İş biçimlendirme nedir?

İş biçimlendirme, çalışanların görevlerinde, çalışma ilişkilerinde ve işe bakış biçimlerinde kendi başlarına yaptıkları değişikliklerdir. Fikir Amy Wrzesniewski ile Jane Dutton'a ait. İkisi de çalışanları, sabit bir iş tanımını olduğu gibi uygulayan kişiler olarak değil, işlerini etkin biçimde şekillendiren kişiler olarak tarif etti.

İşimi biçimlendirmek için yöneticimin iznine ihtiyacım var mı?

Birçok değişiklik için hayır: bir göreve nasıl yaklaştığınız, kimden tavsiye aldığınız ya da işinizin amacını nasıl gördüğünüz çoğunlukla size kalır. Teslim tarihlerini, çalışma arkadaşlarınızın iş yükünü ya da yöneticinizin sizden beklentisini etkileyen değişiklikler için önce konuşmak gerekir. İyi bir kural şu: başlamadan önce başka kimlerin etkileneceğini sorun.

İş biçimlendirme yeni bir rol istemekle aynı şey mi?

Hayır. Yeni bir rol iş tanımını değiştirir. İş biçimlendirme ise elinizdeki rolün içinde çalışır: ne yaptığınızın, kimlerle çalıştığınızın ve bunu nasıl gördüğünüzün dengesini kaydırır. Hangi işin size uyduğuna dair kanıtınız olduğu için, sonradan yeni bir rol konuşmasını çoğu zaman kolaylaştırır.

İş biçimlendirme tükenmişliği ya da ağır iş yükünü çözer mi?

Yalnızca kısmen. Biçimlendirme, yolunuza çıkan talepleri azaltabilir ve destek ya da geri bildirim gibi kaynaklar ekleyebilir; ama süregelen aşırı yükü ortadan kaldırmaz. Tükenmeye yakınsanız bunun için yöneticinizle, uygunsa bir hekimle ya da çalışan destek hattıyla konuşmak gerekir.

Bir iş biçimlendirme denemesi ne kadar sürmeli?

Kalıcı bir değişikliğe bağlanmadan fark etmeniz için genellikle iki ila dört hafta yeterlidir. Neyi izleyeceğinize önceden karar verin: hangi günlerin farklı geçtiği ya da bir görevin artık ne kadar zaman aldığı gibi. Sonra mentorunuzla birlikte gözden geçirin.

İş Biçimlendirme (Job Crafting) Nedir, Nasıl Yapılır?

İş biçimlendirme (job crafting), işinizde kendi başınıza yaptığınız değişikliklerin tümüdür.

Bu değişiklikler yaptığınız görevlerde, çalıştığınız kişilerde ve işe bakış biçiminizde olur.

Amaç, büyük ölçüde sevdiğiniz bir işi size daha iyi oturtmaktır. Yeni bir unvan ya da yeni bir iş tanımı gerekmez.

Biçimlendirme, çoğu işin açık bıraktığı alanda işler:

işi nasıl yaptığınız
her bölümüne ne kadar yer verdiğiniz
kimlerle yaptığınız
ne işe yaradığını düşündüğünüz

Bu rehber, mentorluk programlarındaki çalışanlar ve personel için.

Ayrılmak istemeyen ama işinin bazı yönlerinin kendisini yorduğunu ya da artık zorlamadığını fark edenlere yazıldı.

Rehber üç iş biçimlendirme türünü ve çoğu duruma uyan dört hamleyi anlatıyor.

Üç farklı rolden işlenmiş örnekler de veriyor. Son olarak mentorunuzla küçük bir denemeyi nasıl tasarlayacağınızı gösteriyor.

İş biçimlendirme fikri nereden çıktı?

Terimi 2001’de Amy Wrzesniewski ve Jane Dutton ortaya attı.

Çıkış noktaları şuydu: çalışanlar, başkasının tasarladığı bir işi edilgen biçimde taşımaz.

