Structurer une séance de mentorat et le programme complet
La structure des séances de mentorat désigne la suite planifiée des rencontres sur toute la durée d’un programme, et le déroulé répété de chaque rencontre : à quoi sert chaque séance, ce que le mentor et le mentoré préparent, et comment une séance mène à la suivante. Une bonne structure donne un fil clair à chaque binôme, sans écrire les conversations à sa place.
Ce guide s’adresse à la personne qui conçoit le programme : combien de séances, quels thèmes, dans quel ordre, et quelle liberté laisser aux binômes.
Programme structuré ou libre : lequel choisir ?
Structuré : le programme définit chaque séance à l’avance, avec un thème, un objectif, une courte consigne pour le mentor et pour le mentoré, et parfois des questions avant ou après la rencontre. Libre : les binômes sont formés et fixent eux-mêmes leur ordre du jour.
La structure aide surtout quand :
- les mentors débutent et ne savent pas quoi faire à la troisième rencontre ;
- la cohorte est grande et chaque binôme doit couvrir certains sujets ;
- le programme doit rendre compte à une direction, un financeur ou une université ;
- les mentorés sont en début de carrière.
Le format libre fonctionne avec des mentors expérimentés, une participation volontaire et des objectifs très variés.
La réponse la plus courante est mixte : structurer les deux premières séances, le bilan à mi-parcours et la clôture, et laisser les séances intermédiaires ouvertes avec un thème léger. Chaque binôme démarre et termine bien, là où les relations non structurées se perdent le plus souvent.
À quoi ressemble un programme de mentorat type sur 6 mois ?
Six mois est une durée courante. Un rythme réaliste : deux rencontres par mois les deux premiers mois, puis environ une par mois, soit huit séances.
| # | Quand | Thème | Objectif de la séance | Préparation du mentoré | Préparation du mentor |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Semaines 1–2 | Lancement et accord de fonctionnement | Faire connaissance, convenir de la façon de travailler | Parcours en bref, 2–3 objectifs provisoires, attentes | Lire le profil du mentoré, résumé de son propre parcours |
| 2 | Semaines 3–4 | Définition des objectifs | Transformer les ébauches en 2–3 objectifs précis et suivables | Brouillon de fiche d’objectifs | Questions qui testent la précision et le réalisme |
| 3 | Mois 2 | Forces et axes de progrès | État des lieux honnête pour chaque objectif | Auto-évaluation, retours reçus récemment | Exemples tirés de sa propre expérience |
| 4 | Mois 2–3 | Approfondissement : objectif 1 | Travailler sur une situation réelle liée au premier objectif | Une difficulté actuelle, en quelques lignes | Ressources, une anecdote, une technique pratique |
| 5 | Mois 3 | Bilan à mi-parcours | Mesurer les progrès, ajuster les objectifs, faire le point sur la relation | Avancement par objectif, ce qui a aidé ou non | Regard honnête sur la relation |
| 6 | Mois 4 | Objectif 2 ou mission stimulante | Préparer ou débriefer une mission qui fait sortir de sa zone de confort | Une action tentée ou prévue | Approche du feedback, opportunités possibles |
| 7 | Mois 5 | Réseau et visibilité | Élargir le réseau au-delà du binôme | Liste de personnes ou d’espaces à rejoindre | Deux ou trois mises en relation possibles |
| 8 | Mois 6 | Clôture et suite | Faire le bilan, préparer l’après, bien conclure | Synthèse des progrès et plan pour les six mois suivants | Retour au mentoré, ce qu’il a lui-même appris |
La première séance mérite sa propre préparation : voir comment mener votre première rencontre de mentorat. Pour la deuxième, une fiche d’objectifs de mentorat transforme des souhaits vagues en objectifs que les deux parties peuvent suivre.
Comment adapter le parcours : 3 mois, 12 mois, groupe ou flash ?
3 mois. On garde le début et la fin, on resserre le milieu : lancement et objectifs dans les trois premières semaines, un état des lieux, deux approfondissements, une clôture qui fait office de bilan. Cinq à six séances ; le bilan intermédiaire devient dix minutes de la quatrième séance.
12 mois. Rencontres mensuelles après les deux premiers mois et deux cycles d’objectifs : objectifs au premier mois, bilan au sixième, objectifs nouveaux ou approfondis pour la seconde moitié. Ajoutez un thème sur la direction à long terme et une courte relance à mi-année.
Mentorat de groupe. Fonctionne mieux avec un thème fixé par séance, car un groupe ne négocie pas un ordre du jour en cinq minutes. Faites tourner la personne qui apporte un cas réel. Voir le guide du mentorat de groupe.
Flash mentorat. Une seule conversation, sans relation suivie : une question envoyée à l’avance, une discussion ciblée, une ou deux suites concrètes. Voir le flash mentorat.
Comment structurer une seule séance de mentorat ?
Pour 60 minutes :
- Accueil (5 minutes). Comment ça va, y a-t-il une urgence.
- Retour sur les actions (10 minutes). Ce que le mentoré a fait depuis la dernière fois, ce qu’il en retient.
- Thème principal (30 minutes). Le thème de la séance, ancré dans une situation réelle du mentoré.
- Nouvelles actions (10 minutes). Deux ou trois étapes concrètes, notées, portées par le mentoré.
- Clôture (5 minutes). Prochaine date, prochain thème.
Sur 45 minutes, raccourcissez le thème principal, pas le retour sur les actions : c’est lui qui transforme la conversation en progrès. L’ordre du jour appartient au mentoré, le programme fixe le thème. Fournissez aux binômes un modèle d’ordre du jour de rencontre de mentorat et des sujets de conversation pour le mentorat.
Quelle durée et quelle fréquence pour les séances ?
Il n’y a pas de chiffre universel, mais la pratique courante converge vers :
- 45 à 60 minutes par séance ;
- toutes les deux semaines au début, puis chaque mois ;
- un programme de 3, 6 ou 12 mois, selon l’objectif ;
- un minimum de séances, sans maximum.
Deux règles comptent plus que tout chiffre : fixer la prochaine date avant la fin de chaque séance, et utiliser des fenêtres de dates plutôt que des dates fixes pour les séances thématiques.
Comment bien clore une relation de mentorat ?
- Annoncez la fin un mois à l’avance.
- Comparez les objectifs de la séance 2 avec la situation actuelle.
- Le mentoré repart avec son propre plan pour la suite.
- Échangez des retours dans les deux sens.
- Dites clairement si le binôme continue de façon informelle ou s’arrête.
- Recueillez un court retour pour améliorer la prochaine cohorte.
Comment Mentornity aide-t-il à piloter un programme par séances ?
Si vous gérez un programme, Mentornity vous permet d’inscrire ce parcours dans le programme lui-même. Vous le planifiez comme une suite de séances, chacune avec un thème, une période, une consigne distincte pour le mentor et pour le mentoré, et des questions avant et après la rencontre. Les programmes plus souples peuvent sauter les séances et laisser les binômes se voir librement. Les binômes en retard sur leurs séances reçoivent des rappels, et à la fin d’une cohorte vous copiez le programme avec ses séances pour la suivante.
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