Mentoring-Sitzung strukturieren: Ablauf und Programmplan
Die Struktur von Mentoring-Sitzungen ist die geplante Abfolge der Treffen über ein Programm hinweg, plus der wiederkehrende Ablauf jedes einzelnen Treffens: wofür jede Sitzung da ist, was Mentor und Mentee vorbereiten und wie eine Sitzung zur nächsten führt. Eine gute Struktur gibt jedem Tandem einen klaren Bogen, ohne die Gespräche selbst vorzuschreiben.
Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die ein Programm konzipieren: Wie viele Sitzungen, welche Themen, in welcher Reihenfolge und wie viel Freiraum für die Tandems?
Strukturiert oder frei: was passt zu Ihrem Programm?
Strukturiert heißt: Das Programm legt jede Sitzung vorab fest, mit Thema, Ziel, je einem kurzen Briefing für Mentor und Mentee und manchmal Fragen vor oder nach dem Treffen. Frei heißt: Tandems werden gematcht und setzen ihre Agenda selbst.
Struktur hilft vor allem, wenn
- Mentoren neu in der Rolle sind und im dritten Treffen nicht wissen, was zu tun ist;
- die Kohorte groß ist und alle Tandems bestimmte Themen abdecken sollen;
- das Programm Ergebnisse an Geschäftsleitung, Förderer oder Hochschule berichten muss;
- Mentees am Anfang ihrer Laufbahn stehen.
Freie Programme funktionieren mit erfahrenen Mentoren, freiwilliger Teilnahme und sehr unterschiedlichen Zielen.
Die häufigste Lösung ist eine Mischung: die ersten zwei Sitzungen, die Halbzeit und den Abschluss strukturieren, dazwischen nur ein leichtes Thema. So beginnt und endet jedes Tandem gut, und genau dort zerfasern unstrukturierte Beziehungen am häufigsten.
Wie sieht ein typischer 6-Monats-Plan für Mentoring aus?
Sechs Monate sind ein verbreiteter Standard. Ein praktikabler Rhythmus: in den ersten zwei Monaten je zwei Treffen, danach etwa monatlich, insgesamt acht Sitzungen.
| # | Wann | Thema | Ziel der Sitzung | Mentee bereitet vor | Mentor bereitet vor |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Woche 1–2 | Kennenlernen und Arbeitsvereinbarung | Sich kennenlernen, Zusammenarbeit klären | Kurzer Werdegang, 2–3 Zielentwürfe, Erwartungen | Profil des Mentees lesen, eigene Laufbahn in Kurzform |
| 2 | Woche 3–4 | Zielsetzung | Aus Entwürfen 2–3 konkrete, überprüfbare Ziele machen | Entwurf eines Zielsetzungs-Arbeitsblatts | Fragen, die Konkretheit und Realismus prüfen |
| 3 | Monat 2 | Stärken und Lücken | Ehrliche Standortbestimmung je Ziel | Selbsteinschätzung, erhaltenes Feedback | Eigene Erfahrungen mit ähnlichen Lücken |
| 4 | Monat 2–3 | Vertiefung: Ziel 1 | An einer echten Situation zum ersten Ziel arbeiten | Eine aktuelle Herausforderung, in wenigen Zeilen | Ressourcen, eine Geschichte, eine praktische Technik |
| 5 | Monat 3 | Zwischenbilanz | Fortschritt prüfen, Ziele anpassen, Zusammenarbeit reflektieren | Stand je Ziel, was geholfen hat und was nicht | Ehrliche Sicht auf die Zusammenarbeit |
| 6 | Monat 4 | Vertiefung: Ziel 2 oder Stretch-Aufgabe | Eine herausfordernde Aufgabe planen oder auswerten | Einen Schritt, den sie versucht haben oder planen | Feedback-Ansatz, mögliche Gelegenheiten |
| 7 | Monat 5 | Netzwerk und Sichtbarkeit | Das Netzwerk über das Tandem hinaus erweitern | Liste gewünschter Kontakte oder Foren | Zwei bis drei mögliche Vorstellungen |
| 8 | Monat 6 | Abschluss und nächste Schritte | Rückblick, Plan für die Zeit danach, guter Abschluss | Fortschrittsbilanz und Plan für die nächsten sechs Monate | Feedback an den Mentee, eigene Lernpunkte |
Die erste Sitzung verdient eigene Vorbereitung: Dafür gibt es den Leitfaden das erste Mentoring-Gespräch führen. Für Sitzung 2 hilft ein Arbeitsblatt zur Zielsetzung im Mentoring, das vage Wünsche in nachverfolgbare Ziele übersetzt.
