Informatief gesprek voeren: een vak leren kennen van binnenuit

Een informatief gesprek is een kort gesprek, meestal 20 tot 30 minuten.

Je spreekt iemand die werkt in een beroep of vakgebied dat je overweegt. Je vraagt hoe het werk echt is en hoe die erin terechtkwam.

Je vraagt ook wat die iemand in jouw positie zou aanraden.

Je vraagt om informatie en advies, nooit om een baan.

Die regel maakt mensen eerder bereid ja te zeggen en maakt het gesprek nuttig voor jou.

Deze gids is voor iedereen die een loopbaan van binnenuit wil begrijpen:

• studenten die een richting kiezen;
• pas afgestudeerden in een eerste baan die niet past;
• mensen die van vakgebied wisselen.

Hij behandelt waarom deze gesprekken werken, hoe je mensen vindt en benadert, wat je vraagt en hoe je opvolgt.

Je vindt ook drie uitgewerkte voorbeelden en hoe je dit alles gebruikt met een mentor.

Wat is een informatief gesprek, en wat niet?

De term werd populair door Richard Bolles in zijn loopbaanboek What Color Is Your Parachute?.

Dat boek bepleit een zoektocht naar werk die is gebouwd op gesprekken met mensen en niet alleen op vacatures.

Het is een praktijkmodel en geen onderzoeksbevinding, en het past bij beide kanten.

Jij leert iets wat je online niet vindt. De ander wordt gevraagd naar het onderwerp dat die het best kent.

Het helpt om duidelijk te zijn over wat het niet is:

• Geen sollicitatiegesprek. Niemand beoordeelt je voor een functie en je presenteert je niet als kandidaat. Jij stelt de vragen.
• Geen gunst die je binnenhaalt. Leidt het gesprek tot een introductie of een tip over een vacature, prima. Maar ga je erheen om dat te krijgen, dan merkt men het en wordt het gesprek slechter.
• Geen college. Je bent er niet om een loopbaanverhaal van begin tot eind te horen. Je bent er om specifieke vragen te stellen die je helpen iets te beslissen.

Waarom werken gesprekken met kennissen zo goed?

Twee ideeën uit loopbaanonderzoek verklaren de kracht van een handvol gesprekken.

Zulke gesprekken kunnen veranderen wat je weet en wat er daarna gebeurt.

Het eerste idee komt uit het artikel The strength of weak ties van socioloog Mark Granovetter.

Hij liet zien dat kennissen, mensen die we maar af en toe zien, vaak informatie dragen die onze goede vrienden niet hebben.

Dat komt doordat ze zich in andere kringen bewegen.

Veel van de baanwisselaars die hij onderzocht hadden van hun baan gehoord via zulke contacten.

Je goede vrienden weten meestal wat jij al weet.

Neem een alumna die twee jaar in een rol zit die jou nieuwsgierig maakt.

Zij weet dingen die niemand in je huidige kring je kan vertellen.

Het tweede idee komt van Kathleen Mitchell, Al Levin en John Krumboltz.

Zij beschreven “planned happenstance”, geplande toeval.

Ongeplande gebeurtenissen zijn in een loopbaan onvermijdelijk en kunnen nuttig zijn.

En mensen kunnen zo handelen dat gunstige toevalligheden waarschijnlijker worden.

Mensen naar hun werk vragen is een van de meest directe van die handelingen.

Stel dat je een gesprek plant om één rol te leren kennen.

Zo’n gesprek levert vaak op:

• een rol waarvan je nooit had gehoord;
• een project dat hulp nodig heeft;
• de naam van iemand anders die je moet ontmoeten.

Geen van beide ideeën belooft een baan.

Beide suggereren dat gesprekken verbreden wat je weet en wie van jou weet.

Wie moet je vragen?

Begin met mensen met wie je een band hebt, hoe klein ook.

Denk aan een verzoek dat begint met “We volgden dezelfde opleiding” of “Je collega raadde me aan je te schrijven”.

Zo’n verzoek is makkelijker te beantwoorden dan een koud verzoek.

Goede plekken om te zoeken:

• Alumni van je universiteit of opleiding. Veel universiteiten hebben om precies deze reden alumninetwerken of mentorprogramma’s.
• Mensen met wie je hebt gewerkt, ook in bijbanen en stages, en de mensen die zij kennen.
• Docenten en tutoren, die vaak afgestudeerden kennen die in het vakgebied werken.
• Kennissen van de familie, zolang je het gesprek net zo serieus neemt als een met een vreemde.
• Mensen die je bij evenementen, meetups, wedstrijden of lezingen ontmoette.
• Je mentor, als je die hebt. Eén introductie van een mentor kan een tweede en een derde openen.