İnsanlar işlerinin sınırlarını sürekli ayarlar. Neleri nasıl üstlendiklerini, kimlerle etkileşime girdiklerini ve işi bütün olarak nasıl düşündüklerini değiştirirler.

Bu küçük ayarlar, işin kişi için ne anlama geldiğini değiştirir. Kişinin işteki kendi imgesi de değişir.

Daha sonra Maria Tims, Arnold Bakker ve Daantje Derks iş biçimlendirmeyi ölçen bir ölçek geliştirdi.

Bunu dört tür hamle olarak tanımladılar. Bu hamleler üzerinde çalışmak, soyut sınırlardan çoğu zaman daha kolaydır.

İki bakış da işe yarar ve bu rehber ikisini birlikte kullanıyor.

İş biçimlendirmenin üç türü nedir?

Görev biçimlendirme. Ne yaptığınızı, ne kadar yaptığınızı ya da nasıl yaptığınızı değiştirmek. En sık yanıtladığı sorular için kısa yardım yazıları yazmaya başlayan bir destek uzmanı görevlerini biçimlendirmiş olur. Ekibin onboarding oturumlarını yürütmeyi üstlenen bir mühendis de öyle.
İlişki biçimlendirme. Kimlerle, ne sıklıkla ve nasıl çalıştığınızı değiştirmek. Kıdemli bir meslektaştan ayda yarım saat istemek bir ilişki biçimlendirmedir. Başka bir ekipten biriyle birlikte çalışmak da öyle. Zorlayıcı bir haftalık toplantıyı daha kısa bir yazılı güncellemeyle değiştirmek de bu türe girer.
Bilişsel biçimlendirme. İşe nasıl baktığınızı değiştirmek. Bir hastane temizlik görevlisi işini yalnızca odaları temizlemek olarak görmeyebilir. Onu hasta bakımının bir parçası olarak gördüğünde aynı görevleri başka bir anlamla yapar. Bu, en ince türdür. Size uymayan bir işi kabullenmeye kendinizi ikna etmenin yolu olmamalıdır. Dürüstçe kullanıldığında, gündelik işi onun kime hizmet ettiğiyle yeniden bağlar.

Hangi dört hamleyi yapabilirsiniz?

Tims, Bakker ve Derks dört boyut tanımlıyor.

Uygulamada bunlar, kendi işiniz hakkında sorabileceğiniz dört soru gibi çalışır.

Yapısal kaynakları artırmak. Hangi becerimi geliştirebilirim ya da çalışma biçimim üzerinde ne kadar söz sahibi olabilirim? Örneğin ekibinizin dayandığı raporlama aracını öğrenmek. Ya da kendi görevlerinizin sırasını sizin belirlemenizi kararlaştırmak.
Sosyal kaynakları artırmak. Kim bana destek, tavsiye ya da geri bildirim verebilir? Örneğin bir çalışma arkadaşınızdan işinizi göndermeden önce gözden geçirmesini istemek. Ya da her projeden sonra yöneticinizden on dakika istemek.
Zorlayıcı talepleri artırmak. Hangi yeni ve geliştirici işi üstlenebilirim? Örneğin öğrenmek istediğiniz bir alanda bir projeye gönüllü olmak ya da bir müşterinin sorumluluğunu almak.
Engelleyici talepleri azaltmak. Neyin katkısı yok ama yolumu kesiyor? Örneğin kimsenin okumadığı bir rapor ya da e-postayla geçiştirilebilecek bir toplantı. Bu hamle en çok özen ister, çünkü birinin engeli bir başkasının dayanağı olabilir.

Bu dört hamle daha geniş bir araştırma çizgisine bağlanıyor.

Wilmar Schaufeli ve Arnold Bakker, tükenmişliği esas olarak iş taleplerinin (ve kaynak eksikliğinin) öngördüğünü buldu.

İşe bağlılığı ise yalnızca destek, geri bildirim ve öğrenme fırsatı gibi iş kaynaklarının öngördüğünü buldular.

Bu, yalnızca talepleri kısmaya odaklanmamak için iyi bir gerekçe: dört hamlenin üçü bir şey ekliyor.

