si incontrino con regolarità, quella sul mentoring di gruppo. Molti programmi li combinano: speed mentoring per partire, poi incontri individuali o gruppi.

Come si organizza uno speed mentoring, passo per passo?

1. Fissa un obiettivo. Mostrare percorsi di carriera a neolaureati, far incontrare il top management alle donne dell’azienda, dare ai founder accesso a esperti o raccogliere coppie per un programma. L’obiettivo decide chi invitare e come sarà il follow-up.
2. Scegli il rapporto. Un mentor ogni uno-tre mentee per tavolo. Oltre tre, il tavolo diventa un piccolo panel.
3. Definisci round e tempi. Dieci minuti di conversazione e due di rotazione sono uno standard affidabile; cinque round stanno comodi in 90 minuti. Se i tavoli sono almeno quanti i round e i mentee avanzano di un tavolo alla volta, nessuno rivede lo stesso mentor.
4. Rotazione libera o pianificata. Libera: si passa al tavolo successivo. Pianificata: ogni mentee riceve un cartoncino con il tavolo di ogni round, in base agli interessi indicati all’iscrizione. Più lavoro, ma conversazioni più pertinenti. La logica è quella dell’abbinamento: come abbinare mentor e mentee.
5. Prepara la sala o le stanze virtuali. In presenza: tavoli numerati ben distanziati e un percorso chiaro. Online: una stanza per mentor, con nome e tema, più una stanza principale per gli annunci.
6. Segnaposto e profili. Nome, ruolo e tre temi per mentor. Invia brevi profili ai mentee qualche giorno prima, così arrivano con le domande pronte. I mentee portano un badge con una riga su ciò che cercano.
7. Prepara entrambe le parti. Mentor: raccontarsi poco e chiudere ogni round con un suggerimento concreto. Mentee: preparare due o tre domande, presentarsi in meno di un minuto e annotare i nomi per il follow-up.
8. Pianifica il follow-up prima dell’evento. Decidi come si scambieranno i contatti e cosa verrà proposto dopo. Qui sta gran parte del valore, ed è il passaggio che si salta più spesso.

Com’è una scaletta di 90 minuti?

Cinque round da dieci minuti, due minuti di rotazione.

Per 60 minuti togli la pausa e fai tre o quattro round; per due ore aggiungi round invece di allungarli.

Cosa dice chi conduce? Un copione con i tempi

• 0:10, benvenuto (circa 8 min): “Benvenuti. Stasera ogni mentee incontrerà cinque mentor, dieci minuti ciascuno. I mentor restano al loro tavolo; al suono della campanella i mentee avanzano di un tavolo verso destra. All’ottavo minuto sentirete un segnale: mancano due minuti. Usate l’ultimo minuto per chiedere un consiglio concreto. Annotate con chi volete riparlare; raccoglieremo i cartoncini alla fine.”
• Inizio round: “Round due. Mentee, presentatevi in meno di un minuto e fate la prima domanda. Il tempo parte ora.”
• All’ottavo minuto: un segnale, nessun annuncio.
• Al decimo minuto: “Tempo. Finite la frase, ringraziate e avanzate di un tavolo.”
• 0:54, pausa: “Cinque minuti. Annotate adesso con chi volete continuare.”
• 1:24, chiusura: “Compilate il cartoncino di follow-up: fino a tre persone. Mentor, segnate i mentee che seguireste volentieri. Vi scriveremo entro due giorni lavorativi.”

Quali domande funzionano in dieci minuti?

Per i mentee:

• “Cosa faresti al mio posto nei prossimi sei mesi?”
• “Quale competenza ha fatto più differenza per te, e come l’hai costruita?”
• “Quale errore vedi spesso nelle persone nella mia fase?”
• “Se iniziassi oggi in questo campo, da dove partiresti?”
• “Con chi altro dovrei parlarne?”

Per i mentor, per arrivare subito al punto:

• “Quale decisione hai davanti in questo momento?”
• “Cosa hai già provato?”
• “Cosa renderebbe utile per te questa conversazione?”

Come trasformare i contatti in mentoring continuativo?

1. Raccogli i cartoncini da entrambe le parti. Fino a tre mentor per ogni mentee; i mentee che ciascun mentor seguirebbe.
2. Parti dall’interesse reciproco. Se si sono scelti a vicenda, presentali. Se ha scelto solo il mentee, chiedi al mentor prima di condividere qualsiasi cosa.
3. Condividi i contatti solo con consenso. Chiedilo all’iscrizione: secondo il GDPR serve una base giuridica per condividere nome ed e-mail, e il consenso è la più semplice in questo caso.
4. Presenta le coppie entro due giorni lavorativi. Una breve e-mail con i due nomi e una proposta di primo incontro funziona meglio di un elenco di contatti.
5. Offri un passo successivo chiaro. Un incontro, un gruppo o un posto nel programma, con un’agenda per il primo appuntamento.
6. Chiedi un feedback veloce. Due domande: è stato utile? Parteciperesti di nuovo?

Online o in presenza: cosa cambia?

Online raggiungi persone in città diverse con costi minori; in presenza i legami sono più caldi e i follow-up più spontanei. Online, nomina un co-host che si occupi solo degli spostamenti tra stanze e pubblica il piano di rotazione in un documento condiviso.

Come aiuta un software dopo l’evento?

Lo speed mentoring è spesso l’apertura di un programma di mentoring, non l’intero programma. Poi arriva il lavoro noto: capire chi vuole continuare, formare coppie o gruppi, fissare i primi incontri e accorgersi delle coppie che non partono mai.

Mentornity è pensato per questa parte: moduli di candidatura, matching basato su regole con confronto affiancato di ogni coppia, mentoring di gruppo oltre all’1:1, fasce orarie pubblicate dai mentor e prenotate dai mentee, promemoria per le coppie in ritardo. La pagina software di mentoring per community mostra come funziona per reti e associazioni, e puoi provarlo gratis fino a 10 utenti.

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