Streef naar variatie.

Twee mensen in dezelfde rol bij hetzelfde bedrijf vertellen vergelijkbare dingen.

Iemand in het eerste jaar en iemand na tien jaar vertellen heel verschillende dingen. Beide invalshoeken zijn nuttig.

Hoe vraag je om een informatief gesprek?

Houd het verzoek kort, specifiek en makkelijk te bevestigen.

Leg uit wie je bent en waarom je juist deze persoon schrijft. Zeg wat je wilt leren en hoeveel tijd je vraagt.

Bied aan je naar hun agenda te schikken.

Een bericht dat je kunt aanpassen:

Beste mevrouw Rivera,

Ik zit in het laatste jaar van een bedrijfskundeopleiding aan dezelfde universiteit waar u bent afgestudeerd, en ik probeer te kiezen tussen marketing- en productrollen. Ik zag dat u vorig jaar van marketing naar productmanagement bent overgestapt, en ik zou u dankbaar zijn voor 20 minuten van uw tijd om te horen hoe u het verschil tussen beide ziet. Een telefoon- of videogesprek op een moment dat u uitkomt, zou ideaal zijn.

Dank u wel dat u erover wilt nadenken.

Een paar dingen laten zulke verzoeken werken:

• Eén duidelijke reden om juist deze persoon te schrijven. Neem “Ik zag dat u van marketing naar product bent overgestapt”. Dat vertelt waarom juist zij kan helpen.
• Een klein, afgebakend verzoek. Twintig minuten zijn makkelijk te geven; “even je hersens pijnigen” niet.
• Geen bijlagen. Stuur je een cv mee, dan wordt het verzoek een sollicitatie.

Komt er na ongeveer een week geen antwoord, stuur dan één korte herinnering.

Blijft het stil, ga dan verder zonder het persoonlijk op te vatten.

Wat moet je vragen?

Bereid vijf tot acht vragen voor en reken erop de helft te gebruiken.

Kies vragen waarvan je het antwoord niet online vindt. Een paar die goed werken:

1. Hoe ziet een gewone week er voor je uit? Wat deed je vorige week dinsdag precies?
2. Hoe ben je in deze rol terechtgekomen? Is dat nog steeds de weg die mensen nu nemen?
3. Waar geniet je het meest van in het werk, en wat put je uit?
4. Wat vinden mensen die in dit vakgebied beginnen het moeilijkst?
5. Waar let jij, of je team, op bij iemand die op instapniveau begint?
6. Wat zou je nu doen als je in mijn positie zat?
7. Is er iets wat ik moet lezen, volgen of bijwonen?
8. Met wie raad je me aan nog meer te praten?

De laatste vraag is de belangrijkste. Zo wordt één gesprek er drie.

Wat gebeurt er in het gesprek zelf?

Een eenvoudige opzet voor een gesprek van 20 tot 30 minuten:

• De eerste twee minuten: bedank, zeg in twee zinnen wie je bent en herhaal wat je hoopte te leren.
• Het middenstuk: je vragen, op volgorde van belangrijkheid, met echte vervolgvragen. Verrast een antwoord je, vraag er dan naar in plaats van door te gaan naar de volgende vraag op je lijst.
• De laatste vijf minuten: vraag met wie je nog meer moet praten, check of je contact mag houden en stop op tijd.

Maak een paar aantekeningen of schrijf ze meteen daarna uit.

Details vervagen snel, en de details maken het gesprek nuttig.

Hoe volg je op?

Stuur dezelfde dag of de dag erna een bedankbericht.

Noem één specifiek ding dat je leerde, zodat duidelijk is dat je luisterde.

Noemde de ander een naam, vraag dan of die je zou willen introduceren. Of vraag of je diegene mag noemen als je schrijft.

Stuur een paar weken of maanden later een kort bericht over hoe het gaat.

Bijvoorbeeld: “U raadde me aan stages in productanalyse te bekijken. Ik heb op twee gesolliciteerd en in juni begin ik bij een van beide.”

Mensen die helpen horen vaak nooit hoe het verder ging.

Een update is het mooiste bedankje dat je kunt geven. Het houdt het contact ook in leven zonder iets te vragen.

Hoe ziet dit eruit in de praktijk?

Hieronder staan drie illustratieve voorbeelden.

