Kapsayıcılık mentorluk programı nedir?

Kapsayıcılık mentorluk programı, mentorlara, ağlara ve fırsatlara bugüne kadar daha az erişebilmiş kişilerin erişimini genişletmek için tasarlanmış yapılandırılmış bir mentorluk programıdır. Açık katılım kuralları, adil ve gönüllülüğe dayalı eşleştirme, korunan kişisel veri ve katılımın dürüst ölçümü üzerine kurulur.

ERG mentorluğu ne demek?

ERG (çalışan kaynak grubu), ortak bir kimlik, geçmiş ya da deneyim etrafında kurulan gönüllü çalışan ağlarıdır. ERG mentorluğu bu grupların yürüttüğü ya da desteklediği mentorluktur: grup içi mentorluk çemberleri, ERG üyeleriyle üst yöneticiler arasında birebir eşleşmeler ve ERG üyelerinin yöneticilere mentorluk yaptığı tersine mentorluk en yaygın biçimleridir.

Menti, kendisiyle benzer geçmişe sahip bir mentorla mı eşleşmeli?

Yalnızca menti bunu istiyorsa. Bazı kişiler ortak deneyimi olan bir mentoru değerli bulur; bazıları ise yeni ağlar açabilecek, farklı geçmişten bir yöneticiyi tercih eder. Başvuruda isteğe bağlı bir tercih sorusu sorun ve eşleştirmeyi esas olarak hedef ve deneyime göre yapın.

Katılımcılara etnik köken, din ya da engellilik durumu sorulabilir mi?

Dikkatli olun. KVKK'ya göre ırk, etnik köken, din, sağlık ve engellilik gibi bilgiler özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı kurallara tabidir. Böyle bir soru soracaksanız isteğe bağlı yapın, neden sorduğunuzu açıklayın, yalnızca gereken bilgiyi toplayın ve önce hukuk ya da veri koruma sorumlunuza danışın. Bu rehber hukuki tavsiye değildir.

Kapsayıcılık mentorluk programının başarısı nasıl ölçülür?

Önce katılıma bakın: kim başvurdu, kim eşleşti, ikililer ne sıklıkla görüştü, kim ayrıldı. Grup bazında kırılımı yalnızca kimsenin tanınamayacağı büyüklükte gruplarda yapın. Ardından mentilerin hedeflerindeki ilerlemeyi, daha uzun vadede de terfi ve rol değişikliklerini izleyin; bunları programın tek başına sağladığını iddia etmeyin.

Kapsayıcılık Mentorluk Programı: Çeşitlilik ve ERG Rehberi

Kapsayıcılık mentorluk programı (çeşitlilik mentorluk programı ya da ERG mentorluğu da denir), mentorlara, ağlara ve fırsatlara daha az erişebilmiş kişilerin erişimini genişletmek için kurulan yapılandırılmış mentorluktur. Açık katılım, gönüllülüğe dayalı adil eşleştirme, korunan kişisel veri ve katılımın dürüst ölçümü üzerine kurulur.

Bu rehber, böyle bir program kurmak ya da geliştirmek isteyen İK, yetenek ve kapsayıcılık ekipleri ile çalışan kaynak grubu (ERG) liderleri için. Program modellerini, kalıplara dayanmayan eşleştirmeyi, hassas verinin korunmasını, ölçümü ve sık yapılan hataları ele alıyor. Diğer formatlar için tüm mentorluk rehberlerimize göz atabilirsiniz.

Kapsayıcı bir mentorluk programı neyi çözmeye çalışır?

Çoğu kurumda mentorluk zaten gayriresmî olarak yaşanır. Üst düzey kişiler kendilerine benzeyenlere, yakınlarında oturanlara ya da güvendikleri birinin tanıştırdıklarına mentorluk yapar. Kimse bunu bilerek tasarlamaz; ama sonuçta tavsiyeye ve desteğe erişim mevcut ağları izler.

Kapsayıcı bir program erişimi bilinçli hale getirir:

Kapıyı açar. Program hedefine uyan herkes, omuza dokunmayla değil, açık bir süreçle başvurabilir.
Ağı genişletir. İkililer ve çemberler ekip, kademe, lokasyon ve geçmiş sınırlarını aşar.
Fırsatı görünür kılar. Mentorlar ve sponsorlar kimin yeni bir sorumluluğa hazır olduğunu, katılımcılar da kararların gerçekte nasıl alındığını öğrenir.

