Het probleem
Alumniverenigingen doen hun best om afgestudeerden te vinden die tijd willen geven. Die afgestudeerden doen mee, delen hun ervaring met studenten en ronden de periode af. Daarna horen ze niets meer.
Als de volgende periode begint, begint het team opnieuw. Ze sturen massamails en posten op sociale media om nieuwe vrijwilligers te vinden. De afgestudeerden die al weten hoe ze kunnen helpen, raken vergeten, simpelweg omdat het te veel handwerk kost om hen te vragen.
Hoe organisaties dit meestal aanpakken
Verenigingen beheren hun lijsten meestal in spreadsheets. Als een programma afloopt, wordt de spreadsheet gearchiveerd. Om opnieuw te beginnen, maakt het team een nieuw leeg blad en een nieuw aanmeldformulier. Zo raken ze kwijt wie een goede mentor was en wie het opnieuw wil doen.
Hoe mentoring dit oplost
Mentoring betekent dat een ervaren afgestudeerde een student regelmatig spreekt, maandenlang, met een duidelijk doel. Een mentor die dit eerder heeft gedaan, weet hoe je luistert, welke vragen je stelt en hoe je een student begeleidt zonder het werk over te nemen.
Terugkerende mentoren maken het hele programma sterker. Ze hebben minder training nodig, starten sneller en worden vaak de beste ambassadeurs van de vereniging. Hen behouden is veel makkelijker dan nieuwe vinden.
Hoe het werkt op Mentornity
Vraag het voordat ze vertrekken
Het eindformulier van het programma vraagt mentoren of ze opnieuw mentor willen zijn. Je team weet precies wie klaar is voor de volgende ronde.
Kopieer het hele programma
Je kopieert het programma voor de volgende periode. De sessies, aanmeldformulieren, matchingregels en programmaovereenkomst gaan automatisch mee.
Mentoren in één stap uitnodigen
Het gekopieerde programma begint zonder leden. Je nodigt de mentoren van de vorige ronde in één stap opnieuw uit, met één e-mail aan wie terug wil komen.
Of een mentorpool, met regels
Niet elk programma heeft vaste koppelingen nodig. In een poolprogramma zetten mentoren hun vrije uren open en boeken studenten en leden die zelf. Regels bepalen nog steeds wie wie te zien krijgt: een student ziet bijvoorbeeld alleen alumni met dezelfde studierichting.
Wat je kunt meten
Je team ziet precies welke mentoren terug willen komen voor de volgende periode.
Je ziet hoeveel eerdere mentoren de uitnodiging voor het nieuwe programma aannemen.
Je volgt hoeveel gesprekken er over de verschillende periodes plaatsvinden.
Vragen
Gaan de oude mentoren automatisch mee naar het nieuwe programma?
Nee. Het gekopieerde programma komt zonder leden. Je nodigt de mentoren van de vorige ronde in een aparte stap opnieuw uit, zodat alleen wie beschikbaar is meedoet.
Moet ik de matchingregels voor de nieuwe periode opnieuw schrijven?
Nee. Als je het programma kopieert, worden de matchingregels, formulieren, sessies en programmaovereenkomst meegekopieerd.
Kunnen we nog nieuwe mentoren aan het gekopieerde programma toevoegen?
Ja. Nadat je de terugkerende mentoren hebt uitgenodigd, kunnen nieuwe afgestudeerden zich aanmelden via je formulieren, net als in de eerste periode.