İş biçimlendirme uygulamada nasıl görünür?

Üç örnek durum var. Bunlar gerçek kişiler değil, birleştirilmiş kurgular.

Her birinde bir ilk fikir, daha iyi bir sürüm ve bir ilk adım yer alıyor.

Dördüncü yılında sıkılan bir satış operasyonları analisti.

Onu yoran: aynı haftalık satış hattı raporunu elle hazırlamak.
İlk fikir: “Raporu yapmayı bırakmak istediğimi söyleyeyim.”
Daha iyisi: raporun büyük bölümünü üç haftada otomatikleştirmek. Kazandığı zamanla ayda iki müşteri görüşmesine katılmak. Bunu daha önce hiç yapmamış.
Biçimlendirme türü: görev (otomatikleştirmek), zorlayıcı talep (müşteri görüşmeleri) ve ilişki (müşteri yöneticilerini tanımak).
İlk adım: yöneticisine neyi otomatikleştirmeyi planladığını söylemek. Hangi iki müşteri yöneticisinin görüşmeye katılmasından memnun olacağını sormak.

Bir sivil toplum kuruluşunda, işine bağlı ama yorgun bir program sorumlusu.

Onu yoran: sürekli bağışçı raporlaması. Onu kuruluşa getiren saha çalışması ise küçülüyor.
İlk fikir: “Raporlamayı daha hızlı yapayım.”
Daha iyisi: iletişim sorumlusu çalışma arkadaşıyla ayda bir saha hikâyesi vermeyi kararlaştırmak. O da bunu bağışçı materyaline dönüştürür. Böylece raporlama, sahaya yakın kalmak için bir neden olur.
Biçimlendirme türü: ilişki (yeni bir çalışma ilişkisi) ve bilişsel (raporlamayı programın hikâyesini anlatmanın bir yolu olarak görmek).
İlk adım: iletişim sorumlusuyla gerçekte neye ihtiyacı olduğunu konuşmak için yarım saatlik bir görüşme.

Ekibini seven ama görünmez hisseden bir yazılım mühendisi.

Onu yoran: ekip dışında kimsenin görmediği sorunları sessizce çözmek.
İlk fikir: “Terfi isteyeyim.”
Daha iyisi: önümüzdeki ay her düzeltmeden sonra ekibe kısa bir not yazmak. Not, neyin bozulduğunu ve bunun nasıl önlenebileceğini anlatır. En işe yarayanı mühendislik toplantısında sunmayı önermek.
Biçimlendirme türü: görev (yazıya dökmek), sosyal kaynaklar (notlara geri bildirim) ve zorlayıcı talep (sunum yapmak).
İlk adım: ilk notu bu hafta yazmak ve ekip liderine biçimin işe yarayıp yaramadığını sormak.

Daha iyi sürümlerin hiçbirinin yeni bir iş gerektirmediğine dikkat edin.

Her biri küçük ve bu hafta başlayabilir. Her biri hem kişinin hem yöneticisinin görebileceği bir çıktı üretir.

İş biçimlendirme denemesi nasıl tasarlanır?

İlk değişikliği bir bağlılık olarak değil, bir deneme olarak ele alın.

İşe yarar bir deneme beş parçadan oluşur.

Bir hedef. Azaltacağınız tek bir yorucu etken ya da ekleyeceğiniz tek bir kaynak. İşteki enerjinize en çok fark yaratacak olanı seçin.
Bir değişiklik. Farklı yapacağınız somut tek şey. Tek cümleyle yazın.
Bir zaman sınırı. İki ila dört hafta. Bir şey fark etmeniz için yeterince uzun, başlamanın kolay olması için yeterince kısa.
Başkaları için bir kontrol. Başka kimler etkileniyor ve bilmeleri ya da onay vermeleri gerekiyor mu? Yöneticinizin onayı gerekiyorsa başlamadan önce sorun.
İzlenecek bir şey. İşe yararsa ne fark edeceğiniz: hangi günler farklı geçiyor, bir görev ne kadar sürüyor, nasıl bir geri bildirim alıyorsunuz.

