Le problème
Les associations d’anciens élèves lancent un programme avec beaucoup d’énergie. Des diplômés s’inscrivent pour aider des étudiants ou de jeunes anciens. Mais une fois les présentations faites, l’équipe perd de vue la suite. Elle ne sait pas qui se voit chaque mois et qui ne s’est plus parlé depuis le premier jour.
Les relations devenues silencieuses passent inaperçues. Quand l’équipe demande enfin comment s’est passée l’année, elle découvre que beaucoup ont arrêté de se voir depuis des mois. Il est alors trop tard pour réparer le lien ou trouver un nouveau mentor.
Ce que font d’habitude les organisations
Les programmes essaient en général d’y remédier par une enquête en fin d’année ou un long compte rendu demandé tous les quelques mois. Les gens oublient de répondre, et l’équipe passe des semaines à relancer, juste pour savoir qui est encore actif.
Ce que le mentorat change
Le mentorat, c’est une personne expérimentée qui rencontre quelqu’un de plus jeune régulièrement, pendant des mois, avec un objectif clair. Pour une association d’anciens élèves, c’est un ancien qui guide un plus jeune dans ses choix de carrière. C’est le rythme de ces rencontres qui fait que cela fonctionne.
Quand l’équipe voit ce rythme, elle peut le protéger. Si une relation se voit souvent, l’équipe sait que le programme fonctionne. Si elle devient silencieuse, un court message de l’équipe peut la remettre sur les rails avant que le lien ne s’efface.
Comment cela fonctionne sur Mentornity
Le Coordination Center
Le Coordination Center montre au même endroit les rencontres de chaque relation de mentorat. Votre équipe voit précisément qui est actif, sans demander de comptes rendus.
Repérer les relations silencieuses
Une liste des relations silencieuses montre qui ne s’est pas vu depuis 21, 30 ou 90 jours. Vous pouvez aussi demander à Mentornity AI qui ne s’est pas encore rencontré, et voir les réponses par année de promotion.
Les aider à renouer
Quand une relation n’a pas eu de rencontre depuis 30 jours, Mentornity AI rédige une proposition de mail pour prendre des nouvelles. Votre équipe le lit, le valide en un clic, et le message part.
Écrire à des groupes précis
À partir de la liste des personnes, votre équipe peut filtrer par promotion ou par ville. Vous pouvez ensuite écrire directement à ce groupe pour garder le lien.
Ou un vivier de mentors, avec des règles
Tous les programmes n’ont pas besoin de mises en relation fixes. Dans un programme en vivier, les mentors ouvrent leurs créneaux libres et les étudiants et membres les réservent eux-mêmes. Des règles décident toujours qui voit qui : par exemple, un étudiant ne voit que les anciens qui ont étudié la même discipline.
Ce que vous pouvez mesurer
Votre équipe voit toutes les rencontres prévues et réalisées dans le Coordination Center.
Vous voyez précisément quelles relations n’ont pas eu de rencontre depuis 21, 30 ou 90 jours.
Des points mensuels donnent des notes de zéro à dix sur les objectifs, la façon de travailler, le sentiment d’être écouté et les progrès.
Questions
Le service alumni voit-il ce qui se dit pendant les rencontres ?
Non. Le Coordination Center montre qu’une rencontre a eu lieu, mais la conversation reste privée entre le mentor et le mentoré.
Pouvons-nous écrire à tous les diplômés d’une même promotion ?
Oui. Depuis la liste des personnes, vous pouvez filtrer par promotion ou par ville et écrire à ce groupe précis.
Le système envoie-t-il automatiquement des mails aux relations silencieuses ?
Non. Mentornity AI propose un mail pour les relations sans rencontre depuis 30 jours, mais ne l’envoie pas seul. Votre équipe le valide d’abord.