Hedefi somut yazın. “Bölge ofislerindeki yeni çalışanların üst düzey mentorlara erişimini artırmak” bir hedeftir; genel bir değer cümlesi değildir.

Hangi program modelleri işe yarar?

Tek bir doğru model yok. Çoğu kurum aşağıdakilerden iki ya da üçünü birleştirir.

Model	Nasıl işler	En uygun olduğu durum	Dikkat
ERG mentorluk çemberleri	ERG, 6–8 kişilik grupları bir iki mentorla ayda bir buluşturur	Akran desteği, az mentorla çok kişiye ulaşmak	Çemberin üst yönetimle hiç temas kurmaması
Farklılık arası birebir mentorluk	Menti, farklı birim, kademe ya da geçmişten bir mentorla eşleşir	Ağı genişletmek, bireysel kariyer hedefleri	Hedef yerine kimlik etiketine göre eşleştirmek
Tersine mentorluk	Bir çalışan, kendi deneyimi üzerine üst düzey bir yöneticiye mentorluk yapar	Yönetici farkındalığı, kültür değişimi	Takipsiz, tek seferlik bir dinleme toplantısına dönmesi
Sponsorluk hattı	Üst yöneticiler katılımcıyı projelere ya da rollere aday göstermeyi taahhüt eder	Tavsiyeden fırsata geçmek	Gerçek karar yetkisi olmayan “sponsorlar”

ERG çemberleri genellikle en kolay başlangıçtır: ERG’nin zaten üyeleri, güveni ve konuları vardır. Çember büyüklüğü ve örnek gündem için grup mentorluğu rehberimize bakın.

Tersine mentorluk, yöneticilerin politikaların ve gündelik alışkanlıkların farklı deneyimlere sahip çalışanlara nasıl yansıdığını doğrudan duymasını sağlar. Kurulumu tersine mentorluk rehberinde anlattık.

Sponsorluk tavsiyenin ötesine geçer: mentor yol gösterir, sponsor etkisini kullanarak kapı açar. Fark için mentorluk ve sponsorluk farkı yazımıza, cinsiyet odaklı bir program için kadın mentorluk programı rehberine bakabilirsiniz.

Program adım adım nasıl tasarlanır?

Tek cümlelik bir hedef yazın: ulaşmak istediğiniz grup ve beklediğiniz sonuç (erişim, terfiye hazırlık, ilk iki yılda elde tutma).
Katılımı açık tanımlayın. Programı hedef ve duruma göre tarif edin (“ilk kez yönetici olanlar”, “ERG üyeleri”). Belirli gruplara kapalı programların yerel kurallarla uyumunu kontrol edin.
Mentorları geniş bir havuzdan toplayın. Yalnızca gönüllü olanları değil, kurumun her bölümünden yöneticileri davet edin; onları dinleme, gizlilik ve varsayımlardan kaçınma konusunda bilgilendirin.
Formatları seçin: akran desteği için çemberler, bireysel hedefler için birebir eşleşmeler, terfiye yakın küçük bir grup için sponsorluk.
Adil eşleştirmeyi kurgulayın (sonraki bölüm).
Dönemi sabitleyin. 6–12 ay, iki ila dört haftada bir görüşme yaygın bir ritimdir.
Neyi ölçeceğinize ve veriyi nasıl koruyacağınıza kimse başvurmadan karar verin.

Kalıplara dayanmadan adil eşleştirme nasıl yapılır?

Yalnızca aynı demografik etiketi taşıdıkları için kişileri eşleştirmek, neye ihtiyaç duyduklarını varsaymaktır. Yalnızca etiketler arası eşleştirmek de katılımcıya “öğretme aracı” gibi hissettirebilir. Çözüm, seçimi katılımcıya bırakmaktır.

Önce hedef ve deneyime göre eşleştirin. Mentinin hedefi ve mentorun gerçek deneyimi en güçlü sinyaldir.
Kendini tanımlamayı isteğe bağlı yapın. Geçmişe dair her soru isteğe bağlı olsun, “belirtmek istemiyorum” seçeneği bulunsun ve cevabın nasıl kullanılacağı açıklansın.
Kategori değil tercih sorun. “Geçmişinizin bir yönünü paylaşan bir mentor tercih eder misiniz? Ederseniz hangisi?” sorusu kararı mentiye bırakır.
Zorunlu kısıtları koruyun: ortak dil, uygun saat dilimi, doğrudan raporlama ilişkisi olmaması.
Mentor yükünü dağıtın. Az temsil edilen gruplardan mentorlar çoğu zaman çok fazla kişiye mentorluk yapmaya çağrılır. Menti sayısına sınır koyun.
İnsan kontrolünü koruyun. Önerilen ikilileri duyurmadan önce bir koordinatör gözden geçirsin; ilk birkaç görüşmeden sonra suçsuz yeniden eşleştirme imkânı tanıyın.