De namen zijn verzonnen en de personen zijn samengesteld, geen echte gevallen.

Een laatstejaarsstudent die tussen twee vakgebieden kiest.

Lina studeert economie en twijfelt tussen financiële analyse en overheidsbeleid.

Ze heeft met niemand in beide gebieden gesproken.

Met haar mentor maakt ze een lijst van vier mensen:

• twee alumni van haar opleiding, één in elk gebied;
• een voormalige docent die nu bij een overheidsinstantie werkt;
• een collega van haar mentor bij een bank.

Ze schrijft eerst de alumni.

Het gesprek met de beleidsanalist verandert haar denken.

Het werk bestaat veel meer uit schrijven dan ze verwachtte, en dat vindt ze fijn.

Ze vraagt met wie ze nog meer moet praten. Ze krijgt de naam van iemand die een zomeronderzoeksprogramma leidt.

Haar volgende stap is een sollicitatie, geen beslissing, en dat is de juiste staplengte.

Een pas afgestudeerde in een eerste baan die niet past.

Daniel is een jaar geleden afgestudeerd en werkt in de klantenservice van een softwarebedrijf.

Hij vermoedt dat een rol in kwaliteitsborging beter bij hem past. Maar hij weet niet wat die dagelijks inhoudt.

Zijn eerste informatieve gesprek is intern: een tester twee teams verderop.

Hij vraagt hoe een gewone week eruitziet en welke vaardigheden het team verwacht.

Hij hoort dat het team mensen waardeert die het product kennen vanuit de klant. Dat is precies wat hij heeft.

Zijn vervolg is het verzoek om bij het planningsoverleg van het team te mogen meeluisteren.

Een professional die naar een nieuw vakgebied overstapt.

Amara werkt zes jaar in eventmanagement en overweegt over te stappen naar user research.

Ze kent niemand in het vakgebied.

Ze begint bij een meetup, praat met twee mensen en vraagt elk later om een kort telefoongesprek.

In de gesprekken vraagt ze hoe anderen een vergelijkbare overstap maakten. Ze vraagt ook wat ze graag eerst hadden gedaan.

Beiden noemen een klein portfolioproject.

Haar volgende stap is drie interviews te doen voor een lokale non-profit en op te schrijven wat ze vond.

Dat geeft haar iets concreets voor de volgende gesprekken.

In elk geval vroeg de persoon naar het werk en niet naar een baan.

Elk vertrok met een concrete volgende stap en gebruikte de laatste vraag om de volgende persoon te vinden.

Hoe gebruik je dit met je mentor?

Een mentor die in jouw vakgebied werkt, is een goede partner voor informatieve gesprekken.

Je mentor kan bij elke fase helpen zonder het werk voor je te doen.

• Vooraf: bepaal samen welke vragen je het hardst beantwoord wilt hebben. Je mentor kan vaak zeggen welke rollen of mensen je een andere kant van het vakgebied laten zien. Neem je lijst mee naar het gesprek, zoals beschreven in je voorbereiden op een mentorgesprek.
• Het verzoek: schrijf je bericht en vraag je mentor het te lezen. Die weet of de toon past bij het vakgebied.
• Eén introductie: vraag of er iemand is aan wie je mentor je graag zou voorstellen. Eén is royaal. De rest vind je zelf; dat is een vaardigheid die de moeite waard is om op te bouwen.
• Achteraf: neem je notities mee naar het volgende gesprek en praat over wat je verraste. Gesprekken zijn het nuttigst als iemand helpt ze te duiden.
• Het doel: gaat je mentordoel over het kiezen van een richting, dan is een aantal gesprekken een nuttige mijlpaal. De gids doelen stellen met je mentor laat zien hoe je er een schrijft.

Heb je nog geen mentor, dan behandelt een mentor vinden waar je kunt zoeken.

Veel van de vragen aan je mentor werken net zo goed in een informatief gesprek.

Bronnen

• Bolles, R. N. What Color Is Your Parachute? Ten Speed Press (annual editions since 1972). Praktijkmodel.
• Granovetter, M. S. (1973). The strength of weak ties. American Journal of Sociology, 78(6), 1360-1380. https://doi.org/10.1086/225469
• Mitchell, K. E., Levin, A. S., & Krumboltz, J. D. (1999). Planned happenstance: Constructing unexpected career opportunities. Journal of Counseling & Development, 77(2), 115-124. https://doi.org/10.1002/j.1556-6676.1999.tb02431.x