Het probleem
Alumniverenigingen starten een programma vol energie. Afgestudeerden melden zich aan om studenten of jongere alumni te helpen. Maar zodra de eerste kennismaking achter de rug is, verliest het bureau uit het oog wat er daarna gebeurt. Het weet niet wie elke maand afspreekt en wie na de eerste dag nooit meer contact had.
Koppelingen die stil zijn gevallen, vallen niet op. Als het bureau uiteindelijk vraagt hoe het jaar ging, blijkt dat veel mensen maanden geleden al zijn gestopt. Dan is het te laat om het contact te herstellen of een nieuwe mentor te vinden.
Hoe organisaties dit meestal aanpakken
Programma's proberen dit meestal op te lossen met een enquête aan het eind van het jaar, of door om de paar maanden om een lang verslag te vragen. Mensen vergeten te antwoorden, en het team is wekenlang bezig met antwoorden najagen, alleen om te weten wie nog actief is.
Hoe mentoring dit oplost
Mentoring betekent dat een ervaren persoon iemand met minder ervaring regelmatig spreekt, maandenlang, met een duidelijk doel. Bij een alumnivereniging is het een oudere afgestudeerde die een jongere begeleidt bij loopbaankeuzes. Het ritme van die gesprekken maakt dat het werkt.
Als het bureau dat ritme kan zien, kan het dat ook beschermen. Spreekt een koppeling vaak af, dan weet het team dat het programma werkt. Valt een koppeling stil, dan kan een kort bericht van het team hen weer op weg helpen voordat het contact verwatert.
Hoe het werkt op Mentornity
Het Coordination Center
Het Coordination Center toont de gesprekken van elke koppeling op één plek. Je team ziet precies wie actief is, zonder om verslagen te vragen.
Stille koppelingen vinden
Een lijst met stille koppelingen laat zien wie 21, 30 of 90 dagen niet heeft afgesproken. Je kunt Mentornity AI ook vragen wie nog niet heeft afgesproken, en de antwoorden per afstudeerjaar bekijken.
Helpen het contact te herstellen
Heeft een koppeling 30 dagen niet afgesproken, dan schrijft Mentornity AI een voorstel voor een e-mail om te vragen hoe het gaat. Je team leest die, keurt hem met één klik goed, en het bericht gaat de deur uit.
Schrijven aan specifieke groepen
Vanuit de personenlijst kan je team filteren op jaargang of stad. Daarna kun je die groep direct een bericht sturen, zodat ze betrokken blijven.
Of een mentorpool, met regels
Niet elk programma heeft vaste koppelingen nodig. In een poolprogramma zetten mentoren hun vrije uren open en boeken studenten en leden die zelf. Regels bepalen nog steeds wie wie te zien krijgt: een student ziet bijvoorbeeld alleen alumni met dezelfde studierichting.
Wat je kunt meten
Je team ziet elk gepland en afgerond gesprek in het Coordination Center.
Je ziet precies welke koppelingen 21, 30 of 90 dagen niet hebben afgesproken.
Maandelijkse check-ins tonen scores van nul tot tien op doelen, werkstijl, gehoord worden en vooruitgang.
Vragen
Ziet het alumnibureau wat er in de gesprekken wordt gezegd?
Nee. Het Coordination Center laat zien dat een gesprek heeft plaatsgevonden, maar het gesprek zelf blijft privé tussen mentor en mentee.
Kunnen we iedereen van een bepaald afstudeerjaar een bericht sturen?
Ja. Vanuit de personenlijst kun je filteren op jaargang of stad en precies die groep een bericht sturen.
Stuurt het systeem automatisch e-mails naar stille koppelingen?
Nee. Mentornity AI stelt een e-mail voor bij koppelingen die 30 dagen niet hebben afgesproken, maar verstuurt die niet zelf. Je team keurt hem eerst goed.