Kriterler ve yöntemler için mentor menti eşleştirme rehberine, isteğe bağlı tercih alanlarını da içeren hazır sorular için mentor menti eşleştirme anketine bakın.

Hassas kişisel veri nasıl korunur?

Türkiye’de 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), ırk, etnik köken, din, sağlık ve engellilik gibi bilgileri özel nitelikli kişisel veri sayar ve bunların işlenmesini daha sıkı koşullara bağlar. AB’de çalışan ekipler için GDPR’da da benzer bir “özel kategori” vardır.

Veri koruma sorumlunuzla teyit etmeniz gereken genel iyi uygulamalar:

Yalnızca eşleştirme ya da ölçüm için gerekeni toplayın. Bir soru eşleşmeyi ya da raporu değiştirmiyorsa sormayın.
İsteğe bağlı ve açıklamalı sorun: neden sorduğunuzu, kimin göreceğini, ne kadar saklayacağınızı yazın.
Raporları toplu verin ve yalnızca kimsenin tanınamayacağı büyüklükteki gruplar için kırılım yapın.
Erişimi kısıtlayın. Program yöneticisinin ikilinin görüştüğünü bilmesi yeter; görüşme içeriğini bilmesi gerekmez.
Çekilme hakkı tanıyın. Katılımcı bilgisini geri alabilmeli ve gerekçe göstermeden ayrılabilmelidir.

Bu genel bir yönlendirmedir, hukuki tavsiye değildir.

Katılım ve ilerleme nasıl ölçülür?

Erişim: kim başvurdu, kim kabul edildi, kim eşleşti, ne kadar bekledi. Başvuru havuzunu ulaşmak istediğiniz grupla karşılaştırın.
Katılım: ikili ya da çember başına görüşme sayısı, tamamlanan seanslar, ayrılanlar. Beş haftadır görüşmeyen bir ikiliye hemen hatırlatma gerekir.
Deneyim: seans sonrası ve dönem ortasında kısa geri bildirim.
Hedef ilerlemesi: her menti başta iki üç hedef koyar, ortada ve sonda ilerlemeyi puanlar.
Uzun vadeli sinyaller: 12–24 ay içindeki terfi, iç geçiş ve elde tutma. Bunları katılımcılara olanlar olarak raporlayın, programın kanıtı olarak değil.

Kapsamlı bir çerçeve için mentorluk programı değerlendirme rehberimize bakın.

Sık yapılan hatalar nelerdir?

Programı yalnızca ERG’nin gönüllülerine bırakmak. İK desteği ve üst düzey mentorlar olmadan çemberler birkaç ayda söner.
Etikete göre eşleştirmek ve herkesin aynı gruptan mentor istediğini varsaymak.
Birkaç mentoru aşırı yüklemek.
Erişimsiz tavsiye. Katılımcının özgüveni artar ama yeni fırsat görmez. Sponsorluk ya da yetenek değerlendirmeleriyle bağ kurun.
“Belki lazım olur” diye fazla veri toplamak.
Kanıtlayamayacağınız sonuçları duyurmak.
Dışlayıcı bir dil. Programı hedefiyle anlatın: mentorluğa daha az erişebilmiş kişilerin erişimini genişletmek.

Yazılım bu programı yürütmeye nasıl yardım eder?

Bir kapsayıcılık ya da ERG mentorluk programı yürütüyorsanız zamanınızı eşleştirme, planlama, hatırlatma ve raporlama alır. Mentornity’nin şirket içi mentorluk yazılımı bunları üstlenir: seçtiğiniz alanlara göre ağırlıklı ve zorunlu filtreli kural tabanlı eşleştirme (her önerilen ikiliyi yönetici yan yana inceleyip onaylar), aynı programda birebir ve grup mentorluğu, konulu seanslar, gizli kalan özel notlar ve dışa aktarılabilir katılım raporları. 10 kullanıcıya kadar ücretsiz; geniş lansmandan önce örneğin tek bir ERG çemberiyle ücretsiz deneyebilirsiniz.