Come strutturare una sessione di mentoring e il programma
La struttura delle sessioni di mentoring è la sequenza pianificata degli incontri lungo un programma, più la scaletta che si ripete in ogni incontro: a cosa serve ogni sessione, cosa preparano mentor e mentee e come una sessione porta alla successiva. Una buona struttura dà a ogni coppia un percorso chiaro, senza scrivere le conversazioni al posto loro.
Questa guida è per chi progetta il programma: quante sessioni, quali temi, in che ordine e quanta libertà lasciare a ciascuna coppia.
Programma strutturato o libero?
Strutturato: il programma definisce ogni sessione in anticipo, con un tema, un obiettivo, una breve traccia per il mentor e una per il mentee, e a volte domande prima o dopo l’incontro. Libero: le coppie vengono abbinate e decidono da sole l’agenda.
La struttura aiuta soprattutto quando:
- i mentor sono alle prime armi e non sanno cosa fare al terzo incontro;
- la coorte è numerosa e ogni coppia deve toccare certi temi;
- il programma deve rendicontare a direzione, finanziatori o università;
- i mentee sono all’inizio della carriera.
Il formato libero funziona con mentor esperti, partecipazione volontaria e obiettivi molto diversi.
La risposta più comune è mista: strutturare le prime due sessioni, la verifica intermedia e la chiusura, lasciando aperte le sessioni centrali con un tema leggero. Così ogni coppia parte e finisce bene, proprio dove le relazioni senza struttura si perdono più spesso.
Com’è un programma di mentoring tipico di 6 mesi?
Sei mesi sono una durata comune. Un ritmo realistico: due incontri al mese nei primi due mesi, poi circa uno al mese, per otto sessioni in tutto.
| # | Quando | Tema | Obiettivo della sessione | Prepara il mentee | Prepara il mentor |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Settimane 1–2 | Avvio e accordo di lavoro | Conoscersi, concordare come lavorare | Breve percorso, 2–3 obiettivi in bozza, aspettative | Leggere il profilo del mentee, sintesi del proprio percorso |
| 2 | Settimane 3–4 | Definizione degli obiettivi | Trasformare le bozze in 2–3 obiettivi concreti e verificabili | Bozza della scheda obiettivi | Domande che mettono alla prova ogni obiettivo |
| 3 | Mese 2 | Punti di forza e lacune | Quadro onesto rispetto a ogni obiettivo | Autovalutazione, feedback ricevuti di recente | Esempi dalla propria esperienza |
| 4 | Mesi 2–3 | Approfondimento: obiettivo 1 | Lavorare su una situazione reale legata al primo obiettivo | Una sfida attuale, in poche righe | Risorse, un aneddoto, una tecnica pratica |
| 5 | Mese 3 | Verifica intermedia | Misurare i progressi, adattare gli obiettivi, fare il punto sulla relazione | Avanzamento per obiettivo, cosa ha aiutato e cosa no | Un parere onesto sulla relazione |
| 6 | Mese 4 | Obiettivo 2 o compito sfidante | Pianificare o analizzare un compito fuori dalla zona di comfort | Un’azione tentata o prevista | Approccio al feedback, possibili opportunità |
| 7 | Mese 5 | Rete e visibilità | Allargare la rete oltre la coppia | Elenco di persone o contesti da raggiungere | Due o tre presentazioni possibili |
| 8 | Mese 6 | Chiusura e prossimi passi | Fare il bilancio, pianificare il dopo, chiudere bene | Sintesi dei progressi e piano per i sei mesi successivi | Feedback al mentee, cosa ha imparato lui stesso |
La prima sessione merita una preparazione a parte: vedi come condurre il primo incontro di mentoring. Per la seconda, una scheda obiettivi per il mentoring trasforma desideri vaghi in obiettivi che entrambi possono seguire.
Come adattare il percorso a 3 o 12 mesi, ai gruppi o al flash mentoring?
3 mesi. Si tengono inizio e fine e si comprime la parte centrale: avvio e obiettivi nelle prime tre settimane, un’analisi della situazione, due approfondimenti e una chiusura che fa anche da verifica. Cinque o sei sessioni; la verifica intermedia diventa dieci minuti della quarta sessione.
12 mesi. Incontri mensili dopo i primi due mesi e due cicli di obiettivi: obiettivi nel primo mese, verifica al sesto, obiettivi nuovi o più ambiziosi per la seconda metà. Aggiungete un tema sulla direzione a lungo termine e un breve rilancio a metà anno.
Mentoring di gruppo. Funziona meglio con un tema fisso per sessione, perché un gruppo non negozia un’agenda in cinque minuti. Fate ruotare chi porta un caso reale. Approfondisci nella guida al mentoring di gruppo.
Flash mentoring. Una sola conversazione, senza relazione continuativa: una domanda inviata in anticipo, una discussione mirata, uno o due passi successivi. Vedi flash mentoring.
Come si struttura una singola sessione di mentoring?
Per 60 minuti:
- Aggiornamento (5 minuti). Come va, se c’è qualcosa di urgente.
- Verifica delle azioni (10 minuti). Cosa ha fatto il mentee dall’ultima volta e cosa ha imparato.
- Tema principale (30 minuti). Il tema della sessione, ancorato a una situazione reale del mentee.
- Nuove azioni (10 minuti). Due o tre passi concreti, scritti, in capo al mentee.
- Chiusura (5 minuti). Prossima data e prossimo tema.
In 45 minuti accorciate il tema principale, non la verifica delle azioni: è ciò che trasforma la conversazione in progresso. L’agenda è del mentee; il programma indica il tema. Date alle coppie un’agenda per l’incontro di mentoring e degli spunti di conversazione per il mentoring per le sessioni che hanno bisogno di una spinta.
Quanto devono durare le sessioni e con che frequenza?
Non esiste una cifra universale, ma la prassi comune converge su:
- 45-60 minuti per sessione;
- ogni due settimane all’inizio, poi mensile;
- programmi di 3, 6 o 12 mesi, a seconda dell’obiettivo;
- un minimo di sessioni, senza massimo.
Due regole contano più di qualsiasi numero: fissare la data successiva prima di chiudere ogni incontro e usare finestre di date invece di date fisse per le sessioni a tema.
Come chiudere bene una relazione di mentoring?
- Annunciate la fine con un mese di anticipo.
- Confrontate gli obiettivi della sessione 2 con la situazione attuale.
- Il mentee esce con un proprio piano per il dopo.
- Feedback in entrambe le direzioni.
- Decidete in modo esplicito se la relazione prosegue in modo informale o si conclude.
- Raccogliete un breve feedback per migliorare la coorte successiva.
Come aiuta Mentornity a gestire un programma a sessioni?
Se gestisci un programma, Mentornity ti permette di inserire questo percorso nel programma stesso. Lo pianifichi come una serie di sessioni, ognuna con un tema, un intervallo di date, una traccia distinta per mentor e mentee e domande prima e dopo l’incontro. I programmi flessibili possono saltare le sessioni e lasciare che le coppie si incontrino liberamente. Le coppie in ritardo sulle sessioni ricevono promemoria e, a fine coorte, copi il programma con le sue sessioni per la successiva.
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