Şöyle yazın:

“Pazartesiden itibaren üç hafta boyunca her yeni müşterinin ilk görüşmesine ben katılacağım. Her günün sonunda farklı hissettirip hissettirmediğini not edeceğim ve ikinci haftanın ardından müşteri yöneticisinden bir geri bildirim isteyeceğim.”

İş biçimlendirmenin sınırları nelerdir?

İş biçimlendirme en çok işin kenarlarında, en az merkezinde işe yarar.

İşin büyük kısmı doğru ama denge bozuksa yardımcı olur.

Şu durumlarda daha az yardımcı olur: işin özü size uygun değilse, iş yükü yönetilemiyorsa ya da yöneticinizle ilişkiniz bozulmuşsa.

Bu durumlarda biçimlendirme, asıl soruna çalışırken birkaç haftayı daha katlanılır kılabilir.

Ama biçimlendirme doğrudan bir konuşmanın, sonunda da farklı bir rolün yerini almamalıdır.

İki uyarı daha var.

Birincisi, işi sessizce çalışma arkadaşlarınıza kaydıran bir biçimlendirme güveninize mal olur. Yöneticinizin güvendiği görevleri bırakan bir biçimlendirme de öyle.

İkincisi, bilişsel biçimlendirme meşru bir kaygıdan kendinizi vazgeçirmek için kullanılmamalıdır.

Aynı sorunu her hafta yeniden çerçevelediğinizi görüyorsanız, bu büyük olasılıkla dile getirilmesi gereken bir sorundur.

Mentorunuzla iş biçimlendirmeyi nasıl kullanırsınız?

Mentor, iş biçimlendirme için iyi bir ortaktır.

İşinizi dışarıdan görebilir ve genellikle kendi işini yıllar içinde şekillendirmiştir.

Birlikte çalışmanın basit bir yolu şu:

Görüşmeden önce, sıradan bir haftada saatlerinizin nereye gittiğini tahmin edin. Hangi bölümlerin enerji verdiğini, hangilerinin aldığını işaretleyin. İki ya da üç kaba fikir getirin. Mentorluk görüşmesine nasıl hazırlanılır rehberi, bu tür malzemeyi durum raporuna dönüştürmeden nasıl getireceğinizi anlatıyor.
Görüşmede, üç biçimlendirme türünü birlikte gözden geçirin. Mentorunuza hangi fikri önce deneyeceğini ve nedenini sorun. Kendi rolünü nasıl şekillendirdiğini de sorun. Mentora sorulacak sorular rehberinde daha fazla fikir var.
Sonunda, denemenizi tek cümleyle yazın ve ne zaman gözden geçireceğinizi kararlaştırın.
Bir sonraki görüşmede, ne olduğunu anlatın. Değişikliği sürdürmeye, ayarlamaya ya da başka bir şey denemeye karar verin. Deneme, daha büyük bir değişiklik için yöneticinizin desteğine ihtiyacınız olduğunu gösterdiyse bu konuşmayı mentorunuzla planlayın.

Programınız başlangıçta bir hedef belirliyorsa, biçimlendirme denemesi çoğu zaman o hedefe doğru iyi bir ilk adımdır.

Mentorunuzla hedef nasıl belirlenir rehberi, hedef ile adımları nasıl bağlı tutacağınızı anlatıyor.

Kaynaklar

Wrzesniewski, A., & Dutton, J.E. (2001). Crafting a job: Revisioning employees as active crafters of their work. Academy of Management Review, 26(2), 179-201. https://doi.org/10.5465/amr.2001.4378011
Tims, M., Bakker, A.B., & Derks, D. (2012). Development and validation of the job crafting scale. Journal of Vocational Behavior, 80(1), 173-186. https://doi.org/10.1016/j.jvb.2011.05.009
Schaufeli, W.B., & Bakker, A.B. (2004). Job demands, job resources, and their relationship with burnout and engagement: A multi-sample study. Journal of Organizational Behavior, 25(3), 293-315. https://doi.org/10.1002/job.248