Modellen voor mentorprogramma's: gematcht, pool, groep en meer

Een model voor een mentorprogramma is de combinatie van drie onafhankelijke keuzes: of deelnemers überhaupt worden gekoppeld (gematcht of pool), of afspraken een vooraf vastgelegd plan volgen (gestructureerd of vrij), en of mentees als individu of als groep meedoen. Elk programma in Mentornity is een combinatie van deze drie, hoe het ook heet. Deze gids legt elke keuze in gewone taal uit, laat zien hoe die er in het product uitziet en geeft je een beslistabel om de juiste combinatie voor een nieuw programma te kiezen.

Waarom drie losse keuzes in plaats van één programmatype?

Programma’s worden vaak beschreven met één label, zoals “gestructureerde duomentoring” of “startupmentoring als pool”, alsof elk een eigen product is. In de praktijk zijn die namen combinaties van dezelfde drie onderliggende keuzes. Behandel je ze als drie losse vragen, dan wordt het veel makkelijker om over je eigen programma na te denken en erover te praten met wie het voor je opzet: beantwoord elke vraag los van de andere, en de combinatie is je model.

Gematcht of pool: worden mentoren en mentees gekoppeld?

Gematchte programma’s hebben een koppelstap. Iemand, de beheerder, het matchingalgoritme of de mentee die een mentor kiest, beslist wie met wie werkt, en die koppeling blijft in de tijd bestaan. Gematchte programma’s hebben een onderdeel Matching in het beheerderspaneel: een matchingmodus, matchingregels en een Coordination Center dat de voortgang in afspraken van elk actief duo bijhoudt.

Poolprogramma’s slaan het koppelen helemaal over. Een mentee kijkt gewoon naar de gepubliceerde beschikbaarheid van een mentor en boekt een slot, zoals je elke andere afspraak zou boeken. Er is geen vast duo, en een mentee kan voor verschillende behoeften verschillende mentoren boeken. Dit past beter bij open communities en netwerken om vaardigheden te delen dan bij programma’s die één doorlopende relatie willen.

Binnen een gematcht programma is er nog een keuze voor de matchingmodus, behandeld in de gids over matchen: de beheerder kan mensen rechtstreeks koppelen, mentees kunnen een match aanvragen die de beheerder goedkeurt, mentees kunnen een match aanvragen die de mentor goedkeurt, of mentees kunnen een mentor kiezen en meteen beginnen. Deze modi bepalen alleen hoe een gematcht programma een duo start; ze zijn geen apart model.

Gestructureerd of vrij: is er een sessieplan?

Gestructureerde programma’s draaien op een vooraf vastgelegde reeks sessies: een vaste lijst met onderwerpen of afspraaktitels die de beheerder vooraf bepaalt, elk met een eigen beschrijving voor mentoren en mentees, optionele bijlagen en optionele vragen om voor of na de afspraak te beantwoorden. De voortgang in een gestructureerd programma is per sessie te volgen, en dat bepaalt ook wie in aanmerking komt voor een certificaat (sessies en de bijbehorende formulieren afronden, in plaats van een kaal aantal afspraken).

Vrije programma’s hebben geen vooraf vastgelegd sessieplan. Afspraken worden gemaakt wanneer een mentor of mentee er een wil, zonder vaste lijst met onderwerpen erachter. Feedback wordt verzameld met algemene feedbackvragen in plaats van vragen per sessie, en wie in aanmerking komt voor een certificaat, hangt af van een minimumaantal afspraken plus feedbackantwoorden in plaats van specifieke sessies.

Geen van beide is geavanceerder dan de ander; ze passen bij verschillende soorten relaties. Een onboarding- of trainingsprogramma met een vaste duur heeft meestal baat bij een sessieplan, omdat elk duo dezelfde stof moet behandelen. Een langlopende, open mentorrelatie werkt vaak beter vrij, waarbij het duo per afspraak zelf de agenda bepaalt.

Individueel of groep: wie zit er aan de kant van de mentee?