Wie passen Sie den Ablauf an 3 oder 12 Monate, Gruppen oder Flash-Formate an?
3 Monate. Anfang und Ende bleiben, die Mitte wird gestrafft: Kennenlernen und Ziele in den ersten drei Wochen, eine Standortbestimmung, zwei Vertiefungen, ein Abschluss mit Bilanz. Fünf bis sechs Sitzungen; die Zwischenbilanz wird zu zehn Minuten in Sitzung 4.
12 Monate. Nach den ersten zwei Monaten monatlich treffen und zwei Zielzyklen planen: Ziele im ersten Monat, Bilanz nach sechs Monaten, neue oder vertiefte Ziele für die zweite Hälfte. Ein Thema zur langfristigen Richtung und ein kurzer Neustart zur Jahresmitte verhindern, dass die Treffen zu Plaudereien werden.
Gruppenmentoring. Funktioniert am besten mit einem festen Thema pro Sitzung, weil eine Gruppe keine Agenda in fünf Minuten aushandelt. Wechseln Sie ab, wer einen echten Fall mitbringt. Mehr im Leitfaden Gruppenmentoring.
Flash-Mentoring. Ein einzelnes Gespräch ohne laufende Beziehung: eine vorab geschickte Frage, eine fokussierte Diskussion, ein bis zwei nächste Schritte. Siehe Flash-Mentoring.
Wie ist eine einzelne Mentoring-Sitzung aufgebaut?
Für 60 Minuten:
- Einstieg (5 Minuten). Wie läuft es, gibt es etwas Dringendes?
- Rückblick (10 Minuten). Was hat der Mentee seit dem letzten Mal umgesetzt, was ist passiert?
- Hauptthema (30 Minuten). Das Sitzungsthema, verankert in einer echten Situation des Mentees.
- Neue Schritte (10 Minuten). Zwei bis drei konkrete, notierte Schritte, Verantwortung beim Mentee.
- Abschluss (5 Minuten). Nächster Termin, nächstes Thema.
Bei 45 Minuten kürzen Sie das Hauptthema, nicht den Rückblick: Er macht aus Gesprächen Fortschritt. Die Agenda gehört dem Mentee; das Programm gibt das Thema vor. Geben Sie den Tandems eine Agenda-Vorlage für das Mentoring-Gespräch und Gesprächseinstiege fürs Mentoring für Sitzungen, die einen Anstoß brauchen.
Wie lange und wie oft sollten Sitzungen stattfinden?
Es gibt keine allgemeingültige Zahl, aber die gängige Praxis landet bei:
- 45 bis 60 Minuten pro Sitzung;
- alle zwei Wochen am Anfang, später monatlich;
- 3, 6 oder 12 Monate Programmdauer, je nach Ziel;
- einer Mindestzahl an Sitzungen, keiner Obergrenze.
Zwei Regeln wirken stärker als jede Zahl: den nächsten Termin vor Ende jedes Gesprächs festlegen und für Themensitzungen Zeitfenster statt fixer Daten nutzen („Sitzung 3 im zweiten Monat“).
Wie beenden Sie eine Mentoring-Beziehung gut?
- Kündigen Sie das Ende einen Monat vorher an.
- Vergleichen Sie die Ziele aus Sitzung 2 mit dem heutigen Stand.
- Der Mentee geht mit einem eigenen Plan für danach.
- Feedback in beide Richtungen.
- Klären Sie offen, ob das Tandem informell weitermacht oder sauber endet.
- Holen Sie mit einer kurzen Umfrage Feedback für die nächste Kohorte ein.
Wie unterstützt Mentornity ein sitzungsbasiertes Programm?
Wenn Sie ein Programm leiten, können Sie diesen Bogen in Mentornity direkt im Programm abbilden. Sie planen das Programm als Folge von Sitzungen, jede mit Thema, Zeitfenster, getrenntem Briefing für Mentor und Mentee und Fragen vor und nach dem Treffen. Flexible Programme können Sitzungen auslassen und Tandems frei treffen lassen. Tandems, die mit ihren Sitzungen im Rückstand sind, erhalten Erinnerungen, und nach einer Kohorte kopieren Sie das Programm samt Sitzungen für die nächste.
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