Individuele programma’s hebben één mentee per afspraak, één op één gekoppeld aan of geboekt bij een mentor.

Groepsprogramma’s delen mentees in groepen in. Een groep kan een cohort zijn, een team, een startup of elk ander cluster van mensen dat samen een mentor of mentorrelatie deelt. Afspraken in een groepsprogramma worden voor de hele groep aangemaakt, waarbij elk lid wordt uitgenodigd en de gedeelde afspraaknotities kan zien, en het beheerderspaneel krijgt een eigen tabblad Groups naast de tabbladen Mentors en Mentees.

Groepsprogramma’s zijn te combineren met zowel gematcht als pool, en met zowel gestructureerd als vrij. Een groepsprogramma zonder matching (pool) kan ook afspraakregels op basis van tags gebruiken, waarbij de bereidheid van een mentor om met een groep af te spreken afhangt van tags die aan die groep zijn toegewezen, één keer ingesteld onder Users.

“Ondernemer”, “startup”, “coaching”: benamingen, geen modellen

Programmanamen als deze zijn makkelijk aan te zien voor afzonderlijke producten. Dat zijn ze niet. Elk programma in Mentornity wordt bepaald door de drie keuzes hierboven (gematcht/pool, gestructureerd/vrij, individueel/groep) plus een aparte, puur cosmetische keuze voor hoe elke rol heet.

Een programma voor “startupmentoring” is bijvoorbeeld gewoon een groepsprogramma waarin de benaming voor groep op “startup” staat en de benamingen voor mentor en mentee op iets als “mentor” en “ondernemer”. Een programma voor “coaching” is gewoon een van de modellen hierboven waarin mentor is hernoemd naar “coach” en mentee naar “coachee”, of zo is gelaten. De matchingregels, het sessieplan, het verloop van afspraken, rapporten en certificaten werken precies hetzelfde, welke benamingen er ook gekozen zijn. Dit stel je één keer in, onder Role Naming in het beheerderspaneel (zie de handleiding voor beheerders voor waar dat scherm staat), en het geldt voor het hele programma zodra het is opgeslagen.

Hoe kies je een model voor een nieuw programma?

Loop de drie vragen op volgorde door. Voor de meeste programma’s is het antwoord op elke vraag duidelijk zodra je het zo bekijkt.

Een paar veelvoorkomende combinaties, benoemd naar wat ze zijn in plaats van naar een merk:

• Mentoring voor medewerkers: meestal gematcht, vaak gestructureerd voor een vaste onboardingperiode, individueel.
• Open mentormarktplaats of alumninetwerk: meestal pool, vrij, individueel.
• Cohort van een accelerator of incubator: vaak gematcht, vrij of licht gestructureerd, en vaak groep (één mentor die met een oprichtersteam werkt).
• Training met een vast curriculum: meestal gematcht, gestructureerd, en individueel of groep, afhankelijk van de groepsgrootte.

Past geen van de combinaties hierboven precies, dan is dat normaal: de drie vragen zijn onafhankelijk. Beslis over elke vraag op zichzelf in plaats van eerst een benoemde categorie te zoeken.

Kun je het model later veranderen?

Niet via een instellingenpagina die je zelf bedient. Het onderliggende model, gematcht of pool, individueel of groep, wordt vastgelegd bij het aanmaken van een programma, en geen enkele beheerdersinstelling verandert dat daarna. De keuze tussen gestructureerd en vrij is de uitzondering: verwijder je alle overgebleven sessies in een gestructureerd programma, dan schakelt het over op vrij, met een waarschuwing voordat je bevestigt. Wil je een sessieplan toevoegen aan een vrij programma, of gematcht/pool of individueel/groep veranderen, neem dan contact op met het Mentornity-team in plaats van naar een schakelaar te zoeken.

Voor de dagelijkse schermen die bij elk van deze modellen horen, lees je de Mentornity-handleiding voor beheerders. Voor hoe het koppelen precies werkt zodra een programma gematcht is, lees je mentoren en mentees matchen.